對(duì)強(qiáng)化高職院校學(xué)院辦公室“三辦”工作的思考

摘 要：高職院校學(xué)院辦公室如何強(qiáng)化“三辦”（辦文、辦事、辦會(huì)）中心工作，積極為上級(jí)、為院領(lǐng)導(dǎo)、為學(xué)院師生提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)，值得我們深入思考。筆者結(jié)合工作實(shí)踐，進(jìn)行了歸納總結(jié)，作為對(duì)進(jìn)一步做好高職院校學(xué)院辦公室工作的有益探索。

關(guān)鍵詞：高職院校 辦公室 三辦

中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2013）06（c）-0237-01

隨著高職教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展以及高職院校參與市場(chǎng)的機(jī)會(huì)和與社會(huì)交往的領(lǐng)域不斷增加和拓展，高職院校學(xué)院辦公室工作的定位職責(zé)和功能也發(fā)生了變化，辦公室工作更具復(fù)雜性挑戰(zhàn)性。在這種情況下，高職院校學(xué)院辦公室要進(jìn)一步認(rèn)清形勢(shì)、明確定位，不斷強(qiáng)化“三辦”中心工作，為推動(dòng)學(xué)院改革貢獻(xiàn)力量、提供保障。

1 嚴(yán)格“辦文”程序，把握“辦文”技巧

公文處理是高職院校學(xué)院辦公室的基本業(yè)務(wù)之一，包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔三部分。筆者認(rèn)為，學(xué)院辦公室在辦文過(guò)程中，要根據(jù)中辦發(fā)〔2012〕14號(hào)文件精神，嚴(yán)格遵守辦文程序，比如收文中要遵循簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦、答復(fù)等程序；發(fā)文要嚴(yán)格遵循復(fù)核、登記、印制、核發(fā)等程序；需要?dú)w檔的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)有關(guān)檔案法律法規(guī)以及機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定，及時(shí)收集齊全、整理歸檔。

要想做好高職院校學(xué)院辦公室公文處理工作，辦文過(guò)程中除了要嚴(yán)格遵循辦文程序外，還應(yīng)該要把握辦文技巧。主要有幾個(gè)方面：第一，大局觀念，協(xié)調(diào)各方。公文處理工作扮演著信息接收點(diǎn)與中轉(zhuǎn)站的角色。辦文過(guò)程中應(yīng)當(dāng)站得高、看得遠(yuǎn)，樹立大局意識(shí)和全局觀念，協(xié)調(diào)各方，確保學(xué)院教學(xué)科研等工作有序開展。第二，分清主次，把握急緩。學(xué)院辦公室每天會(huì)接到大量公文，首要做好簽收、登記等基礎(chǔ)工作；其次要理清公文類別、甄別公文的主次急緩，保證緊急公文和重要公文先辦理。要牢記“急件先行”的準(zhǔn)則，拿到急件、要件在第一時(shí)間就要請(qǐng)示主任提出擬辦意見(jiàn)，再由分管院領(lǐng)導(dǎo)做出批示，進(jìn)而轉(zhuǎn)發(fā)給承辦部門加以辦理，并督促承辦部門按期辦結(jié)，確保工作及早落實(shí)。第三，明確權(quán)責(zé)，妥善協(xié)調(diào)。想做好公文處理工作，除了要踏實(shí)、嚴(yán)謹(jǐn)，還要有靈活、創(chuàng)新。比如，當(dāng)某份公文需由兩個(gè)或兩個(gè)以上部門承辦時(shí)，有時(shí)也難免出現(xiàn)部門之間相互推諉責(zé)任的狀況。此時(shí)辦文秘書要保持頭腦冷靜，要了解事情原委，向院領(lǐng)導(dǎo)反映承辦部門的意見(jiàn)，請(qǐng)示院領(lǐng)導(dǎo)提出解決方案。與承辦人交流時(shí)，要注意態(tài)度與溝通方式，既要準(zhǔn)確傳達(dá)上級(jí)意見(jiàn)，還要讓對(duì)方欣然接受、以積極的態(tài)度承辦工作。

2 發(fā)揮功能作用，提高“辦事”效益

新形勢(shì)下，學(xué)院辦公室要把握辦事原則，提高辦事效益，要充分發(fā)揮職責(zé)功能作用。第一，要充分發(fā)揮橋梁紐帶作用，促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)班子團(tuán)結(jié)。在學(xué)院建設(shè)與發(fā)展過(guò)程中，領(lǐng)導(dǎo)班子成員之間難免發(fā)生工作分歧，在這種情況下，辦公室作為領(lǐng)導(dǎo)班子的直接服務(wù)者，難免會(huì)感到無(wú)所適從或束手無(wú)策這個(gè)時(shí)候，發(fā)揮辦公室的“橋梁紐帶作用便顯得尤為重要，客觀公正、積極有效地進(jìn)行干預(yù)和溝通，可以合理避免或減少不和諧的因素，可以有效消除或緩解班子成員之間的分歧或矛盾，促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)班子的團(tuán)結(jié)和諧。

第二，要把握分寸，妥善處理應(yīng)急事件。學(xué)院辦公室作為突發(fā)性事件的“第一知情者”和“第一面對(duì)者”，必須扎實(shí)掌握一些處理突發(fā)事件的方法和技巧，從而為科學(xué)處理突發(fā)事件奠定基礎(chǔ)。一是要坐到急事冷靜處理。學(xué)院辦公室人員在面對(duì)突發(fā)事件時(shí)，要具備較強(qiáng)的政治素質(zhì)和心理素質(zhì)，沉著冷靜的思考，不沖動(dòng)；第一時(shí)間將情況進(jìn)行上傳下達(dá)，不拖延；有條不紊地協(xié)調(diào)處理，不盲動(dòng)。從而起到穩(wěn)定人心、穩(wěn)定局勢(shì)的作用，使突發(fā)事件的處理工作能夠有條不紊地進(jìn)行。二是要做到雜事妥善處理。學(xué)院辦公室在面對(duì)突發(fā)事件時(shí)，首先要明確自身定位，不越粗代皰，及時(shí)將事件情況上報(bào)責(zé)任部門主管領(lǐng)導(dǎo)，并及時(shí)通知相關(guān)責(zé)任部門進(jìn)行處理，而不是全管全包；其次要切實(shí)發(fā)揮協(xié)調(diào)職能，促使相關(guān)部門在事件處理過(guò)程中相互配合、密切合作，防止疏漏、杜絕推諉扯皮，確保事件處理有序、高效進(jìn)行。三是要做到難事耐心處理。學(xué)院辦公室在面對(duì)突發(fā)事件時(shí)，要積極主動(dòng)的協(xié)調(diào)相關(guān)部門進(jìn)行處理，不逃避；要敢于迎難而上，認(rèn)真梳理事件的來(lái)龍去脈，不退縮；要敢于負(fù)責(zé)，既要堅(jiān)持一般情形下“誰(shuí)主管、誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，又要堅(jiān)持緊急情況下“誰(shuí)先得知，誰(shuí)先處理”的原則，不推諉，避免事態(tài)失控。

3 抓好“辦會(huì)”環(huán)節(jié)，確?！稗k會(huì)”質(zhì)量

學(xué)院辦公室日常工作中，辦會(huì)是重要的一環(huán)。在實(shí)施過(guò)程中，要具體抓好以下三個(gè)環(huán)節(jié)。

一是要做到會(huì)前精心組織。首先，會(huì)議方案要細(xì)。方案的制定要建立在考察、調(diào)研、溝通、思考的基礎(chǔ)之上。會(huì)務(wù)方案要將分工細(xì)則、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、議程安排、準(zhǔn)備文件、會(huì)場(chǎng)布置、接待服務(wù)、會(huì)議編組、后勤保障等方方面面的問(wèn)題考慮和安排好。其次，落實(shí)要精。方案確定后，應(yīng)根據(jù)會(huì)議規(guī)模決定是否召集相關(guān)的部門或人員召開協(xié)調(diào)會(huì)和分工會(huì)，確保會(huì)議任務(wù)在第一時(shí)間下達(dá)給相關(guān)人員。會(huì)議檢查要求會(huì)務(wù)工作者親力親為。要對(duì)照會(huì)議安排巡查一下會(huì)場(chǎng)座次有無(wú)疏漏，有無(wú)錯(cuò)排、漏排的現(xiàn)象；要巡查所分發(fā)的會(huì)議材料，特別是發(fā)給參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的會(huì)議材料是否足夠、順序有無(wú)差錯(cuò)、文件內(nèi)頁(yè)有無(wú)缺碼等；要巡查會(huì)場(chǎng)的音響視頻設(shè)備是否正常運(yùn)行、影音資料是否分門別類備好等。

二是要做到會(huì)中細(xì)致服務(wù)。首先要做好會(huì)務(wù)接待，如簽到桌要安放在會(huì)場(chǎng)入口處醒目位置。會(huì)務(wù)人員要主動(dòng)引領(lǐng)與會(huì)人員找到自己的座位，使其有序就位。其次，要主動(dòng)細(xì)致地做好會(huì)場(chǎng)服務(wù)，主要包括會(huì)議記錄、影音多媒體調(diào)試等場(chǎng)內(nèi)服務(wù)，還有安排會(huì)間服務(wù)以及食宿、人員接送、醫(yī)療安保等場(chǎng)外服務(wù)。最后，尤其需要關(guān)注的是會(huì)議進(jìn)行中可能發(fā)生一些臨時(shí)變動(dòng)，如調(diào)整議題、增加與會(huì)人員以及其他特殊情況。會(huì)務(wù)人員要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的指示妥善處理，確保會(huì)議按照既定議題進(jìn)行。

三是要做到會(huì)后督辦。會(huì)議的總結(jié)和建檔是會(huì)務(wù)工作創(chuàng)新的源頭。而創(chuàng)新的源頭在于繼承，在于對(duì)以往經(jīng)驗(yàn)的不斷總結(jié)和升華，會(huì)后的總結(jié)和交流也顯得尤為重要。因此，在條件允許的情況下，辦公室應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后的第一時(shí)間召開一次會(huì)務(wù)工作總結(jié)交流會(huì)。大家將本次會(huì)議的亮點(diǎn)、不足、遇到的難題以及辦會(huì)心得進(jìn)行簡(jiǎn)單梳理，從而促進(jìn)整體工作的創(chuàng)新。

參考文獻(xiàn)

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①作者簡(jiǎn)介：孫建國(guó)（1980—），安徽安慶人，現(xiàn)任廣東文藝職業(yè)學(xué)院院辦副主任，行政管理專業(yè)研究生。