關(guān)于醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考

摘 要：隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，各種辦公也變得越來越自動化。醫(yī)院的信息特點(diǎn)是既量大又多樣化，傳統(tǒng)的手工處理醫(yī)院檔案方式已經(jīng)滿足不了現(xiàn)代化管理的需求。因此，醫(yī)院建立完善的信息化檔案管理體系是必要的，靈活運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)處理檔案工作，從而更好地服務(wù)于醫(yī)院的每項(xiàng)工作。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院 檔案 信息化

中圖分類號：R197.3文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-098X（2013）04（b）-0230-01

隨著時代的進(jìn)步，醫(yī)院的各項(xiàng)服務(wù)模式也隨之發(fā)生了變化，檔案管理工作在醫(yī)院管理部分發(fā)揮著舉足輕重的作用，主要表現(xiàn)在臨床、教學(xué)、科研等方面。在信息化時代下，醫(yī)院產(chǎn)生的電子文檔越來越多，這就需要醫(yī)院檔案進(jìn)行信息化建設(shè)，本人從事了多年醫(yī)院檔案部門工作，目睹了醫(yī)院檔案的發(fā)展歷程，感受到了信息化下檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的不同，因此，本文結(jié)合自己工作的實(shí)際情況，對醫(yī)院檔案信息化建設(shè)做出一些思考與探索。

1 傳統(tǒng)檔案管理的不足之處

隨著信息化的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理方式已經(jīng)被時代所摒棄，原因在于傳統(tǒng)檔案管理工作中存在著一些不足之處。第一，傳統(tǒng)模式下的檔案信息多由紙質(zhì)檔案構(gòu)成，這就需要較大的儲藏庫房，而實(shí)際情況卻是醫(yī)院硬件條件落后，檔案管理庫房小，設(shè)備陳舊，嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的進(jìn)行。第二，收集檔案信息后，檔案的統(tǒng)計(jì)與歸納會由于檔案與信息的分割而造成工作量的增加。第三，檔案信息的采集會出現(xiàn)重復(fù)采集過程，原因在于檔案信息呈現(xiàn)單一化，信息顯示只能保留在某一段時間內(nèi)，不能全面反映檔案信息。第四，檔案管理工作人員的責(zé)任心不強(qiáng)，沒有意識到檔案信息管理的重要性，對文件的遞交、歸檔沒有時間觀念，這就釀成檔案管理工作效率低、困難大的現(xiàn)狀，同時，重要事件的記錄與照片沒有專人負(fù)責(zé)，從而導(dǎo)致資料丟失造成嚴(yán)重的后果。第五，工作人員業(yè)務(wù)水平普遍偏低，紙質(zhì)文件的管理多以手工為主，從而使工作人員花費(fèi)大量時間去收集、整理、編制檔案目錄等，并且在查詢中又需要大量時間去翻閱，傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理工作給相關(guān)工作人員的總體感覺就是工作量大、工作繁瑣、工作效率低。因此，改變管理模式是醫(yī)院進(jìn)一步發(fā)展的必由之路。

2 醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的思考

醫(yī)院檔案信息化是指檔案進(jìn)行電子信息管理，用計(jì)算機(jī)代替手工整理方便了檔案的存儲與查詢，從而提高醫(yī)院檔案管理部門的工作效率。目前。醫(yī)院檔案信息化建設(shè)已經(jīng)落實(shí)到了實(shí)處，但是，本人認(rèn)為應(yīng)該進(jìn)一步加強(qiáng)醫(yī)院檔案建設(shè)的措施，因此，建議從以下幾方面做起：

第一，加強(qiáng)醫(yī)院檔案基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。雖然醫(yī)院檔案有了以電子檔案形式保存于計(jì)算機(jī)內(nèi)的方式，但是，部分檔案仍需要以紙質(zhì)的方式進(jìn)行保存，這就需要醫(yī)院為檔案保管庫房提供相應(yīng)的通風(fēng)、防火等基礎(chǔ)設(shè)施，以免紙質(zhì)檔案的損毀。同時，電子檔案的管理庫房也需要完善的硬件設(shè)施，如：計(jì)算機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)以及各種防火防盜等相應(yīng)設(shè)備。此外，檔案信息化管理仍需要完善檔案數(shù)據(jù)管理及查詢系統(tǒng)等軟件設(shè)施。電子技術(shù)更新速度是很快的，因此，醫(yī)院要及時做好設(shè)備更新的相關(guān)工作，這樣才能保證檔案信息管理工作的順利進(jìn)行。

第二，檔案數(shù)字化是檔案信息化的前提。紙質(zhì)檔案材料的特點(diǎn)是：難保存、難檢索、難利用，因此，要想實(shí)現(xiàn)檔案信息化就必須首先實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，一是需要醫(yī)院制定相關(guān)的規(guī)章制度，對新鮮出爐的檔案全面實(shí)施數(shù)字化歸檔工作。二是對原有的重要檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，處理方式多樣化，如：拍照、掃描等，從而將紙質(zhì)資料有效的轉(zhuǎn)化為電子文件，實(shí)現(xiàn)舊檔案的數(shù)字化處理。

第三，建立科學(xué)合理的檔案檢索體系。如果僅是對檔案信息進(jìn)行采集，那么檔案信息化是不健全的，檔案管理部門還應(yīng)該建立科學(xué)的信息化檔案檢索體系，從而實(shí)現(xiàn)檔案的有效利用。首先，檢索體系應(yīng)該擁有多個關(guān)鍵詞的檢索功能，從而全面實(shí)現(xiàn)檢索過程中的覆蓋面及結(jié)果的準(zhǔn)確性，其次，醫(yī)院檔案信息要努力實(shí)現(xiàn)局域網(wǎng)保存，即通過互聯(lián)網(wǎng)將檔案信息全面布設(shè)到整個醫(yī)院的局域網(wǎng)內(nèi)，使醫(yī)院各個部門的工作人員能夠通過網(wǎng)絡(luò)快速、便捷的檢索到自己需要的資料，從而實(shí)現(xiàn)資源的共享。

第四，提高檔案管理工作人員的信息化業(yè)務(wù)水平。大部分醫(yī)院對檔案工作的重視度不夠高，經(jīng)常聘用一些兼職人員來做此項(xiàng)工作，因此，醫(yī)院檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平普遍偏低，實(shí)施信息化檔案管理后，醫(yī)院應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理部門人員計(jì)算機(jī)能力方面的培訓(xùn)，注重檔案管理工作人員的聘用條件，檔案管理人員的素質(zhì)將直接決定醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量，因此，定期的向檔案管理人員開展信息化管理培訓(xùn)是必要的，工作人員應(yīng)該熟練掌握計(jì)算機(jī)知識及操作技術(shù)，能夠及時應(yīng)對各種問題的出現(xiàn)，從而保障檔案管理工作的有序進(jìn)行。

綜上所知，醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化醫(yī)院管理體系的重要轉(zhuǎn)變，每一位從事檔案管理工作人員都有責(zé)任為完善醫(yī)院檔案信息化建設(shè)做努力，開拓思維，創(chuàng)新管理平臺，勇于提出合理化、科學(xué)化的檔案信息化建設(shè)措施，從而使檔案工作更好的服務(wù)于醫(yī)院各個部門。

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