信息網(wǎng)絡環(huán)境下檔案資源實施規(guī)范化、標準化管理的踐行性分析

摘 要：檔案標準化是檔案工作規(guī)范化、現(xiàn)代化的基礎性工作。在信息網(wǎng)絡環(huán)境下，檔案館要避免大量重復性概念和事物，就要加強標準規(guī)范的制定與實施。因此，在分析信息網(wǎng)絡環(huán)境下檔案標準化建設特點和發(fā)展趨勢的基礎上，依據(jù)檔案管理工作規(guī)律與建設原則，架構了檔案標準規(guī)范體系，建立了與科技進步協(xié)同發(fā)展的檔案業(yè)務全程管理標準。

關鍵詞：檔案；標準化；網(wǎng)絡信息

中圖分類號：G271.6 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2013）17-0236-02

隨著信息網(wǎng)絡時代的進步，生活方式的多元化、社會信息服務對檔案事業(yè)的影響和沖擊，深刻地改變著整個人類社會的生存方式和思維方式。人們對檔案認識的深化和信息技術的廣泛應用，為檔案事業(yè)的發(fā)展提供了更為廣闊的環(huán)境和極好的機遇。信息網(wǎng)絡不僅體現(xiàn)了檔案管理的目的和接收、利用模式的統(tǒng)一，也能夠從檔案收集源頭處理各種載體信息資源，且具有存儲和快速檢索利用功能，更加方便速捷地提供了利用檔案信息資源，成為保護檔案資源原件、加快檔案信息資源傳遞、發(fā)掘擴大檔案信息資源利用范圍的更加便捷手段。

一、信息網(wǎng)絡環(huán)境下檔案規(guī)范化、標準化管理的作用、意義

標準化管理是組織現(xiàn)代化生產的重要手段，是科學管理的重要組成部分。推行標準化管理是國家現(xiàn)代化建設中的一項重要經(jīng)濟政策，其目的是在經(jīng)濟、技術、科學管理等社會活動中，對重復性事物和概念，通過制定、發(fā)布和實施標準達到統(tǒng)一，以獲得最佳秩序和社會效益。檔案是人類一切生產活動中類型最為豐富多樣的一種，具有很強的繼承性。檔案工作是一項基礎性管理工作，涉及到用戶活動的各個方面，除了為用戶發(fā)展提供檔案信息資料服務外，更重要的是為用戶的生存和發(fā)展積累儲備寶貴的能反映諸多方面歷史軌跡的信息資源。在網(wǎng)絡信息環(huán)境下，檔案工作作為一個為公眾服務的行業(yè)，在管理的各個環(huán)節(jié)和工作的實踐過程中，都存在著規(guī)范化、標準化服務以及提高服務質量的問題。因此，在生成檔案的諸多環(huán)節(jié)中，應制定和執(zhí)行與管理制度相適應的一系列的工作標準和制度，使檔案管理的諸多環(huán)節(jié)有章可循、有法可依，從而使得最終形成的檔案達到規(guī)范統(tǒng)一，使檔案管理的每個過程從無序到有序，避免未來在同一層次上的重復勞動，保證檔案信息資源在進入計算機時的可處理化，實現(xiàn)檔案信息資源的自動發(fā)、傳、收、儲等，避免檔案工作出現(xiàn)人、財、物的浪費，使有限的資金較大限度地發(fā)揮作用。

二、信息網(wǎng)絡環(huán)境下檔案規(guī)范化、標準化的特點分析和發(fā)展現(xiàn)狀

信息網(wǎng)絡時代，技術標準顯現(xiàn)出了極大的重要性，標準在國際層面有國際標準組織、在專業(yè)領域有文件/檔案專業(yè)組織、在國家層面有各國檔案機構等分別組織制定檔案信息標準，因而形成了不同層面、領域檔案信息標準，這些組織制定的檔案信息標準十分專業(yè)，吸取了各國檔案工作的最佳實踐經(jīng)驗，對用戶或系統(tǒng)具有明確的應用針對性，從標準的層次上帶有操作性，或者說具有很強技術性的標準居多，所制定的標準集中反映了人類在這一領域的發(fā)展與應用。從國外檔案規(guī)范化、標準化建設的進展來看，不但起步早且更重視實踐探索，20世紀90年代中后期以來，檔案標準制定方面的速度明顯加快，尤其是進入21世紀，新制修訂標準數(shù)量增長了一倍多，而且發(fā)展速度在不斷加快。如以國際標準的制定為例：從2001年制定的第一個電子文件管理標準至今已發(fā)布了2O余項標準[1]。覆蓋了：文件管理、服務、工作流程、成像領域，以及文件存儲與歸檔五大領域的標準，檔案信息標準體系構架正在形成，實現(xiàn)了標準的系列化與成套性[2]。

從1979年頒布《中華人民共和國標準化管理條例》以來，1983年成立了全國檔案工作標準化領導小組，1985年第一個檔案工作國家標準《檔案著錄規(guī)則》頒布實施，1991年成立全國檔案工作標準化技術委員會，同年發(fā)布了《檔案工作標準體系表》[3]；截至2011年底，中國已出臺10多項國家標準、近60項行業(yè)標準，涉及的范圍非常廣泛，涵蓋了檔案管理、業(yè)務等工作的各個方面。這些標準相互補充、相互協(xié)調，在規(guī)范檔案工作、提高檔案利用和現(xiàn)代化管理水平等方面發(fā)揮了重要的技術支撐和基礎保障作用。

三、信息網(wǎng)絡環(huán)境下檔案規(guī)范化、標準化的建設原則

在信息網(wǎng)絡環(huán)境下，檔案標準化體系建立是檔案工作規(guī)范化、現(xiàn)代化的基礎性工作，是一項復雜的系統(tǒng)工程。規(guī)范化、標準化工作不是一個純理論問題，更多的是一個實踐性、應用性的問題，涉及到檔案形成的諸多環(huán)節(jié)，如檔案著錄格式、整理方法、數(shù)據(jù)庫建設及整個網(wǎng)絡體系結構的標準化，包括統(tǒng)一的術語定義、內部體系結構、數(shù)據(jù)交換方式、信息流向、軟硬件接口規(guī)范、功能設置、支撐環(huán)境等各項工作，且對設備構成、人員組成、管理方法等均有周密的規(guī)劃和設計。

1.遵循性、統(tǒng)一性

遵循已有檔案標準的基本內容，保持標準內容前后一致，技術水平一致，盡量不做大的改動，體現(xiàn)出與科技進步協(xié)同發(fā)展的檔案業(yè)務全程（文件生命周期系統(tǒng)）管理標準特征。例如，制定案卷質量標準，使組卷工作達到應有的水平；制定檔案業(yè)務流程標準，做到收集到位、整理歸檔到位，保證各種載體材料不漏存、不丟失、保證進館檔案的質量等。設備裝具是檔案館的基礎設備，應按標準化、系列化集中批量生產，建立起良好的工作秩序，使檔案工作領域內需要協(xié)調統(tǒng)一的重復性事物和概念達到統(tǒng)一，從而避免在實際工作中出現(xiàn)的重復、矛盾、繁雜、混亂的局面，促進管理水平的提高。

2.創(chuàng)新性、穩(wěn)定性

不受原標準的一些束縛，根據(jù)信息網(wǎng)絡環(huán)境的合理需求，進行必要的創(chuàng)新，所實施的標準在一段時期內保持相對穩(wěn)定。如，數(shù)據(jù)庫的結構標準，電子文件智能元數(shù)據(jù)標準，由單體元數(shù)據(jù)標準轉向元數(shù)據(jù)語義與語法標準的系統(tǒng)化，電子環(huán)境中檔案元數(shù)據(jù)交換格式的標準化是受到檔案工作者普遍關注的重點，離開了檔案元數(shù)據(jù)交換格式的標準化就沒有真正意義上的檔案信息資源共享，所以，保證數(shù)據(jù)被讀取時不依賴專用的軟件環(huán)境對檔案元數(shù)據(jù)交換格式標準的研究充分展現(xiàn)了檔案信息資源共享的發(fā)展前景。

3.前瞻性、科學性

在信息網(wǎng)絡環(huán)境下圍繞檔案信息化建設實踐，建立科學、有效的檔案管理體系，加強檔案生命周期的管理，做好需求分析，制定從檔案形成、收集、整理、驗收、歸檔、利用服務一系列相關需求標準，由后端管理標準向前端、全程管理標準過渡，向知識集成管理發(fā)展，延長標準的使用壽命，了解一些具有前瞻性的工作。比如，數(shù)字檔案館功能需求標準、數(shù)據(jù)庫、電子文件管理系統(tǒng)及其元數(shù)據(jù)需求標準，電子文件管理逐步轉向文件生命周期全過程處理的檔案數(shù)字化系統(tǒng)標準等。且由單一媒體向多種媒體過渡的發(fā)展趨勢，數(shù)據(jù)庫的結構、代碼編制留有擴充余地，增加一些當前尚未用上而今后可能需要的內容等[4]。各項標準必須能清楚地反映檔案技術水平和組織的結構程序，且每一項具體實施的內容應具有超前性，體現(xiàn)一定的科學引導性和先進性，這樣才能保證檔案信息化建設的科學、高效持續(xù)發(fā)展。

4.實效性、安全性

在各種標準和大方向不改變的情況下，做到檔案信息資源的收、整、審、歸、鑒、利、二次加工開發(fā)為一體的檔案管理信息服務系統(tǒng)，以計算機網(wǎng)絡、數(shù)字加工、信息分析技術等為支持，充分利用網(wǎng)絡技術，收集更新和發(fā)布共享；利用信息分析技術，打破現(xiàn)有數(shù)據(jù)的使用限制，整合檔案資源，挖掘隱性知識；利用數(shù)字處理技術實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化，方便共享；利用網(wǎng)絡辦公技術，審核控制檔案資源的使用權限，保證資源安全。

四、信息網(wǎng)絡環(huán)境下檔案館規(guī)范化、標準化體系結構

在網(wǎng)絡信息環(huán)境下建立檔案規(guī)范化標準體系是檔案標準化的核心內容，檔案規(guī)范化標準體系建立的科學、合理與否直接關系到檔案標準化的工作成敗，研究建立檔案規(guī)范化標準體系，是為了規(guī)范管理業(yè)務領域的數(shù)據(jù)元，在數(shù)據(jù)建模、信息采集、加工處理、數(shù)據(jù)交換的過程中有統(tǒng)一的標準與規(guī)范，最大限度地在網(wǎng)絡信息環(huán)境下實現(xiàn)信息優(yōu)化管理和資源共享，因此，檔案規(guī)范化標準體系的核心由基礎標準、業(yè)務標準、技術標準、管理標準和專業(yè)標準五個部分組成，其中基礎標準：是檔案工作基礎性、指導性的規(guī)范，在制定標準時要經(jīng)常引用的標準；業(yè)務標準：是檔案規(guī)范化標準體系的主體；技術標準：是在網(wǎng)絡信息環(huán)境下對檔案館設施設備、計算機網(wǎng)絡管理、縮微復制等技術手段進行相應的統(tǒng)一和規(guī)范，以實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化的目的；管理標準：是針對檔案工作的組織、程序、職責等提出的行業(yè)工作標準，它對于建立檔案基礎管理、規(guī)范行業(yè)工作質量和作風具有重要意義；專業(yè)標準：是根據(jù)不同專業(yè)的特點而設置，突出體現(xiàn)不同專業(yè)檔案的管理規(guī)范和要求，以適應檔案專業(yè)化管理的需要。每部分根據(jù)各自的工作要求確定一定的分類層次，制定相應的具體標準，每個規(guī)范化標準部分是整個檔案規(guī)范化標準體系的子系統(tǒng)，它們既是相對獨立的、相對穩(wěn)定的，又是相互聯(lián)系、互相作用，動態(tài)發(fā)展的，它不斷在實施和制定過程中修訂、充實和完善，以適應不同時期的工作要求，構成一個科學、系統(tǒng)的標準體系[5]。

結語

實施檔案規(guī)范化標準化管理，是提高檔案管理質量的有效途徑，是由傳統(tǒng)的檔案管理方式向現(xiàn)代化科學管理方式的轉變，只有加速檔案工作規(guī)范化標準化，才能有利于改善檔案的基礎管理，有利于檔案工作在網(wǎng)絡環(huán)境下逐步走向智能化，促使檔案現(xiàn)代化制度更加完善和發(fā)展。

參考文獻：

[1] 段榮婷.論國際檔條信息標準化現(xiàn)狀、發(fā)展趨勢及中國的對策[J].檔案學研究，2008，（1）.

[2] 段榮婷.國際檔案信息標準化現(xiàn)狀與發(fā)展趨勢[J].中國檔案，2008，（5）.

[3] 黃建峰.檔案標準化—21世紀檔案工作發(fā)展趨勢[J].科技檔案，2000，（3）.

[4] 沈錫臣，蔣東興.高等學校管理信息體系研究與標準制定[J].中國教育信息化，2010，（7）.

[5] 黃建峰.檔案標準化任務與措施“十五”期間[J].福建檔案，2000，（6）.

[責任編輯 仲 琪]