試論高校二級(jí)學(xué)院辦公室信息化的工作路徑

摘 要：針對(duì)高校二級(jí)學(xué)院工作，首先分析高校二級(jí)學(xué)院辦公室管理的特點(diǎn)，對(duì)目前高校二級(jí)學(xué)院辦公室管理方面普遍存在的問(wèn)題進(jìn)行歸納，在此基礎(chǔ)上，分析高校二級(jí)學(xué)院辦公室信息化的關(guān)鍵要素。最后，分別從思想上、制度上、技術(shù)上和人員上這四個(gè)方面提出構(gòu)建高校二級(jí)學(xué)院辦公室信息化的工作路徑。

關(guān)鍵詞：高校；二級(jí)學(xué)院；信息化；路徑

中圖分類號(hào)：G640 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1673-291X（2013）19-0203-02

高校二級(jí)學(xué)院是高校這個(gè)龐大系統(tǒng)中的重要組成部分，其辦公室的工作既有學(xué)術(shù)性事務(wù)、教學(xué)性事務(wù)又有行政性事務(wù)，例如學(xué)術(shù)組織與信息收集、課程安排、考務(wù)安排、教學(xué)監(jiān)督、人員管理、會(huì)議安排和工會(huì)活動(dòng)等等，工作內(nèi)容頭緒多、小事多、任務(wù)重。近年來(lái)，由于各高校建立了較為先進(jìn)的校園網(wǎng)絡(luò)，并通過(guò)中國(guó)教育科研網(wǎng)與國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)連接，真正實(shí)現(xiàn)了資源共享，信息共享的高校管理新模式。因此，針對(duì)高校辦公室管理出現(xiàn)的新變化與新要求，高校辦公室尤其是二級(jí)學(xué)院辦公室如何在網(wǎng)絡(luò)化的辦公條件下開(kāi)展工作值得探討。

一、高校二級(jí)學(xué)院辦公室信息化管理工作的平臺(tái)

高校二級(jí)學(xué)院辦公室作為高校大系統(tǒng)中的子系統(tǒng)而言，其主要的宗旨是為廣大師生服務(wù)，發(fā)揮參謀助手、綜合協(xié)調(diào)、上傳下達(dá)、督促檢查的作用。因此，在網(wǎng)絡(luò)化的辦公條件下，高校二級(jí)學(xué)院辦公室工作人員除了能熟練應(yīng)對(duì)日常工作外，還必須了解與熟練操作辦公室信息化的管理系統(tǒng)。本人在學(xué)院辦公室工作近十年，教學(xué)、學(xué)術(shù)與行政管理事務(wù)都一一從事過(guò)，從本人的工作經(jīng)歷來(lái)看，高校二級(jí)學(xué)院信息化工作的平臺(tái)主要包括以下幾點(diǎn)：

1.辦公室信息自動(dòng)化的軟件操作。作為二級(jí)學(xué)院的辦公室管理人員必須學(xué)會(huì)熟練操作有關(guān)基本的辦公軟件如Word 、Excel、Powerpoint和WPS等工具以及學(xué)院網(wǎng)絡(luò)的簡(jiǎn)單維護(hù)工作。高校的日常管理工作中，由于經(jīng)常涉及大量的公文寫作與統(tǒng)計(jì)工作，比如有關(guān)學(xué)院的新聞報(bào)道；師生有關(guān)證明材料的開(kāi)具、教學(xué)管理中的質(zhì)量監(jiān)控與評(píng)估材料的撰寫；科研成果的統(tǒng)計(jì)；教材、圖書資料及實(shí)驗(yàn)器材的申報(bào)與登記保管等等。這些工作都對(duì)二級(jí)學(xué)院辦公室的管理人員提出了一定的專業(yè)化要求。因此，高校學(xué)院辦公室管理人員除了會(huì)操作基本的辦公室信息自動(dòng)化的軟件外，還應(yīng)具備相關(guān)二級(jí)學(xué)院的專業(yè)知識(shí)，保證學(xué)院管理工作的順利開(kāi)展。

2.教務(wù)管理信息系統(tǒng)的操作。該系統(tǒng)主要涉及師生的教材征訂、課程安排、考務(wù)安排以及學(xué)籍管理等內(nèi)容，作為二級(jí)學(xué)院的教學(xué)管理人員必須做好三方的工作安排即本院教師、選修學(xué)生和學(xué)校教務(wù)處的溝通與協(xié)調(diào)工作。

3.電子郵件的信息管理工作。在目前各高校的日常管理中，經(jīng)常涉及大量的專業(yè)性較強(qiáng)的教學(xué)、科研和人事等部門的傳達(dá)與統(tǒng)計(jì)工作。高校的二級(jí)學(xué)院辦公室都有一個(gè)專屬的電子信箱和管理人員個(gè)人電子郵箱。該電子郵箱主要起到傳送與收集本院師生的各類電子文檔如Word和Excel等。該種辦公室信息化管理方式也是高校最早的網(wǎng)路化辦公形式之一，被廣大高校普遍采用，為高校管理節(jié)約了大量的資源與時(shí)間，提高了辦公效率。

4.會(huì)務(wù)通知信息系統(tǒng)的操作。該系統(tǒng)主要是中國(guó)移動(dòng)公司與各高校合作，建立了本單位內(nèi)所有職員的手機(jī)信息群發(fā)平臺(tái)，主要負(fù)責(zé)將學(xué)?；蛴嘘P(guān)直屬管理部門的信息及時(shí)、準(zhǔn)確地傳達(dá)到每位老師的手機(jī)中，并做好相關(guān)的溝通與協(xié)調(diào)工作。由于該通知系統(tǒng)存有大量個(gè)人手機(jī)和單位信息，因此，作為辦公室的信息發(fā)布人應(yīng)謹(jǐn)慎、仔細(xì)地審核每條信息所發(fā)布的內(nèi)容與來(lái)源，準(zhǔn)確篩選出所要發(fā)送的對(duì)象，避免誤發(fā)、漏發(fā)和錯(cuò)發(fā)信息，更不能透露教師個(gè)人信息。

5.財(cái)務(wù)報(bào)賬信息系統(tǒng)的操作。財(cái)務(wù)管理是高校日常工作的重要內(nèi)容，同時(shí)也關(guān)系到師生員工個(gè)人的經(jīng)濟(jì)利益。高校財(cái)務(wù)報(bào)賬管理信息系統(tǒng)是高校公共服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的重要平臺(tái)。該系統(tǒng)使學(xué)院辦公室人員擺脫了手工記賬、算賬和報(bào)賬的傳統(tǒng)核算方法，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)報(bào)賬的快速與便捷，避免了因報(bào)賬簽字、審核和排隊(duì)而浪費(fèi)的工作時(shí)間。因此，作為二級(jí)學(xué)院的辦公室工作人員必須能熟練操作該系統(tǒng)，為學(xué)院師生的公共財(cái)務(wù)進(jìn)行信息化的管理。

二、高校二級(jí)學(xué)院辦公室信息化過(guò)程中存在的問(wèn)題

1.輕視學(xué)院辦公室信息化管理工作。高校作為社會(huì)中網(wǎng)絡(luò)化、信息化應(yīng)用較早的單位之一，應(yīng)重視辦公室的信息化工作。尤其二級(jí)學(xué)院辦公室的管理人員如若失去了信息，如同失去了耳朵和鼻子的功能，無(wú)法完成辦公室所承擔(dān)的基本管理任務(wù)，更無(wú)從談起創(chuàng)新性的工作目標(biāo)。由于辦公室的信息化工作在整個(gè)高校管理體系中處于劣勢(shì)的地位，中國(guó)的部分高校管理者還沿襲過(guò)去的陳舊觀念，對(duì)于辦公室信息管理的規(guī)范化和制度化建設(shè)不夠重視。如有的高校二級(jí)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)輕視辦公室信息化的工作，認(rèn)為辦公室的工作人員是為自己服務(wù)的服務(wù)者，主要職能是溝通學(xué)校與學(xué)院的橋梁，無(wú)須投入人力、物力和財(cái)力推進(jìn)辦公室的信息化工作，缺乏對(duì)辦公室信息化工作的認(rèn)識(shí)。

2.缺失學(xué)院辦公室信息化管理工作的制度。目前，高校二級(jí)學(xué)院辦公室的信息化管理工作主要涉及有關(guān)教學(xué)、科研和人事等信息的收集、整理和報(bào)送等工作，工作內(nèi)容煩瑣，工作責(zé)任重大、工作溝通較多。而類似這些看似簡(jiǎn)單的工作卻未制定相關(guān)的信息處理機(jī)制，信息傳遞的過(guò)程中難免出現(xiàn)問(wèn)題，如出現(xiàn)文件丟失、會(huì)議誤報(bào)、統(tǒng)計(jì)資料缺失以及教學(xué)信息遺漏等，而各有關(guān)部門卻互相推諉，不愿意承擔(dān)責(zé)任，致使工作效率低下，師生的滿意度不高。

3.缺乏二級(jí)學(xué)院辦公室自動(dòng)化管理系統(tǒng)。中國(guó)高校各職能部門以及各二級(jí)學(xué)院辦公室所開(kāi)展的管理工作中，仍然以紙質(zhì)文件為主。學(xué)校各職能部門的會(huì)議內(nèi)容的傳達(dá)和日常事務(wù)的報(bào)請(qǐng)都以紙質(zhì)文件為主，這將使得學(xué)院辦公室人員為了一份簡(jiǎn)單的紙質(zhì)文件要多次往返于各職能部門和學(xué)院之間，這不僅是時(shí)間的浪費(fèi)也是人力的浪費(fèi)。此外學(xué)院需要與學(xué)校各個(gè)對(duì)口的部門進(jìn)行日常工作的聯(lián)系，紙質(zhì)材料的打印較多，浪費(fèi)現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。亟需針對(duì)二級(jí)學(xué)院辦公室開(kāi)發(fā)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，即改變以往繁雜、低效的辦公方式。

4.缺乏高素質(zhì)、復(fù)合型的學(xué)院辦公室信息工作人員。中國(guó)高校大多數(shù)二級(jí)學(xué)院辦公室的工作人員由于知識(shí)結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)和個(gè)人素養(yǎng)的影響，尚缺乏辦公室管理與信息化專業(yè)知識(shí)相結(jié)合的高素質(zhì)、復(fù)合型工作人員。辦公室的電腦也僅能處理簡(jiǎn)單的文字錄入與打字的功能，沒(méi)有將學(xué)校各職能辦公室與學(xué)院辦公室信息工作建立網(wǎng)絡(luò)，高效、高質(zhì)地為師生提供服務(wù)。

三、高校二級(jí)學(xué)院辦公室信息化的工作路徑

對(duì)于中國(guó)廣大高校的二級(jí)學(xué)院而言，其信息化的工作方式將為學(xué)校和學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策，為教學(xué)和科研工作的順利開(kāi)展，同時(shí)也為各項(xiàng)管理工作提供及時(shí)有效地服務(wù)模式。未來(lái)面向世界，面向未來(lái)的創(chuàng)新性的高校要求重視辦公室信息化的管理工作，這將使高校辦公室管理工作從傳統(tǒng)的低效運(yùn)作方式轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代高效的運(yùn)作方式。為此，本文提出以下四個(gè)方面的路徑，用以推行高校二級(jí)學(xué)院辦公室的信息化管理工作。

1.思想上重視學(xué)院辦公室的信息化管理工作。中國(guó)國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人曾在不同場(chǎng)合中強(qiáng)調(diào)了中國(guó)開(kāi)展的四個(gè)現(xiàn)代化，哪一化也離不開(kāi)信息?，F(xiàn)代高校管理講求的是效率與創(chuàng)新，這也正是高校二級(jí)學(xué)院辦公室信息化工作的目標(biāo)。在二級(jí)學(xué)院復(fù)雜的日常性教學(xué)與科研管理事務(wù)中，信息是各項(xiàng)工作有序、高效開(kāi)展的重要保證，學(xué)校和學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)要高度重視辦公室信息化工作建設(shè)，將信息化工作作為學(xué)校的一項(xiàng)重要工作來(lái)抓。

2.制度上完善學(xué)院辦公室的信息化工作機(jī)制。新時(shí)期，高校二級(jí)學(xué)院辦公室的信息化工作必須建立一整套符合信息化工作流程的規(guī)范機(jī)制，以保證其工作的順利開(kāi)展。為此，本文結(jié)合自身學(xué)校的實(shí)際情況提出以下的完善內(nèi)容：首先，需要建立學(xué)院辦公室信息化工作的規(guī)章制度，制定信息采集、報(bào)送和反饋的流程，明確各階段應(yīng)完成的任務(wù)和時(shí)間要求。其次，需要建立信息的處理流程，用以把控信息的真?zhèn)涡?、時(shí)效性、合理性和可用性等。第三，建立信息的安全機(jī)制作機(jī)制，主要包括信息管理的網(wǎng)絡(luò)安全、系統(tǒng)安全和內(nèi)容安全三個(gè)方面，并按照“誰(shuí)主管、誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，保障信息通道的暢通。第四，建立信息的歸檔管理機(jī)制，尤其是加強(qiáng)電子文檔的管理。最后，制定信息化工作的激勵(lì)機(jī)制，將辦公室信息化工作納入部門工作考核范圍，每年要撰寫工作計(jì)劃和總結(jié)，對(duì)于優(yōu)秀的部門和信息專員給予獎(jiǎng)勵(lì)。

3.技術(shù)上構(gòu)建學(xué)院辦公室自動(dòng)化信息管理系統(tǒng)。目前，高校都接入了因特網(wǎng)，主管教育部門和高校自身都投入了巨大的人財(cái)物，但校內(nèi)各部門之間出現(xiàn)條塊分割，缺乏統(tǒng)一的辦公標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)簡(jiǎn)稱OA系統(tǒng)（Office Automation，簡(jiǎn)稱OA），即采用Internet/Intranet技術(shù)，基于工作流的概念，使高校內(nèi)部全體教職員工方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作。針對(duì)高校二級(jí)學(xué)院辦公室的信息化，該系統(tǒng)可以將校內(nèi)和下屬學(xué)院內(nèi)的公共事務(wù)集中在一個(gè)平臺(tái)上，開(kāi)展網(wǎng)上辦公，使之能夠快捷、高效地處理有關(guān)教學(xué)、科研和行政事務(wù)，同時(shí)能夠附帶享受辦公日程安排、催促辦公、提醒辦公等多方面的功能。這一管理系統(tǒng)的運(yùn)用將使學(xué)院辦公室的工作效率大大提高，真正實(shí)現(xiàn)辦公室的自動(dòng)化信息管理。

4.人員上積極培養(yǎng)學(xué)院辦公室信息化的工作人員。高校二級(jí)學(xué)院辦公室的信息化除了上述硬件條件和制度保障之外，還需要培養(yǎng)高素質(zhì)、能力強(qiáng)的工作人員。信息專員必須熟悉本單位各個(gè)環(huán)節(jié)工作的業(yè)務(wù)流程、熟悉各方面的數(shù)據(jù)信息收集、整理和歸檔工作、熟悉計(jì)算機(jī)和網(wǎng)路技術(shù)、了解信息系統(tǒng)建設(shè)方法。但目前各高校二級(jí)學(xué)院辦公室的工作人員專業(yè)結(jié)構(gòu)不盡合理，人員素質(zhì)參差不齊，亟需通過(guò)多途徑的方法培養(yǎng)其工作能力和業(yè)務(wù)素質(zhì)。首先，根據(jù)各辦公室現(xiàn)有工作人員的學(xué)歷和知識(shí)結(jié)構(gòu)，挑選適合從事該工作的合適人選，并為其購(gòu)置必要的硬件和軟件設(shè)備。其次，根據(jù)高校各職能部門和二級(jí)學(xué)院辦公事務(wù)所需，加強(qiáng)信息化工作人員的計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)工作，并在合適的時(shí)間（例如寒暑假）派往其他高校或有關(guān)公司進(jìn)行集中進(jìn)修，為其開(kāi)展工作提供智力支持。第三，安排該類人員積極參與學(xué)校和學(xué)院的各項(xiàng)會(huì)議以及調(diào)研與檢查工作，以便他們能及時(shí)更新信息，做好對(duì)內(nèi)和對(duì)外的信息收發(fā)工作，為各級(jí)職能部門提供決策依據(jù)。

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[責(zé)任編輯 安世友]