淺談如何做好檔案保密管理與利用

【摘 要】隨著社會的發(fā)展進步，檔案資源保密管理直接影響企業(yè)的的安全和利益。檔案是重要的社會信息資源，檔案信息資源保管是實現(xiàn)信息資源共享的保障。本文針對檔案庫房保管、檔案保管的審查、檔案保密、檔案保管人員素質(zhì)等方面提出了具體措施和辦法。

【關(guān)鍵詞】檔案保密管理 檔案企業(yè)措施

在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營和基本建設(shè)中，檔案資源涉及檔案保密管理與利用，檔案管理工作將直接影響到企業(yè)的安全和利益。檔案是社會信息資源，不但要重視其載體的保管保護，更要重視檔案密級調(diào)整、、監(jiān)督、保密。檔案保管人員要在在提高認識、大力協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)上嚴格執(zhí)行解密劃控的時間標準，為企業(yè)的生產(chǎn)技術(shù)服務(wù)。

一、做好檔案密級的庫房保護工作

（一）好檔案開放中的保密工作

開放中的檔案的秘密性，并不是無限地擴大開放利用范圍，也需要做好相應(yīng)的保密工作。 做好檔案的審查工作是開放檔案工作的重要環(huán)節(jié)，準確地區(qū)分、判定檔案控制使用范圍。 確定檔案的密級，開放前進行劃密解密，把未解密的列入控制使用的范圍。檔案保管工作的具體任務(wù)就是做到不壞、不亂。絕密檔案的移出應(yīng)嚴格手續(xù)辦理，必須認真履行簽字手續(xù)，任何人發(fā)現(xiàn)失密、泄密問題，應(yīng)及時查明原因，案庫房要做到庫房與辦公室分開，確保絕密檔案安全。

（二）涉密檔案的管理和保密

涉密檔案是企業(yè)的技術(shù)核心秘密。涉密檔案它關(guān)系到企業(yè)的經(jīng)營活動和經(jīng)濟發(fā)展的成敗，涉密檔案應(yīng)與非涉密檔案分別保管。由于檔案在庫房保管是隨著時間的推移和文件貫徹的情況而變化的，在廣泛宣傳、提高認識的基礎(chǔ)上，解決好嚴格執(zhí)行解密劃控的時間標準，有關(guān)涉密內(nèi)容重要文件要設(shè)防盜器，確保檔案核心技術(shù)和知識產(chǎn)權(quán)，加強對涉密技術(shù)范圍、涉密區(qū)域、涉密人員都有明確規(guī)定。檔案在保管過程是在大力協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)上執(zhí)行解密劃控的時間標準，主動接受保密部門對調(diào)密工作的監(jiān)督，為做好涉密檔案建設(shè)奠定基礎(chǔ)。

（三）建立檔案管理的法律制度

在市場化和資訊化的基礎(chǔ)上，完善人事檔案的法律管理制度，完善人事信用相關(guān)的法律法規(guī)，逐步轉(zhuǎn)化負有權(quán)威的征信機構(gòu)，建立健全征信體系，加大征信的力度，劃定密期制度，設(shè)立密級、涉密區(qū)域、涉密崗位，對人員由明確規(guī)定有效實現(xiàn)資源共享，提供征信材料，有利于社會信用體系的建立。在管理上，既要透明公開，又要嚴格控制。

（四）要加強涉密檔案的科學管理。檔案管理需要采取分段治理的辦法，對含涉密文件的原卷，需要嚴密的進行密封等措施。對絕密文件應(yīng)該重點保護，對造成機密擴散的漏洞要編制目錄，為科學有效的保密及時的提供創(chuàng)造條件。

二、檔案保管的審查管理

（一）規(guī)章制度建設(shè)

檔案保管要利用規(guī)章制度約束一些不合理行為，檔案保管監(jiān)督是做好檔案利用過程中保密工作的一項重要措施，它能有效地發(fā)現(xiàn)保管過程中的各種不良行為，也能保證檔案的完整與安全。在利用中要根據(jù)不同的利用對仔細檢查翻閱，被利用過的案卷中，以便及時查處挽回損失。根據(jù)實際情況確定不同的利用范圍，在大力開展檔案利用工作的同時，確保嚴密而簡明的保管秩序，在實踐中認真加以總結(jié)不斷充實和完善。

（二）正確處理好檔案保密與檔案利用的關(guān)系

在嚴格做好保密工作的同時，需要完善檔案的保密工作。在保密基礎(chǔ)上的利用，杜絕無限制的利用。對于一些無視其秘密性的時效和范圍是不爭取的，在開放檔案為社會各界所利用的同時應(yīng)當做好相應(yīng)的保密工作。

（三）做好檔案的審查工作

在利用中，要掌握使用者的心理和思想動機。在檔案館室安裝攝像監(jiān)視器。防止不法分子偷撕或涂改檔案，對一些工作要做到勤宣傳，利用檔案的制度與規(guī)定，勤掌握其利用目的與動機，勤觀察分析利用者的動機。

三、做好檔案的解密工作

確定檔案的密級，檔案工作人員要采取不同的管理措施，有些秘密保管期限屆滿就會失去了它的保密價值，為此我們應(yīng)該按照公開文件進行管理。對外開放的檔案先進行劃密解密，把未解密的列入控制使用的范圍。保密檔案要劃分等級，根據(jù)檔案的密級最大限度地提供利用檔案。正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實作用和歷史作用，根據(jù)企業(yè)資料的需要，對企業(yè)的生產(chǎn)安全和經(jīng)濟利益造成的危害來確定。檔案立卷時實行同等密級文件單獨組卷，防止進行劃密解密把未解密的列入控制使用的范圍。

四、檔案管理人員的職責

（一）提高涉密檔案管理人員的素質(zhì)

涉密檔案管理人員對保守公司的技術(shù)秘密比普通人員有著重大的責任。涉密檔案管理人員必須有較強的責任心和高度的保密意識，嚴格按照借閱程序辦理，及時檢查，發(fā)現(xiàn)失密應(yīng)及時查明原因，進行補救。檔案保管工作做到不壞、不丟、不散、不亂。

（二）加強人事檔案管理人員隊伍的自身建設(shè)

提高人事檔案管理人員素質(zhì)。注意加強干部檔案工作隊伍建設(shè)選擇作風正派、責任心強的從事干部檔案工作，建議每2年組織培訓一次業(yè)務(wù)知識，使他們了解管理檔案的重要性增強責任心。掌握如何收集、整理、裝訂檔案的技術(shù)，要求具有統(tǒng)一內(nèi)容。文書檔案管理人員必須有服務(wù)意識，為利用者提供舒適的工作環(huán)境，要保證檔案實體安全，任何人無權(quán)擅自調(diào)閱。如果發(fā)現(xiàn)絕密檔案失密、泄密問題應(yīng)及時查明原因進行補。

參考文獻：

[1]張亮.做好干部檔案管理工作的幾點思考[J].才智，2009，（05） ：67-68

[2]汪智敏.論堅持科學發(fā)展加強檔案基礎(chǔ)工作建設(shè)[J].才智，2009，（14） ：67-69.

[3]王燕玲.淺析如何做好檔案管理工作[J].大視野，2008，（07）：90-92 .

[4]陳慧珠.檔案工作者的人文素質(zhì)[J].檔案時空（業(yè)務(wù)版），2005，（12） ：44-47.