二級(jí)管理體制下行政秘書如何提高工作效率

摘 要：如今我國的高職院校的管理模式已經(jīng)開始逐漸由一級(jí)管理向二級(jí)管理的模式發(fā)展，因此對(duì)于各個(gè)系部的行政秘書來說，工作質(zhì)量與效率的要求也在逐步提高。教師要從高職院校系部行政秘書的工作內(nèi)容出發(fā)，探討其如何在工作中提高工作效率，希望能夠?yàn)楦呗氃盒５南挡啃姓貢ぷ魈峁┮恍﹨⒖家庖姟?/p>

關(guān)鍵詞：二級(jí)管理；高職院校；系部行政秘書；工作效率

近年來，高等職業(yè)教育得益于國家在政策上的大力支持，呈現(xiàn)出蓬勃發(fā)展的局面，目前我國高職院校無論是在校生人數(shù)還是院校數(shù)量均占據(jù)我國高等教育的半壁江山。許多高職院校為進(jìn)一步優(yōu)化自身結(jié)構(gòu)，紛紛將原學(xué)校系（部）級(jí)建制改為二級(jí)系建制。

實(shí)行二級(jí)管理模式后，系部辦公室集參謀、協(xié)調(diào)、服務(wù)、督辦等職能于一身，成為高職院校的基層綜合辦事機(jī)構(gòu)和重要協(xié)調(diào)部門。隨著辦公室及其人員的不斷精簡，系部行政秘書的工作領(lǐng)域越來越寬，任務(wù)越來越重，在這種新的形勢(shì)下，如何既要協(xié)調(diào)好系部的職能分配，又要比以往更高質(zhì)高效地完成工作任務(wù)，對(duì)于行政秘書來說無疑是個(gè)巨大的挑戰(zhàn)。

一、樹立服務(wù)理念

系辦公室居于院系管理的中心地位，那么作為行政秘書，必須樹立并提高為領(lǐng)導(dǎo)與師生服務(wù)并重的理念，才能更好地進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)工作。首先，要徹底改變消極的工作情緒，激勵(lì)自己保持良好的服務(wù)態(tài)度與積極主動(dòng)性。行政秘書作為系辦的重要行政人員，事務(wù)煩多雜亂，但工資待遇卻往往不能與工作量成正比，這時(shí)就需要我們要保持穩(wěn)定平和的心態(tài)，不能時(shí)刻計(jì)較得失。其次，在面對(duì)上級(jí)時(shí)，要認(rèn)真聽取領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的工作安排，同時(shí)發(fā)揮自身創(chuàng)造性，對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)沒有考慮周全的方面適當(dāng)適時(shí)提出合理建議。面對(duì)師生時(shí)，則要注意語氣措辭，平易近人。如師生對(duì)所傳達(dá)的文件和通知無法接受和理解，一定要耐心地給予說明，動(dòng)之以情，曉之以理，并表示會(huì)將他們的困難反饋給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，爭(zhēng)取下次安排工作更加以人為本。因?yàn)閺V大師生是系部工作之根本，只有讓他們滿意，才能更好地完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的任務(wù)。

二、提高職業(yè)技能

在系部工作中，行政秘書要處理大量日常事務(wù)，除此以外，還會(huì)面對(duì)一些臨時(shí)性的突發(fā)事件，這就需要我們能夠做到分清事情的輕重緩急，冷靜地進(jìn)行組織協(xié)調(diào)。因此，系部的行政秘書必須要對(duì)自身有更高的要求，提升職業(yè)技能水平。

（1）加強(qiáng)基本辦事能力。對(duì)于系辦公室來說，事務(wù)性是最基本特性。因此，行政秘書必須加強(qiáng)其對(duì)事務(wù)的基本處理能力。針對(duì)所要面向的上級(jí)機(jī)關(guān)職能部門，系部行政管理的事務(wù)從具體上來說可以分為文字處理、文件傳達(dá)、會(huì)議接待、科研管理、后勤財(cái)務(wù)服務(wù)等。而這些工作內(nèi)容大多單調(diào)瑣碎，具有重復(fù)化、程序化的特征。長期從事這種性質(zhì)的工作，容易感到厭煩、迷茫、失落，從而產(chǎn)生職業(yè)倦怠。所以，行政秘書要端正思想，工作時(shí)不斷實(shí)踐和鍛煉，從中尋找和創(chuàng)造工作樂趣，并獲得安全感、充實(shí)感。另外，要加強(qiáng)不同系部同崗、同事之間的工作交流，學(xué)習(xí)和總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，揚(yáng)長避短，以實(shí)踐帶動(dòng)能力的提升。

（2）優(yōu)化統(tǒng)籌管理水平。高標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)籌管理能力，要求行政秘書在平時(shí)的工作中能夠制訂周密計(jì)劃，面對(duì)多重任務(wù)或臨時(shí)突發(fā)事件時(shí)，又能分清主次，靈活組織協(xié)調(diào)，全面完成各項(xiàng)任務(wù)。所以，行政秘書首先要了解自身能力和需求，做好職業(yè)生涯管理，通過準(zhǔn)確的自我規(guī)劃確立長遠(yuǎn)的工作目標(biāo)，才能產(chǎn)生研究工作的愿望。其次，行政秘書在工作之余要注重增長眼界，進(jìn)修統(tǒng)籌學(xué)等相關(guān)專業(yè)課程，積極參加適合本崗的管理類實(shí)踐培訓(xùn)，借先進(jìn)的統(tǒng)籌管理理念帶動(dòng)工作效率的提升。在實(shí)際的處理過程中，行政秘書要做到有條不紊，高效高質(zhì)量地完成各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)布置的各項(xiàng)任務(wù)。

三、增強(qiáng)充電意識(shí)

行政秘書一崗相對(duì)于高職院校系部的其他崗位并不具備足夠的專業(yè)性，但是在實(shí)際的工作中，如果行政秘書能夠具備充電意識(shí)，對(duì)工作的薄弱環(huán)節(jié)進(jìn)行及時(shí)的學(xué)習(xí)與補(bǔ)充，那么必定會(huì)極大地幫助自己提升工作能力和工作效率。

一方面，提高辦公自動(dòng)化水平。行政秘書需要學(xué)習(xí)并熟練使用各類自動(dòng)化辦公設(shè)備，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)操作能力，尤其是懂得巧妙運(yùn)用各種辦公與管理軟件，通過信息化的手段幫助自己更高效地完成工作任務(wù)。另一方面，在一些涉及到需要較高規(guī)范要求的工作時(shí)，行政秘書在個(gè)人的工作經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)上還需要通過相關(guān)課程的學(xué)習(xí)來補(bǔ)充專業(yè)知識(shí)，如檔案的編纂與存儲(chǔ)、文件的科學(xué)化分類管理等，以更好地提高工作的整體效率。

總的來說，在我國現(xiàn)今的高職院校中，二級(jí)管理已經(jīng)越來越普遍，對(duì)其系部行政秘書的工作質(zhì)量與能力要求也進(jìn)一步提高，因此，行政秘書有必要從思想意識(shí)和具體的工作實(shí)踐中規(guī)范化管理自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)和綜合能力，提升工作效率，這樣才能全面高效地完成各項(xiàng)工作。

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（廣東省廣州番禺職業(yè)技術(shù)學(xué)院機(jī)械與電子系）