【摘要】分析醫(yī)院藥房藥品的采購及零庫存管理上信息系統(tǒng)的作用及與供應(yīng)商之間的信息交換、互惠??偨Y(jié)零庫存的概念和意義,分析藥品采購及零庫存管理信息系統(tǒng)在醫(yī)院采購、零庫存管理上對減少醫(yī)院支出的作用以及為供應(yīng)商調(diào)整產(chǎn)量及庫存方面的數(shù)據(jù)作用。因此:藥品采購及零庫存管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用增加了醫(yī)院和供應(yīng)商雙方之間信息的了解,降低了雙方的管理成本及管理風(fēng)險。
【關(guān)鍵詞】藥品采購;零庫存管理;信息系統(tǒng);醫(yī)院;供應(yīng)商
doi:10.3969j.issn.1004-7484(x.2013.10.700文章編號:1004-7484(2013-10-6147-02
近年來,醫(yī)藥市場取得了巨大的進(jìn)步,藥品更新及降價加快,信息計算的發(fā)展為藥品采購及庫存管理的信息化提供了技術(shù)職稱。信息技術(shù)的使用使得藥品采購及庫存管理更加科學(xué)化、高效化,同時卻大大降低了藥品采購及管理的成本及風(fēng)險,在提高醫(yī)院管理效率及收益的同時也減輕了患者的看病用藥費(fèi)用,可謂事半功倍。[1]
藥品采購及零庫存管理信息系統(tǒng)是集藥品采購、庫存管理等功能于一體的藥品信息管理系統(tǒng)。作為醫(yī)院管理系統(tǒng)中不可缺少的一部分,其對醫(yī)院的日常藥品管理起著非常大的作用。藥品采購及零庫存管理信息系統(tǒng)是部署方便、見效快、花費(fèi)低的醫(yī)院信息化管理系統(tǒng)。此系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用使得醫(yī)院管理從人工時代進(jìn)入了信息化時代大大提高了醫(yī)院管理人員的工作效率,其使得管理方式由紙和筆、人工統(tǒng)計、查詢、錄入進(jìn)入到了信息化管理、錄入、統(tǒng)計的全自動化管理時代。全自動化的管理使得藥品的采購及庫存清晰,為藥品采購和零庫存管理提供了方便。在現(xiàn)在激烈的市場競爭中,醫(yī)院間的競爭也越發(fā)激烈。信息化管理能使醫(yī)院在激烈的行業(yè)競爭中獲得巨大優(yōu)勢。藥品采購及零庫存管理信息系統(tǒng)作為一種現(xiàn)在化的信息化管理模式,其在醫(yī)院的使用使醫(yī)院藥品采購及庫存信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性及條理性提高,使醫(yī)院藥品管理業(yè)務(wù)流程更加規(guī)范、也使得醫(yī)院的藥品管理水平及藥品的流動透明度得到提高,使得醫(yī)院資金周轉(zhuǎn)速度獲得提高,因此,其提高了醫(yī)院的管理水平及利潤。[2-3]
1零庫存的概念及作用
1.1零庫存概念零庫存是指商品在生產(chǎn)和流通銷售等經(jīng)營環(huán)節(jié)中,在提高資產(chǎn)收益率和減少積壓的風(fēng)險前提下,商品以最少量的貨物倉庫儲存,大部分貨物的處于流通狀態(tài)的一種存儲形式。簡而言之,就是用最少的錢、庫存得到收益的最高效率,為物料管理的最高水平,大大的降低了單位成本,對提高行業(yè)的競爭力具有十分重要的意義。
然而,這種零庫存管理模式,涉及到不少問題,如相關(guān)部門是否批準(zhǔn),藥房出帳的問題,特殊藥品和藥品供應(yīng)短缺的問題,成功的臨床藥物的供應(yīng)問題?,F(xiàn)實的情況是,很多醫(yī)院在實施庫存管理是不是真的沒有庫存藥品,大多只是間接的藥品庫存,這種情況經(jīng)常出現(xiàn)小儲藏室,大藥房的情形。即庫房庫存的減少,門診和病房兩個庫存增加,導(dǎo)致二級倉庫管理壓力大大增加,顯著提高臨床斷藥的可能性,藥品供應(yīng)的保障性不能持續(xù)。[4]
1.2零庫存的意義實施積極的意義,實現(xiàn)零庫存管理,主要表現(xiàn)在以下三個方面的積極意義。
由于目前醫(yī)院藥品采購從多家醫(yī)藥公司進(jìn)行,醫(yī)藥公司庫房是按照國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)的,相比之下醫(yī)院的倉庫,軟硬件設(shè)施,藥品管理存在不小的差距。通過零庫存管理,能夠降低醫(yī)院在庫房方面人力,物力和財力的投入,以實現(xiàn)與藥品公司達(dá)到資源共享,使醫(yī)院減少因藥品過期、降價等帶來的瞬時,使醫(yī)院藥品周轉(zhuǎn)速度大大提升,滯留藥物減少,有利于醫(yī)院的現(xiàn)金流,同時也便于倉庫藥品管理。
隨著醫(yī)療改革的深入,藥品管理部門的只能正逐步轉(zhuǎn)移到臨床部分,工作重心由藥品流通變?yōu)樗幬锱R床使用、如何開展合理用藥,進(jìn)行藥物的不良反應(yīng)觀測和其他藥物有關(guān)服務(wù),大大的體現(xiàn)出藥劑師的價值。
將藥物和藥物供應(yīng)商的采購人員之間的經(jīng)濟(jì)利益鏈從源頭切斷,從而消除藥品采購過程的人為因素,確保醫(yī)院藥品的正常供應(yīng)。[5]
2藥品采購,管理的現(xiàn)狀
2.1藥品管理方面的信息化程度還不高,管理效率低,醫(yī)院的相關(guān)工作人員將大部分精力花費(fèi)在了藥品采購、管理上的繁雜、重復(fù)的工作上,加大了其工作量,然后實際工作效果卻不好。
2.2醫(yī)院和藥品提供商間的信息不透明,醫(yī)院和藥商都有自己的管理系統(tǒng),然而,他們系統(tǒng)間信息交換和共享不夠,給雙方的決策帶了極大的困難,增加了雙方的決策難度,降低了雙方的收益。
3采購及零庫存管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用
3.1系統(tǒng)和數(shù)字庫房模塊醫(yī)院現(xiàn)有的HIS系統(tǒng),藥品儲存,倉儲,配送,查詢,匯總等基本管理功能。在藥品采購及零庫存管理信息系統(tǒng)中,建立了較為完善的功能,更方便地使用數(shù)字庫房模塊,數(shù)字庫房功能可以包含藥品入庫,藥品的出庫,盤點,庫存信息,成本會計,藥品的信息維護(hù)及查詢,報表的生成與打印,自動生成采購計劃。據(jù)病房和庫房日常用藥,醫(yī)院HIS系統(tǒng)的實時性和使用的藥物信息傳遞給數(shù)字庫房庫存,數(shù)字儲藏室收到數(shù)據(jù)后,立即清查相應(yīng)的藥物清單,并自動生成藥物詳細(xì)表格。同時在統(tǒng)計數(shù)字庫房藥品出入庫時間和使用的基礎(chǔ)上,分析得出醫(yī)院的藥品需求,且與預(yù)定的庫存容量結(jié)合,自動生成藥品采購任務(wù),利用接口將結(jié)果發(fā)送到藥品網(wǎng)上交易,此外該系統(tǒng)將分析根據(jù)藥物庫存情況,檢查藥物的進(jìn)出情況,并做出適當(dāng)?shù)馁~戶管理及成本核算,提醒藥品結(jié)算并提供藥品結(jié)算的相應(yīng)條件。
3.2藥品網(wǎng)上交易模塊該模塊是原廠內(nèi)部藥品在醫(yī)院管理信息系統(tǒng)管理功能的基礎(chǔ)上所做的改進(jìn),按使用對象分為醫(yī)院和藥品供應(yīng)商。
3.3對于醫(yī)院,主要有以下功能:
3.3.1自動檢測及更新藥品的需求信息,參閱供應(yīng)商的藥品信息。系統(tǒng)實時更新,及時傳遞醫(yī)院采購計劃提出的藥品信息,同時供應(yīng)商將會把公司藥品信息傳入平臺。就這樣實現(xiàn)了醫(yī)院與藥品供應(yīng)商需要的資源信息共享,有利于醫(yī)院的選擇。
3.3.2基于庫存和訂貨警告自動生成采購計劃合同。對于一些金額大,購買頻繁,穩(wěn)定的藥品供應(yīng),我們預(yù)設(shè)了一定警戒線,倘若藥品存量比警戒線低時,系統(tǒng)會自動生成采購訂單的合約計劃,省去了大部分情況之下藥品供應(yīng)商選擇等麻煩的操作,以確保藥品供應(yīng)及時。
3.3.3采購計劃自動分配,所產(chǎn)生的數(shù)字庫房采購計劃被轉(zhuǎn)移到交易平臺,該平臺將基于自動分割和發(fā)送所需的藥品供應(yīng)商。
3.3.4藥品供應(yīng)商的供貨進(jìn)展的及時掌握。
3.3.5用人工,聯(lián)網(wǎng)等各種方式的輸入出庫、入庫的藥物信息。
3.4對于供應(yīng)商,主要有如下功能:
3.4.1采購訂單處理當(dāng)數(shù)字庫房采購計劃由不同的藥品提供商拆分之后,通過系統(tǒng)具有的配送系統(tǒng)及交易平臺接口,購買計劃將被自動轉(zhuǎn)換成采摘的訂單配貨,在給醫(yī)院配貨的同時,利用此系統(tǒng)可以向交易平臺及時傳送訂單揀選情況及貨物訂單執(zhí)行的及時信息,數(shù)字庫房可以據(jù)此時刻跟蹤相關(guān)訂單信息。
3.4.2通過系統(tǒng)平臺,進(jìn)行藥物的驗收及數(shù)據(jù)的確認(rèn),自動完成入庫醫(yī)院的庫存信息向有關(guān)藥品提供商的提示。所有的藥品提供商都可以能夠利用此系統(tǒng)查看自己提供的藥品在醫(yī)院的及時使用情況,以便隨時做好相應(yīng)藥物的供貨準(zhǔn)備,以避免斷貨現(xiàn)象。
3.4.3藥品供應(yīng)商向該系統(tǒng)提供自己各種藥物的存量、實時價格、供應(yīng)情況、雙方財務(wù)的往來數(shù)據(jù)等重要信息,便于醫(yī)院制定合理靈活的藥品采購計劃。
3.4.4網(wǎng)絡(luò)結(jié)算功能藥品采購及零庫存管理信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)結(jié)算系統(tǒng)的賬務(wù)子系統(tǒng),支付子系統(tǒng),管理子系統(tǒng)三個子系統(tǒng)。其賬戶系統(tǒng)的作用是用來記錄和查詢子系統(tǒng)各方的交易和代理方的賬務(wù)信息;支付子系統(tǒng)的作用是交易雙方與第三方中間商進(jìn)行資金的流轉(zhuǎn)。管理子系統(tǒng)的作用是確保系統(tǒng)及業(yè)務(wù)的正常運(yùn)行。
為了使系統(tǒng)的安全性提高及其復(fù)雜度降低,以達(dá)到最小的人為干預(yù),賬務(wù)系統(tǒng)沒有自發(fā)地生成任意賬務(wù)記錄的能力。賬務(wù)記錄是由支付系統(tǒng)及交易系統(tǒng)在業(yè)務(wù)產(chǎn)生時自動觸發(fā)的,又他們向賬務(wù)系統(tǒng)發(fā)出生成賬務(wù)記錄的指令,根據(jù)指令完成會計記錄的。管理子系統(tǒng)提供運(yùn)營管理計費(fèi)和支付結(jié)算業(yè)務(wù)管理系統(tǒng),包括計費(fèi)管理,運(yùn)營商和權(quán)限管理,計費(fèi)管理等。
4系統(tǒng)的運(yùn)行效果
4.1極大的減少了醫(yī)院資金的占用,使醫(yī)院的現(xiàn)金結(jié)構(gòu)得到優(yōu)化,現(xiàn)金使用效率得到提高。藥品零庫存管理將醫(yī)院的臨床實際用藥需求與藥品采購計劃結(jié)合起來,以臨床藥品需求為藥品采購的基礎(chǔ),具有多次、少量的特點,使藥品周轉(zhuǎn)速度顯著提高,使醫(yī)院的資金極大的得到盤活和利用,藥品占用的資金比例明顯下降,為醫(yī)院改善其他醫(yī)療條件提高了更多的資金。
4.2極大的減少了藥品降價給醫(yī)院帶來的損失,近年來,國家對醫(yī)藥的重視程度不斷加大,持續(xù)對加大投入,醫(yī)療改革不斷深入,群眾看病貴的問題得到一定緩解。政府管理部分已多次要求降低藥價,如果醫(yī)院庫存大,那么損失就會相應(yīng)的大,而藥品采購及零庫存管理信息系統(tǒng)的使用,使得醫(yī)院可以及時了解藥品的價格,加強(qiáng)了藥品進(jìn)價管理,也可以使藥品供應(yīng)商的競爭更加透明合理,最終使得藥品的采購價格可以及時調(diào)整,緊跟國家及供應(yīng)商的步奏,減少損失,同時,也在一定程度上緩解了病人看病貴,減少了其看病支出。
4.3減少了藥品的浪費(fèi)藥品采購及零庫存管理信息系統(tǒng)實現(xiàn)了數(shù)據(jù)共享,便于藥品供應(yīng)商及醫(yī)院都能夠及時了解對方的實際使用情況,供應(yīng)商可以根據(jù)醫(yī)院藥品的使用情況及時調(diào)整自己的產(chǎn)能和庫存,這樣可以最大限度的降低其藥品的積壓風(fēng)險,以及造成藥品過期或者其他因素導(dǎo)致的不可使用而造成的浪費(fèi)。
4.4減少醫(yī)院藥房管理成本藥品采購及零庫存管理信息系統(tǒng)使藥房的藥物存量明顯減少,這樣可以減少藥房人力、物力的投入降低了醫(yī)院的人力及電費(fèi)等成本,增加了醫(yī)院的效益。
5總結(jié)
藥品采購及零庫存管理的信息化是未來的發(fā)展趨勢,隨著競爭的加劇及成本意識的提高,各醫(yī)院及藥品提供商會不斷加大對這方面的投入。本文在分析了藥品采購及零庫存管理基本知識的基礎(chǔ)上,重點分析了信息管理系統(tǒng)的基本作用及其優(yōu)勢,希望能起到拋磚引玉的作用為藥品采購及零庫存管理提供借鑒。
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