淺談會計電算化的內(nèi)部控制

摘 要：闡述會計電算化的深層含義，分析會計電算化系統(tǒng)中內(nèi)部控制的特點與挑戰(zhàn)，結(jié)合多年的實際工作經(jīng)驗，并參考大量參考文獻，探討會計電算化內(nèi)部控制制度建設(shè)。

關(guān)鍵詞：會計；電算化；內(nèi)部控制

中圖分類號：F230 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2013）19-0140-02

一、會計電算化的深層含義

會計電算化，是電子計算機在會計工作中應用的簡稱，就是把以電子計算機為代表的現(xiàn)代化數(shù)據(jù)處理工具和以信息論、系統(tǒng)論、控制論、數(shù)據(jù)庫以及計算機網(wǎng)絡(luò)等新興理論和技術(shù)應用于會計核算和財務管理工作中，以提高財會管理水平和經(jīng)濟效益，進而實現(xiàn)會計工作的現(xiàn)代化。

會計電算化改變了會計核算方式、數(shù)據(jù)儲存形式、數(shù)據(jù)處理程序和方法，擴大了會計數(shù)據(jù)領(lǐng)域，提高了會計信息質(zhì)量，改變了會計內(nèi)部控制與審計的方法和技術(shù)，因而推動了會計理論與會計技術(shù)的進一步發(fā)展完善，促進了會計管理制度的改革，是整個會計理論 研究與會計實務的一次根本性變革。從表面上來看，會計電算化只不過是將電子計算機應用于會計核算工作中，減輕會計人員的勞動強度，提高會計核算的速度和精度，以計算機替代人工記賬。會計電算化決不僅僅是核算工具和核算方法的改進，它必然會引起會計工作組織和人員分工的改變，促進會計人員素質(zhì)和知識結(jié)構(gòu)的提高，提高會計工作效率和質(zhì)量，解放會計人員的時間和精力，促進會計工作職能的轉(zhuǎn)變，推動會計理論和會計技術(shù)的進步，提高整個會計工作水平大幅度增加企業(yè)的經(jīng)濟效益，使會計理論和實務的方方面面都將發(fā)生前所未有的深刻變化。

二、會計電算化系統(tǒng)中內(nèi)部控制的特點與挑戰(zhàn)

控制是指按照一定的條件和預定的目標，對一個過程或一系列事件施加影響，使其達到預定目標的一種有組織的行為。內(nèi)部控制是指企業(yè)內(nèi)部的管理控制系統(tǒng)，即為保證經(jīng)濟活動正常進行所采取的一系列必要的管理措施，不僅包括企業(yè)高層用來授權(quán)與指揮經(jīng)濟活動的各種方式方法，還包括對企業(yè)經(jīng)濟活動進行綜合計劃、控制和評價而制定的各項規(guī)章制度?？刂频哪繕耸潜ＷC企業(yè)財產(chǎn)、檢查有關(guān)數(shù)據(jù)的正確性和可靠性、提高經(jīng)營效率、貫徹既定的管理方針。

1.會計崗位發(fā)生變化，會計業(yè)務缺乏有效牽制。由于會計電算化的工作自動化、控制的程序化，與此相適應，會計工作的分工、崗位職責、權(quán)限也發(fā)生了變化，使傳統(tǒng)職權(quán)分割的控制作用近于消失，信息載體的改變及其共享程度的提高，又使手工系統(tǒng)以記賬規(guī)則為核心的控制體系失效，如不及時調(diào)整將形成內(nèi)部控制隱患。

2.會計資料存儲方式發(fā)生變化。會計電算化將各種信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式存儲在磁（光）介質(zhì)上，極易被篡改而不留痕跡，偽造、變造業(yè)務，導致會計資料失真，賬、實不符，給一些不法之徒提供了可乘機會。另外，數(shù)據(jù)集中在磁（光）介質(zhì)中，一旦發(fā)生火災、被盜、感染病毒等，容易造成數(shù)據(jù)丟失。

3.會計電算化下的內(nèi)部控制將有賴于電算化程序的質(zhì)量。如電算化程序本身的漏洞，就會降低系統(tǒng)的安全性?，F(xiàn)有的會計人員對自己的口令并不十分重視，安全意識淡薄，操作口令管理不嚴，容易泄密或被人竊取，帶來巨大隱患。

4.會計電算化中的反記賬或記賬清除功能的使用，對會計賬薄的嚴肅性有一定的影響。從本質(zhì)上講，反記賬功能是對錯誤的一種更正行為。而用手工方式記賬后是不允許重新記賬的，對于賬本上的錯誤，應采用畫線更正法、補充登記法或紅字沖銷法來更正，更正錯誤的過程被留下痕跡，這樣才能確保會計信息的質(zhì)量和可信度。

5.網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，使會計電算化的范圍進一步擴大，會計介質(zhì)將發(fā)生變化，并迅速走向電子化。如網(wǎng)上銀行的開通，通過網(wǎng)上劃轉(zhuǎn)資金，結(jié)算單據(jù)均以電子化的形式出現(xiàn)，會計數(shù)據(jù)流動過程中的簽字蓋章等傳統(tǒng)確認手段失去意義，都需要采取新的內(nèi)部控制方法。

三、會計電算化內(nèi)部控制制度建設(shè)

1.堅持以人為本的原則，有效實施內(nèi)部控制。人是制度的實施主體，再完善的制度，如果得不到人有效地實施，仍然只是形式，發(fā)揮不了其應有的作用。因此企業(yè)建立了良好的內(nèi)部控制制度后，應充分重視人在內(nèi)部控制中的主導作用，堅持以人為本的原則，有效實施內(nèi)部控制。對財務人員而言，應做到：首先，控制是會計的基本職能之一，財務人員應充分發(fā)揮控制作用。對于在軟件程序運行中無法自動執(zhí)行的例外事項的控制，如對原始憑證的審核等，仍需要財務人員進行必要的控制和監(jiān)督，因此財務人員應充分認識在內(nèi)部控制中的作用，加強工作責任心，對能夠予以控制的經(jīng)濟業(yè)務實施嚴密控制，確保內(nèi)部控制目標的實現(xiàn)；其次，財務人員應注重加強自身的職業(yè)道德教育和技能培訓，努力使自己成為兼具會計專業(yè)知識和計算機知識的復合型人才，以適應電算化系統(tǒng)實施人機控制的要求。財務人員應在充分考慮成本效益原則的基礎(chǔ)上，加強對系統(tǒng)的管理與維護，使系統(tǒng)得以安全、高效地運行。應注重對會計電算化審計人員的培養(yǎng)，可以采取以下措施：一是加強對在職人員電算化應用水平的培訓。二是加快和財經(jīng)類高校聯(lián)合辦班，專門培養(yǎng)既懂計算機又懂會計和審計的復合型知識結(jié)構(gòu)的審計系統(tǒng)開發(fā)人員，擇優(yōu)錄取到審計隊伍當中，使他們成為電算化審計的專業(yè)技術(shù)人員。

2.加強程序操作控制。這項控制就是針對會計電算化提出的新要求之一。為了保證信息處理質(zhì)量，減少產(chǎn)生差錯和事故的概率，應制定上機守則與操作規(guī)程的辦法，這是操作控制制度化的具體體現(xiàn)。上機守則主要是對電腦機房內(nèi)工作所作的一般性規(guī)定。操作規(guī)程則是提出了計算機業(yè)務處理過程的具體操作步驟和具體要求，包括各種操作命令、各種設(shè)備的使用說明以及非常情況的處理等。其內(nèi)容主要包括：（1）無關(guān)人員不能隨便進入機房操作；（2）各種錄入的數(shù)據(jù)均需經(jīng)過嚴格的審批并具有完整、真實的原始憑證；（3）數(shù)據(jù)錄入員對輸入數(shù)據(jù)有疑問，應及時核對，不能擅自修改；（4）機房工作人員不能擅自向任何人提供任何資料和數(shù)據(jù)；（5）不準把外來的軟盤帶進機房；（6）發(fā)生輸入內(nèi)容有誤的，需按系統(tǒng)提供的功能加以改正，如編制補充登記或負數(shù)沖正的憑證加以改正；（7）開機后，操作人員不能擅自離開工作現(xiàn)楊；（8）要做好日備份數(shù)據(jù)，同時還要有周備份、月備份。當然，這些制度并不是一成不變的，還必須隨著公司經(jīng)營的變化而不斷修改完善。只有通過完備詳盡的制度才能減少錯誤的發(fā)生，從源頭上確保會計信息的真實性和可靠性。

3.網(wǎng)絡(luò)的安全控制。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速地發(fā)展，公司應加強網(wǎng)絡(luò)安全的控制，在技術(shù)上對整個財務網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的各個層次（通信平臺、網(wǎng)絡(luò)平臺、操作系統(tǒng)平臺、應用平臺）都要采取安全防范措施和規(guī)則，建立綜合的多層次的安全體系。網(wǎng)絡(luò)安全性指標包括數(shù)據(jù)保密、訪問控制、身份識別等。針對這些方面，可采用一些安全技術(shù)，主要包括數(shù)據(jù)加密技術(shù)、訪問控制技術(shù)、數(shù)字簽名技術(shù)、隧道技術(shù)（VPN）等。另外，VPN解決了財務信息在Internet傳輸?shù)陌踩珕栴}。網(wǎng)絡(luò)傳輸介質(zhì)、接入口的安全性也是應該引起注意的問題，盡量使用光纖傳輸，接入口應保密。通過上述技術(shù)可提高財務信息在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)及外部網(wǎng)絡(luò)傳輸中的安全性。上機時間記錄規(guī)程等。

[責任編輯 吳明宇]