淺談高校辦公室會務工作的精細化管理

文/大連理工大學 胡豐彥

淺談高校辦公室會務工作的精細化管理

文/大連理工大學 胡豐彥

本文首先分析了精細化管理的內涵，闡述了高校引入精細化管理的必要性，并結合會務工作的實際提出實現(xiàn)精細化管理的有效措施，使會務工作更加規(guī)范化、科學化。

高校；辦公室；會務管理；精細化

隨著高等教育改革的不斷深入，高校辦公室的會務工作面臨著新的任務和挑戰(zhàn)，需要不斷適應新的工作要求。提供高質量、低成本的會務服務既是對高校辦公室工作的內在要求，也是更好地服務學校中心工作的必然要求，這就需要將精細化的管理理念引入到高校辦公室的會務工作中，創(chuàng)新會務工作管理方法和手段，實現(xiàn)經(jīng)驗管理向科學管理轉變，推動會務工作實現(xiàn)“會務精、落實細、標準高”。

一、精細化管理的定義

精細化管理是一種管理理念和管理技術，它起源于20世紀50年代的日本，以專業(yè)化為前提、系統(tǒng)化為保證、數(shù)據(jù)化為基礎、信息化為手段，把服務者的焦點專注到滿足被服務者的需求上，以獲得更高效率、更多利益和更強的競爭力。通過實行精細化管理，最大限度地減少管理所占有的資源并降低管理成本，將管理的規(guī)范性和創(chuàng)新性很好地結合到一起，創(chuàng)造更大的價值。

二、會務工作引進精細化管理的必要性

高校辦公室是一個綜合性的辦事機構，承擔著組織協(xié)調的樞紐作用。會務工作是高校辦公室的一項重要的工作內容，辦會水平的高低也體現(xiàn)了高校辦公室的統(tǒng)籌協(xié)調能力和組織策劃能力。通過引入精細化管理的理念指導會務工作，有利于明確任務、細化分工，在會議召開的籌備環(huán)節(jié)和進行過程中，保證無縫銜接、完美順暢，同時能夠最大限度地控制開支，降低會議舉辦的運行成本。對常規(guī)性的會務工作進行規(guī)范化存檔管理，能夠大大提高工作效率，為接下來的工作提供參考，使工作人員養(yǎng)成良好的工作習慣，有利于辦公室工作的良性有效運轉。

三、會務工作中實現(xiàn)精細化管理的措施

（一）統(tǒng)一思想，提高精細化管理意識。1.細節(jié)意識。高校辦公室會務工作的范疇和特點決定了會務相關工作人員必須要具備細節(jié)意識。會務工作需要做到從大處著眼，小處著手，秉持精益求精的工作態(tài)度把每項工作做實、做細、做到位。這就需要培養(yǎng)辦公室工作人員的精細化工作態(tài)度，做到“細微之處見精神，細微之處見水平”。2.服務意識。高校辦公室工作人員必備的意識就是服務意識，這就要求辦公室工作人員在工作中樹立良好的窗口形象，堅持以人為本的服務意識，指導會務工作的各個環(huán)節(jié)工作，會務工作充分考慮到會議的特點和來賓的個性要求，使會務工作做到面面俱到，力求完美。3.規(guī)則意識。高校辦公室的工作具有“點多、線長、面廣”的特點，特別是在面對變化多、要求高的會務工作時，需要加強工作人員的規(guī)則意識，同時加強制度建設，規(guī)范工作流程，明確操作方法，使會務工作能夠完成得順利、高效。4.大局意識。高校辦公室的工作人員應時刻保持“工作無小事”的大局意識，遇到工作任務時主動承擔，碰到困難問題時知難而進，積極穩(wěn)妥地處理好會務工作過程中出現(xiàn)的各類應急問題，服務大局，以扎實的作風確保各項工作真正落到實處。5.節(jié)約意識。承辦會務工作時應本著“簡潔、高效”的原則，打造高效節(jié)約、求真務實的新型會議模式，盡可能精簡不必要的會議環(huán)節(jié)，簡化會議程序，提前做好會議預算，節(jié)約資源，杜絕浪費，使會議辦得隆重卻不鋪張、簡潔卻不簡單，提高會議實效性。

（二）注重過程，落實精細化管理方案。1.會前精心籌備。在接到會務工作任務后，進行統(tǒng)一安排，明確分工，任務到人。一是要做到會務方案“細”。制定詳細的會務活動方案，提前認真做好會議相關的準備工作。二是做到會務落實“精”，明確會議方案后，將各項任務精細化分工，專人負責，在會議籌備階段不斷溝通，保持銜接順暢。會議召開前當天確保各項工作都準備到位，溫馨提示領導準時參會，重點檢查會場相關設施是否準備準確無誤。2.會中周到服務。會議召開過程中，需要辦會人員集中精力，細致服務，會議過程中，任何細小的差錯都有可能被無限放大。首先需要熱情周到做好會議簽到、引領入座等工作，做到快速、有序；其次耐心細致做好會場服務工作，面對有可能發(fā)生的臨時變動和應急事件，需要迅速做出反應，及時請示領導，以最快的時間，最合適的方式解決各項突發(fā)事件。3.會后總結交流。會議順利舉行之后，會務工作人員要注重彼此的溝通，交流分享每次會務工作中的收獲和心得，不斷探索新的工作思路，創(chuàng)新工作方法。在交流過程中理順會務工作不同分工的責任要點，積極傾聽不同的意見和建議，強化整個辦公室“一盤棋”的思想，積極促進團隊建設。

（三）督辦提升，建立精細化管理長效機制。對于會務工作人員來說，會議結束并不意味著會務工作的結束，會后的督辦總結是會務工作的延伸和升華。每次會務工作結束后，做好相應的信息搜集工作，為領導輔助決策提供參考。同時建立會務工作檔案管理機制，將每次會務工作涉及的會議方案、新聞稿件等相關材料進行建檔整理。會議建檔的過程不僅可以督促基層工作人員狠抓落實會議精神，檔案形式的會議材料也有利于辦公室會務工作實現(xiàn)無縫隙銜接，為后續(xù)的會務工作提供參考，實現(xiàn)高校辦公室工作高效運轉。

[1]汪中求.精細化管理之基本理念[J].中國商貿(mào),2008(9):116.

[2]林茂才.高校辦公室精細化管理探討[J].浙江工商職業(yè)技術學院學報,2010(2):73～76.