淺析高校檔案管理工作現(xiàn)狀

摘 要：該文對(duì)高校檔案管理工作現(xiàn)狀做了簡(jiǎn)要分析，指出尚存在的問(wèn)題，并針對(duì)這些問(wèn)題，提出一些切實(shí)可行的解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞：高校 檔案管理 服務(wù)

中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2013）05（b）-0184-02

高校檔案是高校在教學(xué)、科研、黨政管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)中形成的，歸檔保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖表、聲像等各種形式的、歷史的原始記錄。高校檔案管理工作是高校事業(yè)發(fā)展的重要組成部分。胡錦濤同志曾在接見(jiàn)全國(guó)檔案工作暨表彰會(huì)議代表時(shí)指出：“檔案事業(yè)是黨和國(guó)家發(fā)展的一個(gè)不可缺少的方面，是一項(xiàng)崇高的事業(yè)?！彪S著《中華人民共和國(guó)檔案法》、《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》等法律、法規(guī)的制定與施行以及科技的發(fā)展，高校檔案管理工作得到了快速發(fā)展，越來(lái)越趨向于規(guī)范化、電子化、信息化。然而，在高校檔案管理工作快速發(fā)展的過(guò)程中，由于種種原因，還存在著一些問(wèn)題。下面針對(duì)這些問(wèn)題及解決對(duì)策做簡(jiǎn)要分析。

1 在思想上，對(duì)檔案管理工作重視不足

高校檔案可以為領(lǐng)導(dǎo)決策、教學(xué)科研、咨詢查證等提供服務(wù)。然而，一些高校的領(lǐng)導(dǎo)人員和工作人員的檔案意識(shí)卻相對(duì)薄弱，對(duì)檔案在高校中的功能和作用認(rèn)識(shí)不足，從而對(duì)檔案管理工作重視不足，無(wú)法給予檔案工作相對(duì)應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)管理和組織實(shí)施。一些高校盡管建立了規(guī)范的檔案館，硬件設(shè)施很好，但是由于缺乏重視，沒(méi)有行之有效、與之適應(yīng)的組織管理，反而形成了嚴(yán)重的資源浪費(fèi)。一些高校，在“重存、重保、輕用”等固化思想下，人為削弱了檔案管理的功能作用。還有一些人員，認(rèn)識(shí)不到檔案管理的重要性，往往是在需要的時(shí)候才意識(shí)到檔案管理的重要。因此從思想上對(duì)檔案管理工作予以足夠的重視，是十分必要的。

檔案工作首先要得到高校領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，把檔案工作列入學(xué)校工作的議事日程，深入持久地組織好《檔案法》的學(xué)習(xí)與宣傳活動(dòng)，樹(shù)立“依法治檔、依法管檔、依法用檔”的檔案意識(shí)。只有得到高校領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視，上行下效，才有可能激發(fā)高校各部門(mén)及教職工的主觀能動(dòng)性，強(qiáng)化其“既是檔案的制造者，又是檔案保護(hù)者”的責(zé)任意識(shí)，才有可能形成人人懂檔案、知檔案、愛(ài)檔案、存檔案、用檔案的良好氛圍。

解放思想，更新觀念，與時(shí)俱進(jìn)，充分認(rèn)識(shí)新形勢(shì)對(duì)檔案工作的新要求，積極探索檔案開(kāi)發(fā)利用的新思路、新方法，主動(dòng)樹(shù)立檔案服務(wù)意識(shí)，努力為高?？茖W(xué)決策服務(wù)，為廣大師生員工服務(wù)，為社會(huì)各界服務(wù)，這是當(dāng)前每個(gè)檔案工作者努力的方向。

2 在制度上，有待進(jìn)一步規(guī)范化，標(biāo)準(zhǔn)化

雖然國(guó)家已經(jīng)出臺(tái)相應(yīng)的政策和各項(xiàng)法律、法規(guī)，對(duì)高校檔案管理進(jìn)行制度化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但是，目前仍有一些高校因?yàn)楦鞣N原因，檔案管理工作沒(méi)有進(jìn)入法制管理和科學(xué)管理的軌道，存在一些問(wèn)題。有的高校，在檔案管理制度上存在漏洞，沒(méi)有完備健全的檔案工作管理機(jī)制和規(guī)章制度，檔案館缺少安全設(shè)施，檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，專業(yè)性差，對(duì)文件材料的收集、分類、編目、裝訂、裝盒等復(fù)雜、繁瑣的工作流程不能完全勝任，進(jìn)而出現(xiàn)文件分類不正確、編目不規(guī)范、裝訂不整齊等問(wèn)題，無(wú)法滿足信息化和現(xiàn)代化的工作要求。而且，管理人員的隊(duì)伍還很不穩(wěn)定，專兼職混雜，管理水平和業(yè)務(wù)水平均有待提高。

因此，針對(duì)以上一系列問(wèn)題，高校檔案管理工作需要大力推進(jìn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。高校應(yīng)根據(jù)自身?xiàng)l件建立更為有針對(duì)性的、切合實(shí)際的檔案管理機(jī)制和規(guī)章制度，建立一支觀念新、結(jié)構(gòu)優(yōu)、技能高的檔案管理隊(duì)伍，切實(shí)可行地加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)建設(shè)和信息化建設(shè)，提高檔案管理的服務(wù)水平。檔案管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)各門(mén)類應(yīng)歸檔文件材料的管理能力，確保歸檔文件準(zhǔn)確、完整、整理規(guī)范，檔案利用便捷。依法按期移交符合進(jìn)館標(biāo)準(zhǔn)的檔案，具備條件的要做到電子目錄、全文數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案全部進(jìn)館。在此基礎(chǔ)上，校方逐步引導(dǎo)建立高校檔案管理中心，完善高校檔案工作管理體制。

3 在具體工作中，如何充分發(fā)揮高校檔案的各項(xiàng)服務(wù)功能，合理利用資源，是一個(gè)亟需解決的問(wèn)題

首先，在基礎(chǔ)材料方面，由于人為因素導(dǎo)致檔案材料收集不及時(shí)、不完整，造成材料缺失，且無(wú)法彌補(bǔ)。有在整理過(guò)程中，原始材料不規(guī)范，整理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，經(jīng)重復(fù)整理的檔案破壞嚴(yán)重等問(wèn)題，均在源頭上大大降低了檔案的資源利用價(jià)值。因此，有針對(duì)性地組織加強(qiáng)專業(yè)檔案的收集和信息匯總編研工作就顯得十分必要。如在工作中制定實(shí)施細(xì)則并嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，管理人員積極主動(dòng)有計(jì)劃地及時(shí)收集本校重大活動(dòng)照片、聲像、實(shí)物、電子檔案等材料，與材料形成部門(mén)之間形成動(dòng)態(tài)聯(lián)系，定期和不定期地及時(shí)全面地收集和補(bǔ)充原始材料。并在充分了解館藏和服務(wù)對(duì)象需求的基礎(chǔ)上，通過(guò)縱向橫向分析比較、專題跟蹤服務(wù)等方式進(jìn)行匯總編研?？傊?，根據(jù)高校自身實(shí)際情況，采取行之有效的各項(xiàng)措施，在源頭上減少檔案資源浪費(fèi)，是充分發(fā)揮高校檔案服務(wù)功能的前提要?jiǎng)?wù)。

其次，在檔案管理隊(duì)伍方面，檔案管理人員的素質(zhì)直接決定著檔案管理工作的成效。因此，高校應(yīng)針對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的類型和工作特點(diǎn)，對(duì)其進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并且不斷提高培訓(xùn)質(zhì)量，提升現(xiàn)有檔案管理人員的文化和專業(yè)程度，切實(shí)加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)理論和解決實(shí)際問(wèn)題的能力，努力造就一支業(yè)務(wù)精、作風(fēng)正、工作實(shí)、紀(jì)律嚴(yán)的多層次復(fù)合型專業(yè)人才隊(duì)伍，為檔案管理的規(guī)范化、電子化、信息化提供保障。

最后，在檔案管理的手段方面，要以規(guī)范的檔案管理制度為基礎(chǔ)，使用各種先進(jìn)手段，達(dá)到服務(wù)高校、服務(wù)大眾、服務(wù)社會(huì)的最終目的。

目前，隨著高校檔案管理工作各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展，其電子信息化要求也越來(lái)越迫切。如何在實(shí)際工作中運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)提高檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化、電子化；建立檔案管理的集成化、信息化；實(shí)現(xiàn)檔案辦公的自動(dòng)化、現(xiàn)代化，是當(dāng)前形勢(shì)下對(duì)高校檔案管理提出的新要求。

有效運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、音像技術(shù)、縮微技術(shù)、光盤(pán)技術(shù)等不僅可以提高高校檔案管理效率，降低管理成本，增強(qiáng)管理功能，而且還可以將傳統(tǒng)的以紙質(zhì)檔案為特征的管理模式轉(zhuǎn)化為現(xiàn)代的以網(wǎng)絡(luò)化、電子化為特征的新型管理模式。同時(shí)，檔案管理機(jī)構(gòu)還可以運(yùn)用多種新型技術(shù)，在檔案的收集整理過(guò)程中充分整合原始資料，使其集成化；在檔案的使用過(guò)程中，與高校檔案資源服務(wù)對(duì)象之間建立信息溝通，主動(dòng)服務(wù)于各方，轉(zhuǎn)變“藏而不用，用而無(wú)效”的局面，增強(qiáng)其服務(wù)功能，最終在整個(gè)檔案管理工作過(guò)程中實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、現(xiàn)代化，大大降低檔案管理的勞動(dòng)強(qiáng)度；在實(shí)際工作中，可以建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，收集初始電子文件，如機(jī)關(guān)職能部門(mén)產(chǎn)生的文件、章程、規(guī)定，教學(xué)單位在教學(xué)活動(dòng)中形成的教學(xué)計(jì)劃、課程設(shè)計(jì)、生產(chǎn)實(shí)習(xí)記錄、畢業(yè)設(shè)計(jì)，科研工作中產(chǎn)生的項(xiàng)目申請(qǐng)、研究報(bào)告和成果，財(cái)務(wù)部門(mén)的賬冊(cè)、單據(jù)、報(bào)表等，之后對(duì)這些原始的電子文件進(jìn)行加工歸檔入庫(kù)，形成系統(tǒng)性、可利用性高的檔案資源，然后就可以進(jìn)行檔案開(kāi)發(fā)利用、檢索傳遞、咨詢等服務(wù)。在具體使用過(guò)程中，可以使用條形碼自動(dòng)識(shí)別技術(shù)建立標(biāo)準(zhǔn)化檔案識(shí)別目錄，利用音像、縮微、光盤(pán)等技術(shù)建立易于存儲(chǔ)傳遞的電子檔案庫(kù)，并配以相應(yīng)的保護(hù)措施，如指紋技術(shù)、電子印章、簽名等，保證相關(guān)檔案的機(jī)密性。

總之，雖然高校檔案管理工作尚存在著一些問(wèn)題，但是隨著重視程度的提高和服務(wù)功能的改進(jìn)，其管理水平也得到了顯著提高。相信伴隨著科技進(jìn)步與時(shí)代的要求，我們會(huì)不斷地發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，解決問(wèn)題，與時(shí)俱進(jìn)，更好的發(fā)揮高校檔案的服務(wù)功能。

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