淺談權(quán)變管理理論在檔案管理中的應(yīng)用

【摘 要】首先闡述權(quán)變管理和檔案管理基本理論的工作內(nèi)容，然后基于當(dāng)前我國(guó)檔案管理的現(xiàn)狀，闡明權(quán)變管理理論在檔案管理中應(yīng)用的科學(xué)應(yīng)用性和研究可行性，重點(diǎn)探討權(quán)變管理理論在檔案管理中的應(yīng)用，從而滿足對(duì)檔案管理在企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)行當(dāng)中的實(shí)際需求。

【關(guān)鍵詞】權(quán)變管理理論 檔案管理 應(yīng)用

一、權(quán)變管理理論簡(jiǎn)介

權(quán)變管理理論的形成始于上世紀(jì)七十年代，由美國(guó)一些管理學(xué)家共同提出。權(quán)變管理理論的核心是由內(nèi)部子系統(tǒng)相互之間嘗試互動(dòng)聯(lián)系的關(guān)系組成，它必須涉及這些關(guān)系組成與所能影響管理效果的環(huán)境因素。權(quán)變管理理論強(qiáng)調(diào)在管理中要依據(jù)內(nèi)部組織和外部環(huán)境之間不斷變化和適應(yīng)的情況和實(shí)施管理工作所處的不同現(xiàn)實(shí)條件因地制宜采取最為合理有效的管理方法。美國(guó)尼布拉加斯大學(xué)教授盧桑斯則認(rèn)為權(quán)變管理理論的主要特征在于不管是何種工作條件都需要將管理理論與工作實(shí)踐活動(dòng)相互結(jié)合。實(shí)際上，權(quán)變管理理論也是一套十分有效的管理理念，權(quán)變管理理論在針對(duì)檔案管理理論主要體現(xiàn)兩方面內(nèi)容，即對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)和分析兩個(gè)過程。而我國(guó)在檔案管理工作中的文件檔案管理分為“八個(gè)要素”和“兩個(gè)方面”，這是一個(gè)直接的信息交流與外面的和開放的系統(tǒng)關(guān)系。“八個(gè)要素”本質(zhì)上是一個(gè)內(nèi)容文件的管理，“兩個(gè)方面”即指企業(yè)在對(duì)“單位管理”和“信息內(nèi)容”兩方面的開發(fā)和應(yīng)用，實(shí)際也是一種具有實(shí)體管理效果的手段。同時(shí)，也可以解釋為“二元化”的現(xiàn)象，即基本的文件管理方法，與實(shí)體管理和內(nèi)容信息的開發(fā)利用進(jìn)行了不同理論性質(zhì)的兩種基本方式：前者由歷史上的第一次，后者則是以各種各樣的方法在同一時(shí)間應(yīng)用用邏輯的方法。

另外，針對(duì)檔案管理基本理論，其管理內(nèi)容則主要是為了討論檔案管理性質(zhì)和基本操作方法，基本操作方法是一種具有歷史主義色彩的過程，自始至終都作為檔案管理工作的靈魂所在。也就是說，檔案的形成是對(duì)社會(huì)組織和企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)的原始記錄，它以保存文件的形式形成記錄并保存歷史本色。因此，本文所講的檔案管理所要求的記錄文本應(yīng)該具有格式多樣性和需求多樣化，一切都應(yīng)該以邏輯主義方法為主，同時(shí)輔以歷史主義。

二、權(quán)變管理理論在檔案管理中的應(yīng)用及意義

（一）實(shí)踐應(yīng)用

1.權(quán)變管理理論的合理應(yīng)用。

不同歷史時(shí)期的檔案資料應(yīng)分類保存于不同的檔案科室，而我們?cè)谛枰崛⌒枰臋n案資料時(shí)就必然會(huì)將以往的存檔資料進(jìn)行重組和檢索，如果其中的某些文件資料丟失或者是損壞，再無法保證檔案資料的完整性。實(shí)際上，就目前我國(guó)檔案管理工作的體制顯然已經(jīng)不能夠適應(yīng)現(xiàn)代化建設(shè)工作的需求程度，長(zhǎng)期不做改善將于這些檔案資料信息的開發(fā)和利用極為不利。只有對(duì)檔案管理系統(tǒng)所管理的各種文件檔案進(jìn)行專項(xiàng)的應(yīng)急處理，才能確保檔案資料的完整性。根據(jù)應(yīng)急管理系統(tǒng)的概念，檔案室作為職能部門可以從企業(yè)的綜合檔案管理部門中獨(dú)立出來，配置專業(yè)管理人員進(jìn)行更為系統(tǒng)的管理工作，以便提高企業(yè)對(duì)檔案管理工作的水平。

2.權(quán)變管理理論在外部環(huán)境中的動(dòng)態(tài)應(yīng)用。

檔案管理呈現(xiàn)電子化、信息網(wǎng)絡(luò)化將成為未來工作的主要方式。國(guó)家檔案館早年就發(fā)布了一系列有關(guān)檔案管理信息的實(shí)施方案，特別指出了在對(duì)檔案管理工作一定要適應(yīng)國(guó)家對(duì)于大中企業(yè)所提出的檔案信息化管理要求。首先，應(yīng)該將信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)逐層深入到國(guó)家建設(shè)信息網(wǎng)絡(luò)的大布局內(nèi)，以檔案管理網(wǎng)絡(luò)化作為基礎(chǔ)，以檔案信息化作為建設(shè)核心，以此拓展信息化檔案的科學(xué)利用和合理開發(fā)成為了首要目標(biāo)，最終從檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)化、電子化兩個(gè)方面提升管理水平，為促進(jìn)檔案管理工作健康持續(xù)發(fā)展提供保障。我們應(yīng)該知道，實(shí)現(xiàn)以上目標(biāo)必然需要有關(guān)檔案管理人員廣泛應(yīng)用權(quán)變管理理論來拓寬工作思路，并即時(shí)相應(yīng)外部因素，然后融合權(quán)變理論到具體的檔案管理工作當(dāng)中，以滿足對(duì)檔案管理在企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)行當(dāng)中的實(shí)際需求。

（二）實(shí)踐意義

1.為檔案管理工作提供了更為靈活多變的應(yīng)用及操作平臺(tái)。

文檔資料管理是現(xiàn)代檔案管理工作的一項(xiàng)重要組成，它可以記載每一項(xiàng)人為活動(dòng)或重大事件的演變過程和處理結(jié)果，并且人為地可從不同角度主觀或客觀地反映出不同時(shí)期的歷史過程及經(jīng)驗(yàn)總結(jié)。同時(shí)，不同環(huán)境下，每一項(xiàng)管理工作中合理使用文件的寶貴財(cái)富。信息資源的有效、系統(tǒng)的管理，可以大大提高領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策水平和現(xiàn)代化管理水平的建設(shè)。一般來說，一個(gè)檔案室的檔案文件應(yīng)用主要管理人員記錄、會(huì)計(jì)記錄和其他資料。根據(jù)檔案管理的基本理論，檔案管理是一種直接的信息交流與外部系統(tǒng)的關(guān)系，不斷和該系統(tǒng)的外部環(huán)境形成交流聯(lián)系。

2.解決檔案管理中出現(xiàn)的問題需采用權(quán)變管理思想。

如何改善管理技術(shù)水平和管理環(huán)境是關(guān)鍵點(diǎn)，文件檔案的管理工作往往容易被忽略，近些年來由于企業(yè)在長(zhǎng)期發(fā)展過程中逐漸認(rèn)識(shí)到了檔案管理工作的重要性，依此檔案管理工作也成為了整個(gè)企業(yè)管理的重要組成部分，但是仍然存在不小的差距，尤其是在管理的方法和執(zhí)行措施兩個(gè)方面。本文就這兩方面內(nèi)容在此不作累述。

在對(duì)文件檔案進(jìn)行分類管理和開發(fā)利用過程中，文件分散性較大，檔案管理缺乏系統(tǒng)性。各級(jí)別單位的管理制度和管理人員自身的實(shí)際能力都有所不同，可謂良莠不齊導(dǎo)致檔案管理工作體系的不完善。如申請(qǐng)材料分散于各個(gè)部門或個(gè)人手中，無法實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一歸納，借閱制度不健全導(dǎo)致檔案管理制度缺乏必要的考核和監(jiān)督秩序，一定程度上也阻礙了企業(yè)檔案管理工作的執(zhí)行力度。再有檔案管理所囊括的資料載體魚龍混雜，相關(guān)的業(yè)務(wù)部門限于職權(quán)范圍無法統(tǒng)一管理也是一方面問題。

3.優(yōu)秀文化的培育需要實(shí)現(xiàn)檔案管理。文化既是一種精神，也是經(jīng)營(yíng)企業(yè)的一個(gè)重要目標(biāo)表現(xiàn)。文化是由企業(yè)幾代人在不同實(shí)踐中逐步總結(jié)形成的。一代又一代人的精神文化在檔案管理中應(yīng)該有真實(shí)的歷史記錄，對(duì)于企業(yè)精神文化的傳承和積淀起著極為重要的作用。在繼承這種精神文化的過程中，只有通過對(duì)真實(shí)和完整的檔案記錄，才能夠代代相傳和積累沉淀，從而形成一個(gè)豐富多彩的文化體系。在積累的過程中，需要檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)的整理和歸納，不斷擴(kuò)大檔案的種類和外延，為培育企業(yè)優(yōu)秀文化提供豐富的素材。

三、結(jié)束語

權(quán)變管理理論在檔案管理中的應(yīng)用具有諸多貢獻(xiàn)。首先，可認(rèn)真總結(jié)和繼承的遺產(chǎn)管理理論，對(duì)他們的思想統(tǒng)一管理理論的新途徑；其次提出的“萬能”的挑戰(zhàn)，強(qiáng)調(diào)動(dòng)態(tài)管理，即不同的具體情況，采取不同的管理方法；第三，企業(yè)管理的出發(fā)點(diǎn)并不是一件簡(jiǎn)單的事情，但社會(huì)系統(tǒng)作為一個(gè)整體；第四，加強(qiáng)管理理論指導(dǎo)管理實(shí)踐的有效性，管理理論與管理實(shí)踐之間的橋梁。而我們也應(yīng)該正視權(quán)變理論自身存在的局限性。第一，只有兩維模型來描述多而復(fù)雜的管理實(shí)踐，解決管理問題，尤其是被忽視的決定性因素，而不是人的動(dòng)態(tài)變量的權(quán)變理論的基礎(chǔ)，從而制約和管理理論的創(chuàng)新發(fā)展；第二，在反對(duì)和一般情況，具體的和一般的反對(duì)。強(qiáng)調(diào)特殊性，否認(rèn)普遍性；只強(qiáng)調(diào)個(gè)性，否定共同。它是滑入實(shí)證立場(chǎng)必然；第三排除分析與科學(xué)方法論的概念，缺乏統(tǒng)一的概念，缺乏有機(jī)聯(lián)系，以便和管理科學(xué)的實(shí)踐和缺乏相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)理論。在實(shí)際應(yīng)用權(quán)變理論中，應(yīng)該對(duì)這兩方面的內(nèi)容多加注意。

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作者簡(jiǎn)介：曾敏，女，1969年6月，本科，籍貫：湖北，工作單位：湖北省教育考試院，研究方向：檔案。