文秘專業(yè)第二課堂的自頂向下方法研究

黃 鋮

（湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，湖南 長(zhǎng)沙 410205）

自頂向下方法是在機(jī)械建模設(shè)計(jì)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)領(lǐng)域使用的方法，此方法成功并出色地應(yīng)用于機(jī)械建模設(shè)計(jì)和開發(fā)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用程序的工作中。在文秘專業(yè)第二課堂的建設(shè)中進(jìn)行自頂向下方法的研究，對(duì)提高該專業(yè)第二課堂活動(dòng)的質(zhì)量，提升學(xué)生的職業(yè)素養(yǎng)及技能具有創(chuàng)新而重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、自頂向下方法的詮釋

自頂向下設(shè)計(jì)方法是當(dāng)前機(jī)械建模設(shè)計(jì)中經(jīng)常運(yùn)用的一種方法。自頂向下設(shè)計(jì)方法基于產(chǎn)品的總體概念設(shè)計(jì)，能將復(fù)雜任務(wù)進(jìn)行有效分解，便于組織團(tuán)隊(duì)進(jìn)行設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)，類似于開發(fā)新的信息系統(tǒng)時(shí)所使用的系統(tǒng)分析與設(shè)計(jì)面向?qū)ο蟮姆椒ā?/p>

二、引進(jìn)新穎的“自頂向下”方法，更好地為文秘專業(yè)第二課堂教學(xué)服務(wù)

文秘專業(yè)的教學(xué)應(yīng)當(dāng)圍繞將來(lái)秘書崗位工作職能和專業(yè)素養(yǎng)及技能來(lái)開展。開展第二課堂活動(dòng)，如寫作、演講、速錄比賽等專業(yè)技能小型第二課堂活動(dòng)和實(shí)際會(huì)務(wù)策劃、會(huì)務(wù)安排、國(guó)際秘書節(jié)、秘書技能競(jìng)賽等綜合技能大型第二課堂活動(dòng)。這些第二課堂活動(dòng)的規(guī)模、程序、規(guī)格，以及實(shí)現(xiàn)的任務(wù)不同，必須達(dá)到理想的效果，任務(wù)繁重。針對(duì)這些活動(dòng)，從策劃文案，工作細(xì)節(jié)，程序進(jìn)度，成本控制，到效果評(píng)價(jià)等均可采用“自頂向下”的方法，將復(fù)雜的任務(wù)進(jìn)行不斷地分解，具體到學(xué)生以期實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)，從而實(shí)現(xiàn)文秘專業(yè)第二課堂活動(dòng)的成功舉行。運(yùn)用這樣的“自頂向下”的設(shè)計(jì)方法，能更好地取得文秘專業(yè)第二課堂活動(dòng)的效果，是具有科學(xué)性和可行性的，并且能夠激發(fā)文秘專業(yè)學(xué)生們的學(xué)習(xí)熱情，提高文秘專業(yè)學(xué)生們的專業(yè)素養(yǎng)和綜合技能。

三、文秘專業(yè)第二課堂活動(dòng)“自頂向下”方法的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

根據(jù)活動(dòng)的實(shí)際進(jìn)展情況和活動(dòng)的總體目標(biāo)要求，以及具體活動(dòng)的特點(diǎn)和注意事項(xiàng)，科學(xué)合理地把“自頂向下”方法和理念引進(jìn)文秘專業(yè)第二課堂活動(dòng)中。下面以承辦大型企業(yè)召開學(xué)習(xí)型培訓(xùn)會(huì)議為例，分析如何運(yùn)用“自頂向下”方法，設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)文秘專業(yè)第二課堂活動(dòng)。

（一）活動(dòng)總體目標(biāo)及要求

活動(dòng)總體目標(biāo)，即活動(dòng)總體概念設(shè)計(jì)。充分運(yùn)用“自頂向下”方法，展示文秘專業(yè)學(xué)生風(fēng)采，提升文秘專業(yè)學(xué)生會(huì)議策劃、會(huì)務(wù)安排和組織會(huì)議的職業(yè)技能，真正為企業(yè)服務(wù)，從而為更好地開展校企合作打下良好的基礎(chǔ)。

（1）定義用戶活動(dòng)需求。大型企業(yè)通過(guò)此次學(xué)習(xí)培訓(xùn)會(huì)議，深刻理解與把握《企業(yè)改革和發(fā)展規(guī)劃綱要（2013-2023年）》和新技術(shù)革命，積極投身企業(yè)改革發(fā)展實(shí)踐，與此同時(shí)，調(diào)動(dòng)每一個(gè)企業(yè)員工的工作主動(dòng)性和內(nèi)在創(chuàng)造力，為打造“團(tuán)隊(duì) 創(chuàng)新 發(fā)展”的創(chuàng)新型企業(yè)奠定基礎(chǔ)。

（2）保證活動(dòng)質(zhì)量。確保學(xué)習(xí)培訓(xùn)型會(huì)議順利完成，無(wú)重大失誤；宣傳到位，有較好的輿論效果；能很好地調(diào)動(dòng)每一個(gè)企業(yè)員工的工作主動(dòng)性和崗位創(chuàng)新力。

（3）確定活動(dòng)承辦者。具有較強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)能力的文秘專業(yè)學(xué)生。

（4）設(shè)想活動(dòng)受益者。文秘專業(yè)學(xué)生、愿意從事文秘工作的其他專業(yè)學(xué)生、校企合作單位。

（5）設(shè)計(jì)活動(dòng)系統(tǒng)時(shí)序圖。采用活動(dòng)項(xiàng)目管理的程序和時(shí)間的分析，將每個(gè)環(huán)節(jié)所需時(shí)間進(jìn)行預(yù)測(cè)管理和有效分配。預(yù)測(cè)活動(dòng)成本及資源環(huán)境：活動(dòng)經(jīng)費(fèi)投入，可利用的活動(dòng)資源與管理平臺(tái)。

（二）系統(tǒng)設(shè)計(jì)活動(dòng)，將活動(dòng)復(fù)雜階段任務(wù)進(jìn)行有效分解（即面向?qū)ο笙到y(tǒng)分析）

這次學(xué)習(xí)會(huì)議的規(guī)格、規(guī)模、程序、實(shí)現(xiàn)的任務(wù)，要達(dá)到理想的效果，對(duì)于文秘專業(yè)的學(xué)生來(lái)說(shuō)任務(wù)繁重，而且比較復(fù)雜。從會(huì)議策劃，文案寫作，工作細(xì)節(jié)，會(huì)議進(jìn)度，成本控制，到效果評(píng)價(jià)等均可采用“自頂向下”的方法，將復(fù)雜的任務(wù)進(jìn)行分解，將每一個(gè)具體過(guò)程的任務(wù)再進(jìn)行分解，具體到會(huì)議以期實(shí)現(xiàn)設(shè)計(jì)的初衷，以期實(shí)現(xiàn)的實(shí)際效果，從而實(shí)現(xiàn)文秘專業(yè)學(xué)生參與承辦的大型企業(yè)學(xué)習(xí)型培訓(xùn)會(huì)議的成功舉行。

（1）活動(dòng)前的準(zhǔn)備工作。在學(xué)院文秘專業(yè)學(xué)生中挑選會(huì)務(wù)人員組織好承辦此次會(huì)議的團(tuán)隊(duì)，會(huì)議項(xiàng)目經(jīng)理、部門負(fù)責(zé)人，具體工作負(fù)責(zé)人員。做好會(huì)議召開前期的企業(yè)、酒店、學(xué)院等各方面的溝通聯(lián)絡(luò)工作，各部門分工負(fù)責(zé)、分工測(cè)試并進(jìn)行會(huì)議系統(tǒng)演練測(cè)試，從而更好地為會(huì)議成功舉辦做好準(zhǔn)備。

（2）活動(dòng)中的具體工作。首先，充分調(diào)動(dòng)承辦會(huì)議團(tuán)隊(duì)文秘專業(yè)學(xué)生的主觀能動(dòng)性，提交會(huì)議籌備方案、會(huì)議人力資源配置方案、會(huì)議系統(tǒng)時(shí)序圖、會(huì)議預(yù)算表、會(huì)議質(zhì)量保證計(jì)劃、各部門風(fēng)險(xiǎn)工作預(yù)案等。其次，會(huì)議團(tuán)隊(duì)通力合作，有效溝通、協(xié)調(diào)，實(shí)施、跟蹤和控制各具體分工部門，確保會(huì)議順利進(jìn)行和會(huì)議應(yīng)達(dá)到的效果。

（3）活動(dòng)后的總結(jié)工作。首先，對(duì)會(huì)議中形成的文字、影像資料進(jìn)行信息處理，將其進(jìn)行核對(duì)、分類，形成總結(jié)、制作檔案，并且在征得企業(yè)同意的情況下，復(fù)制、備份以充實(shí)秘書會(huì)議實(shí)訓(xùn)教學(xué)的素材。其次，對(duì)本次會(huì)議進(jìn)行評(píng)審、評(píng)估和指導(dǎo)，邀請(qǐng)企業(yè)專業(yè)人士、系領(lǐng)導(dǎo)、教研室老師參與總結(jié)會(huì)議。對(duì)各部門的組織實(shí)施過(guò)程、完成效果發(fā)放評(píng)估表進(jìn)行評(píng)估，并進(jìn)行點(diǎn)評(píng)、評(píng)議和指導(dǎo)。

（三）管理和支持活動(dòng)

文秘專業(yè)第二課堂活動(dòng)的成功與否，不僅在于文秘專業(yè)學(xué)生的專業(yè)素養(yǎng)和綜合技能基礎(chǔ)，而且要看教研室主任、指導(dǎo)教師在第二課堂活動(dòng)中的管理與指導(dǎo)。當(dāng)然，更有各種資源和平臺(tái)的有力支持，文秘專業(yè)第二課堂活動(dòng)才能成功舉辦。

（1）配置與變更管理。首先，教研室主任要做好承辦此次會(huì)議的文秘專業(yè)學(xué)生項(xiàng)目經(jīng)理的考察工作，召開專題會(huì)議，組建好承辦會(huì)議的團(tuán)隊(duì)，配好各部門指導(dǎo)教師，選拔好各部門負(fù)責(zé)學(xué)生。其次，各部門指導(dǎo)教師要進(jìn)行必要的會(huì)議知識(shí)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，選好人、用好人，為實(shí)現(xiàn)會(huì)議質(zhì)量提供必需的人力資源保障。最后，在會(huì)議測(cè)試和實(shí)現(xiàn)過(guò)程中，各項(xiàng)計(jì)劃如果出現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時(shí)召開協(xié)調(diào)會(huì)議，適當(dāng)調(diào)整方案、加大人手、變更人員或時(shí)序，進(jìn)一步加強(qiáng)管理，確保會(huì)議質(zhì)量。

（2）利用各種資源和平臺(tái)來(lái)支持活動(dòng)實(shí)現(xiàn)。第二課堂的順利開展離不開場(chǎng)地、設(shè)備、管理平臺(tái)、人員、經(jīng)費(fèi)等方面的支持和保障。可利用的會(huì)議資源包括企業(yè)因會(huì)議承租的相關(guān)大型酒店資源（會(huì)議廳、報(bào)告廳、禮賓室、客服室、準(zhǔn)備室、廣播站、辦公室）、企業(yè)相關(guān)資源（會(huì)議室、宣傳室、辦公室），以及會(huì)議系統(tǒng)演練測(cè)試過(guò)程中應(yīng)當(dāng)用到學(xué)院的報(bào)告廳、會(huì)議室、實(shí)訓(xùn)室、多功能教室、禮堂等場(chǎng)地和設(shè)備。

四、運(yùn)用“自頂向下”方法實(shí)現(xiàn)文秘專業(yè)第二課堂活動(dòng)應(yīng)重視的注意事項(xiàng)

文秘專業(yè)第二課堂活動(dòng)“自頂向下”方法的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)過(guò)程應(yīng)重視的事項(xiàng)主要有三方面。

1.頂層設(shè)計(jì)要到位

在定義活動(dòng)需求、活動(dòng)業(yè)務(wù)建模、活動(dòng)團(tuán)隊(duì)組建、設(shè)計(jì)活動(dòng)時(shí)序圖等各方面的頂層設(shè)計(jì)中應(yīng)確保環(huán)環(huán)相扣，做到統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，不出現(xiàn)低級(jí)錯(cuò)誤。

2.項(xiàng)目做到有效分解

活動(dòng)業(yè)務(wù)建模中的活動(dòng)籌備機(jī)構(gòu)，大會(huì)設(shè)置承辦會(huì)議籌備小組，由教研室主任擔(dān)任承辦會(huì)議籌備小組主任，由文秘綜合素養(yǎng)水平較高的學(xué)生擔(dān)任會(huì)議籌備小組組長(zhǎng)或項(xiàng)目經(jīng)理，下設(shè)辦公室、秘書組、會(huì)務(wù)組、宣傳組、后勤組、財(cái)務(wù)組、安全組，共七小組，各部門職責(zé)人員如下表。

分工 負(fù)責(zé)人 聯(lián)系方式 負(fù)責(zé)事項(xiàng)辦公室 蘇×× 1397548 協(xié)調(diào)各組工作和采購(gòu)紀(jì)念品、獎(jiǎng)品秘書組 李×× 1385962 會(huì)議資料、紀(jì)念品分發(fā)；會(huì)場(chǎng)檢查、座位安排；會(huì)前簽到，會(huì)議記錄會(huì)務(wù)組 劉×× 1356923 會(huì)議接待、車輛的安排、會(huì)場(chǎng)布置、設(shè)備管理和活動(dòng)的安排宣傳組 劉×× 1375628 收集會(huì)議信息編寫新聞、簡(jiǎn)報(bào)后勤組 張×× 1385623 與會(huì)人員住宿餐飲安排，會(huì)場(chǎng)茶點(diǎn)安排，會(huì)后的會(huì)場(chǎng)清理財(cái)務(wù)組 周×× 1596235 會(huì)議經(jīng)費(fèi)支出與核算安全組 曾×× 1585623 安全保障，預(yù)防意外事故發(fā)生；處理突發(fā)文件

活動(dòng)任務(wù)分解得越明細(xì)，職責(zé)越明細(xì)，完成任務(wù)越有效果，越能確?；顒?dòng)的完成質(zhì)量。但必須注意的是，在任務(wù)分解時(shí)不能邏輯混亂，最好做到不出現(xiàn)任務(wù)交叉或重疊的現(xiàn)象。

3.測(cè)試和變更管理

承辦大型企業(yè)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)會(huì)議，學(xué)生即使臨時(shí)接受了專業(yè)會(huì)議的知識(shí)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，也難免會(huì)出現(xiàn)一些問(wèn)題。因此，會(huì)議測(cè)試與會(huì)務(wù)變更管理就顯得尤為重要。不僅有各個(gè)部門的會(huì)務(wù)測(cè)試與變更管理，還有整個(gè)會(huì)議的會(huì)務(wù)測(cè)試與變更管理。不測(cè)試不知道問(wèn)題之所在，如果出現(xiàn)問(wèn)題，就有充分的時(shí)間調(diào)整人員、調(diào)整會(huì)務(wù)細(xì)節(jié)與變更管理。在學(xué)校場(chǎng)地和設(shè)施環(huán)境下進(jìn)行會(huì)議模擬測(cè)試和積極變更管理，為會(huì)議的成功有序進(jìn)行打下良好的基礎(chǔ)。

［1］陸勤.以職業(yè)能力培養(yǎng)為核心的高職文秘專業(yè)第二課堂實(shí)踐研究［J］.南京廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào)，2013（1）.

［2］梁永飛.文秘專業(yè)第二課堂的項(xiàng)目管理模式研究［J］.文科研究，2011（10）.

［3］［美］James F.Kuros and Keith W.Ross.計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)自頂向下方法［M］.北京：機(jī)械工業(yè)出版社，2008（12）.

［4］［美］Robert V.Stumpf and Lavette C.Teague.面向?qū)ο蟮南到y(tǒng)分析與設(shè)計(jì)（UML版）［M］.北京：清華大學(xué)出版社，2005（8）.

本論文來(lái)源于基金項(xiàng)目：教育部高職高專文秘類專業(yè)教學(xué)指導(dǎo)委員會(huì)2013年重點(diǎn)立項(xiàng)課題（ZD13042）。