機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理分析

【摘 要】當(dāng)前，在訊息產(chǎn)業(yè)經(jīng)濟(jì)大背景中，信息技術(shù)、通信技術(shù)等首先依靠計(jì)算機(jī)輔助作業(yè)的產(chǎn)業(yè)技術(shù)體系也不斷得以完善。具有強(qiáng)有力功能和技術(shù)援助的計(jì)算機(jī)已經(jīng)被廣泛認(rèn)可。 如此，我們機(jī)關(guān)事業(yè)單位，若想在當(dāng)前訊息產(chǎn)業(yè)時(shí)代，迅速并且穩(wěn)定的發(fā)展，就應(yīng)該順應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展趨向，符合時(shí)代發(fā)展的要求，加強(qiáng)自己的數(shù)字化管理和信息建設(shè)。

【關(guān)鍵詞】機(jī)關(guān)事業(yè)單位；檔案管理；數(shù)字化管理

檔案是任何單位或組織不可或缺的資源，檔案內(nèi)部信息資源還有助于促進(jìn)單位和組織的發(fā)展。在日常工作中，事業(yè)單位一定要重視和加強(qiáng)檔案的管理，并且為單位內(nèi)部的工作提供有效的信息資源。但是，傳統(tǒng)意義上的檔案管理已不能適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展，所以事業(yè)單位必須加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理，有效解決檔案管理存在的問(wèn)題，使其得以發(fā)展和完善。

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位實(shí)施數(shù)字化檔案管理的必要性

（一）提高檔案利用率。因?yàn)閭鹘y(tǒng)的檔案一般都是在檔案館和檔案室儲(chǔ)存，保管，而且這些檔案絕大多數(shù)是紙制的，這將導(dǎo)致使用不便。而數(shù)字檔案管理的運(yùn)用可以將搜索檔案變得更準(zhǔn)確，便捷，而且數(shù)字檔案管理的實(shí)現(xiàn)，還可以大大消除空間和時(shí)間的界限，促進(jìn)檔案利用率大大提高。

（二）提高辦公效益。機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化管理檔案可以實(shí)現(xiàn)及時(shí)歸檔檔案資料，并且可以盡快得以利用。如組織部門(mén)的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，因?yàn)橛斜容^多的對(duì)象需要管理，管理對(duì)象的流動(dòng)性也很強(qiáng)，這就需要借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來(lái)作為管理媒介，這樣不僅能準(zhǔn)確地反映當(dāng)期的現(xiàn)狀，而且查詢數(shù)字化資料也會(huì)更加快速和容易。由于檔案信息的高速流動(dòng)，檔案庫(kù)的角色便由保管實(shí)體的基地變?yōu)樾畔⒖刂浦行模k公效率大大提高。

（三）提高經(jīng)濟(jì)效益。社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展使得滯后的辦公方式和數(shù)量龐大的信息形成尖銳的矛盾，過(guò)去一直采取的是粗放的檔案管理模式，也就是指增加辦公費(fèi)用和辦公人員是解決這類(lèi)問(wèn)題的唯一手段，這就在很大范圍上增加了單位的管理成本?，F(xiàn)代化檔案管理有效使過(guò)去的紙質(zhì)載體檔案轉(zhuǎn)換成機(jī)讀檔案，不僅節(jié)省空間，有效節(jié)約了檔案保管的費(fèi)用，而且使文件的查閱更加方便快捷，還防止了因反復(fù)印制資料產(chǎn)生的紙張浪費(fèi)和人員浪費(fèi)，由此提高經(jīng)濟(jì)效益。

二、新形勢(shì)下機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理所具備的條件

（一）網(wǎng)絡(luò)技術(shù)體系得到初步發(fā)展。上世紀(jì)90年代以來(lái)，我國(guó)已建立了中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)、中國(guó)教育網(wǎng)、中國(guó)金橋網(wǎng)和中國(guó)科技網(wǎng)并且都和國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)接軌。我國(guó)的建設(shè)單位，90年已經(jīng)有很多開(kāi)始使用計(jì)算機(jī)，到了2000年計(jì)算機(jī)已經(jīng)廣泛被使用。實(shí)施無(wú)紙化辦公，并進(jìn)行了局域網(wǎng)的建設(shè)。中國(guó)通信技術(shù)的飛速發(fā)展以及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的迅速崛起，為事業(yè)單位檔案管理進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)提供了難得的條件。

（二）技術(shù)保障程度提高。目前，IT行業(yè)市場(chǎng)上所提供的業(yè)務(wù)辦公軟件可以說(shuō)應(yīng)有盡有，軟件開(kāi)發(fā)數(shù)目多達(dá)上千款，并且都具有多種有價(jià)值的應(yīng)用程序，如集成、編目、檢索、文件歸檔等，為事業(yè)單位數(shù)字化建設(shè)奠定了基礎(chǔ)。

（三）人才隊(duì)伍規(guī)模擴(kuò)大。隨著IT 行業(yè)的迅速崛起，計(jì)算機(jī)時(shí)代蒞臨，特別是在基于網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)的更新、升級(jí)和發(fā)展，其技術(shù)擴(kuò)張的作用已擴(kuò)展到事業(yè)單位組織領(lǐng)域，逐漸在以往檔案管理模式方面不斷沖擊。進(jìn)而有了檔案管理的數(shù)字化信息建設(shè)的需求。這就要求檔案管理人員熟練掌握收集、分類(lèi)、檢索、編目、統(tǒng)計(jì)和其他操作。在實(shí)踐中，具備理論知識(shí)、實(shí)踐應(yīng)用技能的人才規(guī)模也在逐漸壯大。因此，唯一的要求就是可以適應(yīng)未來(lái)檔案管理技術(shù)的升級(jí)，從而使機(jī)構(gòu)檔案管理更加高效和集約化。

三、新形勢(shì)下如何強(qiáng)化機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理

（一） 樹(shù)立數(shù)字化管理意識(shí)。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員應(yīng)盡快的樹(shù)立數(shù)字檔案管理意識(shí)，不停地汲取新知識(shí)和新技能，改變檔案管理傳統(tǒng)的理念，放棄滯后的檔案管理模式，創(chuàng)新檔案管理的手段，同時(shí)要始終追隨時(shí)代的腳步并更新自身的相關(guān)知識(shí)體系結(jié)構(gòu)，進(jìn)而以較強(qiáng)的專業(yè)能力和良好的素質(zhì)，高效地完成數(shù)字化檔案的工作。

（二）實(shí)現(xiàn)文書(shū)和歸檔的數(shù)字化。文書(shū)工作是機(jī)關(guān)事業(yè)單位的一個(gè)非?；镜墓ぷ鳎臅?shū)管理和文檔執(zhí)行的質(zhì)量往往直接影響到檔案工作的整體效果。因此，為了更好地適應(yīng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位當(dāng)前的工作需要，各單位便很難避免處理大量的電子文件，且通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行文檔處理。所以，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)讓工作人員輸入需要的稿件，然后通過(guò)審核、發(fā)出、 修改、蓋章、分發(fā)和歸檔這一過(guò)程，以節(jié)約保存文檔和歸檔的處理時(shí)間，盡可能的減輕檔案管理工作負(fù)荷強(qiáng)度和工作量。

（三）確保檔案信息的安全。網(wǎng)絡(luò)檔案信息和重要的文件數(shù)據(jù)的使用安全應(yīng)必須確保，這樣其實(shí)用的價(jià)值才不能被影響及破壞，再次促進(jìn)數(shù)字化檔案模式的建造。因此，事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化一定要立足于實(shí)際，在數(shù)字存檔管理工作中安裝實(shí)用的抗病毒軟件、嚴(yán)格限制防護(hù)墻訪問(wèn)權(quán)限并及時(shí)設(shè)置維護(hù)、電腦要定期更新抗病毒軟件和更新數(shù)據(jù)庫(kù)，尤其做好重要文件、重要檔案的數(shù)據(jù)備份，以避免事故造成無(wú)法挽回的損失。

（四）制定數(shù)字化檔案管理的體制。根據(jù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字檔案管理工作的特點(diǎn)，建立起符合自身辦公和管理的檔案管理體制。因此，這就要求單位能夠確保檔案使用制度、工作制度、網(wǎng)絡(luò)檔案使用安全機(jī)制以及檔案保密機(jī)制做到相互聯(lián)系，渾然一體。然后就可以實(shí)現(xiàn)文件集成檔案一體化建設(shè)?？偟膩?lái)說(shuō)，側(cè)重于信息安全的的數(shù)字檔案管理，只有信息資源安全是可以保證的，我們才可以發(fā)揮系統(tǒng)軟硬件的重要作用，為辦公實(shí)現(xiàn)效率化，避免丟失數(shù)據(jù)、惡意篡改、非法訪問(wèn)入侵等，以真正確保信息安全。

四、小結(jié)

總而言之，在發(fā)展的新時(shí)期、新時(shí)代的背景下，所有機(jī)關(guān)事業(yè)單位都應(yīng)當(dāng)從發(fā)自身的實(shí)際情況出發(fā)，最大限度的滿足如今信息時(shí)代的發(fā)展需求，將強(qiáng)化檔案數(shù)字化和檔案信息化定位永恒的主題，徹底從傳統(tǒng)檔案的高負(fù)荷工作中走出來(lái)，充分提高檔案的價(jià)值與功能，大力促進(jìn)檔案信息職能轉(zhuǎn)化和信息采集、管理的實(shí)現(xiàn)，有效促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理水平進(jìn)一步提升。

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作者簡(jiǎn)介：孫震天，男，（1975-），江蘇江陰人，江陰市人民檢察院專職檔案員。