試論新世紀(jì)的檔案利用工作

【摘 要】新時期隨著我國檔案信息化建設(shè)的逐步推進(jìn)，如何利用檔案工作已經(jīng)成為各級各類檔案管理部門提高自身素質(zhì)、實(shí)現(xiàn)發(fā)展目標(biāo)的戰(zhàn)略措施。但是，多年來系統(tǒng)開發(fā)建設(shè)的大量事實(shí)告訴我們，檔案利用工作的道路坎坷，許多已建系統(tǒng)的使用帶來的效益遠(yuǎn)遠(yuǎn)不及預(yù)先的承諾與期望，檔案理利用率低。效益難望，或半途而廢的情況時有發(fā)生。應(yīng)該說造成上述狀況的因素是多方面的，大多數(shù)檔案信息管理系統(tǒng)利用工作不成功的原因除了由于重視程度不足，對于使用檔案沒有思想準(zhǔn)備，缺乏有效方法與手段外，主要還有以下幾個問題需要探討。

【關(guān)鍵詞】新世紀(jì)；檔案；利用；信息化；檔案管理

新世紀(jì)對檔案的利用工作提出了新的要求。檔案工作者如何在市場經(jīng)濟(jì)條件下，發(fā)揮自身優(yōu)勢，揭示館藏檔案信息資源，提高檔案館為市場經(jīng)濟(jì)服務(wù)的能力，充分發(fā)揮檔案的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，滿足社會對檔案的需要。筆者試從以下幾方面談?wù)勅绾伍_展檔案的利用工作。

一、豐富和優(yōu)化館（室）藏

豐富和優(yōu)化館（室）藏始終是檔案館建設(shè)的根本，也是開發(fā)利用檔案信息資源的基礎(chǔ)，是滿足社會各方面工作利用的前提條件。在新形勢下，各行各業(yè)對檔案信息資源的需要，不僅是數(shù)量的增加，也更加趨于多樣化和復(fù)雜化。沒有豐富的館藏內(nèi)容，就不可能滿足各方面工作對檔案信息的需求，因此，檔案人員要以高度的責(zé)任感和使命感，采取多種形式廣泛收集信息材料，向檔案信息的深度和廣度進(jìn)軍?？梢苑艑挋n案接收范圍和縮短在本單位保管的時間，派人員到外地檔案館或有關(guān)的上級單位進(jìn)行摘抄、復(fù)制，以彌補(bǔ)短缺部分。

加強(qiáng)專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，明確接收范圍。收集檔案時，不僅要收集現(xiàn)行檔案，而且要收集歷史檔案；不僅要收集文書檔案，也要收集科研檔案、實(shí)物檔案和各種專門的業(yè)務(wù)檔案；不僅要接收宏觀內(nèi)容的檔案，還要收集微觀內(nèi)容的檔案；不僅要收集各種門類載體的檔案，也要收集各種書刊資料；還要接收反映本地區(qū)自然、社會、歷史以及經(jīng)濟(jì)、文化等方面的檔案資料。

掌握館藏結(jié)構(gòu)，優(yōu)化檔案信息資源配置，使儲備的檔案信息更加合理，增加為社會經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)的能力。社會經(jīng)濟(jì)得到發(fā)展，也會為檔案事業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造一定的氛圍和條件。

二、檔案管理人員要樹立主動服務(wù)意識

檔案管理人員樹立主動服務(wù)意識，是形勢發(fā)展的需要。黨的十六大提出，要以“三個代表”重要思想來統(tǒng)領(lǐng)各項(xiàng)工作。檔案部門貫徹落實(shí)“三個代表”重要思想，根本的一條就是在深刻領(lǐng)悟“三個代表”的科學(xué)內(nèi)涵和本質(zhì)基礎(chǔ)上，堅(jiān)持把為中國特色社會主義事業(yè)服務(wù)作為檔案工作的生命線，緊握時代脈搏，與時俱進(jìn)抓檔案。概言之，就是轉(zhuǎn)變觀念與職能，在“服務(wù)”上做好、做足文章。

檔案服務(wù)形式是檔案部門與利用者直接接觸的環(huán)節(jié)，也是最能體現(xiàn)檔案部門形象的環(huán)節(jié)，以往的“窗口”服務(wù)已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足新形勢發(fā)展的需要。創(chuàng)新檔案服務(wù)形式是新形勢對檔案部門提高服務(wù)水平的新要求?！笆讍栘?zé)任制”、“預(yù)約全天候無假日服務(wù)制”、“休閑服務(wù)”、“365天服務(wù)”、“掛牌服務(wù)”等檔案服務(wù)形式已將“優(yōu)質(zhì)、高效、親情”的服務(wù)理念帶進(jìn)了檔案服務(wù)領(lǐng)域。在檔案實(shí)體信息服務(wù)中，融進(jìn)了“以人為本”的親情服務(wù)，同傳統(tǒng)、單一、刻板的檔案服務(wù)形式相比，更增加了“人情味”。創(chuàng)新檔案服務(wù)形式是為了滿足利用者多方面的需求，也可以借鑒其它行業(yè)的一些做法，把“零距離”、“真情服務(wù)”和“換位思考”等觀念一同引進(jìn)來，以“換位思考”的方法和開放式“零距離”接觸的方式，拉近檔案人員與利用者的實(shí)際距離和心理距離，滿足利用者多方面的需求。

三、應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)手段進(jìn)行檔案信息資源開發(fā)工作

信息是現(xiàn)代社會當(dāng)中的重要資源，檔案信息在信息社會中占有一定的比例。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案的種類和數(shù)量日益增加，這不僅給收集、管理檔案工作帶來極大的不便，而且面對浩瀚如煙的檔案，要迅速從中查到針對性強(qiáng)、有參考價(jià)值、急需的檔案信息，沒有現(xiàn)代化的技術(shù)設(shè)備和現(xiàn)代化的檢索方法，就如同大海撈針，其結(jié)果必然是在查閱檔案信息中耗費(fèi)大量的時間，既難查準(zhǔn)，又難查全，往往導(dǎo)致科研革新工作的重復(fù)和不必要的浪費(fèi)。因此，檔案生成設(shè)備越先進(jìn)，它的信息載體和書寫方式就越先進(jìn)，它對物質(zhì)條件和科學(xué)技術(shù)的依附性就越突出。在檔案利用方面，由于檔案信息載體不同，為滿足用戶需要，就必須利用現(xiàn)代化設(shè)備，對檔案進(jìn)行檢索，要達(dá)到網(wǎng)絡(luò)檢索。就必須利用現(xiàn)代化通訊技術(shù)，先進(jìn)的設(shè)備和計(jì)算機(jī)組成現(xiàn)代化檔案信息聯(lián)機(jī)檢索網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。沒有檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)的開發(fā)利用，就無法對載體多樣化的檔案進(jìn)行科學(xué)技術(shù)的保管和利用。

實(shí)踐證明，先進(jìn)的現(xiàn)代化設(shè)備在檔案工作領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，為科學(xué)開發(fā)檔案信息資源創(chuàng)造了優(yōu)越條件。因此，應(yīng)盡快使電子計(jì)算機(jī)進(jìn)入檔案工作領(lǐng)域，以電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為中心，利用現(xiàn)代化工具進(jìn)行存儲、檢索、分析、傳遞檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息上網(wǎng)，建立檔案目錄中心，在館際之間實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化管理，以提高檔案信息的傳輸能力，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

四、加強(qiáng)檔案工作的社會宣傳，促進(jìn)檔案信息資源的開發(fā)

開發(fā)檔案信息資源，必須喚起社會的檔案意識，特別是社會利用檔案信息的意識，為檔案尋找用戶。因此，檔案部門要加強(qiáng)社會宣傳，使人們知道檔案是什么，檔案與經(jīng)濟(jì)建設(shè)、社會發(fā)展和人們生活的關(guān)系。喚起人們對檔案的重視，激發(fā)人們利用檔案的愿望和熱情，引導(dǎo)更多的人利用檔案。要宣傳怎樣利用檔案，如何使用檢索工具查找自己所需要的檔案，從而引導(dǎo)人們用好檔案；要加強(qiáng)檔案信息內(nèi)容的宣傳，使公眾知道檔案部門收藏有什么樣的檔案，以便逐步了解其收藏檔案的內(nèi)容，進(jìn)而有針對性的去利用檔案。

將在檔案利用工作中所產(chǎn)生的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益的信息反饋加以收集宣傳，使檔案貼近人們的社會生活，增強(qiáng)社會檔案意識。而宣傳對象，應(yīng)從吸引利用者這一目的出發(fā)，重點(diǎn)放在社會大眾上。社會大眾普遍對檔案了解甚少，而檔案卻與他們的學(xué)習(xí)、工作、生活乃至個人前途命運(yùn)息息相關(guān)，他們被動員起來應(yīng)該是利用檔案的龐大隊(duì)伍。

可采用豐富多彩的宣傳方式，利用各種媒體加以宣傳，如刊物、展覽、史料、廣播、電視等。針對社會大眾人多面廣，層次各異的特點(diǎn)，采取簡潔明了、揚(yáng)長避短的原則。也可征集一些簡單易記的廣告語，在時間和空間上最大限度的反復(fù)出現(xiàn)，真正使之家喻戶曉，老幼皆知。

檔案部門通過對《檔案法》及其相關(guān)的法律法規(guī)的宣傳，提高全社會檔案意識和檔案法律意識，便于依法監(jiān)督、管理、保障檔案工作，使檔案工作持續(xù)、穩(wěn)定、健康的發(fā)展；便于多層次、多形式、多渠道的開發(fā)檔案信息資源，滿足社會不斷增長的多方面檔案信息的需求。

五、全面提高自身素質(zhì)，培養(yǎng)跨世紀(jì)的檔案管理人才

開發(fā)檔案信息資源是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，要做好這項(xiàng)工作，必須提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。21世紀(jì)是知識經(jīng)濟(jì)時代，知識經(jīng)濟(jì)是一種全新的經(jīng)濟(jì)形態(tài)，它以知識和信息的生產(chǎn)、分配、傳播和使用為依托，以高科技產(chǎn)業(yè)為支柱。在知識經(jīng)濟(jì)社會，知識具有非常突出的地位，特別是人才資源創(chuàng)造能力的開發(fā)，在經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展中具有特殊的作用。為了使檔案工作適應(yīng)時代的要求，檔案工作者要充分認(rèn)識到提高自身素質(zhì)的緊迫性，力爭盡快使自己成為一個既熟悉檔案專業(yè)又懂得相關(guān)科學(xué)知識，熟悉現(xiàn)代化設(shè)備操作，一專多能的復(fù)合型優(yōu)秀檔案管理人才。檔案工作者還要有較高的政治和文化素質(zhì)，良好的職業(yè)道德和崇高的敬業(yè)精神，學(xué)習(xí)新知識、掌握新技術(shù)，以科學(xué)、創(chuàng)新的姿態(tài)，抓住機(jī)遇迎接挑戰(zhàn)。要充分認(rèn)識到只有通過檔案資源信息化，只有利用先進(jìn)的數(shù)字和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，才能建立起快捷的檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)體系，才能最大限度的開發(fā)和利用檔案資源，為國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展提供強(qiáng)有力的信息保障。