信息化環(huán)境下科技檔案管理的內(nèi)在要求與發(fā)展

摘 要：介紹科技檔案管理的定義、特點和意義，分析管理中出現(xiàn)的問題，并提出一些相應(yīng)的解決措施。

關(guān)鍵詞：信息化環(huán)境 科技檔案管理 內(nèi)在要求 發(fā)展

中圖分類號：G271 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1007-3973（2013）010-176-02

1 引言

進入新世紀以來，計算機技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)飛速發(fā)展，現(xiàn)代社會正逐步向信息化、數(shù)字化時代轉(zhuǎn)變。科技檔案在企業(yè)或公司中占據(jù)著相當(dāng)重要的地位，在經(jīng)濟技術(shù)的推動下，工作環(huán)境也變得日益復(fù)雜，檔案管理工作的作用逐漸突出，尤其是科技檔案管理。由于管理工作復(fù)雜，工作量多，加大了管理難度，在當(dāng)前信息化、數(shù)字化時代，必須引進信息化管理，對其中出現(xiàn)的問題及時予以解決，從而為公司企業(yè)管理提供依據(jù)。

2 科技檔案和科技檔案管理

2.1 科技檔案

所謂科技檔案，即是指與生產(chǎn)技術(shù)等相關(guān)的各種形式的資料，一般分有基建檔案、農(nóng)工生產(chǎn)技術(shù)檔案、設(shè)備檔案及科研醫(yī)療檔案等?？萍紮n案有其特殊性，可表現(xiàn)為以下幾點：（1）和普通檔案相比，科技檔案專業(yè)性較強，主要體現(xiàn)在內(nèi)容性質(zhì)和形成領(lǐng)域等；（2）科技檔案種類繁雜，特點顯著，其多元性主要是因為生產(chǎn)活動的專業(yè)性造成的；（3）科技檔案還具備成套性和實用性。在企業(yè)中，作為一種知識儲備，科技檔案能夠為企業(yè)提供相關(guān)資料和情報，提升企業(yè)的生產(chǎn)力，進而增加企業(yè)經(jīng)濟效益。

2.2 科技檔案管理

科技檔案管理指的是利用一定的方法和模式對科技檔案進行管理，以保證其安全性?？萍紮n案管理通常包括以下幾點：（1）收集。對科技生產(chǎn)中形成的資料進行采集，將其集中在專業(yè)管理部門進行管理，以便最終實現(xiàn)科學(xué)管理；（2）整理。對采集到的檔案資料進行處理，按內(nèi)容或形式特點將其分類，以便查閱；（3）鑒定。檔案資料多種多樣，層次有高有低，用途也不盡相同，應(yīng)對其進行仔細鑒別，按照檔案質(zhì)量和保存價值劃分保管等級，沒有實際用處的，應(yīng)處以銷毀；（4）保管。主要是指借助一定的技術(shù)，運用合理的手段和方法，保護檔案的安全和完整，盡量延長其使用壽命，保證其能夠正常發(fā)揮作用；（5）統(tǒng)計。通過一系列相關(guān)參數(shù)對科技檔案的數(shù)量等方面進行分析統(tǒng)計，對其總的狀況能夠?qū)崟r了解，起到監(jiān)督的作用，同時也能夠為下一步發(fā)展提供準(zhǔn)確的數(shù)字依據(jù)；（6）提供利用。指發(fā)揮主觀能動性，創(chuàng)造一些科學(xué)合理的新方法，對科技檔案信息進行深一步開發(fā)，以滿足工作需求。

在21世紀，現(xiàn)代信息技術(shù)迅速興起，并取得了很大成就，在科技檔案管理中，也開始引進信息技術(shù)，依靠計算機技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息化技術(shù)組成一個新的平臺，為科技生產(chǎn)活動提供相應(yīng)的技術(shù)條件，為組織管理工作提供信息依據(jù)，促進企業(yè)的綜合發(fā)展，從而提升企業(yè)的競爭力。

3 科技檔案管理存在的問題

科技檔案管理工作繁重，且需細心，受諸多因素影響，管理中常會出現(xiàn)各種問題。

3.1 管理模式落后

檔案管理有多種方法模式，雖然同是收集整理保管工作，但模式不同，取得的效果也各有所異。在當(dāng)前信息化時代，許多企業(yè)還在使用傳統(tǒng)的管理模式，對新技術(shù)有所忽視，雖然也能進行管理，但效率不高，浪費時間，還容易出現(xiàn)失誤。若采取信息化管理，能夠加快查閱速度，有利于提升工作效率。

3.2 服務(wù)手段滯后

計算機技術(shù)已遍布社會各個角落，還在繼續(xù)發(fā)展，功能也越來越齊全，有些檔案管理部門疏于更新，使用的計算機較老，只能做一些基礎(chǔ)的簡單處理，對于最新的計算機以及相關(guān)設(shè)備（如掃描儀等）則缺乏購置，不能及時進行技術(shù)交流和信息分享，不利于其信息資源的開發(fā)利用。

3.3 服務(wù)方式較為被動

檔案管理部門是為企業(yè)提供一定的服務(wù)的，但方式過于被動，和外界交流不夠，服務(wù)對象和服務(wù)內(nèi)容以及方式范圍等都比較狹隘。

3.4 信息開發(fā)力度不夠

過于依賴檔案的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，而忽略了其實際作用，在查閱檔案時，往往只是記錄使用的目的，沒有更深的解析，以致于良好的信息反饋機會錯失。在引進實例時，沒有將其進行匯編并重返社會，以致于邊研工作跟不上，而信息是不斷變化的，邊研工作無法滿足要求，在信息資源開發(fā)這方面，尚有欠缺。在新的形勢下，檔案管理部門要想提升管理效率，必須綜合考慮，從思想、組織、管理、服務(wù)等多方面進行管理。

3.5 管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高

在部分檔案管理部門，有些管理員是兼職，由于缺乏專業(yè)技術(shù)和專業(yè)知識，雖然很少犯大錯誤，但對一些細節(jié)往往處理得不夠好。如圖書館檔案管理室，多是由學(xué)生兼職，在管理中，由于長期借閱，或受檔案室內(nèi)環(huán)境影響，檔案易出現(xiàn)損壞等現(xiàn)象，學(xué)生很少會因此而重視。另外，檔案管理人員對實際的生產(chǎn)情況并不了解，再加上態(tài)度不認真，在進行采集的過程中，可能會漏掉，以致于資料殘缺不全。

4 針對科技檔案管理中出現(xiàn)問題的對策

4.1 轉(zhuǎn)變觀念

首先應(yīng)對科技檔案管理加以重視，尤其是領(lǐng)導(dǎo)階層，務(wù)必要加強檔案信息化建設(shè)，將其納入企業(yè)檔案信息化建設(shè)的總體規(guī)劃范圍內(nèi)，實行崗位負責(zé)制，對員工進行績效考核。檔案管理部門應(yīng)轉(zhuǎn)變思想，保證有組織、有計劃的管理，以免出現(xiàn)混亂。相關(guān)建設(shè)經(jīng)費應(yīng)算入年度財務(wù)預(yù)算，并考慮增加檔案的保管數(shù)量，引進先進的技術(shù)手段，加大成本投入，購置高性能的計算機，其他設(shè)備如掃描儀、服務(wù)器等設(shè)備也應(yīng)配置齊全。

4.2 創(chuàng)新組織機構(gòu)

檔案管理需有專門的檔案室和專業(yè)的檔案管理人員，同時建立一套完善的管理制度，并嚴格執(zhí)行。對于檔案管理人員，除了基本的專業(yè)知識考核，還應(yīng)培養(yǎng)其綜合能力，通過培訓(xùn)，保證每個管理人員都能夠?qū)τ嬎銠C有個深刻了解，并熟悉掌握實踐操作技能，并提高管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和道德素質(zhì)，實現(xiàn)手工型向技術(shù)型的轉(zhuǎn)變，并進一步發(fā)展。

4.3 改變管理模式

為保證檔案的完整性和便捷性，應(yīng)采取統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的管理體制。在本單位中，盡量實行宏觀領(lǐng)導(dǎo)，對所屬單位，主要起監(jiān)督、檢查作用，并予以一定的指導(dǎo)，防止出現(xiàn)檔案散化管理的情況。在管理機制方面，總經(jīng)理負責(zé)整個管理，總工程師分管，技術(shù)和檔案部門齊抓共管，實行責(zé)任承擔(dān)制，將責(zé)任真正落實。管理方式尤為重要，為充分發(fā)揮科技檔案的效用，應(yīng)實行科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，積極引進計算機技術(shù)和信息化技術(shù)，加大信息化建設(shè)的力度，合理利用信息資源，從實體保管模式向數(shù)字化保管模式逐漸轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)數(shù)字化、信息化管理。

4.4 改變管理方法

合理的方法在檔案管理中起著異常關(guān)鍵的作用，在信息化科技檔案管理中，首先應(yīng)選擇適宜的檔案管理軟件，不管是系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、管理模塊，還是與辦公自動化系數(shù)數(shù)據(jù)接口，都要達到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。注意數(shù)據(jù)信息在數(shù)據(jù)庫中的錄入，做好目錄檢索，方便以后的查詢維護工作，通過查找目錄及掃描等方式，實現(xiàn)科技檔案案卷、文件目錄檢索和全文查詢，逐步完成信息化建設(shè)。

4.5 改變服務(wù)方式

手工式的管理方式顯得比較被動，為實現(xiàn)主動服務(wù)，需對服務(wù)方式進行創(chuàng)新?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)可以不受地域空間限制，同時開通在線服務(wù)，實現(xiàn)信息資源的高度共享，工作效率提升，使科技檔案的保密性得到良好的保障，并可以隨時進行交流，從而促進企業(yè)提高競爭力，實現(xiàn)主動服務(wù)。

4.6 做好檔案保護工作

雖然信息化檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)檔案數(shù)字化，在線查閱，但有些檔案以紙張或其他實體形式保管為佳。而紙張一旦受潮或其他原因影響，再加上頻繁的借閱，容易出現(xiàn)破損，借閱者需小心謹慎，禁止亂涂亂畫。如有破損，管理人員應(yīng)盡量修復(fù)，并隨時保證檔案室的環(huán)境適合檔案資料的保管。

5 結(jié)束語

科技檔案對企業(yè)起著十分重要的作用，加強管理，可以進一步挖掘檔案的價值，掌握其有用信息，并加以利用。隨著經(jīng)濟技術(shù)的發(fā)展，檔案管理方式也應(yīng)改進，在信息化的大環(huán)境下，應(yīng)引進計算機技術(shù)、信息化技術(shù)及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，逐漸實現(xiàn)信息化的科技檔案管理。

參考文獻：

[1] 閆寶霞.淺談信息時代科技檔案管理工作[J].黑河學(xué)刊，2013，28（2）：182-184.

[2] 王麗娟.淺談企業(yè)科技檔案管理[J].民營科技，2012，30（12）：231-234.

[3] 徐越.科技檔案管理中存在的問題及對策研究[J].北方經(jīng)貿(mào)，2012，26（10）：170-172.

[4] 曾芳.芻議信息化在科技檔案管理中的應(yīng)用[J].檔案時空，2013，18（2）：217-219.

[5] 荊生智.淺談科技檔案管理和利用[J].內(nèi)蒙古水利.2012，27（4）：140-142.

[6] 蔣玲.淺談企業(yè)科技檔案管理創(chuàng)新[J].中國科技博覽，2012，16（24）：222-224.