淺談會計電算化內(nèi)部控制

摘 要：企業(yè)實現(xiàn)了會計電算化后，會計數(shù)據(jù)的處理更高效、準(zhǔn)確。為管理者提供高質(zhì)量的會計信息和會計分析決策能力，給企業(yè)帶巨大效益，同時也給企業(yè)內(nèi)部控制提出了更嚴(yán)苛的要求。因此，加強會計電算化環(huán)境下的內(nèi)部控制顯示得更加重要。

關(guān)鍵詞：會計電算化 影響 強化內(nèi)部控制

中圖分類號： F23文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1674-098X（2013）04（b）-0201-02

1 我國電算化發(fā)展簡況及會計電算化控制的概念

1.1 電算化是會計發(fā)展史上的重大變革

以1983年為分水嶺，以這以前是研究和準(zhǔn)備階段，以進(jìn)行單項會計業(yè)務(wù)核算為主，缺少與之相匹配的工具軟件和專業(yè)人員。1983年以后，隨著計算機技術(shù)迅猛發(fā)展，會計電算化也得到了飛迅發(fā)展。在法律法規(guī)上來看，從《會計核算軟件管理的幾項規(guī)定（試行）》，到《會計電算化管理辦法》、《會計核算軟件基本功能規(guī)范》等法規(guī)的頒布實施，為我國的會計電算化發(fā)展指出了規(guī)范的發(fā)展方向。目前，市場上出現(xiàn)了一系列的實用、高效的財務(wù)軟件，信息的處理和分析日趨專業(yè)智能化。它既適應(yīng)了會計工作發(fā)展的需求，也為企業(yè)帶來了巨大的經(jīng)濟效益。因此其內(nèi)部控制顯得尤為重要。

1.2 會計電算化內(nèi)部控制的概念

會計電算化是建立在計算機理論和會計原理及成本與管理會計等理論基礎(chǔ)上，對手工會計數(shù)據(jù)處理、收集、存儲、傳輸以及報告方式進(jìn)行重大變革后建立的新型的會計信息系統(tǒng)，在一定程度上對原有內(nèi)部控制制度造成了沖擊。會計電算化內(nèi)部控制是指企業(yè)在電算化環(huán)境下及時發(fā)現(xiàn)并糾正各種錯誤、故障以及舞弊等現(xiàn)象而采取各種有效的措施，以確保系統(tǒng)的正常運行。分為總體控制和應(yīng)用控制兩部分?？傮w控制是指對計算機會計信息系統(tǒng)的組織、開發(fā)、引用等方面的控制。應(yīng)用控制是對具體的應(yīng)用系統(tǒng)的程序而設(shè)置的各種控制措施，包括輸入控制、處理控制和輸出控制三個方面。

2 會計電算化對內(nèi)部控制的影響

2.1 控制對象變化的影響

手工會計系統(tǒng)內(nèi)部控制著重通過憑證傳遞，規(guī)定各個工作點的任務(wù)，對所有工作點進(jìn)行內(nèi)部控制。會計電算化信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理顯現(xiàn)出開放、共享、分散的特點，因此企業(yè)的內(nèi)部控制不僅再局限于企業(yè)的內(nèi)部，而且使財務(wù)管理從靜態(tài)走向動態(tài)，加之遠(yuǎn)程通信技術(shù)的優(yōu)勢可實現(xiàn)了會計信息處理的實時控制。如，遠(yuǎn)程轉(zhuǎn)賬、資金調(diào)度等。使原來需要許多人完成的工作，現(xiàn)在可能只要一個人在某臺終端機上就能完成。在電算化環(huán)境下，由于無紙化交易等處理模式的應(yīng)用，經(jīng)濟業(yè)務(wù)被儲存在磁性介質(zhì)上，會計各項信息處理業(yè)務(wù)都靠計算機操作來完成。再者，由于會計電算化信息系統(tǒng)是一個復(fù)雜的系統(tǒng)工程，所以其內(nèi)部控制還包含系統(tǒng)開發(fā)過程控制、軟硬件環(huán)境控制、安全保密控制、會計軟件維護(hù)控制以及數(shù)據(jù)輸入、處理、輸出的正確性控制等。所以導(dǎo)致內(nèi)部會計控制的對象由人工控制向人機控制相結(jié)合轉(zhuǎn)變。

2.2 內(nèi)部控制形式改變的影響

實現(xiàn)電算化后，計算機的應(yīng)用提供了先進(jìn)的控制技術(shù)，且電算化程度越高，程序化控制的要求就越多。原始數(shù)據(jù)的收集、審核、輸入由會計人員操作，經(jīng)濟業(yè)務(wù)的記錄和加工、報表的生成和查詢、報表數(shù)據(jù)的勾稽關(guān)系檢查等已移入計算機系統(tǒng)內(nèi)部，由機器自動完成。在系統(tǒng)安全可靠，沒有非法操作的情況下，是不可能出現(xiàn)賬賬不符、賬證不符、試算不平衡現(xiàn)象的。這樣，計算機控制取代了許多手工會計條件下的人工控制，克服人工控制的隨意性，并且比單純的人工控制更嚴(yán)格、更可靠。所以，手工條件下的一些控制措施就失去了意義。

2.3 存儲介質(zhì)變化的影響

在手工會計核算中經(jīng)濟業(yè)務(wù)均記錄于紙上，分為原始憑證、記賬憑證、會計賬簿和會計報表，可以運用簽蓋章等控制措施，形成資料原件。這些原件如果被修改，很容易識別出修改的痕跡，具有直觀性和可追溯性，是傳統(tǒng)紙質(zhì)原件的一大特點。在電算化條件下，數(shù)據(jù)和信息存儲在磁性介質(zhì)中，無法直觀地看見。如果磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)被篡改，很難辨別所謂的原件。再者，由于數(shù)據(jù)高度集中，未經(jīng)授權(quán)的人員可能不留痕跡地瀏覽，甚至復(fù)制、偽造、銷毀所有數(shù)據(jù)文件。因此，在電算化環(huán)境下對數(shù)據(jù)和信息的保護(hù)變得更加重要。

通過以上簡要分析看出，會計電算化使會計內(nèi)部控制體系出現(xiàn)了一系列有利也有弊的變化。許多手工環(huán)境下行之有效的內(nèi)部控制措施已不能滿足新形勢的要求。必須針對現(xiàn)在新的形勢、新的環(huán)境，強化會計電算化環(huán)境下的內(nèi)部控制制度。

3 強化電算化內(nèi)部控制的措施

3.1 強化組織機構(gòu)和人員控制

組織機構(gòu)的設(shè)置是否合理有效直接影響企業(yè)的經(jīng)營管理效率。會計電算化信息系統(tǒng)要按照不相容職務(wù)相分離的原則，通過崗位設(shè)置和權(quán)責(zé)劃分建立相互稽核、相互監(jiān)督和相互制約的機制來保障會計信息的真實、可靠，減少發(fā)生錯誤和舞弊的可能性。嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)的人事管理制度，關(guān)鍵崗位要實行定期輪換制。企業(yè)要創(chuàng)造良好的文化氛圍，保證各個崗位人員權(quán)利和義務(wù)相適應(yīng)，定期考核，獎優(yōu)罰劣，激發(fā)員工的工作熱情和積極性。

3.2 強化內(nèi)部審計的作用

內(nèi)部審計是企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成部分，是內(nèi)部會計監(jiān)督的重要方法。電算化環(huán)境下，內(nèi)部會計控制體系涉及到系統(tǒng)維護(hù)、程序操作、會計人員等方面，既要保證會計信息質(zhì)量、系統(tǒng)安全，更要保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確和完整，及實施控制的有效性、效益性。因此，要提升內(nèi)部會計審計人員的綜合素質(zhì)，在電算化系統(tǒng)開發(fā)過程中要有內(nèi)部審計人員參加。定期對會計工作流程進(jìn)行審計：檢查電算化會計賬務(wù)處理過程是否合規(guī)；憑證附件是否完整規(guī)范，電子數(shù)據(jù)與書面資料是否相符；不合要求或錯誤的賬表是否及時更正或調(diào)整；磁性存儲介質(zhì)保存是否安全；能否預(yù)防非法修改歷史數(shù)據(jù)等。針對各個環(huán)節(jié)進(jìn)行有效控制，提高系統(tǒng)的安全性和可靠性。在審計方法上，可以結(jié)合傳統(tǒng)審計方法，綜合運用計算機外部審計法、計算機聯(lián)網(wǎng)審計法等科學(xué)方法，發(fā)揮內(nèi)部審計發(fā)現(xiàn)問題、分析問題和解決問題的作用。

3.3 強化系統(tǒng)操作管理制度

制定會計電算化系統(tǒng)操作管理制度，嚴(yán)格遵守會計業(yè)務(wù)處理流程。包括系統(tǒng)使用管理、上機操作規(guī)程、業(yè)務(wù)處理程序等。從制度上界定操作人員的工作職責(zé)和權(quán)限，以規(guī)范操作人員的行為，保證會計電算化系統(tǒng)安全可靠的運行，利于內(nèi)部控制制度的執(zhí)行。制定已輸入計算機的原始憑證和記賬憑證未經(jīng)審核登入機內(nèi)賬簿的措施。制定防止機內(nèi)數(shù)據(jù)被惡意篡改的措施。制定日常上機操作日志制度，記錄每天的上機操作情況，預(yù)防重復(fù)操作、漏操作和誤操作等現(xiàn)象的出現(xiàn)。

3.4 強化數(shù)據(jù)輸入、處理、和輸出的控制

只有輸入正確的會計數(shù)據(jù)，才能保證輸出的會計信息的正確。要建立起完善的審核機制和安全有效的數(shù)字簽名制度，特別要針對一些軟件無法查出的錯誤進(jìn)行認(rèn)真的審核。保證數(shù)據(jù)的處理方法和過程都規(guī)范化，維護(hù)系統(tǒng)的準(zhǔn)確性和穩(wěn)定性，這樣才能保證會計信息的質(zhì)量。數(shù)據(jù)處理控制，是對計算機程序?qū)?shù)據(jù)處理的有效性和可靠性進(jìn)行控制。系統(tǒng)要有確認(rèn)數(shù)據(jù)經(jīng)復(fù)核后才能入賬的控制；及時發(fā)現(xiàn)或防止數(shù)據(jù)丟失、重復(fù)或出錯的控制；對已入賬的憑證，只提供留有修改痕跡的控制；拒絕更改機內(nèi)已生成的報表數(shù)據(jù)的措施等。輸出控制是指審查輸出的數(shù)據(jù)是否完整、真實、準(zhǔn)確，能否滿足數(shù)據(jù)使用者的要求。輸出的會計資料要按規(guī)定登記保管。有輸出格式控制、打印輸出控制和網(wǎng)絡(luò)傳輸控制等。

3.5 強化安全保密控制

程序的安全關(guān)系到系統(tǒng)的運行，數(shù)據(jù)的安全牽涉到財務(wù)信息的完整和保密。因此要做到程序和數(shù)據(jù)不丟失、不損毀、不泄露，不被非法入侵，會計軟件要進(jìn)行編譯或加密處理。非系統(tǒng)維護(hù)人員不得接觸源程序和加密文件，防止出現(xiàn)程序被破壞的可能。程序要做好備份，以備系統(tǒng)重安以及恢復(fù)數(shù)據(jù)恢復(fù)和重建的需要。制定具體的防病毒措施，采取形式多樣的預(yù)防措施。如果確需使用公共軟件或共享軟件及所有來不明歷的存儲介質(zhì)，必須經(jīng)過病毒查殺后才能使用。定期對系統(tǒng)進(jìn)行病毒檢測，及時升級本系統(tǒng)的防病毒產(chǎn)品，加強軟件自身的防病毒能力，充分發(fā)揮病毒防火墻的功能。重要的數(shù)據(jù)應(yīng)加密存儲或以密碼的形式在網(wǎng)絡(luò)中傳輸。

3.6 強化文檔資料管理的控制

檔案資料是會計信息最原始、最可靠、最根本的憑據(jù)，會計檔案保管工作是實施內(nèi)部控制的重要方式之一。必須嚴(yán)格依據(jù)《會計檔案管理辦法》、《會計電算化管理辦法》等制定電算化會計檔案管理制度。嚴(yán)格崗位責(zé)任制，實行專人專崗。紙質(zhì)會計檔案，如會計憑證、賬簿、財務(wù)報表等應(yīng)根據(jù)《會計檔案管理辦法》的相關(guān)規(guī)定妥善保管。電子檔案要使用優(yōu)質(zhì)光盤記錄所有信息。按規(guī)定定期對檔案進(jìn)行檢查和復(fù)制，做好數(shù)據(jù)維護(hù)工作。及時對本年檔案歸類整理，存檔的光盤需由系統(tǒng)管理員、檔案管理員和財務(wù)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。做好檔案保密工作。電算化檔案一般不得外借，如確因工作需要外借時，必須經(jīng)過財務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，辦理相關(guān)的借閱手續(xù)。借閱人不得對檔案的數(shù)據(jù)和內(nèi)容進(jìn)行非法操作，歸還時還要注意進(jìn)行病毒查殺。更換電算化會計檔案管理員時，要辦理交結(jié)手續(xù)，編制交結(jié)清冊，由財務(wù)負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)交。電子檔案室要選擇干燥防水、防火、防盜、防磁的地方。室內(nèi)可安裝溫控設(shè)備，保持通風(fēng)透光，保持清潔。降低會計電子檔案毀損和丟失的風(fēng)險。

3.7 強化專業(yè)人員的培養(yǎng)

電算化內(nèi)部控制能否起到應(yīng)有的作用，很大程度上取決于會計人員的質(zhì)素。因此必須加強電算化綜合型人才的培訓(xùn)，對會計人員增加計算機相關(guān)知識的培訓(xùn)，這樣才能更好地進(jìn)行電算化的操作和控制。對電算化軟件的開發(fā)人員和系統(tǒng)維護(hù)人員進(jìn)行必要會計知識培訓(xùn).使軟件的開發(fā)和編制更符合會計核算工作的實際。這樣既可以緩解技術(shù)壓力，降低咨詢維護(hù)費用，又能充分發(fā)揮會計電算化內(nèi)部控制的作用，推動會計電算化事業(yè)從核算型向管理型和智能型地轉(zhuǎn)變。

綜上所述，隨著會計電算化技術(shù)的發(fā)展，要建立和完善更為科學(xué)的與之相適應(yīng)的內(nèi)部控制體系，既是建立現(xiàn)代企業(yè)制度的內(nèi)部要求，也是提高企業(yè)競爭能力的重要手段。

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