巧用EXCEL基本功能提高職院校管理工作的效率

摘 要： 在高職院校的日常管理中，一些臨時(shí)性的工作由于沒有相應(yīng)的軟件配套，需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和人力，Excel是一個(gè)非常優(yōu)秀的數(shù)據(jù)處理軟件，實(shí)用性極強(qiáng)，將某些基本功稍加提高，就可以使得枯燥繁瑣易錯(cuò)的數(shù)據(jù)錄入過程變得簡(jiǎn)單，達(dá)到事半功倍的效果。本文通過實(shí)例將Excel中常用的兩個(gè)基本功能（設(shè)置單元格格式中的自定義格式和數(shù)據(jù)有效性）加以加強(qiáng)，提高了工作人員的工作效率。

關(guān)鍵詞： 教學(xué)管理 Excel 自定義格式 數(shù)據(jù)有效性

學(xué)校教學(xué)管理工作分常規(guī)工作和臨時(shí)工作兩大類，常規(guī)工作就是在固定的時(shí)間按照固定的流程進(jìn)行的，大致可分教學(xué)安排流程、日常教學(xué)流程、日常考務(wù)流程管理。常規(guī)工作可以有相應(yīng)的專業(yè)教學(xué)管理軟件配套，通常情況學(xué)校都是購買商業(yè)公司開發(fā)的軟件，從軟件使用的角度來看，通用性強(qiáng)的，適應(yīng)性就比較差，但是學(xué)校出于資金等方面的考慮不太會(huì)按照自身的需要定制某些功能。另外，實(shí)際情況是現(xiàn)在的學(xué)校和以往不一樣了，體制變化，規(guī)模擴(kuò)大，從教務(wù)處這個(gè)點(diǎn)開始，到系部、教研室、各位老師，到班級(jí)、學(xué)生，基本上都涉及多個(gè)部門、多類人員一起協(xié)調(diào)參與。在日常的教學(xué)管理中，經(jīng)常會(huì)有一些臨時(shí)性的工作出現(xiàn)，這些基本上是一年一次或者幾年一次的工作式樣多，任務(wù)重，由于學(xué)校的專業(yè)管理軟件沒有相應(yīng)的功能，往往要耗費(fèi)巨大的人力物力，而且其中一個(gè)環(huán)節(jié)出錯(cuò)或者效率低下，就會(huì)影響到全局。雖然現(xiàn)在學(xué)校的教學(xué)工作者和管理工作者的計(jì)算機(jī)軟件的應(yīng)用能力有了普遍的提高，但是如果在運(yùn)用上沒有針對(duì)性的改進(jìn)，僅僅限于簡(jiǎn)單功能的使用，那么對(duì)于整個(gè)教學(xué)體系而言，整體的效率低下是一個(gè)不爭(zhēng)的事實(shí)。比如就Excel而言，在使用過程中，大部分的時(shí)間耗費(fèi)在數(shù)據(jù)錄入的過程中，如果我們有針對(duì)性地改進(jìn)一下Excel的錄入方式，或者提高一下Excel的基本功能的使用水平，效率就能大幅度地提高，就能輕松地應(yīng)付一些臨時(shí)工作。下面以常見的制作等級(jí)考試報(bào)名表為案例介紹怎樣快速高效地完成一些臨時(shí)性工作的方法。

在高職類學(xué)校中，學(xué)生有參加各類考試的需求，在考試前，學(xué)生向系部報(bào)名，以方便系部展開組織報(bào)名工作。有些時(shí)候，并不是所有的人有資格參加這項(xiàng)考試，例如某工種的定級(jí)考試，所以這樣一類表格的數(shù)據(jù)必須工作人員手動(dòng)輸入，而不能從數(shù)據(jù)庫中直接導(dǎo)出。為了能使錄入的報(bào)名數(shù)據(jù)既快速又準(zhǔn)確，最好建立一個(gè)既方便又能防止錯(cuò)誤數(shù)據(jù)的考試報(bào)名表。

我們預(yù)設(shè)建立這樣一個(gè)表格，有以下功能：

1.學(xué)號(hào)錄入后三位就可顯示完整學(xué)號(hào)。（一般一個(gè)系同一專業(yè)的學(xué)號(hào)前面部分都是一致的，僅后三位不同。）

2.班級(jí)錄入班號(hào)即可顯示全稱（高職院校班級(jí)全稱的格式一般為“入學(xué)年份+專業(yè)+班級(jí)編號(hào)”）。

3.性別可通過下拉框選擇。

4.身份證號(hào)具有提示功能及位數(shù)校驗(yàn)功能。

操作步驟：

1.創(chuàng)建工作簿“等級(jí)考試報(bào)名表”，將工作表sheet1重命名為等級(jí)考試報(bào)名表。

2.輸入表格標(biāo)題和字段，并設(shè)置字體和段落格式。

3.設(shè)置“學(xué)號(hào)”一列的自定義格式。

①選中B4：B30單元格區(qū)域，在“開始”選項(xiàng)卡的數(shù)字一欄中。點(diǎn)擊設(shè)置單元格格式或者按快捷鍵打開“單元格格式”對(duì)話框。切換到數(shù)字選項(xiàng)卡。

②在設(shè)置單元格格式對(duì)話框，左側(cè)的“分類”列表框中選擇“自定義”；在右側(cè)的“類型”里拖動(dòng)鼠標(biāo)選中默認(rèn)的“G/通用格式”，然后按鍵盤上鍵刪除。

③輸入″1263213″000（引號(hào)內(nèi)是學(xué)號(hào)中同一級(jí)同專業(yè)相同的部分），單擊“確定”按鈕，“學(xué)號(hào)”的格式就設(shè)置好了。見圖2：

4.輸入學(xué)號(hào)。

①選中B4單元格，輸入101，按鍵確認(rèn)輸入。

②在B5單元格中輸入110，按鍵確認(rèn)輸入。

③在B5單元格中輸入206，按鍵確認(rèn)輸入。

5.設(shè)置班級(jí)格式。

①選中C4：C30單元格區(qū)域，在“開始”選項(xiàng)卡的數(shù)字一欄中。點(diǎn)擊設(shè)置單元格格式或者按快捷鍵打開“單元格格式”對(duì)話框，切換到數(shù)字選項(xiàng)卡。

②在設(shè)置單元格格式對(duì)話框，左側(cè)的“分類”列表框中選擇“自定義”；在右側(cè)的“類型”里拖動(dòng)鼠標(biāo)選中默認(rèn)的“G/通用格式”，然后按鍵盤上鍵刪除。

③輸入″2012模具″000″班″，單擊“確定”按鈕，“班級(jí)”的格式就設(shè)置好了。見圖3：

6.輸入班級(jí)。

①選中C4單元格，輸入“331”，按鍵確認(rèn)輸入。

②在C5單元格中輸入“332”，按鍵確認(rèn)輸入。

③在C6單元格中輸入“333”，按鍵確認(rèn)輸入……

7.輸入姓名。

8.利用數(shù)字有效性設(shè)置“性別”的下拉選框。

①選中D4：D32單元格區(qū)域，打開“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡中“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框。

②設(shè)置選項(xiàng)卡。單擊“允許”的下箭頭按鈕，在下拉列表中選擇“序列”選項(xiàng)，在“來源”文本框中輸入序列的來源“男、女”，然后單擊“確定”按鈕。見圖4：

③單擊D4單元格，在D3單元格的右邊會(huì)出現(xiàn)以下下拉箭頭，點(diǎn)擊箭頭就會(huì)出現(xiàn)下拉列表框，選取“男”或者“女”，就可在單元格中輸入該性別。

數(shù)據(jù)有效性是個(gè)非常實(shí)用的功能，在應(yīng)用Excel的過程中經(jīng)常需要錄入大量的數(shù)據(jù)，對(duì)于一些重復(fù)輸入的數(shù)據(jù)往往需要注意數(shù)據(jù)格式的有效性，如果全部使用鍵盤輸入，就需要花費(fèi)大量的時(shí)間和精力。在這種情況下，利用數(shù)據(jù)有效性功能，就可以提高數(shù)據(jù)錄入的速度和準(zhǔn)確性，比如前面班級(jí)的輸入，一個(gè)專業(yè)的班級(jí)并不是很多，需要重復(fù)輸入這幾個(gè)班級(jí)的名稱，那么把這幾個(gè)班級(jí)的名稱集合到一個(gè)下拉列表框中，輸入時(shí)只需要鼠標(biāo)單擊選擇，就會(huì)大大的簡(jiǎn)化操作，并且提高準(zhǔn)確率。

9.設(shè)置“身份證號(hào)”的數(shù)據(jù)有效性。

①選中F4：F30單元格區(qū)域，打開“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡中“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框。

②切換到“設(shè)置”選項(xiàng)卡，單擊“允許”的下箭頭按鈕，在下拉列表中選“自定義”選項(xiàng)，然后在“公式”文本框中輸入公式“=OR（LEN（F4）=15，LEN（F4）=18）”，EXCEL中的LEN函數(shù)主要用來返回參數(shù)所在單元格文本串的字符數(shù)，OR函數(shù)用來判斷輸入的字符數(shù)是有效的還是無效，在上面的公式中，輸入15或18個(gè)字符是有效的，輸入其他位數(shù)的字符就是無效數(shù)據(jù)。見圖5：

③切換到“輸入信息”選項(xiàng)卡，在“標(biāo)題”文本框中輸入“錄入提示：”，在“輸入信息”文本框中輸入“請(qǐng)輸入15位或18位的身份證”。見圖6：

④切換到“出錯(cuò)警告”選項(xiàng)卡，單擊“樣式”的下箭頭按鈕，在下拉列表中選擇“警告”，然后在“標(biāo)題”文本框中輸入“錄入有誤：”，在“錯(cuò)誤信息”文本框中輸入“您錄入的身份證號(hào)碼位數(shù)有誤?！?/p>

⑤單擊“確定按鈕”。

10.輸入身份證號(hào)，如果位數(shù)有誤則會(huì)提出警告。

以上案例介紹了在學(xué)校教學(xué)管理中高效使用EXCEL處理臨時(shí)工作的方法，其實(shí)在平時(shí)只要稍加轉(zhuǎn)變觀念，對(duì)基本功能上加以靈活應(yīng)用就可以達(dá)到事半功倍，節(jié)省時(shí)間和精力的效果。

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