計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化的內(nèi)涵及功能

摘 要： 本文分析了辦公自動(dòng)化的內(nèi)涵，說明了計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化的應(yīng)用，并論述了辦公自動(dòng)化的發(fā)展趨勢(shì)。

關(guān)鍵詞： 計(jì)算機(jī) 辦公自動(dòng)化 內(nèi)涵 功能 發(fā)展趨勢(shì)

1.計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化的內(nèi)涵

隨著互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，信息技術(shù)不斷得到發(fā)展和進(jìn)步，各行各業(yè)的信息化程度都不斷提高。計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化不斷得到發(fā)展且日益深入機(jī)關(guān)企事業(yè)單位的辦公系統(tǒng)中，并被廣泛地運(yùn)用到生產(chǎn)管理過程中，給現(xiàn)代化的辦公提供了巨大的便利，提高了辦公的工作效率，更加方便單位進(jìn)行管理。

辦公自動(dòng)化（Office Automation，簡(jiǎn)稱OA）是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來(lái)的一種新型的辦公方式。辦公自動(dòng)化沒有統(tǒng)一的定義，凡是在傳統(tǒng)的辦公室中采用各種新技術(shù)、新機(jī)器、新設(shè)備從事辦公業(yè)務(wù)，都屬于辦公自動(dòng)化的領(lǐng)域。在行政機(jī)關(guān)中，大都把辦公自動(dòng)化叫做電子政務(wù)，企事業(yè)單位稱之為OA，即辦公自動(dòng)化。通過實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，或者說實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公，可以優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織結(jié)構(gòu)，調(diào)整管理體制，在提高效率的基礎(chǔ)上，增強(qiáng)協(xié)同辦公能力，強(qiáng)化決策的一致性，最終達(dá)到提高決策效能的目的。

辦公自動(dòng)化主要有兩個(gè)判斷標(biāo)準(zhǔn)：第一是要有一個(gè)信息平臺(tái)，完全可透視化是其主要特征；第二是具備一個(gè)核心系統(tǒng)。自動(dòng)化辦公的核心系統(tǒng)必須以互聯(lián)網(wǎng)信息平臺(tái)為依據(jù)，實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)和外部網(wǎng)絡(luò)的有效連接。

2.辦公自動(dòng)化的功能

2.1建立內(nèi)部的通信平臺(tái)

建立組織內(nèi)部的郵件系統(tǒng)，使組織內(nèi)部的通信和信息交流快捷通暢。

2.2建立信息發(fā)布的平臺(tái)

在內(nèi)部建立一個(gè)有效的信息發(fā)布和交流的場(chǎng)所，例如電子公告、電子論壇、電子刊物，使內(nèi)部的規(guī)章制度、新聞簡(jiǎn)報(bào)、技術(shù)交流、公告事項(xiàng)等能夠在企業(yè)或機(jī)關(guān)內(nèi)部員工之間得到廣泛傳播，使員工能夠了解單位的發(fā)展動(dòng)態(tài)。

2.3實(shí)現(xiàn)工作流程的自動(dòng)化

這牽涉到流轉(zhuǎn)過程的實(shí)時(shí)監(jiān)控、跟蹤，解決多崗位、多部門之間的協(xié)同工作問題，實(shí)現(xiàn)高效率的協(xié)作。各個(gè)單位都存在著大量流程化的工作，例如公文的處理、收發(fā)文、各種審批、請(qǐng)示、匯報(bào)等，都是一些流程化的工作，通過實(shí)現(xiàn)工作流程的自動(dòng)化，可以規(guī)范各項(xiàng)工作，提高單位協(xié)同工作的效率。

2.4實(shí)現(xiàn)文檔管理的自動(dòng)化

可使各類文檔（包括各種文件、知識(shí)、信息）能夠按權(quán)限進(jìn)行保存、共享和使用，并有一個(gè)方便的查找手段。每個(gè)單位都會(huì)有大量的文檔，在手工辦公的情況下這些文檔都保存在每個(gè)人的文件柜里。因此，文檔的保存、共享、使用和再利用是十分困難的。另外，在手工辦公的情況下文檔的檢索存在非常大的難度。文檔多了，需要什么東西不能及時(shí)找到，甚至找不到。辦公自動(dòng)化使各種文檔實(shí)現(xiàn)電子化，通過電子文件柜的形式實(shí)現(xiàn)文檔的保管，按權(quán)限進(jìn)行使用和共享。實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化以后，比如，某個(gè)單位來(lái)了一個(gè)新員工，只要管理員給他注冊(cè)一個(gè)身份文件，給他一個(gè)口令，他自己上網(wǎng)就可以看到這個(gè)單位積累下來(lái)的東西，規(guī)章制度、各種技術(shù)文件等，只要他的身份符合權(quán)限可以閱覽的范圍，他自然就能看到，從而減少很多培訓(xùn)環(huán)節(jié)。

2.5輔助辦公

它牽涉的內(nèi)容比較多，如會(huì)議管理、車輛管理、物品管理、圖書管理等與我們?nèi)粘Ｊ聞?wù)性的辦公工作相結(jié)合的各種輔助辦公等，實(shí)現(xiàn)了這些輔助辦公的自動(dòng)化。

2.6信息集成

每一個(gè)單位都存在大量的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，如購(gòu)銷存、ERP等各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)，企業(yè)的信息源往往都在這個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)里，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)該與這些業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)很好地集成，使相關(guān)的人員能夠有效地獲得整體的信息，提高整體的反應(yīng)速度和決策能力。

2.7實(shí)現(xiàn)分布式辦公

這就是要支持多分支機(jī)構(gòu)、跨地域的辦公模式及移動(dòng)辦公。現(xiàn)在，地域分布越來(lái)越廣，移動(dòng)辦公和跨地域辦公成為一種迫切需求。

OA的這些功能也就規(guī)定了它的存在范疇。OA是使政府和企業(yè)的辦公自動(dòng)化并輔助工作人員辦公。國(guó)內(nèi)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化應(yīng)用軟件在短短10多年時(shí)間內(nèi)，已經(jīng)經(jīng)歷了三個(gè)發(fā)展階段，實(shí)現(xiàn)了兩個(gè)革命性的飛躍。

3.計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化的要求

計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化，是一種新的機(jī)制和工作方式。要想更好地促進(jìn)計(jì)算機(jī)自動(dòng)化的發(fā)展，對(duì)單位的各方面人員提出了不同的要求，主要從以下三方面分析。

3.1領(lǐng)導(dǎo)干部和行政管理人員

辦公活動(dòng)信息自動(dòng)化是一種新的變革，是一種新型的機(jī)制。一方面，對(duì)單位的管理和管理工作人員提出了新的更LKumtqsCUpunDPljn+fu6wDw14+XjFxm0H6s74tSsKc=高的要求，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和管理人員要適時(shí)作出管理體制的調(diào)整，充分發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)作用。另一方面，使用計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化對(duì)辦公人員提出了專業(yè)性技術(shù)和能力的要求。因此機(jī)關(guān)企事業(yè)單位的工作人員首先要加強(qiáng)思想上的重視和思路的調(diào)整，其次要主動(dòng)吸收和學(xué)習(xí)新的計(jì)算機(jī)相關(guān)知識(shí)和技能，快速適應(yīng)信息自動(dòng)化辦公的體制。

3.2辦公操作人員

新的辦公系統(tǒng)的應(yīng)用通常會(huì)引起相關(guān)操作人員的心理壓力和不適應(yīng)，因此提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，在實(shí)際操作中，不斷積累經(jīng)驗(yàn)，并且協(xié)調(diào)與其他工作人員之間的配合顯得尤為重要。

3.3專業(yè)技術(shù)人員

專業(yè)技術(shù)人員是最熟悉計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化技術(shù)的人員，其選擇的技術(shù)方案直接關(guān)系到一個(gè)企業(yè)辦公自動(dòng)化的應(yīng)用成果。首先應(yīng)明確單位的發(fā)展目標(biāo)，然后以此為出發(fā)點(diǎn)設(shè)計(jì)和應(yīng)用合適的技術(shù)方案，并及時(shí)解決在這過程中所遇到的問題。

四、計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的發(fā)展趨勢(shì)

從辦公自動(dòng)化發(fā)展的過程和今后發(fā)展的趨勢(shì)來(lái)講，辦公自動(dòng)化已經(jīng)從第一代發(fā)展到目前的第二代，并且正在向著第三代發(fā)展。從80年代中期起步的第一代辦公系統(tǒng)以個(gè)人電腦、辦公套件為主要標(biāo)志，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和文檔寫作電子化，完成了辦公信息載體從原始紙介質(zhì)方式向電子比特方式的飛躍。從20世紀(jì)90年代中期開始，隨著以Lotus Notes為代表的工作流群件技術(shù)的問世，以及網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)的長(zhǎng)足發(fā)展，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)生了第一次革命性演進(jìn)；第二代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和協(xié)同工作技術(shù)為主要特征，實(shí)現(xiàn)了工作流程自動(dòng)化，實(shí)現(xiàn)了收發(fā)文從傳統(tǒng)的手工方式向工作流自動(dòng)化方式的飛躍；第三代辦公自動(dòng)化則是從以工作流程為中心的第二代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)提高到以知識(shí)管理為核心。以公文流轉(zhuǎn)為例，第二代辦公自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)了收發(fā)文和檔案管理一體化的自動(dòng)處理；第三代辦公自動(dòng)化在此基礎(chǔ)上更為文件處理的每一個(gè)環(huán)節(jié)提供了該步驟所需要的相關(guān)知識(shí)，包括在線的專家、文件背景資料及企業(yè)其他的有關(guān)信息，確保每一個(gè)使用者都能夠隨時(shí)、隨地地根據(jù)需要向?qū)＜覍W(xué)習(xí)、向企業(yè)現(xiàn)有知識(shí)學(xué)習(xí)，使員工在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的地位從被動(dòng)向主動(dòng)轉(zhuǎn)變，從而在提高每個(gè)員工創(chuàng)造能力的過程中，大大提高企業(yè)與機(jī)構(gòu)的整體創(chuàng)新和應(yīng)變能力。

辦公自動(dòng)化經(jīng)歷了由數(shù)據(jù)為中心到由信息為中心，現(xiàn)在正過渡到以知識(shí)為中心，由于目前正在廣泛被使用的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)仍然有大部分屬于以工作流為核心的第二代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，所以研究如何使現(xiàn)有系統(tǒng)做最少的改動(dòng)，如何采用最方便有效的途徑直接過渡到第三代的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)平臺(tái)是我們應(yīng)該研究的重點(diǎn)；同時(shí)必須提供完善的銜接模塊使得辦公自動(dòng)化系統(tǒng)能夠和相關(guān)信息管理系統(tǒng)的功能模塊之間平滑地傳遞信息，從而提高機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位整體的辦公效率和領(lǐng)導(dǎo)的決策能力。

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