高職學(xué)籍管理工作淺談

摘 要：筆者到學(xué)籍管理崗位上工作不到一年，通過這段時(shí)間的工作，筆者認(rèn)為要提高學(xué)籍管理水平和服務(wù)意識，就應(yīng)深層次的了解學(xué)籍管理工作中的學(xué)籍、學(xué)籍管理、學(xué)籍檔案管理、學(xué)籍學(xué)歷信息管理平臺(tái)與教務(wù)系統(tǒng)之間的關(guān)系，認(rèn)識學(xué)籍管理的工作內(nèi)容、學(xué)籍管理的作用、學(xué)籍管理目前存在的問題和對策。

關(guān)鍵詞：高職學(xué)校 學(xué)籍管理 存在的問題 對策

中圖分類號：G4 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1673-9795（2013）08（a）-0215-02

學(xué)籍是學(xué)生取得的某高校的合法資格，學(xué)籍真實(shí)記錄了學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的基本情況，綜合反映了學(xué)生在校階段的各種變化，是學(xué)校了解、掌握學(xué)生基本情況的主要途徑。學(xué)籍管理是學(xué)校依據(jù)國家教育行政部門頒發(fā)的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本校的實(shí)際所制定的實(shí)施細(xì)則和規(guī)章制度，對學(xué)生從入學(xué)注冊到學(xué)成畢業(yè)的全過程[1]（包括學(xué)生的入學(xué)與注冊，成績考核與記載，升級與留、降級，轉(zhuǎn)系（轉(zhuǎn)專業(yè)）與轉(zhuǎn)學(xué)，休學(xué)與復(fù)學(xué)，停學(xué)與退學(xué)以及畢業(yè)資格的審核與證書發(fā)放等）。學(xué)籍學(xué)歷信息管理平臺(tái)是教育部加強(qiáng)學(xué)籍管理主要手段，它不僅對規(guī)范和監(jiān)督學(xué)籍管理起重要的作用，還對高校學(xué)籍管理工作起到了促進(jìn)作用。[2]

1 高職學(xué)籍管理工作內(nèi)容

（1）掌握學(xué)籍管理制度。高職院校學(xué)籍管理工作是貫穿于高職教育教學(xué)、運(yùn)行和管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，是高職院校教學(xué)管理工作的重要組成部分，是高職教育質(zhì)量保障體系的重要環(huán)節(jié)，是保證高職院校正常教學(xué)秩序重要保障。因此，對有關(guān)學(xué)籍管理的文件《學(xué)籍管理規(guī)定》《學(xué)生手冊》《教務(wù)管理文件匯編》要進(jìn)行認(rèn)真閱讀、研究，做到熟悉其內(nèi)容，吃透其精神，在工作中才能以政策為依據(jù)，使學(xué)籍管理工作有章可循，做到學(xué)校、學(xué)生都滿意。學(xué)籍管理制度規(guī)定了學(xué)生學(xué)習(xí)生活中必須遵守的一些規(guī)定，具有嚴(yán)肅性、強(qiáng)制性和導(dǎo)向性特點(diǎn)。對學(xué)籍管理教師來說，掌握學(xué)籍管理制度，便于向?qū)W生明確、落實(shí)教學(xué)搞好高職院校學(xué)籍管理工作，對維護(hù)正常的教學(xué)秩序， 形成良好的校風(fēng)，提高教學(xué)質(zhì)量進(jìn)而提高人才質(zhì)量，具有重要的意義。

（2）建立建全高職學(xué)籍檔案。學(xué)籍檔案材料是教學(xué)管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，主要它包括新生入學(xué)登記表、學(xué)生學(xué)籍卡、學(xué)生成績總冊、在校學(xué)生名冊、學(xué)生學(xué)籍變更材料（升學(xué)、留級、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)），學(xué)生獎(jiǎng)勵(lì)材料（獎(jiǎng)學(xué)金、優(yōu)秀學(xué)生），學(xué)生處分等等，這些也是評估和骨干校建設(shè)中原始的支撐材料，學(xué)籍檔案材料收集是否真實(shí)齊全，歸檔材料是否符合規(guī)范，直接關(guān)系到學(xué)籍檔案的質(zhì)量。所以，為確保學(xué)籍檔案的準(zhǔn)確和完整，我們必須掌握學(xué)籍檔案形成的特點(diǎn)，動(dòng)態(tài)性和分散性，有針對性地做好學(xué)籍檔案的收集工作，只有建立建全學(xué)籍檔案，才能全面展示學(xué)生在校表現(xiàn)情況，真實(shí)記錄了每位學(xué)生在學(xué)校的成長過程，使學(xué)籍檔案充分發(fā)揮其價(jià)值。

（3）學(xué)信網(wǎng)與教務(wù)系統(tǒng)在學(xué)籍管理中的作用。

學(xué)信網(wǎng)對規(guī)范高職學(xué)籍管理起到了監(jiān)督檢查的作用，從學(xué)生入學(xué)注冊到學(xué)成畢業(yè)的全過程，快速、真實(shí)的在學(xué)信網(wǎng)上反映出來，所以高職學(xué)校必須以學(xué)信網(wǎng)管理平臺(tái)為基礎(chǔ)，結(jié)合學(xué)校自身的情況并與本校教務(wù)系統(tǒng)結(jié)合，做好本校的學(xué)籍管理工作，為老師和學(xué)生獲得第一手資料提供依據(jù)。

2 高職學(xué)籍管理工作存在的問題

2.1 學(xué)籍管理制度需要完善，執(zhí)行力度不夠

近年來，高職院校各種制度均在不斷完善，高職院校都在國家有關(guān)教育法律法規(guī)制度的指導(dǎo)下，建立了自己的教學(xué)管理匯編、學(xué)籍管理規(guī)定和文件，但部分教師和學(xué)生對學(xué)籍管理缺乏正確的理解。[3]教師認(rèn)為是學(xué)籍管理與自己無關(guān)，應(yīng)是學(xué)籍管理部門的事情；而學(xué)生則認(rèn)為自己只是一個(gè)被管的被動(dòng)對象，也很少關(guān)注這些規(guī)定。教學(xué)管理制度匯編、學(xué)生手冊、學(xué)籍管理雖然都發(fā)到了各系部，由于沒有引起重視，仍然有部分學(xué)籍管理人員對學(xué)籍的規(guī)章制度和管理流程不太熟，經(jīng)常到教務(wù)處咨詢，也使得教務(wù)處工作更加繁忙。還有的教師不熟悉制度，片面地強(qiáng)調(diào)以人為本，需要對學(xué)生做出處理的，沒有嚴(yán)格按規(guī)定執(zhí)行，在一定程序上影響了教學(xué)秩序和教學(xué)效果的維護(hù)，助長了各種不良傾向。如，在學(xué)生退學(xué)和開除學(xué)籍的問題上，很難做出處理，則是情節(jié)特別嚴(yán)重，才不得已處理，總是考慮給學(xué)生一次改正錯(cuò)誤的機(jī)會(huì)。殊不知，這樣往往會(huì)使學(xué)生變本加厲，起不到教育的目的，還影響了其他學(xué)生。

2.2 高職學(xué)籍管理隊(duì)伍建設(shè)存在不足

（1）缺乏穩(wěn)定、高素質(zhì)的學(xué)籍管理隊(duì)伍。學(xué)籍管理工作是一項(xiàng)政策性、技術(shù)性都很強(qiáng)的工作，它要求管理工作人員要有極強(qiáng)的計(jì)劃性，準(zhǔn)確性和原則性，這是做好學(xué)籍管理工作的基本保證。管理工作人員素質(zhì)的高低、能力的大小，直接影響著教學(xué)任務(wù)的完成和教學(xué)質(zhì)量的提高。學(xué)籍管理工作涉及到每個(gè)學(xué)生的切身利益，也關(guān)系到學(xué)校的辦學(xué)質(zhì)量，因此管理中各項(xiàng)規(guī)章制度的具體執(zhí)行尤為重要，這就對管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求。

（2）重視度不夠，缺乏必須的培訓(xùn)。近年來，學(xué)院在提升學(xué)校辦學(xué)實(shí)力，學(xué)生素質(zhì)教育，實(shí)現(xiàn)學(xué)生就業(yè)率提高，學(xué)校采取了各種措施，在人、財(cái)、物等方面也向教學(xué)傾斜，同時(shí)積極鼓勵(lì)教師申報(bào)種類改革項(xiàng)目，建立和完善教師教學(xué)評價(jià)體系，促進(jìn)了教學(xué)水平的提高。但對學(xué)籍管理人才隊(duì)伍的培養(yǎng)與建設(shè)沒有引起重視，針對學(xué)籍管理的改革和探索明顯缺乏。學(xué)籍管理人員沒有系統(tǒng)學(xué)籍管理知識的培訓(xùn)，缺乏學(xué)籍管理知識，不能正確處理有關(guān)學(xué)籍的問題。

（3）隊(duì)伍配備不齊全，創(chuàng)新改革與網(wǎng)絡(luò)化管理需鏈接。我院現(xiàn)在校生已達(dá)14000多人，學(xué)籍管理人員與學(xué)生人數(shù)的配比嚴(yán)重失衡，人員經(jīng)常變動(dòng)，交接手續(xù)不到位等等，使得學(xué)籍管理人員的工作繁重和艱巨。近幾年為了適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，滿足企業(yè)要求，學(xué)校實(shí)施課程改革，考試改革、教材改革等等，這些有效的、可行的創(chuàng)新改革，給學(xué)生和教師們帶來了方便，對學(xué)籍管理工作的網(wǎng)絡(luò)信息化管理模式帶來了一定的壓力。如，學(xué)分替換的成績遲遲不能到位，班級、專業(yè)經(jīng)常變動(dòng)，大運(yùn)會(huì)活動(dòng)用公共選修課程替換等等，造成了學(xué)生異動(dòng)、學(xué)生成績更新頻繁，班級無法確定，給學(xué)籍管理工作帶來了很多麻煩，這是新生轉(zhuǎn)專業(yè)后10級學(xué)生三學(xué)期異動(dòng)情況：2011-2012-1轉(zhuǎn)班的142人/次，轉(zhuǎn)專業(yè)19人/次，退學(xué)38人/次。2011-2012-2退學(xué)37人/次，休學(xué)13人/次，學(xué)分替換近400人。2012-2013-1轉(zhuǎn)班195人/次，休學(xué)16人/次，轉(zhuǎn)專業(yè)27人/次，復(fù)學(xué)10人/次，留級33人/次，退學(xué)44人/次。2012-2013-2學(xué)分替換近500人，其他異動(dòng)正在產(chǎn)生中（未統(tǒng)計(jì)）。

2.3 系部學(xué)籍管理太過依賴于教務(wù)處學(xué)籍管理部門

高職學(xué)籍管理工作應(yīng)是由教務(wù)處學(xué)籍管理工作人員和學(xué)生工作輔導(dǎo)員老師及班主任組成學(xué)籍管理隊(duì)伍共同完成。[4]因?yàn)檩o導(dǎo)員老師工作涉及各類信息查詢和考勤紀(jì)律等方面工作，輔導(dǎo)老師最能了解學(xué)生的動(dòng)態(tài)，但由于輔導(dǎo)員老師日常教學(xué)任務(wù)繁重，對于學(xué)籍管理重要性認(rèn)識不足，對學(xué)籍管理制度沒有吃透，最后所有任務(wù)還是拋給了教務(wù)處。學(xué)籍管理依賴于教務(wù)處的現(xiàn)象，造成學(xué)生對學(xué)籍重視程序低，未能及時(shí)對本院（系）的學(xué)生動(dòng)態(tài)做出恰當(dāng)?shù)膶W(xué)籍處理，比如，有些學(xué)生不愿意讀書，離校很久而沒有到校辦理退學(xué)手續(xù)。因未辦理學(xué)籍異動(dòng)手續(xù)，導(dǎo)致學(xué)生戶口遷移等問題不能順利進(jìn)行。學(xué)院學(xué)籍管理尚未發(fā)揮院（系）管理的優(yōu)勢。

2.4 管理部門之間信息資源應(yīng)整合

學(xué)籍管理部門、系部和其他管理部門之間缺乏協(xié)調(diào)和信息共享，由于網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)格式不匹配，造成數(shù)據(jù)信息錯(cuò)誤，如：學(xué)生姓名、性別、出生年月或身份證號等信息輸入錯(cuò)誤，直接影響了注冊數(shù)據(jù)。因?yàn)閷W(xué)籍管理是動(dòng)態(tài)過程，很多環(huán)節(jié)都還需要系部和其他管理部門共同配合完成。學(xué)籍學(xué)歷信息管理平臺(tái)、學(xué)院教務(wù)系統(tǒng)和學(xué)院學(xué)生信息管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)沒有效整合，使資源沒有共享，浪費(fèi)人力、物力和財(cái)力。

3 加強(qiáng)高職學(xué)籍管理的對策

3.1 制定規(guī)章制度、規(guī)范工作程序，細(xì)化工作環(huán)節(jié)

一個(gè)學(xué)校辦學(xué)質(zhì)量的好壞，首先體現(xiàn)在畢業(yè)生的綜合素質(zhì)和質(zhì)量上。因此，為了學(xué)生的綜合素質(zhì)的提高、學(xué)業(yè)的順利完成，學(xué)院必須建立、規(guī)范的學(xué)籍管理制度。學(xué)籍管理是動(dòng)態(tài)的管理過程，從入學(xué)、注冊、異動(dòng)、到畢業(yè)、提檔，任何環(huán)節(jié)都需要嚴(yán)格監(jiān)控和管理，具有對教育活動(dòng)進(jìn)行規(guī)范、控制、激勵(lì)和調(diào)節(jié)的功能；為了培養(yǎng)出社會(huì)需要的合格人才，學(xué)院應(yīng)根據(jù)本校的實(shí)際，使學(xué)籍管理制度不僅健全、規(guī)范而且要合理。

學(xué)校招生規(guī)模不斷擴(kuò)大，學(xué)生生源結(jié)構(gòu)復(fù)雜，學(xué)校辦學(xué)層次多樣，學(xué)籍工作量增加，工作難度大。在學(xué)院學(xué)籍管理動(dòng)態(tài)管理的過程中，要細(xì)化工作的各個(gè)環(huán)節(jié)、規(guī)范工作程序，各部門和各院（系）應(yīng)加強(qiáng)配合，做到信息及時(shí)傳達(dá)和共享。

3.2 加強(qiáng)學(xué)籍管理隊(duì)伍建設(shè)

學(xué)籍管理工作繁雜而瑣碎，工作量比較大，政策性和技術(shù)性都比較強(qiáng)。要提高高職學(xué)籍管理隊(duì)伍素質(zhì)，首先要從認(rèn)識上高度重視學(xué)籍管理工作，建立相應(yīng)制度進(jìn)行保障。學(xué)籍管理人員不僅要具備系統(tǒng)的教育理論和專業(yè)知識，還要具備一定的決策能力、組織能力和協(xié)調(diào)能力，因?yàn)閷W(xué)籍管理工作涉及到每個(gè)學(xué)生的切身利益，也影響學(xué)院的辦學(xué)質(zhì)量。學(xué)籍管理工作也是為學(xué)院的教學(xué)工作和學(xué)生服務(wù)的，所以，學(xué)校學(xué)籍管理隊(duì)伍建設(shè)顯得尤為重要。學(xué)籍管理工作應(yīng)增強(qiáng)服務(wù)意識和具備過硬的業(yè)務(wù)能力，熟悉學(xué)籍管理工作的流程，除此之外，學(xué)籍管理人員必須不斷學(xué)習(xí)新的教育法規(guī)和文件，掌握網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)和方法，具有創(chuàng)新精神，提高自身的綜合素質(zhì)，也能有效的提高學(xué)籍管理隊(duì)伍整體水平。

3.3 加大系級管理體制的影響力，明確各個(gè)管理部門職責(zé)

學(xué)籍管理的職責(zé)主要是學(xué)籍管理和成績管理兩塊。學(xué)籍管理主要負(fù)責(zé)管理制度的制定、學(xué)籍注冊、學(xué)籍異動(dòng)、學(xué)籍檔案以及學(xué)歷證書的管理；成績管理主要負(fù)責(zé)成績管理制度建設(shè)、組織院（系）教師對學(xué)生考核成績的登記、錄入、存檔、查詢工作。學(xué)籍管理工作涉及到學(xué)生在校的全過程，關(guān)系到每位學(xué)生的切身利益，而在這個(gè)過程中形成的第一手資料，來源于系部，系學(xué)生管理部門和輔導(dǎo)員要充分發(fā)揮作用，明確職責(zé)，只有學(xué)籍管理各個(gè)部門、院（系）管理部門和輔導(dǎo)員老師們共同協(xié)調(diào)、配合，提高院（系）管理體制的影響力，在學(xué)院高度重視下，才能把高職學(xué)籍管理工作做得更好。如果能把學(xué)籍學(xué)歷信息管理平臺(tái)、學(xué)院教務(wù)系統(tǒng)和學(xué)院學(xué)生信息管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)有效整合，使資源能夠共享。

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