淺議信息化時(shí)代的高校校辦企業(yè)檔案管理

摘 要：作為記錄校辦企業(yè)成長(zhǎng)與發(fā)展的信息載體，校辦企業(yè)檔案在校辦企業(yè)乃至學(xué)校的發(fā)展中發(fā)揮日益重要的作用，其管理問題不容小覷。但目前存在檔案現(xiàn)代管理意識(shí)薄弱、工作現(xiàn)代化的信息滯后等問題。面對(duì)全化信息化趨勢(shì)和我國(guó)日益提高的信息化程度，高校校辦企業(yè)依托于高等院校，產(chǎn)學(xué)研結(jié)合，有便于信息化的優(yōu)勢(shì)，也有自身的局限性。在信息化社會(huì)，只有在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的指導(dǎo)原則下，加強(qiáng)工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和創(chuàng)新能力，引進(jìn)現(xiàn)代技術(shù)與設(shè)備，實(shí)行現(xiàn)代化管理，積極開發(fā)檔案信息資源，才能為企業(yè)經(jīng)營(yíng)和學(xué)校發(fā)展提供有力保障。

關(guān)鍵詞：高校校辦企業(yè)；檔案管理；信息化

中圖分類號(hào)：G275；G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1673-291X（2013）23-0275-03

我國(guó)企業(yè)對(duì)其檔案工作的認(rèn)識(shí)是伴隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的確立與建設(shè)而逐步深化的，因此可以說，完整意義上的企業(yè)檔案工作是在20世紀(jì)80年代的中后期才真正出現(xiàn)的。當(dāng)企業(yè)檔案工作的地位在企業(yè)中明確之后，企業(yè)檔案工作便與企業(yè)改革同步。企業(yè)檔案作為企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)中的一種重要信息資源發(fā)揮著重要的作用。當(dāng)今全球信息化趨勢(shì)愈演愈烈，我國(guó)的社會(huì)經(jīng)濟(jì)信息化程度日益提高，企業(yè)檔案工作也始終處于不斷的探索和變革之中。而高校校辦企業(yè)，作為相對(duì)特殊的企業(yè)，依托于高等院校，既承載著高?？蒲腥藛T的科學(xué)研究、大學(xué)生的專業(yè)實(shí)習(xí)基地的使命，又擔(dān)負(fù)著力爭(zhēng)收獲經(jīng)濟(jì)效益，為所屬高校增加創(chuàng)收的重任，可謂走在科技與信息化的前列。作為記錄校辦企業(yè)成長(zhǎng)與發(fā)展的信息載體，為本企業(yè)和所屬高校服務(wù)的校辦企業(yè)檔案，在校辦企業(yè)的發(fā)展中發(fā)揮日益重要的作用，其管理問題便不容小覷。

一、高校校辦企業(yè)檔案管理問題現(xiàn)狀

（一）檔案管理意識(shí)薄弱

各行各業(yè)無(wú)不形成檔案，無(wú)不需要查考檔案。在各單位建立檔案館或者檔案室為本企業(yè)服務(wù)是比較普遍的現(xiàn)象。我國(guó)建立的企業(yè)檔案館體系中，除卻檔案處行駛行政管理職能外，檔案館一般具有集中管理企業(yè)檔案史料和開放與服務(wù)的職能，是企業(yè)檔案信息存貯和開發(fā)利用的中心。而統(tǒng)一管理本單位檔案以及主要為本單位服務(wù)，是檔案室區(qū)別于檔案館的本質(zhì)特征。檔案室是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位統(tǒng)一管理本單位檔案的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)，主要面向本單位內(nèi)部，參與企業(yè)文件工作的管理，為本單位的工作經(jīng)營(yíng)、現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)和科學(xué)研究服務(wù)。高等院校的校辦企業(yè)檔案室，一般屬于綜合性檔案室類型，便于統(tǒng)一管理本單位黨政團(tuán)檔案、科研檔案（包括社會(huì)科學(xué)和自然科學(xué)）、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)檔案、財(cái)會(huì)檔案等，優(yōu)于分設(shè)科技檔案檔案室和機(jī)關(guān)檔案室，利于檔案信息資源的綜合開發(fā)以及有效利用，也符合機(jī)構(gòu)精簡(jiǎn)原則。

但是，相對(duì)于高等學(xué)校一般有專門獨(dú)立的檔案管理部門，由于其所屬校辦企業(yè)以中小企業(yè)居多，故多數(shù)不設(shè)專門的檔案管理部門，且對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)不足。許多企業(yè)錯(cuò)誤地將檔案工作看作簡(jiǎn)單的資料收集與整理，沒有專門的檔案室和檔案工作人員，更沒有建立嚴(yán)格的檔案管理制度。個(gè)別企業(yè)的檔案工作機(jī)構(gòu)被設(shè)置到企業(yè)辦公室等其他部門之下，對(duì)企業(yè)信息的掌控能力和統(tǒng)籌運(yùn)用能力較低。根據(jù)有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，企業(yè)檔案部門應(yīng)列入企業(yè)編制系列，由企業(yè)有關(guān)負(fù)責(zé)人直接領(lǐng)導(dǎo)，而許多校辦企業(yè)的檔案工作人員由編外人員擔(dān)任，或者編制內(nèi)員工兼任，缺乏扎實(shí)的專業(yè)基礎(chǔ)和專業(yè)技能。有的企業(yè)雖然意識(shí)到企業(yè)檔案的有效價(jià)值，設(shè)立了專門的檔案部門，安排專職人員，但檔案工作并沒有走上嚴(yán)格的制度化之路，只是成為企業(yè)文化建設(shè)的部分裝飾。實(shí)際上，規(guī)模較小的企業(yè)，即使不設(shè)專門的檔案機(jī)構(gòu)，關(guān)于文件的形成、管理與歸檔要求也應(yīng)在其他制度中體現(xiàn)出來，這樣才能保證校辦企業(yè)的正規(guī)化發(fā)展，才能夠面對(duì)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)作出靈敏應(yīng)對(duì)。

（二）檔案工作信息化滯后

企業(yè)對(duì)檔案的需求，要求提供的檔案信息集中、系統(tǒng)、準(zhǔn)確、及時(shí)和方便，但校辦企業(yè)檔案管理水平由于受人和物諸因素的影響，目前存在信息滯后，沒有把檔案信息資源的開發(fā)利用升到相應(yīng)的高度?，F(xiàn)階段信息形式呈現(xiàn)多樣化，企業(yè)檔案的記載手段多種多樣，目前除了紙質(zhì)材料外，還存在包括磁性材料、感光材料和其他合成材料等大量其他形式的載體，如照片、縮微膠片、錄音磁帶、錄像帶、磁盤、光盤等。這些非紙質(zhì)材料的信息載體，通常被稱之為“新型載體檔案”，因?yàn)榭赏ㄟ^文字、數(shù)字、聲像等形式，更加準(zhǔn)確生動(dòng)地記錄歷史，反映企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。但是許多校辦企業(yè)對(duì)新型載體利用率低，所以存在諸如檔案鑒定水平低，檔案數(shù)量龐大而檔案信息質(zhì)量不高；檔案保管不善，霉?fàn)€、變脆、蟲蝕、字跡褪色、污損等；檔案收集的不完整，缺失較多等問題，需求與檔案管理存在矛盾。部分企業(yè)檔案雖然利用了先進(jìn)的新型載體，并運(yùn)用現(xiàn)代通信技術(shù)，建立了局域網(wǎng)等。期望實(shí)現(xiàn)檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化。但是互聯(lián)網(wǎng)歸檔檢索并不成熟，數(shù)據(jù)庫(kù)規(guī)模小、功能少、不完備，尚不達(dá)到檔案—計(jì)算機(jī)—電訊三位一體的檔案工作階段水平，影響了檔案的有效、準(zhǔn)確、快速利用，造成資源浪費(fèi)，甚至影響了企業(yè)發(fā)展。

二 、提高校辦企業(yè)檔案管理效率的途徑

（一）統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理

信息化時(shí)代，在企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)與發(fā)展中，信息資源發(fā)揮著越來越重要的作用，有些甚至是物質(zhì)資源所無(wú)法比及的。面對(duì)日新月異的信息變化、不斷推進(jìn)的社會(huì)經(jīng)濟(jì)改革，忽視對(duì)信息資源進(jìn)行收集、歸檔、開發(fā)利用，便難以在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中扎實(shí)地立足。而企業(yè)檔案工作屬于企業(yè)信息工作的重要內(nèi)容，既要維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌，同時(shí)也要為企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)提供信息保障，是企業(yè)管理基礎(chǔ)工作的有機(jī)組成部分。校辦企業(yè)某種程度上作為企業(yè)的附屬物，其內(nèi)部的各項(xiàng)管理活動(dòng)均受到學(xué)校的干預(yù)與領(lǐng)導(dǎo)，因此需要加強(qiáng)高校和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)知，提高檔案管理與保護(hù)的意識(shí)，重審企業(yè)檔案的地位，制定相應(yīng)的檔案管理制度。

統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理是檔案工作的組織原則和管理體制，是檔案工作發(fā)展的基本要求。而一所高校的附屬校辦企業(yè)往往并非只有一個(gè)，如筆者所在高校的校辦企業(yè)集團(tuán)即擁有酒店、加油站、機(jī)械部件加工廠、建筑公司、印刷廠、煤炭經(jīng)營(yíng)等多種產(chǎn)業(yè)類型企業(yè)，只有實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，才能克服檔案分散保存弊端便于企業(yè)、學(xué)校方面的利用。校辦企業(yè)隸屬于高校，為實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理創(chuàng)造了極為有利的客觀條件，這同時(shí)要求相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)到檔案工作的重要性。因?yàn)樾＾k企業(yè)的檔案貯存了大量知識(shí)，承載各種信息，既具有歷史的真實(shí)憑證作用，又具有可靠的廣泛的參考作用，或稱情報(bào)作用，是科學(xué)研究的可靠資料。而校辦企業(yè)的檔案工作，是管理檔案和提供檔案信息為企業(yè)、學(xué)?？蒲袑?shí)踐服務(wù)的一項(xiàng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，囊括對(duì)企業(yè)內(nèi)部的各職能機(jī)構(gòu)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的檔案文件，進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、編目、編研、提供利用和統(tǒng)計(jì)等項(xiàng)工作，因此，檔案工作具有管理性、科學(xué)性、服務(wù)性、政治性、機(jī)要性等一般屬性。

同時(shí)，檔案工作系統(tǒng)具有整體性、相關(guān)性、目的性、有序性等特征，所以要求檔案工作系統(tǒng)的各個(gè)環(huán)節(jié)相互聯(lián)系，相互配合。 校辦企業(yè)由于隸屬于高校，既有學(xué)校事業(yè)編制人員，領(lǐng)導(dǎo)干部，又有編制外雇傭員工，既是學(xué)校科學(xué)技術(shù)研究和應(yīng)用的基地，又作為企業(yè)，需要獲取最大限額的經(jīng)濟(jì)利益。校辦企業(yè)的特殊性決定了其檔案，及含有人事部門在工作活動(dòng)中形成的，記述和反映個(gè)人經(jīng)歷、德才表現(xiàn)等情況的人事檔案，又有在自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)等活動(dòng)中形成的應(yīng)當(dāng)保存的圖紙、圖表、文字材料、計(jì)算材料、照片、影片、錄像、錄音等科技檔案。只有各個(gè)分散部門相互協(xié)調(diào)，才能實(shí)現(xiàn)檔案工作總目標(biāo)，達(dá)到信息資源的有效利用，將檔案資源轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力。

（二）加強(qiáng)工作人員素質(zhì)

企業(yè)檔案工作者的思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)可謂是做好企業(yè)檔案工作任務(wù)的重要前提和保障。企業(yè)檔案工作者在工作中需要有較高的思想素養(yǎng)和職業(yè)道德，以科學(xué)的世界觀和方法論為指導(dǎo)，以為學(xué)校和企業(yè)服務(wù)為宗旨，自覺地貫徹國(guó)家有關(guān)檔案工作包括校辦企業(yè)檔案工作的法律法規(guī)、方針政策，熱愛本職工作，正確對(duì)待名利，立檔為公，勇于開拓。另一方面，企業(yè)檔案工作專業(yè)性強(qiáng)，業(yè)務(wù)內(nèi)容很多，因此企業(yè)檔案工作者要高質(zhì)量地完成本職工作任務(wù)，就必須努力學(xué)習(xí)，掌握廣博而扎實(shí)的理論知識(shí)，同時(shí)要理論聯(lián)系實(shí)際，要勤于實(shí)踐，不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和水平。

校辦企業(yè)工作者依托高校優(yōu)勢(shì)，科學(xué)文化知識(shí)水平高，但是企業(yè)檔案工作實(shí)踐性強(qiáng)，所以需要聯(lián)系實(shí)際，靈活運(yùn)用，才能提高辦事能力和業(yè)務(wù)水平。工作人員素質(zhì)的提高既需要自身的不斷努力，又有賴于企業(yè)及企業(yè)檔案部門的長(zhǎng)期培養(yǎng)。從學(xué)校和企業(yè)角度看，企業(yè)檔案工作隊(duì)伍的建設(shè)，需要納入工作計(jì)劃，予以綜合考慮，加強(qiáng)員工素質(zhì)培訓(xùn)。從工作人員角度看，除了恪守職業(yè)道德具備一般的檔案專業(yè)知識(shí)外，信息化還對(duì)企業(yè)檔案工作者提出了一些新要求，這就需要及時(shí)補(bǔ)充和汲取計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，以及錄音、錄像、攝影等方面知識(shí)，觀念上及早把新型載體檔案管理當(dāng)成自己工作中的重要組成部分，特別是在制定各項(xiàng)規(guī)章制度時(shí)，要把這些檔案考慮在內(nèi)，盡快適應(yīng)檔案工作的不斷發(fā)展，并勇于創(chuàng)新。

（三）實(shí)行現(xiàn)代化管理

隨著信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展和信息技術(shù)特別是網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化技術(shù)的普及應(yīng)用，信息的載體愈來愈趨向現(xiàn)代化、科技化、數(shù)字化，信息服務(wù)的傳統(tǒng)方式被沖破，正在向電子化方向發(fā)展。

聲像等多種承載檔案信息的媒體，尤其是多媒體技術(shù)的出現(xiàn)，使以上各種信息媒體集成在同一文件中成為可能。面對(duì)檔案數(shù)量和載體等方面的變化，以及要求及時(shí)準(zhǔn)確地獲取所需信息的需求方式的變化，要求傳統(tǒng)的檔案管理體制開始向檔案信息開發(fā)和服務(wù)為特征的新體制轉(zhuǎn)變。

校辦企業(yè)依托于學(xué)校的人才優(yōu)勢(shì)，產(chǎn)學(xué)研結(jié)合，有便于信息化的優(yōu)勢(shì)。對(duì)規(guī)模不大的校辦企業(yè)來說，人才的培養(yǎng)優(yōu)于現(xiàn)代設(shè)備的引進(jìn)。許多單位不可能撥出足夠的資金購(gòu)買全套現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備，所以在積極引進(jìn)技術(shù)的同時(shí)，還要提倡工作人員的創(chuàng)新精神，進(jìn)行技術(shù)革新。檔案管理技術(shù)手段越先進(jìn)，對(duì)工作人員的專業(yè)化素質(zhì)要求就越高。既運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化，又運(yùn)用現(xiàn)代通信技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化，運(yùn)用現(xiàn)代光學(xué)聲學(xué)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案微縮化，提高檔案保護(hù)技術(shù)。只有加強(qiáng)信息化工作建設(shè)，才能為校辦企業(yè)乃至學(xué)校的發(fā)展，提供更加便捷、準(zhǔn)確的信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)資源共享。

總之，檔案工作的發(fā)展是持續(xù)不斷的動(dòng)態(tài)發(fā)展過程。在這個(gè)過程中，管理部門由非獨(dú)立到獨(dú)立，管理模式由簡(jiǎn)單管理、經(jīng)驗(yàn)管理到復(fù)雜管理、科學(xué)管理，管理手段由手工到計(jì)算機(jī)，管理系統(tǒng)由封閉到開放。校辦企業(yè)的檔案工作也必須服從客觀事物的一般發(fā)展規(guī)律，在領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)一決策下，提高工作人員素質(zhì)，運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)理論、方法與技術(shù)，積極開發(fā)檔案信息資源，廣泛輸出檔案信息，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)和學(xué)校發(fā)展提供有力保障。

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Analysis of the archives management in university running enterprises in the informatization age

ZHANG Qi-lin

（Shandong industry and commerce college，Yantai 264005，China）

Abstract：As the carrier of information recording growth and the development of school run enterprise，play an increasingly important role in the development of enterprise archives of enterprise and school，the management should not be underestimated. But there are information lag and other issues archives modern management consciousness weak，work modernization. In the face of all the information trend and the increasing degree of information，college run enterprises rely on Colleges and universities，the combination，to facilitate information superiority，also have its own limitations. In the information society，only in the guiding principles of unified leadership，classification management，strengthen the staff professional quality and the ability of innovation，the introduction of modern technology and equipment，implementation of modern management，actively develop the archives information resources，in order for the enterprise management and the development of the school to provide strong guarantee.

Key words：university running enterprise；file management；informatization