淺談電子文件與紙質(zhì)文件同步存檔的重要性

摘 要：隨著網(wǎng)絡(luò)時代的到來，我國絕大多數(shù)的黨政機關(guān)、企事業(yè)單位已逐步實現(xiàn)了無紙化辦公，通俗的講就是以電子文件存檔案。無紙化辦公的到來、大量電子文件的產(chǎn)生，對檔案管理工作來說既是機遇也是挑戰(zhàn)，如何管理電子檔案，如何統(tǒng)籌處理電子檔案與紙質(zhì)檔案的關(guān)系成為當下檔案管理工作急需解決的問題。

關(guān)鍵詞：電子文件 紙質(zhì)文件 檔案管理

中圖分類號：G27文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2013）04（b）-0228-01

紙質(zhì)文件檔案存放的壽命一般比較長，短者上百年長者達千年，但是電子文件存檔易傳播、空間小、使用壽命長等優(yōu)點使得紙質(zhì)文件存檔似乎沒有保存的必要？對于這一問題，存在兩種不同的觀點：一是既然是無紙化辦公，有了電子檔案，就沒必要同時再保存一套紙質(zhì)檔案存檔。二是電子檔案存檔并不等于紙質(zhì)檔案就沒有必要存檔了，兩種不同的檔案存檔方式應(yīng)同時保存。對于上述意見，我個人認為兩種不同的檔案保存方式應(yīng)該同時保留。

1 電子文件與紙質(zhì)文件存檔的不同之處

1.1 載體不同

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案是將檔案數(shù)據(jù)記錄在紙質(zhì)文件上進行存檔。電子文件是將檔案數(shù)據(jù)直接錄入電腦并直接存儲到磁盤或者光盤上，具有便于攜帶的優(yōu)勢。

1.2 管理方式不同

紙質(zhì)文件歸檔是文件形成后由檔案部門統(tǒng)一收集立卷、管理，一般一年歸檔整理一次。而電子文件是隨著數(shù)據(jù)的發(fā)生，隨時在電腦或網(wǎng)絡(luò)上歸檔，具有及時、便捷、已與歸檔的優(yōu)勢。

1.3 使用壽命不同

紙質(zhì)文件的保存壽命比較長，排除高溫、化學(xué)反應(yīng)等因素，一般可以保存幾百年甚至上千年。電子文檔一方面保存到磁盤、光盤上，容易受磁場的影響導(dǎo)致退磁、消磁等，造成文件的丟失。但另一方面電子文件的易傳播性、方便保存的特點，可以通過做多個備份來避免丟失現(xiàn)象的出現(xiàn)。

1.4 數(shù)據(jù)保護安全的不同

紙質(zhì)文件的載體和數(shù)據(jù)合二為一的特性決定了只要保存好紙質(zhì)不受損害就可以了，但紙質(zhì)文件的保存需要較好的保存環(huán)境，比如干燥的環(huán)境、適宜的溫度。相反，電子文件的載體與數(shù)據(jù)的可分離性使文件數(shù)據(jù)隨時面臨著被修改、盜竊，甚至被銷毀的危險。同時，電腦病毒也是一個潛在威脅，它會在毫無防備的情況下入侵你的電腦，將電腦中的數(shù)據(jù)盜竊或者破壞掉，從而造成文件的丟失。

2 從規(guī)范的角度來看電子文件與紙質(zhì)文件

紙質(zhì)檔案管理經(jīng)歷了長久的歷史實踐，幾代人不斷的進行修改、補充、完善，逐步走了規(guī)范的軌道。特別是《公文處理暫行辦法》、《關(guān)于加強國家檔案工作的決定》等相關(guān)文件的下發(fā)進一步規(guī)范了紙質(zhì)文件的檔案管理。隨著社會事業(yè)全面發(fā)展，紙質(zhì)文件的檔案數(shù)量逐年增加，對浩如煙海的紙質(zhì)檔案，在保存管理方面要求更加嚴格。國家檔案局作為全國檔案事業(yè)的行政管理機構(gòu)，多次組織專家學(xué)者對紙質(zhì)檔案的形成、整理、保管、利用、鑒定、統(tǒng)計等各個環(huán)節(jié)進行了專門研究，制定了各種標準，使紙質(zhì)檔案管理更加系統(tǒng)化、科學(xué)化。相比之下，在我國電子文件和電子檔案的管理由于形成時間較短，相關(guān)的規(guī)范性文件極少，加之缺少規(guī)范化研究，目前還沒有形成成熟的管理方式，有待于在今后的實際工作中不斷總結(jié)成功的經(jīng)驗，形成完整的系統(tǒng)化、科學(xué)化管理方法，使電子檔案管理早日實現(xiàn)規(guī)范化。

3 從證據(jù)性的角度來看電子文件與紙質(zhì)文件

經(jīng)過歷史實踐證明，紙質(zhì)檔案在解決各種復(fù)雜的社會矛盾和各類案件中具有不可替代的證據(jù)作用，在某種程度上具備法律效力。電子檔案是一種新的載體檔案，在我國屬于一種新興事物。電子檔案是將檔案內(nèi)容以數(shù)據(jù)形式存在磁性材料或者光盤上的，由于這些載體本身具有不穩(wěn)定性，所以電子檔案就很容易被刪改或復(fù)制，證據(jù)功能大大削弱。目前雖然電子文件可以通過采取加密措施來保證安全，但由于加密技術(shù)還不完備，隨時都有被解密的可能，使電子檔案處于一種不安全狀態(tài)，電子檔案的證據(jù)性受到質(zhì)疑，自身所具有法律效力無法與紙質(zhì)檔案相比。

4 從經(jīng)濟性的角度來看電子文件與紙質(zhì)文檔

電子檔案屬于一種電子產(chǎn)品，具有較高的技術(shù)水平和科技含量，存儲工具的特殊性要求檔案管理人員要具有一定程度的電腦知識，保管條件和要求相對于紙質(zhì)檔案要高。電腦屬于高科技產(chǎn)品，再加上電子檔案需要用防磁設(shè)備，因此電子檔案所需要的保管費用比紙質(zhì)檔案要高。鑒于紙質(zhì)檔案容易保管，要求較低，花錢較少，保存紙質(zhì)檔案在目前電子文件盛行的背景下也是非常必要的，條件具備的話，一個文件可以同時兩種方式保存。

綜上所述，在電腦成為主流辦公工具的時代，文件在以電子方式存檔的同時，還應(yīng)該以紙質(zhì)文件進行存檔，并定期進行立卷歸檔，以防電子文檔出現(xiàn)問題時素手無策。同時，要加大對電子檔案的研究力度，并制定相關(guān)文件進行規(guī)范，使其逐步科學(xué)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化，在服務(wù)社會事業(yè)各項工作發(fā)揮更加重要的作用。

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