醫(yī)院檔案管理的改進

【摘要】筆者結(jié)合自身的工作實踐經(jīng)驗和理論知識，分析了目前醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題和不足，并針對如何順應(yīng)醫(yī)改潮流、改進醫(yī)院檔案管理工作提出了自己的看法和建議，希望能夠?qū)︶t(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的進步和發(fā)展做出自己應(yīng)有的貢獻。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院檔案；管理；信息化

doi：10.3969j.issn.1004-7484（x.2013.10.702文章編號：1004-7484（2013-10-6149-02

近年來，醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革不斷推進，改革的力度也不斷深入，日益發(fā)展的醫(yī)療、科研、教學(xué)工作對現(xiàn)行醫(yī)院檔案工作提出了新的挑戰(zhàn)和要求。醫(yī)院信息化程度在不斷提升的同時，醫(yī)院檔案管理工作的專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化程度也在不斷提升。在醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展進程中，推動醫(yī)療衛(wèi)生體制改革、加強醫(yī)院信息化建設(shè)日益得到全社會的廣泛關(guān)注和高度重視。為適應(yīng)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的需要，更好地服務(wù)于、支持于醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)，必須要立足醫(yī)院檔案工作的特點、正視醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題，對醫(yī)院檔案實施科學(xué)化、規(guī)范化的管理工作。

1目前醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀和不足

信息化社會的發(fā)展提高了人們對醫(yī)院檔案管理工作的重要性認(rèn)識。醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院管理的一個重要組成環(huán)節(jié)，與醫(yī)院的醫(yī)療工作、科研工作和日常教學(xué)工作息息相關(guān)。但是在具體的檔案管理工作中，我們發(fā)現(xiàn)還存在一些不足之處，繼續(xù)改善和解決。主要表現(xiàn)在：

1.1管理體制不健全、檔案管理不規(guī)范在醫(yī)改盛行的今天，醫(yī)院并沒有結(jié)合自身的特點和需要建立統(tǒng)一的檔案管理制度和檔案管理方式，缺乏可靠的管理網(wǎng)絡(luò)和健全的檔案管理模式，這樣一方面對醫(yī)院檔案的管理和正常使用造成麻煩，也阻礙了計算機網(wǎng)絡(luò)信息化檔案管理模式的建立。

1.2缺乏對檔案管理工作的重視醫(yī)院發(fā)展的過程中，醫(yī)療事業(yè)、科研事業(yè)和教學(xué)研究事業(yè)都能夠產(chǎn)生直接的、看得見的經(jīng)濟效益和社會效益，但與此不同，檔案管理工作見效性慢，其重要性往往被院領(lǐng)導(dǎo)忽略，只有臨時需要檔案了才會想起檔案的存在、認(rèn)識檔案的價值。

1.3缺乏專門的檔案管理人員由于院領(lǐng)導(dǎo)思想上對檔案管理工作不重視，檔案管理體制不健全，導(dǎo)致醫(yī)院對檔案管理工作的人力資源投入不足，缺乏專門的檔案管理專職人員，人員素質(zhì)和學(xué)歷普遍不高，文化素養(yǎng)和文化層次參差不齊。很多醫(yī)院的檔案管理人員屬于身兼數(shù)職，過多的兼職使得工作人員無法將飽滿的精力和充沛的熱情投入到檔案管理和利用上，導(dǎo)致檔案工作處于懸浮狀態(tài)，大大影響并制約了現(xiàn)代化醫(yī)院的發(fā)展要求。

1.4片面重視病例，忽視了檔案的價值病例作為醫(yī)學(xué)教學(xué)的實際案例，作為醫(yī)療事故中的主要依據(jù)，作為商業(yè)保險中的關(guān)鍵參考標(biāo)準(zhǔn)，作為科研的基本數(shù)據(jù)得到了醫(yī)院的高度重視，大部分的醫(yī)院對于病例給予了高度的關(guān)注，及時收集病例、整理病例、分析病例和利用病例，體現(xiàn)了病例在醫(yī)學(xué)領(lǐng)域中的價值所在。但是，與病例相比，檔案的價值并沒有充分體現(xiàn)出來，對文書檔案、設(shè)備檔案、科研檔案、專門檔案和會計檔案的管理和使用，都遠遠落后于醫(yī)院自身的發(fā)展規(guī)模和時代的發(fā)展速度。

2探討改善醫(yī)院檔案管理工作，提高檔案管理水平的對策

2.1轉(zhuǎn)換思想認(rèn)識，增強對醫(yī)院檔案管理工作的重要性認(rèn)識一項工作的開展需要領(lǐng)導(dǎo)層面的積極關(guān)注和高度重視，離不開檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)和高度的責(zé)任感。檔案管理人員必須要積極運用自己學(xué)到的知識和信息，為醫(yī)院的發(fā)展、壯大積極出謀劃策，多向醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)匯報自己掌握的基層信息，積極主動宣傳檔案管理工作的價值所在，幫助醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)制定科學(xué)合理的決策。通過完善的檔案管理工作改善醫(yī)院的醫(yī)療、護理、科研、教學(xué)水平，進而間接地提高醫(yī)院的經(jīng)濟效益和社會效益，強化醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的檔案工作重要性認(rèn)識，促使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)主動把檔案工作放在關(guān)鍵的戰(zhàn)略位置上。

2.2改革醫(yī)療體制，打造專門的檔案機構(gòu)目前醫(yī)院沒有建立起一個完整、獨立的檔案管理機構(gòu)，檔案管理工作常常處于一種放任自流、被動懸浮的狀態(tài)，沒有自己的自主權(quán)和決策權(quán)。必須要改革醫(yī)療體制，進行充分的調(diào)查研究，制定科學(xué)合理的改革手段，建立專門、獨立的醫(yī)院檔案管理職能機構(gòu)，對檔案管理工作進行集中管制，對檔案信息實施綜合開發(fā)。

2.3打造高素質(zhì)、高水準(zhǔn)的醫(yī)院檔案管理人員隊伍醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展蒸蒸日上，檔案管理工作新局面的開創(chuàng)，需要檔案管理人員主動性、能動性、積極性和創(chuàng)造性的發(fā)揮。所以，必須要培養(yǎng)檔案管理人員的創(chuàng)新精神，培養(yǎng)一批與時俱進、力爭上游、積極有為的檔案管理人員，打造一支高素質(zhì)、高水準(zhǔn)的檔案管理人員隊伍，更加有效地支持于、服務(wù)于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的決策制定、醫(yī)療護理和科研教學(xué)工作。

2.4建立健全檔案管理規(guī)章制度，規(guī)范檔案管理程序檔案管理模式的創(chuàng)新需要立足于醫(yī)院工作的特點，制訂符合醫(yī)院檔案事業(yè)發(fā)展的、統(tǒng)一的檔案管理實施辦法。建立健全檔案人員崗位責(zé)任制，明確檔案工作的職責(zé)范圍。建立績效考核制度，量化檔案管理考核細則。對各個檔案的內(nèi)容、分類、編號及案卷目錄都進行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的開放式管理。

2.5狠抓質(zhì)量管理，提高檔案質(zhì)量管理水平檔案質(zhì)量水平高低與檔案信息的開發(fā)和利用息息相關(guān)。因此，要狠抓質(zhì)量管理，提高檔案質(zhì)量管理水平。第一、確保歸檔率，對各類檔案實施綜合統(tǒng)一的管理。第二、保障完整率，將計劃規(guī)范、管理制度、部門負(fù)責(zé)人及專兼職人員職責(zé)范圍列入了規(guī)章制度，嚴(yán)格確保歸檔材料總量齊全、內(nèi)容齊全。第三，保障合格率，對各門類檔案進行徹底全面的檢查，依據(jù)醫(yī)院檔案實體分類的方法對檔案進行分類整理；對外表破損、字跡模糊、退色的紙卷進行修復(fù)；建立計算機檔案管理軟件系統(tǒng)，對重要的檔案文件進行錄音；對卷內(nèi)目錄和案卷目錄，進行復(fù)印處理，不斷提高檔案的合格率。

2.6提高檔案資源利用率，開展檔案信息編輯工作有計劃、有組織、有步驟的對各類信息開展檔案編輯工作，以檔案信息的種類和數(shù)量為依據(jù)，主動的拓展編研選題工作新思路，主動為醫(yī)院教學(xué)科研、醫(yī)療衛(wèi)生等等各項事業(yè)提供信息咨詢服務(wù)，讓落滿時代塵埃的檔案信息再一次走進大眾的視線，得到廣泛的關(guān)注和充分的利用。提高檔案的整理水平，編輯檔案信息還要加大檔案的開發(fā)利用工作，積極運用計算機技術(shù)編制各種先進的網(wǎng)絡(luò)檢索工具，努力開發(fā)檔案信息，為醫(yī)院機構(gòu)改革、醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展、醫(yī)院歷史修正、員工職稱評定、員工切身利益維護等提供寶貴的資料，為醫(yī)院創(chuàng)造良好的社會效益和經(jīng)濟效益。

2.7打造檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，推動檔案的現(xiàn)代化管理水平計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和現(xiàn)代信息技術(shù)是當(dāng)今世界發(fā)展的大勢所趨。在醫(yī)院管理中，也應(yīng)該將計算機系統(tǒng)引進到檔案管理中來。建立計算機檔案管理系統(tǒng)，有助于更加方便快捷地保存檔案文件信息，有效的減少檔案的占用空間，增加檔案的保密程度。同時，對檔案的使用者來說，打造計算機網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)有助于使用者在查找檔案、利用檔案、閱讀檔案時提高檔案的使用效率，提高自身的工作效率，減少不必要的時間浪費。醫(yī)院應(yīng)該立足于自身的發(fā)展實際，積極主動地引進高端的計算機管理工具，建立計算機管理軟件系統(tǒng)，在醫(yī)院內(nèi)部打造一張全面、徹底的檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，對檔案實施采集、編制、檢索、借閱、登記、統(tǒng)計等多項管理，實現(xiàn)檔案管理工作質(zhì)量和檔案檢索速度的雙重提高，提高檔案的現(xiàn)代化管理水平，對醫(yī)院檔案實施科學(xué)化、規(guī)范化的管理工作。

參考文獻

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