高校辦公自動(dòng)化建設(shè)的現(xiàn)狀與問(wèn)題

摘 要：在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信技術(shù)以及多媒體技術(shù)的迅速發(fā)展和廣泛應(yīng)用的今天，辦公方式也逐步向網(wǎng)絡(luò)化和無(wú)紙化辦公發(fā)展，辦公自動(dòng)化也應(yīng)運(yùn)而生。本文就目前高校辦公自動(dòng)化建設(shè)的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并指出其存在的問(wèn)題，以期促進(jìn)高校辦公自動(dòng)化建設(shè)的健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：高校 辦公自動(dòng)化 建設(shè)

中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1673-9795（2013）08（a）-0128-01

辦公自動(dòng)化（Office Automation，簡(jiǎn)稱OA）所指的是辦公人員通過(guò)使用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的新成果，來(lái)借助先進(jìn)的辦公設(shè)備，從而實(shí)現(xiàn)辦公的自動(dòng)化以及科學(xué)化，這樣做的目的就是在于可以縮短辦公時(shí)間，從而提高辦公效率，還可以減少各種各樣的差錯(cuò)以及弊端。利用科學(xué)的管理方法，提高管理和決策的科學(xué)化水平。隨著社會(huì)的進(jìn)步，辦公自動(dòng)化也如同其他新興科技一樣需求應(yīng)運(yùn)而生的。早期的辦公自動(dòng)化的主要是利用傳真機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等辦公設(shè)備進(jìn)行辦公，現(xiàn)代的辦公自動(dòng)化實(shí)際上是信息共享、交換、分類、傳遞與處理及其活動(dòng)的協(xié)調(diào)，從而達(dá)到一定目標(biāo)的過(guò)程。高校具有人才、科技、設(shè)備等優(yōu)勢(shì)，有實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的良好條件。通過(guò)辦公自動(dòng)化的管理，就可以實(shí)現(xiàn)各部門信息資源的共享，大大提高了工作效率以及管理水平。

1 目前高校辦公自動(dòng)化建設(shè)的狀態(tài)

1.1 目前高校辦公自動(dòng)化建設(shè)的狀況

現(xiàn)如今計(jì)算機(jī)通信技術(shù)發(fā)展的越來(lái)越快，隨之也影響著高校校園網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)。高校的廣大師生員工的計(jì)算機(jī)水平在不斷提高，而高校辦公自動(dòng)化建設(shè)也隨之展開，在許多高校中都根據(jù)自己的需求配備了軟件、硬件形成了自己的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。網(wǎng)絡(luò)的覆蓋面已經(jīng)包括了：主要辦公樓、教學(xué)樓、實(shí)驗(yàn)樓、圖書館以及教師學(xué)生的宿舍當(dāng)中，高校校園網(wǎng)建設(shè)也已初具規(guī)模。

1.2 辦公人員的計(jì)算機(jī)水平在逐步提高

高校是計(jì)算機(jī)普及率最高的系統(tǒng)之一，技術(shù)力量雄厚，管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和水平相對(duì)較高，這就使高校實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化具備了必備條件。高校里的人才資源使實(shí)現(xiàn)適合高校本身的軟件開發(fā)成為可能，隨著計(jì)算機(jī)的廣泛使用，單從辦公人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平來(lái)看，也在逐步提高。各高校辦公人員，尤其是行政人員基本上都使用電腦辦公，電腦已經(jīng)成為高校辦公、教學(xué)的一種必備工具。

1.3 辦公軟件越來(lái)越多，功能越來(lái)越強(qiáng)進(jìn)

目前，就單純的辦公自動(dòng)化軟件已經(jīng)層出不窮，其各自的功能也越來(lái)越強(qiáng)大。在各大高校中，使用Office辦公軟件已經(jīng)成為了辦公人員收發(fā)郵件的主要途徑，這一進(jìn)步良好的推動(dòng)以及奠定了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的發(fā)展。此外，各高校相繼使用了教務(wù)管理系統(tǒng)、學(xué)生管理系統(tǒng)、圖書管理系統(tǒng)、后勤管理系統(tǒng)等，以方便學(xué)校開展工作，提高管理水平。

2 高校辦公自動(dòng)化存在的問(wèn)題

2.1 辦公人員意識(shí)薄弱，專業(yè)技術(shù)人員不足

目前，辦公自動(dòng)化建設(shè)中最突出的問(wèn)題就是辦公人員意識(shí)薄弱，表現(xiàn)在對(duì)辦公自動(dòng)化的本質(zhì)作用理解不夠深，對(duì)使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的緊迫性和必要性認(rèn)識(shí)不夠。辦公人員習(xí)慣了傳統(tǒng)的公文處理模式，對(duì)其有較強(qiáng)的依賴性，不愿意主動(dòng)去改變。另外，有些領(lǐng)導(dǎo)習(xí)慣了親自聽取工作匯報(bào)，直接書面審批，沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到辦公自動(dòng)化的優(yōu)越性。提高辦公人員的辦公自動(dòng)化意識(shí)，尤其要強(qiáng)化各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的辦公自動(dòng)化意識(shí)，只有領(lǐng)導(dǎo)和辦公人員都有現(xiàn)代化的意識(shí)和觀念，才有可能加快辦公自動(dòng)化的建設(shè)步伐。因此，就需要一支高效的技術(shù)隊(duì)伍，這是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)成功實(shí)施的可靠技術(shù)保障。

2.2 設(shè)備和資源不足

由于現(xiàn)有辦公自動(dòng)化軟件沒(méi)有完全達(dá)到人們的要求，從而在一定程度上讓部分辦公人員產(chǎn)生了畏懼心理。于是人們對(duì)辦公自動(dòng)化軟件提出了較高的期望，希望它使用方便、操作簡(jiǎn)單。同時(shí)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)還需要一定的硬件條件。首先，要有局域網(wǎng)，辦公的電腦要入網(wǎng)。一個(gè)安全、穩(wěn)定的局域網(wǎng)是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)運(yùn)行的網(wǎng)絡(luò)保障。計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善，就要結(jié)合本校的實(shí)際情況，更新設(shè)備儀器，同時(shí)自行開發(fā)適用性強(qiáng)的辦公管理軟件，提高軟件的效率。

2.3 學(xué)校自身管理不夠，不夠重視

任何一個(gè)系統(tǒng)軟件的建設(shè)都是“三分技術(shù)，七分管理”，這就需要高校管理層是既懂信息技術(shù)和業(yè)務(wù)，又懂管理的人才。但是現(xiàn)在高校大部分高層管理人員缺乏專業(yè)的辦公自動(dòng)化技術(shù)能力，要解決這個(gè)問(wèn)題，首先要開展培訓(xùn)?？梢韵冉o各個(gè)部門的管理員培訓(xùn)，通過(guò)管理員對(duì)自己部門人員培訓(xùn)，起到“以點(diǎn)帶面”的作用。其次，要建立與辦公自動(dòng)化相適應(yīng)的信息管理制度，逐步規(guī)范公文在辦公自動(dòng)化化系統(tǒng)中的運(yùn)轉(zhuǎn)程序，逐步取消部門紙質(zhì)文件。同時(shí)要及時(shí)做好備份工作，對(duì)于需要存紙質(zhì)的文件要做好存檔工作。高職院校的辦公自動(dòng)化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜龐大、綜合性強(qiáng)的系統(tǒng)工程，沒(méi)有學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)的重視推廣起來(lái)就會(huì)非常困難。辦公自動(dòng)化的建設(shè)需要建設(shè)隊(duì)伍、經(jīng)費(fèi)和設(shè)備支撐。有了領(lǐng)導(dǎo)的重視，建設(shè)系統(tǒng)所需經(jīng)費(fèi)、技術(shù)隊(duì)伍、設(shè)備等問(wèn)題才會(huì)迎刃而解。

2.4 網(wǎng)絡(luò)安全狀況堪憂

由于網(wǎng)絡(luò)的開放性，辦公自動(dòng)化過(guò)程中還存在著數(shù)據(jù)安全、信息安全、電子簽名安全等方面的不確定性和危險(xiǎn)性，一定程度上影響了高職院校辦公自動(dòng)化的推進(jìn)和發(fā)展。因此，在辦公自動(dòng)化的推進(jìn)過(guò)程中，一方面，要增強(qiáng)高職院校全體人員的保密和安全認(rèn)識(shí)；另一方面，要通過(guò)各種技術(shù)，保證合法用戶的正常運(yùn)用，從而在確保信息系統(tǒng)安全的前提下推動(dòng)辦公自動(dòng)化有效運(yùn)轉(zhuǎn)。

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工程，在發(fā)展過(guò)程中不可避免地會(huì)遇到一些阻力和問(wèn)題。要實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)的辦公方式向辦公自動(dòng)化的成功轉(zhuǎn)變，我們必須要有足夠的思想準(zhǔn)備，敢于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，正視問(wèn)題，解決問(wèn)題，從而帶動(dòng)學(xué)校的信息化建設(shè)工作。

參考文獻(xiàn)

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