淺析高等院校辦公室秘書工作素養(yǎng)

摘 要：高等學校辦公室代表著一所高校的行政管理水平，其秘書工作更是傳遞文件、溝通政務、上情下達、下情上傳情況的載體，隨著科技信息技術的迅猛發(fā)展對于秘書從業(yè)者的政治素養(yǎng)、服務意識、公關和保密能力及溝通能力都提出新的更高的要求，本文同時分析了提高其工作素養(yǎng)的基本途徑。

關鍵詞：高等院校；辦公室；秘書；素養(yǎng)

高等學校辦公室是一個學校的核心部門，它擔負著承上啟下、溝通內(nèi)外、協(xié)調(diào)各方的樞紐作用，它展現(xiàn)著一所高校特有的精神面貌，代表著一所高校的行政管理水平。辦公室中的秘書作為學校領導的咨政人員和決策參謀，更是傳遞文件、溝通政務、上情下達、下情上傳情況的載體。隨著科技信息技術的迅猛發(fā)展，網(wǎng)絡改變了傳統(tǒng)信息與公文的交流、傳遞方式，信息量增長、工作節(jié)奏加快都對辦公室秘書的工作素養(yǎng)提出了更多更高更新的要求。

一、高等院校辦公室秘書工作基本素養(yǎng)

（一）過硬的政治素養(yǎng)

高等院校辦公室秘書人員的工作處處都涉及黨和國家的方針政策以及學校內(nèi)部規(guī)章制度，[1]因此要成為一名合格的秘書工作者必須要擁有過硬的政治素養(yǎng)，以政治思想作指導，認真學習黨和國家的路線、方針、政策同高等教育規(guī)律，掌握學校的各種規(guī)章制度，不斷提高自身政治修養(yǎng)和業(yè)務能力，具備一定的政治鑒別力和決策能力，能夠及時收集、了解各相關院系、行政部門的基本情況、發(fā)展態(tài)勢，可以運用正確的立場、觀點和方法來解決工作中的實際問題，并為學校領導作出正確決策、公平公正地處理問題提供真實有效的信息。

（二）優(yōu)秀的服務素養(yǎng)

高等院校辦公室秘書的工作主要就是服務工作， 其總的利益指向就是上對學校領導服務，下對師生院系和各行政部門服務，依靠自身高質(zhì)量的服務使秘書工作在履行管理工作職責中得到全方位的理解、支持，同時在服務中樹立自己的威信。因此秘書工作者必須要具備十分優(yōu)秀的服務素養(yǎng)，自覺樹立服務意識，增強服務主動性，將服務作為秘書工作的出發(fā)點、著眼點，協(xié)調(diào)各種關系，從而高效率地完成本職工作。

（三）強烈的公關和保密素養(yǎng)

高等院校辦公室秘書處于學校黨政機關的樞紐、心臟位置，在日常工作中起著承上啟下、參謀助手的作用，協(xié)助學校領導抓大事、擋小事，溝通平衡上下關系、左右關系及內(nèi)外關系，如協(xié)調(diào)學校領導同各行政部門、院系之間的聯(lián)系，處理接待群眾來信來訪，在各類慶典、宴會、接待中做好領導的隨員等，因此辦公室秘書必須具備良好的公關素養(yǎng)，能夠游刃有余地處理各類復雜關系、突發(fā)緊急事件，為領導排憂。同時，辦公室秘書的工作性質(zhì)決定了工作期間會接觸大量機要文件、核心機密，一旦泄密將會給工作甚至學校帶來巨大的損失，因此作為一名合格的秘書工作者同時還應該具備強烈的保密素養(yǎng)。

（四）良好的溝通協(xié)調(diào)素養(yǎng)

高校辦公室秘書工作人員的日常工作就是處于同學校領導、教師及行政工作人員的交往中，協(xié)調(diào)安排好各項工作、處理好同上述人員直接之間的關系就顯得尤為重要。良好的溝通協(xié)調(diào)能力是秘書工作人員避免沖突、高質(zhì)高效地完成工作任務的重要素養(yǎng)。在實施領導決策的過程中，秘書人員要有大局意識，及時向?qū)W校教師、學生、工作人員多引導、解釋，消除不必要的分歧和誤解，使得政令通暢，同時也要將廣大師生員工的思想動態(tài)及時反饋給領導層面，使領導能夠接受師生員工的合理化建議，在信息的互動傳遞中完善決策，更好地實現(xiàn)學校的良性發(fā)展；在協(xié)調(diào)同行政部門間的工作時，盡量不在一些非原則問題上斤斤計較，積極熱情、以誠相待，通過雙方面協(xié)調(diào)達成共識，確保工作的圓滿完成，這對于實現(xiàn)學校的可持續(xù)性發(fā)展具有十分重要的意義。

（五）進取的創(chuàng)新素養(yǎng)

秘書人員的工作定位就是協(xié)調(diào)、服務、傳達、督辦等基本職能的優(yōu)化，隨著高等教育改革的不斷深入發(fā)展，高等院校辦公室秘書人員必須具備開拓創(chuàng)新、銳意進取這一的良好素養(yǎng)，不斷探索新規(guī)律，積累新知識，不斷提高自身能力。這里的“創(chuàng)新”不僅僅是指工作方式的創(chuàng)新，更重要的是工作理念和工作過程的創(chuàng)新，如業(yè)務知識創(chuàng)新、工作技術創(chuàng)新、管理創(chuàng)新等，辦公室秘書人員要能夠根據(jù)實際工作狀況及時轉(zhuǎn)變工作方式、改進工作作風，增強對識別、保持、擴展自身知識的積極性，充分挖掘自身潛力，使自己的個性和能力得到充分的顯現(xiàn)，只有這樣才能進一步提高工作質(zhì)量和效率，達到創(chuàng)新的效果和目的。

二、提高高等院校秘書工作素養(yǎng)的途徑

（一）見多識廣，開闊視野

要想成為一名優(yōu)秀的辦公室秘書人員就必須在日常工作、學習中處處留心，多觀察其他秘書是如何處理問題的，“三人行，則必有我?guī)熝伞?，無論是經(jīng)驗豐富的秘書還是入行不久的新人，都可以作為自己學習和借鑒的對象。只有見多識廣、視野開闊，多從他人身上汲取理論觀點、知識框架、工作方式、語言表達、思維方式等各方面的特點，取其精華、去其糟粕，取長補短，才能夠在自己的工作崗位上少走彎路。[2]

（二）對外交流，積累經(jīng)驗

加強同其他兄弟院校、關系單位間的交流，了解、學習成就突出秘書人員的成長歷程，多聽取其他不同類型、不同層次、不同年齡、不同職業(yè)秘書的心得體會，不斷積累自身經(jīng)驗，廣聽博采，相得益彰，這既是轉(zhuǎn)變陳舊工作觀念、積極拓寬工作思路的有效方法，同時也是收集、掌握各類工作信息以及現(xiàn)行教育改革新措施的有益途徑，對于提高秘書人員的工作層次和水平十分有益。

（三）以人為本，謙虛謹慎

高等院校辦公室秘書人員的工作歸根到底是一種“以人為本”的綜合性服務工作，只有全面采取人性化的工作方式，樹立“工作即服務”的人性理念，工作中多溝通，多協(xié)調(diào)，謙虛謹慎、互諒互讓，才能夠成為一名合格的秘書人員。對于優(yōu)秀的秘書人員來說，應當既是“專家”，又是“通才”：在擁有扎實的文化基礎知識、秘書業(yè)務工作基本理論知識的基礎上，具備專業(yè)管理學知識，熟悉學校各院系專業(yè)、各學科特色、發(fā)展方向，了解同本職工作密切相關的學科知識，掌握同高校教育管理、教學、科研等方面的情況，具有全心全意為人民服務的精神和實事求是、以人為本的態(tài)度，工作中尊重、善待對方感覺，注意把握權利運用的“尺度”等，都是必不可少的工作素養(yǎng)。

優(yōu)秀的高等院校辦公室秘書工作人員對外應該樹立起創(chuàng)新、優(yōu)秀、高效、謙虛的辦公形象，在所屬高校的校園文化的包涵和影響下，充分認識到自身“參與政務、管理事務、搞好服務”的三大工作職能，運用大局觀念、發(fā)展眼光，切實將工作的重心放在學校整體工作的高度，才能夠圍繞工作高效、優(yōu)質(zhì)地服務。同時，辦公室秘書工作不是一成不變的，它具備穩(wěn)定性、靈活性雙重特征，在形勢的不斷發(fā)展、經(jīng)驗的不斷積累中，秘書工作也應該與時俱進、不斷發(fā)展，有效提高工作效能，為學校實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的目標提供重要保障。

參考文獻

[1]楊兆蘭.高等學校院系辦公室人員素質(zhì)淺議[J].西安郵電學院學報，2007，（7）：164-166.

[2]鄒波.高校辦公室秘書工作角色的定位與意識培養(yǎng)[J].山東省青年管理干部學院學報，2004，（5）：90-91.