論高校教務(wù)檔案管理

【摘 要】教務(wù)處是負(fù)責(zé)學(xué)校普通高等教育本、?？粕虒W(xué)業(yè)務(wù)管理的職能部門，是組織高校教學(xué)的重要機(jī)構(gòu)。教務(wù)處在進(jìn)行教學(xué)管理過(guò)程中所組織形成的各項(xiàng)學(xué)生資料是教務(wù)檔案的重要組成部分，它不僅是組織更是個(gè)人在過(guò)往社會(huì)實(shí)踐性活動(dòng)中形成的清晰完整且被記錄的固化信息。隨著教育事業(yè)的發(fā)展和高校教育改革的深入，在教學(xué)管理過(guò)程中形成的教務(wù)檔案材料越來(lái)越多，內(nèi)容越趨豐富，使用越趨頻繁、廣泛，教務(wù)檔案管理工作已經(jīng)成為教務(wù)處工作的重要組成部分，教務(wù)檔案管理工作的好壞，將直接影響到教務(wù)處職能的發(fā)揮和教學(xué)預(yù)期管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，甚至影響到學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量以及聲譽(yù)，因此，做好高校教務(wù)檔案管理工作，具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。本文結(jié)合自身多年實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，對(duì)當(dāng)代高校教務(wù)管理中出現(xiàn)的特點(diǎn)及問(wèn)題進(jìn)行仔細(xì)分析，并初步探討如何有效進(jìn)行高校教務(wù)檔案管理。

【關(guān)鍵詞】教務(wù)處 檔案管理

1 高校教務(wù)檔案管理特點(diǎn)

1.1高校教務(wù)檔案管理的重要性

高校教務(wù)檔案一直被視為高校管理工作中的重要特殊資源，其特殊的功能價(jià)值也就決定了它的重要性，這可以從以下三個(gè)方面進(jìn)行定性分析。首先，高校教務(wù)檔案記載了組織以及個(gè)人的完整信息，高校領(lǐng)導(dǎo)在做出利于高校發(fā)展的重要決策前，需要了解相關(guān)方面信息，比如學(xué)校的質(zhì)量狀況以及管理過(guò)程中的問(wèn)題及效果，因此高校檔案可以作為重要備錄，具有一定的信息參考價(jià)值。其次，教務(wù)人員在管理工作時(shí)，為做到盡善盡美，有效提高工作效率，增強(qiáng)工作的科學(xué)性，需要借鑒和學(xué)習(xí)已有的先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)。高校教務(wù)檔案管理正是滿足了這個(gè)需求，它集中了以往的寶貴經(jīng)驗(yàn)，對(duì)現(xiàn)有的教學(xué)管理工作有一定的借鑒作用。舉個(gè)很簡(jiǎn)單的例子，新學(xué)期伊始，教務(wù)處需要安排課程表或是相關(guān)規(guī)模的補(bǔ)考考試，這就需要借鑒以往教務(wù)檔案中的材料，在總結(jié)經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，作出更合理科學(xué)的安排。另外，對(duì)于教務(wù)處新進(jìn)的或者轉(zhuǎn)崗進(jìn)來(lái)的教務(wù)管理人員，要想更快地熟悉工作，也必須要熟悉相關(guān)的教務(wù)檔案材料。顯而易見(jiàn)，教務(wù)檔案給新人員傳遞了知識(shí)，具有很強(qiáng)的學(xué)習(xí)借鑒作用。最后，高校教務(wù)檔案具有檢查和評(píng)估高校教學(xué)工作的功能。高校教學(xué)工作的指導(dǎo)和管理的方式雖然有很多種，但最重要的就是對(duì)高校教學(xué)工作進(jìn)行檢查以及評(píng)估驗(yàn)收。在這個(gè)過(guò)程中，最重要的一個(gè)環(huán)節(jié)就是查閱歷年的教務(wù)檔案。教務(wù)檔案保持了歷年來(lái)教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄。能夠解答學(xué)校教學(xué)運(yùn)行機(jī)制是否良好，教學(xué)管理水平如何，教學(xué)質(zhì)量如何等多個(gè)問(wèn)題。通過(guò)對(duì)教務(wù)檔案中的考試安排、考卷試題、學(xué)生的學(xué)籍檔案、課程設(shè)置等的分析，可以與其他同等高校進(jìn)行比較，從而客觀地反映出學(xué)校的教學(xué)水平。教務(wù)檔案管理工作是上級(jí)主管部門對(duì)高校教學(xué)進(jìn)行檢查、評(píng)估驗(yàn)收的一項(xiàng)重要依據(jù)。

1.2高校教務(wù)檔案管理的范疇

由于高校教務(wù)管理記錄了組織以及個(gè)人的完整信息，因此管理的范疇比較寬廣。對(duì)其進(jìn)行分類后，大概可以概述為以下幾個(gè)：

1.2.1 教務(wù)部門建設(shè)以及職能檔案。其中主要包括國(guó)家頒布的相關(guān)法律法規(guī)、管理?xiàng)l例，學(xué)校有關(guān)教學(xué)管理的各項(xiàng)規(guī)章制度和各類信息以及統(tǒng)計(jì)材料，教務(wù)部門建設(shè)規(guī)劃與實(shí)施情況，教務(wù)部門的管理職能等。

1.2.2 教務(wù)工作人員的人事檔案。其中主要包括：教務(wù)工作者的人事材料，教務(wù)工作者發(fā)表的論文期刊，教務(wù)工作者晉級(jí)考核與職務(wù)職稱的聘任及獎(jiǎng)懲材料，教務(wù)工作者崗位進(jìn)修培訓(xùn)計(jì)劃與實(shí)施狀況材料等。

1.2.3 教學(xué)管理與學(xué)籍管理檔案。其中主要包括：各項(xiàng)教育工作大綱計(jì)劃、開(kāi)課計(jì)劃安排、校歷表，學(xué)期過(guò)程中的考試安排計(jì)劃、教師教學(xué)質(zhì)量反饋以及學(xué)生學(xué)風(fēng)狀況調(diào)查材料、學(xué)生注冊(cè)后的相關(guān)記錄資料。

1.2.4 教材管理檔案以及教學(xué)設(shè)備管理檔案。其中主要包括教材的采定以及編印管理、教學(xué)設(shè)備的采購(gòu)、使用情況管理等。

1.3高校教務(wù)檔案管理過(guò)程

高校教務(wù)檔案管理是一項(xiàng)繁瑣復(fù)雜卻又極其重要的工作。它可以分以下三步進(jìn)行：

1.3.1 及時(shí)收集完整的教務(wù)檔案。這就需要教務(wù)工作者首先要制訂一個(gè)全面的計(jì)劃，收集檔案要預(yù)先布置，有步驟有目的的搜集，保證檔案整理的及時(shí)性；其次，由于檔案資料劃分明目多，這就要求檔案管理人員認(rèn)真、耐心地收集整理檔案，保證收集檔案的全面性。

1.3.2 科學(xué)合理整理教務(wù)檔案。教務(wù)工作人員整理收集完整檔案后，還要對(duì)教務(wù)檔案進(jìn)行詳細(xì)分類，編輯明目，系統(tǒng)安排，保證教務(wù)檔案的規(guī)范性管理，為以后檔案的開(kāi)發(fā)利用作好準(zhǔn)備。

1.3.3 有效開(kāi)發(fā)利用教務(wù)檔案。開(kāi)發(fā)利用檔案是高校教務(wù)檔案管理的最終目的，管理者要積極主動(dòng)地為教學(xué)科研等工作提供利用。我們?cè)陂_(kāi)發(fā)利用檔案資源方面，還存在不足：一是不同程度地存在著檢索方法落后、檢索工具不全、借閱手續(xù)煩瑣等問(wèn)題；二是檔案整理中的不統(tǒng)一、不規(guī)范，給先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用造成很大的障礙。

2.高校教務(wù)檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題

2.1工作隊(duì)伍缺乏正確管理理念，資料整理不齊全

就目前大多高校教務(wù)檔案管理的現(xiàn)狀，可以看出，高校教務(wù)檔案管理工作人員的管理理念嚴(yán)重缺乏。他們一貫堅(jiān)持“以事為本，就事論事”，過(guò)分注重規(guī)章條例，缺乏“以人為本”的理念。由于我國(guó)之前實(shí)行計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制，高效管理大多屬于中央集權(quán)制，因此，“官本位”等思想觀念比較濃厚，工作人員獨(dú)斷專行，缺乏集體意識(shí)。加上他們?yōu)榱擞闲７降目谔?hào)“求大、求全、求高”，使得管理缺陷進(jìn)一步擴(kuò)大，注重面子工程，忽略了提高管理質(zhì)量的本質(zhì)要求，導(dǎo)致部分高校出現(xiàn)進(jìn)一步盲目控制的局面。高校缺乏整套科學(xué)合理的管理價(jià)值體系，因而隨著高校校長(zhǎng)的更替而不斷改變辦學(xué)理念以及辦學(xué)定位等宏觀思想，進(jìn)而造成檔案管理的凌亂不齊全。

2.2 教務(wù)檔案管理體系不完整，檔案利用率不高

通過(guò)對(duì)高校教務(wù)管理體制構(gòu)建及其機(jī)構(gòu)設(shè)置與運(yùn)行的了解，首先可以發(fā)現(xiàn)體制格局大多呈現(xiàn)“科層制”，官僚化思想嚴(yán)重，這無(wú)疑給發(fā)展教務(wù)檔案管理運(yùn)動(dòng)，提供管理質(zhì)量造成了一定的阻礙。高校一旦被行政化，則將會(huì)又出現(xiàn)類似于政府的部門設(shè)置，組織機(jī)構(gòu)雖然齊全龐大，但是缺乏執(zhí)行度，容易造成運(yùn)轉(zhuǎn)不靈。其次，高校領(lǐng)導(dǎo)層內(nèi)部時(shí)有利用手中權(quán)力為自身謀取利益，形成內(nèi)部權(quán)力架構(gòu)，這不僅阻礙了學(xué)校科研的發(fā)展，更是浪費(fèi)了國(guó)家資源。這種管理體制的運(yùn)行，是高校學(xué)術(shù)文化與行政文化一直沖突的本質(zhì)原因。在這個(gè)過(guò)程中，各學(xué)院之間，教師與管理者中間的矛盾加劇，更加阻礙了教務(wù)檔案的記載管理，降低了教務(wù)檔案的利用率。

2.3 教務(wù)檔案管理技術(shù)落后，檔案管理復(fù)雜繁瑣

科學(xué)的管理方法是對(duì)事物進(jìn)行正確合理的研究后，采用適合手段，管理方法以及管理工具，也就是說(shuō)要采取合適的管理技術(shù)。要做好教務(wù)檔案管理的工作，就必須使得檔案的收集能夠提前化，也就是對(duì)教務(wù)檔案的收集工作要進(jìn)行事先布置，實(shí)現(xiàn)超前控制，保證教務(wù)檔案材料的齊全和完整。就目前大多高校采取的管理技術(shù)來(lái)看，管理技術(shù)顯得落后，大多還屬于手工操作，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)機(jī)械化，進(jìn)而導(dǎo)致檔案搜集繁瑣，耗時(shí)耗力。檔案處理是一個(gè)相當(dāng)嚴(yán)格的過(guò)程，其中某些環(huán)節(jié)是環(huán)環(huán)相扣的，若出現(xiàn)錯(cuò)誤，將導(dǎo)致極大的浪費(fèi)。因此，高校應(yīng)該建立計(jì)算機(jī)自動(dòng)化管理檔案體系，實(shí)現(xiàn)檔案的高速檢索及整理。

3 如何有效進(jìn)行高校教務(wù)檔案管理工作

3.1加強(qiáng)教務(wù)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提升檔案管理水平

“以人為本”是現(xiàn)代管理的普遍原理，科學(xué)運(yùn)用“人本”原理進(jìn)行高校教務(wù)檔案管理，已成為檔案管理者的基本素質(zhì)要求。在學(xué)校教務(wù)檔案管理系統(tǒng)中，人在各個(gè)管理要素中的地位和作用更加明顯，貫徹“人本原理”就具有更加突出的必要性?！耙匀藶楸尽钡幕纠砟钜髮W(xué)校管理的一切活動(dòng)都要以“人”為中心展開(kāi)，充分挖掘廣大教職工的潛能，調(diào)動(dòng)他們的積極性。落實(shí)這一理念的關(guān)鍵是學(xué)校管理者要牢固樹(shù)立依靠教職工辦學(xué)的思想，在尊重、關(guān)心、信任、激勵(lì)上下功夫。對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行適當(dāng)培訓(xùn)，提高人員管理水平和創(chuàng)新能力。學(xué)校應(yīng)充分重視檔案管理人員的再教育，要組織檔案管理人員學(xué)習(xí)相關(guān)的法律、法規(guī)和檔案管理的基礎(chǔ)理論，學(xué)習(xí)相應(yīng)的計(jì)算機(jī)知識(shí)，掌握相關(guān)的現(xiàn)代化管理理論、技術(shù)和方法，提高人員管理水平。

其次，教務(wù)檔案管理人員要養(yǎng)成良好的工作作風(fēng)。第一，檔案管理人員要有求實(shí)的工作作風(fēng)，工作必須堅(jiān)持實(shí)事求是，一切從實(shí)際出發(fā)，以解決實(shí)際存在的問(wèn)題為根本。第二，檔案管理人員要養(yǎng)成檔案有序處理的工作作風(fēng)。教務(wù)檔案的形成在時(shí)間上有連貫性和階段性，文件之間有著必然的內(nèi)在聯(lián)系，因此，按照一定的規(guī)范進(jìn)行收集、整理、歸檔，使其前后銜接有序排列非常必要。第三，檔案管理人員要堅(jiān)持檔案規(guī)范化處理的工作作風(fēng)。教務(wù)檔案的規(guī)范化處理主要是指教務(wù)檔案處理要符合一定的標(biāo)準(zhǔn)和制度，也就是檔案的收集、整理、歸檔都要符合一定的順序和線索，檔案文件的文體格式、行文規(guī)則以及語(yǔ)言規(guī)則也要符合一定的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，不得隨心所欲。

3.2加強(qiáng)教務(wù)檔案管理體制建設(shè)，完善高校檔案管理體系

求真務(wù)實(shí)是良好作風(fēng)的重要內(nèi)容，高校教務(wù)檔案管理工作，來(lái)不得半點(diǎn)虛假浮夸和形式主義，因此，“以實(shí)為本”國(guó)家是對(duì)高校教務(wù)檔案管理的根本要求。堅(jiān)持“以實(shí)為本”的基本理念必須圍繞“實(shí)”字用力氣，檔案管理工作者必須求真務(wù)實(shí)，如實(shí)填寫組織以及個(gè)人的記錄，做到符合實(shí)際，實(shí)事求是。高校領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況，建立合理的檔案管理體系，重視管理工作者在檔案管理過(guò)程中的重要性，健全檔案管理的檢查和考核，實(shí)行全方位的監(jiān)控，并做到定期對(duì)教務(wù)檔案工作進(jìn)行檢查和驗(yàn)收，時(shí)刻引導(dǎo)強(qiáng)化檔案管理工作者的責(zé)任意識(shí)，提升檔案管理水平。學(xué)校還要積極制定相關(guān)措施，創(chuàng)造環(huán)境鼓勵(lì)檔案管理人員在理論、技術(shù)和管理上不斷創(chuàng)新，提高管理人員的創(chuàng)新能力，以實(shí)現(xiàn)檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。

要建立完善的高校教務(wù)檔案管理體系，還需要建立合適的激勵(lì)機(jī)制，鼓勵(lì)教務(wù)管理工作人員中良性競(jìng)爭(zhēng)，促進(jìn)整個(gè)高校教務(wù)檔案的管理。目前，兼職檔案員的工作未得到充分的重視。造成了兼職檔案員工作缺乏積極性、主動(dòng)性。因此，應(yīng)出臺(tái)有效的激勵(lì)機(jī)制，來(lái)調(diào)動(dòng)其工作積極性。如：扶持政策、工作突出者給予獎(jiǎng)勵(lì)、提高福利和待遇、提供晉升機(jī)會(huì)、給予科研經(jīng)費(fèi)資助等等。

3.3加強(qiáng)教務(wù)檔案管理技術(shù)，推進(jìn)高校教務(wù)檔案管理現(xiàn)代化

隨著信息技術(shù)的發(fā)展。檔案的信息化已是時(shí)代的要求。傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)，已不能適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)的需求。高校教務(wù)檔案管理也是如此。只有將教務(wù)檔案現(xiàn)代化，才能滿足師生對(duì)教務(wù)檔案的查閱需求。這就要求我們?cè)诮窈蟮墓ぷ髦凶龅剑航虅?wù)檔案管理員不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)。掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)：利用檔案管理系統(tǒng)對(duì)教務(wù)檔案信息進(jìn)行管理；掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化和多媒體技術(shù)：利用網(wǎng)絡(luò)資源提供網(wǎng)絡(luò)化的教務(wù)檔案服務(wù)方式，建立數(shù)據(jù)庫(kù)等實(shí)現(xiàn)教務(wù)檔案的共享，方便廣大師生利用查詢。

高校推進(jìn)教務(wù)檔案管理技術(shù)現(xiàn)代化后，就可以對(duì)檔案的收集進(jìn)行超前控制，保證收集到的檔案是真實(shí)完整的，在采用一定的軟件技術(shù)對(duì)所收集到的檔案資料進(jìn)行合理分類，為以后的查詢奠定基礎(chǔ)。最后，檔案的處理也需要用到現(xiàn)代技術(shù)進(jìn)行規(guī)范處理，從檔案的收集開(kāi)始，到立卷、整理歸檔的每個(gè)環(huán)節(jié)中，按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，在計(jì)算機(jī)上編輯更新資料，就能同步更新到互聯(lián)網(wǎng)，方便檔案查詢?nèi)藛T的檢索，也為檔案整理人員提供了便利。

【參考文獻(xiàn)】

[1]邵麗麗. 高校教務(wù)檔案信息安全策略研究[D].黑龍江大學(xué)，2011.

[2]唐薇薇. 高校教務(wù)檔案管理淺談[J]. 科技信息，2012，32：424.

[3]宋凱，王翠芳. 高校教務(wù)檔案管理的問(wèn)題與對(duì)策[J]. 科技創(chuàng)業(yè)月刊，2012，12：116-117.

[4]張歡. 對(duì)高校教務(wù)檔案管理問(wèn)題的探索[J]. 陜西檔案，2013，03：25.

[5]劉秀賢. 高校教務(wù)檔案管理的建設(shè)與發(fā)展[J]. 考試周刊，2008，53：197-198.

[6]嚴(yán)志谷 ，李麗華. 關(guān)于高校教務(wù)檔案管理的探討[J]. 湖北師范學(xué)院學(xué)報(bào)（哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版），1996，05：95-98.

[7]陳亮亮. 高校教務(wù)檔案管理的新思考[J]. 黑龍江科技信息，2008，17：191.

[8]凌曉路，陳光平. 高校教務(wù)檔案管理信息化的探討與研究[J]. 科技信息，2009，05：177-208.

[9]邵麗麗，付萬(wàn)興. 高校教務(wù)檔案管理常見(jiàn)問(wèn)題及對(duì)策[J]. 中國(guó)電力教育，2010，03：51-52.

[10]姚蕾. 關(guān)于高校教務(wù)檔案管理的新思考[J]. 長(zhǎng)春教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2013，06：86-87.