信息集成模式下高校檔案管理策略探析

【摘 要】隨著信息技術(shù)迅猛發(fā)展，我國高校檔案管理模式也逐漸由實(shí)體管理向信息管理模式過渡。由于各個(gè)職能部門系統(tǒng)之間的標(biāo)準(zhǔn)體系、數(shù)據(jù)格式以及服務(wù)能力的差異，就要求高校檔案信息集成統(tǒng)一管理，保證高校檔案信息的完整性和統(tǒng)一性。

【關(guān)鍵詞】高等學(xué)校 檔案管理 信息集成化 策略

隨著信息技術(shù)迅猛發(fā)展，我國高校檔案管理模式也逐漸由實(shí)體管理向信息管理模式過渡。與此同時(shí)，高校各職能部門也是如此。但由于各個(gè)職能部門系統(tǒng)之間的標(biāo)準(zhǔn)體系、數(shù)據(jù)格式以及服務(wù)能力的差異，衍生出高校信息管理系統(tǒng)之間的“異質(zhì)現(xiàn)象”以及“信息孤島”的現(xiàn)象。如何將各職能部門之間的高校檔案信息集成統(tǒng)一管理，保證高校檔案信息的完整性和統(tǒng)一性是目前高校檔案界面對的重要問題和挑戰(zhàn)。

一、高校檔案信息集成化概念剖析

高校檔案信息集成化就是指在信息技術(shù)迅猛發(fā)展的背景下引入集成管理理念，對高校信息系統(tǒng)中的不同要素重新進(jìn)行組配和優(yōu)化，形成信息要素之間的整合與補(bǔ)充，使得高校檔案信息資源形成高效益的共享的局面，從而最大限度地滿足高校檔案用戶需求的管理過程和管理方式。高校檔案信息集成化是對高校檔案信息管理理論的創(chuàng)新和發(fā)展，將會(huì)給高校檔案信息系統(tǒng)管理的發(fā)展帶來諸多前進(jìn)的動(dòng)力。

二、信息集成化模式下高校檔案管理中存在的若干問題

（一）管理觀念薄弱

在信息集成化視角下來審視目前高校檔案管理，首先會(huì)發(fā)現(xiàn)大部分高校檔案管理信息集成化管理觀念薄弱。一般來講，高校檔案館（室）作為學(xué)校內(nèi)部職能部門，是校辦、黨辦的下屬單位，即使獨(dú)立建制，也是由校辦和黨辦分化而來。這樣長期的管理體制就形成了為機(jī)關(guān)服務(wù)的主要觀念，從而對科研、教學(xué)等查檔需求有所忽視。另外，多數(shù)高校檔案信息產(chǎn)生的部門之間缺乏溝通，不僅橫向聯(lián)系較少，縱向聯(lián)系也不緊密。如學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)沒有用“大檔案觀”來對學(xué)校的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)，學(xué)校內(nèi)部也沒有形成完整的檔案信息管理平臺(tái)。

（二）資源數(shù)字化程度低

在信息集成化視角下來審視目前高校檔案管理，還會(huì)發(fā)現(xiàn)目前高校檔案資源數(shù)字化程度較低。雖然從長遠(yuǎn)的發(fā)展趨勢來看，高校檔案信息資源必須數(shù)字化，但由于技術(shù)和條件的限制，大多數(shù)高校的檔案資源數(shù)字化程度還很低，達(dá)不到集成化管理的要求。

（三）人力資源匱乏

在信息集成化視角下來審視目前高校檔案管理，還存在著人力資源匱乏的嚴(yán)重問題。按照傳統(tǒng)的高校檔案管理理念，檔案員就是“看攤者”，只要檔案不丟，能找到一些所需的材料就足夠了，實(shí)在是可有可無的崗位。因此，高素質(zhì)、高學(xué)歷的工作人員很難安心在這樣不受重視的工作崗位工作。

三、信息集成模式下高校檔案管理策略探析

（一）更新高校檔案信息集成化的理念

在信息集成化視角下進(jìn)行高校檔案管理首先要更新觀念，這是高校檔案信息集成化管理的基礎(chǔ)。信息集成化背景下進(jìn)行高校檔案信息的管理和利用一定要得到領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持，使得從領(lǐng)導(dǎo)到基層的檔案員都要從傳統(tǒng)的檔案管理觀念中走出來，用集成化、共享化和系統(tǒng)化的思維模式來對檔案工作流程進(jìn)行重新構(gòu)建，從而能夠使信息集成化的檔案管理思想和理念逐步落實(shí)到工作中去，創(chuàng)新出新時(shí)期高校檔案集成化的信息管理和服務(wù)模式。高校檔案信息的集成管理在更新觀念之后一定會(huì)將高校檔案信息資源中的“信息孤島”打破，并進(jìn)而打破高校各個(gè)職能部門之間的資源共享壁壘，從而拓寬高校檔案信息服務(wù)與管理的視角，將過去那種單一檔案服務(wù)模式改變?yōu)槿轿坏?、集成化的和系統(tǒng)的管理模式。

（二）提高高校檔案信息集成化管理的技術(shù)

在信息集成化視角下進(jìn)行高校檔案管理還要提高技術(shù)，這是高校檔案信息集成化管理的保障。信息集成化的大背景下，檔案信息技術(shù)一定要提高，只有這樣才能使集成數(shù)據(jù)環(huán)境和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)真正在高校檔案管理工作中實(shí)現(xiàn)應(yīng)用。因此，在高校各職能部門的專兼職檔案員一定要普及網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)的相關(guān)知識，同時(shí)掌握檔案信息技術(shù)處理的相關(guān)需求。這樣，在各種網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)倉庫等信息技術(shù)的基礎(chǔ)上，建立多功能界面檔案管理的集成信息環(huán)境，才能使高校檔案信息集成管理實(shí)現(xiàn)多元化的管理目標(biāo)。

（三）創(chuàng)新高校檔案信息集成化的方式

高校檔案信息集成化管理就是要為檔案利用者提供集成的信息平臺(tái)，使其能夠一次性訪問而能獲取最大量的信息，其中創(chuàng)新的方式就是將借閱服務(wù)與用戶導(dǎo)航、信息共享以及實(shí)時(shí)咨詢等多種方式結(jié)合起來。如將傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)進(jìn)行擴(kuò)展。即將各種檔案信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)集成起來，通過一個(gè)用戶平臺(tái)，對各部門公開的檔案信息提供全文檢索服務(wù)。另外，高校檔案集成管理還要?jiǎng)?chuàng)新現(xiàn)行文件的主動(dòng)服務(wù)方式?？梢酝ㄟ^網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在第一時(shí)間將現(xiàn)行文件進(jìn)行有效的公布，滿足各部門的利用需求。還可以通過集成化服務(wù)方式使高校各職能部門業(yè)務(wù)工作與檔案館管理工作進(jìn)行融合，使高校檔案館（室）在提供現(xiàn)行文件服務(wù)的過程中不受部門框架的阻礙。

（四）建設(shè)一支高素質(zhì)的高校檔案信息集成化管理隊(duì)伍

首先高校人事部門要對檔案管理人員的人才引進(jìn)給予高度的重視，要不斷為檔案隊(duì)伍補(bǔ)充新的血液。如新畢業(yè)的檔案學(xué)專業(yè)人才，既有學(xué)歷，專業(yè)性又強(qiáng)，在進(jìn)行高校檔案信息集成化管理時(shí)將成為中堅(jiān)力量。另外，在崗多年的檔案管理人員還要不斷進(jìn)行繼續(xù)教育，更新自身的新知識和新技術(shù)，不斷過錯(cuò)善檔案管理技能，使自己成為檔案信息集成服務(wù)的主要參與者和實(shí)踐者。同時(shí)，高校檔案管理人員還要進(jìn)行好角色的轉(zhuǎn)換，要將“看攤者”的角色轉(zhuǎn)變與“主導(dǎo)者”，使得檔案管理人員的信息技術(shù)、信息咨詢和信息服務(wù)素質(zhì)得到整體提高。特別是在進(jìn)行信息管理、集成服務(wù)、和技術(shù)維護(hù)等方面要承擔(dān)起重要的角色和任務(wù)，成為檔案信息集成化產(chǎn)品的操作者和檔案用戶與檔案集成信息之間的橋梁。因此，檔案管理人員的可持續(xù)發(fā)展必將推動(dòng)檔案信息部門實(shí)現(xiàn)開發(fā)信息過程的優(yōu)勢互補(bǔ)和各種信息資源要素的全方位優(yōu)化。

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