淺談PDCA工作管理安排系統(tǒng)在廣電系統(tǒng)的應(yīng)用

【摘 要】本文經(jīng)過(guò)剖析PDCA工作管理安排系統(tǒng)的實(shí)質(zhì)和施行步驟，，解釋了廣電系統(tǒng)在管理過(guò)程中需要引進(jìn)這種管理，思維和方式的原因強(qiáng)調(diào)。PDCA工作管理安排系統(tǒng)對(duì)廣電系統(tǒng)管理的重要性。

【關(guān)鍵詞】PDCA工作管理安排系統(tǒng) 廣電系統(tǒng)

一、應(yīng)用 PDCA工作管理安排系統(tǒng)的必要性

當(dāng)今地方電視臺(tái)的現(xiàn)狀與處境不容樂(lè)觀，新興媒體不斷涌現(xiàn)，搶占市場(chǎng)份額，如何在觀眾收視選擇權(quán)\"在握\(chéng)"的今天，如何在當(dāng)?shù)厥找暵适袌?chǎng)上占有一席之地，發(fā)掘其生存發(fā)展危機(jī)之中的機(jī)遇，推動(dòng)廣電系統(tǒng)往更高臺(tái)階邁進(jìn)，最關(guān)鍵的是加強(qiáng)廣電系統(tǒng)內(nèi)部的管理。正如其他企事業(yè)單位一樣，廣電系統(tǒng)各單位內(nèi)部管理層也有一些問(wèn)題有待解決，這就需要一個(gè)好的管理軟件，建立一個(gè)執(zhí)行層面平臺(tái)，并提供工具。PDCA工作管理安排系統(tǒng)便是這樣一個(gè)系統(tǒng)，它以 PDCA理念來(lái)引導(dǎo)實(shí)行的進(jìn)程，幫助廣電系統(tǒng)管理團(tuán)隊(duì)提高內(nèi)部控制意識(shí)和內(nèi)部控制水平，完善內(nèi)部控制體系發(fā)揮了重要的作用，提高了行政管理的有效性。首先，我們來(lái)談?wù)勀壳皬V電系統(tǒng)行政管理上存在的問(wèn)題。

（一）“游擊作風(fēng)”十分普遍

在廣電系統(tǒng)各單位內(nèi)部行政管理的操作實(shí)踐當(dāng)中，普遍存在取決于主觀意圖的“游擊隊(duì)式”管理。主要表現(xiàn)為：各單位規(guī)章制度尚不完善，明確的分工、逐級(jí)授權(quán)的工作程序等都存在著無(wú)章可循或有章不循的現(xiàn)象。管理中依照負(fù)責(zé)人的意愿，缺乏科學(xué)的決策研究，缺乏實(shí)施過(guò)程。這種管理模式，使得各部門(mén)、各機(jī)構(gòu)、各級(jí)責(zé)任人形同虛設(shè)，嚴(yán)重影響了員工的辦事效率，使人力，財(cái)政和物質(zhì)資源得到了的極大浪費(fèi)。

（二）職責(zé)不清

部門(mén)職能定位不清晰、職責(zé)任務(wù)不明晰會(huì)產(chǎn)生彼此推諉、相互扯皮的事情，產(chǎn)生這些問(wèn)題的緣由不能簡(jiǎn)單歸結(jié)為員工素質(zhì)不高。其根本原因在于企業(yè)管理水平的基礎(chǔ)，是員工不承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，即沒(méi)有履行其職責(zé)：監(jiān)督檢查計(jì)劃執(zhí)行不到位等等。

（三）監(jiān)督工作不及時(shí)

同時(shí)，由于行政事務(wù)瑣碎繁雜的特點(diǎn)，導(dǎo)致管理者很難發(fā)現(xiàn)事務(wù)在處理過(guò)程中的新問(wèn)題、新方向，還很難了解到員工在處理事務(wù)的過(guò)程中已經(jīng)獲得新思路、新對(duì)策，甚至即使是十分重要和迫切的要看的東西，不延誤緊急，也會(huì)因?yàn)殚L(zhǎng)期的，復(fù)雜的程序而使監(jiān)督工作不及時(shí)而有所耽擱，甚至完全浪費(fèi)和失去的機(jī)會(huì)。所以，廣電系統(tǒng)各單位面臨著行政監(jiān)督不及時(shí)，潛伏著巨大危險(xiǎn)。

綜上所述，面臨著一系列的問(wèn)題，廣電系統(tǒng)迫切需要現(xiàn)代辦公與計(jì)算機(jī)結(jié)合起來(lái)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公。實(shí)現(xiàn)辦公處理業(yè)務(wù)的自動(dòng)化，最大限度地提高辦公效率，改進(jìn)辦公質(zhì)量，減少或避免各種差錯(cuò)和弊端，縮短辦公處理周期，提高管理和決策的科學(xué)化水平。那么，我們采取什么方法才能實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公呢？經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間的摸索，我們發(fā)現(xiàn)哈特提出的PDCA方法就能實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，而以 PDCA理念來(lái)引導(dǎo)執(zhí)行的過(guò)程，設(shè)計(jì)出的PDCA工作管理安排系統(tǒng)，則推進(jìn)廣電系統(tǒng)行政管理實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的進(jìn)程。

二、辦公自動(dòng)化的有限手段——PDCA工作管理安排系統(tǒng)

我們說(shuō)，使用PDCA工作管理安排系統(tǒng)可以提高行政管理的效率，是實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的有效手段。那么什么是PDCA工作管理安排系統(tǒng)？我們來(lái)一起了解一下吧。PDCA是由英文的計(jì)劃、執(zhí)行、檢查和處理四個(gè)詞組成的。這個(gè)循環(huán)也即代表管理工作按照“計(jì)劃—執(zhí)行—檢查—處理”四階段周而復(fù)始。

ISO 9001：2000中對(duì)于PDCA的經(jīng)典描述是：“P—策劃：根據(jù)顧客的要求和組織的方針，為提供結(jié)果建立必要的目標(biāo)和過(guò)程；D—實(shí)施：實(shí)施過(guò)程；C—檢查：根據(jù)方針、目標(biāo)和產(chǎn)品要求，對(duì)過(guò)程和產(chǎn)品進(jìn)行監(jiān)視和測(cè)量，并報(bào)告結(jié)果；A —處置：采取措施，以持續(xù)改進(jìn)過(guò)程業(yè)績(jī)。而實(shí)踐證明，這種循環(huán)適合于各種質(zhì)量管理。PDCA這一概念最早是美國(guó)的統(tǒng)計(jì)學(xué)家休哈特提出的，后來(lái)被質(zhì)量管理專(zhuān)家戴明博士帶到日本，在推行全面質(zhì)量管理工作中廣泛運(yùn)用。

那么，PDCA如何在管理實(shí)踐更有效的應(yīng)用呢？我們可以通過(guò)下圖來(lái)深入了解。從下圖中，我們可以發(fā)現(xiàn)，員工可以根據(jù)管理者的安排，或者是實(shí)際遇到的問(wèn)題，在PDCA上設(shè)置任務(wù)，并且根據(jù)設(shè)定的目標(biāo)來(lái)步步完成，如果員工沒(méi)有及時(shí)完成任務(wù)，PDCA也會(huì)發(fā)出通知，提醒盡快完成。無(wú)形之中，鞭策著員工加快辦公速度，提高了工作效率。這樣，將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來(lái)，既有效地利用信息資源，又提高工作效率、工作質(zhì)量、促進(jìn)辦公活動(dòng)規(guī)范化和制度化，實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化。

同時(shí)，PDCA工作管理安排系統(tǒng)其自身的運(yùn)轉(zhuǎn)特點(diǎn)也使其成為辦工自動(dòng)化的有效手段，我們可以利用這些特點(diǎn)來(lái)處理行政上的事務(wù)，提高行政效率。

（一）PDCA管理是大環(huán)套小環(huán)，一環(huán)扣一環(huán)，小環(huán)保大環(huán)，推動(dòng)大環(huán)轉(zhuǎn)動(dòng)。如圖所示，合肥廣播電視臺(tái)分為很多部門(mén)，每個(gè)部門(mén)都會(huì)安裝相應(yīng)的PDCA工作管理安排系統(tǒng)。上層管理者通過(guò)PDCA將任務(wù)布置給綜管部，綜管部負(fù)責(zé)人就會(huì)根據(jù)事務(wù)性質(zhì)，將其分給相應(yīng)的小組。比如說(shuō)圖中所示，綜管部方主任將下達(dá)的任務(wù)分給行政組負(fù)責(zé)人張主任。而后該負(fù)責(zé)人將任務(wù)細(xì)化給個(gè)人，協(xié)同完成，這樣一來(lái)，分工明確，每個(gè)人該完成并且工作一目了然，在提高工作效率的同時(shí)，也有利于提高全隊(duì)的合作意識(shí)。這樣，整個(gè)合肥廣播電視臺(tái)質(zhì)量管理體系構(gòu)成一個(gè)大的PDCA循環(huán)，而各部門(mén)又都有各自的PDCA循環(huán)，依次又有更小的PDCA循環(huán)，從而形成一個(gè)大環(huán)套小環(huán)的綜合管理體系。通過(guò)大小PDCA循環(huán)不斷旋轉(zhuǎn)，就把合肥電視臺(tái)的鏈接，每個(gè)工作有機(jī)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)總的質(zhì)量目標(biāo)。

（二）PDCA工作管理安排系統(tǒng)是一個(gè)無(wú)限循環(huán)系統(tǒng)。循環(huán)如同爬樓梯一樣，四個(gè)階段周而復(fù)始地循環(huán)，并且每循環(huán)一次，轉(zhuǎn)動(dòng)一圈，就前進(jìn)一步，上升到一個(gè)新的高度，就有新的內(nèi)容和目標(biāo)，像爬樓梯一樣步步上升。這樣循環(huán)往復(fù)，質(zhì)量問(wèn)題不斷解決，工作質(zhì)量、管理水平和產(chǎn)品質(zhì)量就不斷提高。如下圖所示，員工通過(guò)PDCA工作管理安排系統(tǒng)將自己完成任務(wù)的情況發(fā)布到網(wǎng)上，管理者可以根據(jù)員工的實(shí)際完成情況來(lái)判斷任務(wù)的容易程度，調(diào)整工作任務(wù)，調(diào)派其他員工共同完成該項(xiàng)任務(wù)。同時(shí)，管理者可以通過(guò)PDCA工作管理安排系統(tǒng)，了解員工完成任務(wù)的進(jìn)度，從而更合理地進(jìn)行資源配置，布置新的任務(wù)給有余力完成的員工。這樣循環(huán)往復(fù)，高效率完成工作的同時(shí)，也提高了任務(wù)完成的質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化。

PDCA工作管理安排系統(tǒng)-這一辦公自動(dòng)化的有效手段，它利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使信息以數(shù)字化的形式在系統(tǒng)中存儲(chǔ)和流動(dòng)，使人們能夠高效率地進(jìn)行信息處理、傳輸和利用。這樣實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化的自動(dòng)化，極大地提高了行政管理的效率和水平。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，辦公自動(dòng)化，可以將員工從繁瑣的工作中解放出來(lái)，更關(guān)注重要的事情，從而提高企業(yè)的效率，增強(qiáng)廣電系統(tǒng)的綜合競(jìng)爭(zhēng)能力。在這種辦公模式下，各個(gè)部門(mén)在信息共享的基礎(chǔ)上進(jìn)行協(xié)作，便于明確各個(gè)部門(mén)甚至每個(gè)員工的責(zé)任，決策層可以迅速綜合來(lái)自各個(gè)方面的信息，并以此為依據(jù)制定相關(guān)的戰(zhàn)略決策，提高行政管理的效率。如今，在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日趨白熱化，辦公自動(dòng)化已經(jīng)不再是一種手段、一種工具，而是決定廣電系統(tǒng)生存發(fā)展的命脈。

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作者簡(jiǎn)介：

王節(jié)（1962.10—），男，漢族，安徽合肥人，碩士研究生。