淺談EXCEL在教學(xué)中的巧妙應(yīng)用

摘 要：EXCEL中有許多功能能夠巧妙地幫助我們解決日常教學(xué)及辦公中的實(shí)際問題，我們只要學(xué)會使用這些技巧，可以有效地提高辦公效率。本文作者以EXCEL2010為例介紹了一些使用技巧。

關(guān)鍵詞：EXCEL；教學(xué)辦公；應(yīng)用；技巧

Excel中的一些功能可以幫助我們方便、快捷地解決日常教學(xué)辦公中的問題，在教學(xué)使用過程中，我積累了一些經(jīng)驗，現(xiàn)將這些東西寫出來與大家一起分享。

1.條件格式

在用筆填寫成績等分冊時，教師習(xí)慣上將不合格的成績用紅色筆填寫。那么如何在Excel的成績表中利用功能來實(shí)現(xiàn)這個結(jié)果呢？其實(shí)我們只要借助Excel中的“條件格式”功能就可以實(shí)現(xiàn)。方法是： 選定成績表中的成績數(shù)據(jù)，單擊“開始”選項卡中的“樣式”組中選擇“條件格式”按鈕，在打開的“條件格式”菜單中選擇“突出顯示單元格規(guī)則”里的“小于”，打開如圖1所示的對話框，如圖進(jìn)行設(shè)置即可。我們會發(fā)現(xiàn)分值小于60的單元格的數(shù)據(jù)自動變成了紅色。如果有學(xué)生的分?jǐn)?shù)進(jìn)行了修改，標(biāo)記也會隨之做出相應(yīng)的修改。

圖1

2.對多張工作表設(shè)置頁面

打印Excel工作表時，需要對打印工作表進(jìn)行頁面設(shè)置，如果每張表需要設(shè)置相同的頁面參數(shù)，只需要同時選中多張工作表一次性進(jìn)行頁面設(shè)置操作。方法是：按住“Ctrl”鍵不放，分別單擊要打印的工作表標(biāo)簽名稱，使打印的工作表同時處于被選中狀態(tài)，單擊“頁面布局”選項卡，在“頁面設(shè)置”組中單擊相應(yīng)的按鈕，在對話框中進(jìn)行參數(shù)的設(shè)置，[確定]后就可以直接進(jìn)行打印操作了。

3.快速輸入無序數(shù)據(jù)

在Excel中，我們經(jīng)常要輸入大批量的數(shù)據(jù)，如學(xué)生的學(xué)籍號、身份證號等。這些數(shù)據(jù)一般都無規(guī)則，所以不能用“填充序列”的方法來快速完成。不過我們發(fā)現(xiàn)，這些數(shù)據(jù)雖然沒有一定的規(guī)則，但是至少前幾位是相同的，只有后面的幾位數(shù)據(jù)不同。按照下面的設(shè)置，我們只要輸入后面幾位不同的數(shù)據(jù)，前面相同的部分可以由系統(tǒng)自動添加，這樣就大大減少了輸入量。例如以學(xué)籍號為例，假設(shè)由8位數(shù)值組成，前6位相同，均為201301，后2位為不規(guī)則數(shù)字，如學(xué)籍號為20130101、20130123等。操作方法如下：選中學(xué)籍號字段所在的列，單擊“開始”選項卡中的“數(shù)字”組的“功能擴(kuò)展”按鈕命令（右下角箭頭），在“設(shè)置單元格格式”對話框的“分類”中選擇“自定義”，在“類型”文本框中輸入“20130100”（如圖2）。不同的2位數(shù)字全部用“0”來表示，有幾位不同就加入幾個“0”，[確定]退出后，輸入“12”按回車鍵，便得到了“20130112”，輸入“24”按回車便得到了“20130124”。身份證號的輸入與此類似。

4.輕松導(dǎo)入Web數(shù)據(jù)

每次把網(wǎng)頁上的表格粘貼到 Excel 里，然后作了許多格式調(diào)整、美化一下。下次網(wǎng)頁數(shù)據(jù)更新了，又要從頭弄一下。但是如果按下面方法操作可以自動從網(wǎng)上更新數(shù)據(jù)。單擊【數(shù)據(jù)】選項卡，在【獲取外部數(shù)據(jù)】組中單擊【自網(wǎng)站】按鈕。打開【新建Web查詢】對話框，將地址欄中輸入網(wǎng)址，網(wǎng)頁打開后，會看到帶黃底色的向右箭頭，單擊可選定整個頁面，單擊【轉(zhuǎn)到】按鈕，單擊后，綠箭頭變成綠勾，這時處于選定了整個頁面，框中的數(shù)據(jù)就可以導(dǎo)到Excel 2010，單擊【選項】按鈕，打開【W(wǎng)eb查詢選項】對話框，在這里可以選擇導(dǎo)入Excel的格式，【無】指只導(dǎo)入文字，【僅 RTF 格式】指導(dǎo)入格式但不包含鏈接，【完全 HTML 格式】指導(dǎo)入文字、格式和鏈接。所需的數(shù)據(jù)選好后，單擊【導(dǎo)入】按鈕，然后選擇存放數(shù)據(jù)的單元格，單擊【確定】按鈕，數(shù)據(jù)添加到Excel表格后，我們可以做些美化或添加格式。如果需要更新數(shù)據(jù)的時候，切換到【數(shù)據(jù)】選項卡，單擊【連接】組的【全部刷新】按鈕。

5.復(fù)制表格巧設(shè)列寬

當(dāng)我們需要在Excel中將某處表格復(fù)制到其它位置時，經(jīng)常發(fā)現(xiàn)，原來表格的列寬會無形中被當(dāng)前列寬所取代，造成數(shù)據(jù)顯示不均。如果想把原來的列寬應(yīng)用到當(dāng)前位置，我們可以通過這個方法來實(shí)現(xiàn)，在當(dāng)前數(shù)據(jù)區(qū)域內(nèi)點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，單擊“選擇性粘貼”，在彈出的“選擇性粘貼”窗口中，將“列寬”一項復(fù)選框勾中即可。

6.行列互換輕松實(shí)現(xiàn)

對于Excel工作表中的數(shù)據(jù)，有時需要將其進(jìn)行行列轉(zhuǎn)換，即將原來的列變?yōu)樾?，原來的行變?yōu)榱小７椒ê芎唵?，首先選中需互換的單元格，并將它們進(jìn)行“復(fù)制”，然后單擊“選擇性粘貼”命令，在彈出的“選擇性粘貼”對話框中，把“轉(zhuǎn)置”一項復(fù)選框勾中，最后“確定”退出即可。

7.讓控制指針改變方向

系統(tǒng)默認(rèn)情況下，當(dāng)我們在Excel中的一個單元格中輸入完數(shù)據(jù)后按“回車”鍵，單元格則會自動向下移動。如果想讓指針向別的方向移動，大家可以按這個方法來設(shè)置：點(diǎn)擊左上角的“文件”選項，從中選擇“選項”欄，進(jìn)入“Excel選項”窗口，在“高級”一欄中選擇“編輯選項”，然后點(diǎn)擊“方向”的下拉菜單，從中選擇“Enter”鍵的活動方向。按“確定”按鈕，即可。

8.快速繪制文本框

通常在Excel中使用文本框來進(jìn)行表格內(nèi)容注釋，如果按住Alt鍵不放再繪制文本框可實(shí)現(xiàn)文本框與單元格邊線的重合，從而減輕調(diào)整文本框位置的工作量。