加強學(xué)籍注冊的幾點措施

杜淵 馮彥

【摘 要】學(xué)籍管理工作時學(xué)校教學(xué)管理工作的中藥內(nèi)容，在新形勢下如何以學(xué)生為本，為學(xué)生提供周到的服務(wù)是學(xué)校管理者必須解決的中藥問題。本文從管理機構(gòu)建立、工作程序規(guī)范、工作人員素質(zhì)提高、信息技術(shù)采用、科學(xué)分工五個方面提出了加強學(xué)籍學(xué)歷電子注冊工作管理的措施，為個哦只院校提高學(xué)籍管理工作的質(zhì)量提供了參考。

【關(guān)鍵詞】學(xué)籍管理；高等職業(yè)教育；電子注冊

學(xué)籍管理工作是學(xué)校教學(xué)管理的重要內(nèi)容，是保證學(xué)校全面貫徹黨的教育方針，維護正常的教學(xué)個生活秩序，教育學(xué)生樹立良好的道德品質(zhì)和行為規(guī)范的重要環(huán)節(jié)。2005年國家制定了新的高校學(xué)籍管理規(guī)定，學(xué)籍學(xué)歷電子注冊制度和學(xué)分制的實施給高職院校教學(xué)管理工作帶來了很大的挑戰(zhàn)。如何加強學(xué)籍電子注冊工作的管理，提高么為學(xué)生服務(wù)的質(zhì)量是高等職業(yè)院校教學(xué)管理中的重要問題。

一、要成立專門家機構(gòu)，加強學(xué)籍學(xué)歷電子注冊工作的領(lǐng)導(dǎo)

堅持服務(wù)廣大學(xué)生，主動維護廣大學(xué)生的正當(dāng)權(quán)益，切實加強對學(xué)籍管理工作的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)。學(xué)院要成立由院長擔(dān)任組長，主管教學(xué)和學(xué)生工作的副院長任副組長，招生就業(yè)處、教務(wù)處、成教部等相關(guān)部門的主要負責(zé)人為成員的學(xué)籍管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負責(zé)全院學(xué)籍管理工作的組織和領(lǐng)導(dǎo)。在學(xué)籍管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組的領(lǐng)導(dǎo)下，招生就業(yè)處、教務(wù)處、成教部、學(xué)生處、各系及有關(guān)部門安排專門人員具體負責(zé)學(xué)籍管理工作，這樣才能形成齊抓共管的局面，才能全方位的為學(xué)生提供服務(wù)【1】

二、要規(guī)范工作程序，確保學(xué)籍學(xué)歷電子注冊工作的嚴(yán)肅性

根據(jù)《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》（教育部令第21號），學(xué)院要制定學(xué)籍管理工作的相關(guān)規(guī)定。可對學(xué)籍管理工作進行細化，明確學(xué)生在校期間休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)等學(xué)籍異動的辦理程序。根據(jù)《教育部關(guān)于當(dāng)前加強高等學(xué)校學(xué)歷證書規(guī)范管理的通知》（教學(xué)

【2002】15號）及省教育行政部門有關(guān)學(xué)籍管理的文件精神，要牢固樹立以學(xué)生為本的工作理念，對各類畢業(yè)生的畢業(yè)資格審查、成績審核工作和學(xué)歷證書的辦理、發(fā)放工作嚴(yán)格規(guī)范，杜絕在畢業(yè)證書管理中可能出現(xiàn)的漏洞?？芍贫ā靶律娮幼粤鞒獭?，明確學(xué)籍注冊工作的基本規(guī)范和要求。依照省級教育行政部門和財政部門的文件精神實施學(xué)分制管理方法，對學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間課程的修讀、免讀、選修、免考等予以科學(xué)規(guī)范。

為了便于以上規(guī)定的執(zhí)行，學(xué)籍管理工作人員要將轉(zhuǎn)專業(yè)、轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)等手續(xù)性較強的學(xué)籍管理工作，將辦理手續(xù)的每個步驟調(diào)理清晰地用流程圖表示出來掛在醒目之處。對于時間性強的學(xué)籍管理工作，可以學(xué)期為主線，制定出每月、每周的工作日程，張榜公布。這樣才能方便學(xué)生，也便于學(xué)籍學(xué)歷電子注冊工作的規(guī)范運行。

另外，學(xué)院要明確學(xué)籍學(xué)歷電子注冊工作的負責(zé)部門，明確責(zé)任，明確工作要求。對進入教育部平臺的賬號、密碼實行專人管理、專人使用。

三、要重視提高工作人員的素質(zhì)，提高學(xué)籍學(xué)歷電子注冊工作的質(zhì)量

要求學(xué)籍學(xué)歷電子注冊工作人員提高自身職業(yè)道德，要求工作人員實施微笑服務(wù)、周到服務(wù)【2】。在教務(wù)處、招生就業(yè)處、成教部等部門要設(shè)意見薄，學(xué)生和家長如對工作人員的服務(wù)有意見，均可以在意見薄上提出意見，然后由部門領(lǐng)導(dǎo)進行處理。學(xué)籍管理工作的工作人員要選取成熟穩(wěn)重的員工，要對他們的職稱和學(xué)歷提出要求（一般要求中級以上學(xué)歷和本科學(xué)歷）。

要加強學(xué)籍學(xué)歷管理隊伍對相關(guān)政策的學(xué)習(xí)，組織各系和教務(wù)處、成教部、招生就業(yè)處等部門負責(zé)人和有關(guān)工作人員認(rèn)真學(xué)習(xí)教育部《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》、《普通高等學(xué)校新生學(xué)籍電子注冊暫行辦法》，是大家都了解和掌握我國高等駕馭學(xué)籍學(xué)歷的基本規(guī)定和要求，提高對做好學(xué)籍學(xué)歷管理工作的認(rèn)識。

要求學(xué)籍學(xué)歷電子注冊工作人員加強自身業(yè)務(wù)水平的提高，尤其是工作人員信息技術(shù)水平的提高【3】。學(xué)院要積極派遣學(xué)籍學(xué)歷電子注冊工作人員參加學(xué)籍學(xué)歷電子注冊工作培訓(xùn)班。同時，還必須要求學(xué)籍學(xué)歷電子注冊工作人員掌握數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)管理軟件、Excel、Acess等軟件，甚至要求他們獲得辦公軟件高級證書。

另外，學(xué)院還必須要求學(xué)籍學(xué)歷電子注冊工作人員加強對職業(yè)教育理論的學(xué)習(xí)和研究，使得學(xué)籍管理工作能真正為教學(xué)服務(wù)。

四、要采用信息技術(shù)，提高學(xué)籍學(xué)歷電子注冊的效率

學(xué)籍學(xué)歷電子注冊工作人員的計算機應(yīng)用水平是關(guān)系到學(xué)籍管理工作效率的重要因素。為了提高工作效率，學(xué)院要重視先進信息技術(shù)的采用，要組織技術(shù)人員開發(fā)學(xué)籍管理的相關(guān)軟件。比如：為了方便畢業(yè)生自己核對畢業(yè)信息，開發(fā)畢業(yè)生學(xué)歷電子注冊信息核對軟件可以防止畢業(yè)生信息的漏注，確保畢業(yè)生信息的準(zhǔn)確性。學(xué)院要加強對學(xué)籍管理計算機系統(tǒng)的管理，按照使用權(quán)限對工作人員分級管理，確保學(xué)籍學(xué)歷注冊信息的安全。在學(xué)校網(wǎng)絡(luò)中心，學(xué)籍服務(wù)器的安全運行要擺在優(yōu)先位置，當(dāng)出現(xiàn)斷電、停電現(xiàn)象后首先要恢復(fù)學(xué)籍管理服務(wù)器和網(wǎng)站。和使用QQ等現(xiàn)代即時通信工具與學(xué)生和家長溝通，床底相關(guān)資料，通過QQ群等向?qū)W生發(fā)布學(xué)籍學(xué)歷電子注冊的緊急信息。在湖南工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，為了使學(xué)生畢業(yè)證號碼保密，不被別人隨意查詢。學(xué)院的工作人員研究出了畢業(yè)證號碼的制作方法：先從畢業(yè)生數(shù)據(jù)庫中把整理好的數(shù)據(jù)全部轉(zhuǎn)出，接著把這些數(shù)據(jù)改成EXCEL文檔，在EXCEL文檔里把身份證號碼從小到大進行排序：然后在電子注冊編號一欄進行序號編寫（從0001開始），編寫完后再把數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入數(shù)據(jù)庫中；最后在數(shù)據(jù)庫中把畢業(yè)證編號前面那一段相同的內(nèi)容加入電子注冊標(biāo)號中使得電子注冊編號完整。

五、要科學(xué)分工，加強學(xué)籍學(xué)歷電子注冊工作的職責(zé)

實施學(xué)籍管理工作的部門和單位在學(xué)院學(xué)籍管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組的領(lǐng)導(dǎo)下開展工作。各系，教務(wù)處，招生就業(yè)處，學(xué)生處，成教部在學(xué)籍管理工作中科學(xué)分工分工，協(xié)同合作，要形成定期想學(xué)籍管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組匯報工作的制度。教務(wù)處作為行使學(xué)籍管理工作的主要職能部門，統(tǒng)籌抓好學(xué)生學(xué)籍異動的辦理，等級和匯總工作。招生就業(yè)處重點做好新生學(xué)籍注冊信息核對工作，確保所有新生順利完成電子學(xué)籍注冊，學(xué)籍注冊數(shù)據(jù)無漏注，錯注情況出現(xiàn)。學(xué)生處及時將學(xué)生處分情況統(tǒng)計造冊并移送教務(wù)處做好畢業(yè)生學(xué)籍證明數(shù)的發(fā)放工作；各系請定期清理在校學(xué)生人數(shù)，及時處理自動退學(xué)等學(xué)籍異動情況，并報送教務(wù)處審核后進行學(xué)籍異動登記。成教部認(rèn)真做好本部門全日制和非全日制在校學(xué)生的學(xué)籍管理工作，并主動想學(xué)籍管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組匯報。

六、結(jié)束語

教學(xué)工作是學(xué)校的中心工作，學(xué)籍學(xué)歷管理工作則是教學(xué)工作重要內(nèi)容，學(xué)籍管理工作的水平體現(xiàn)的是為學(xué)生服務(wù)的水平，要以“以人為本”的管理理念做好學(xué)籍學(xué)歷電子注冊工作，為廣大學(xué)生家長提供周到的服務(wù)。

參考文獻：

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[2]王利，談高校學(xué)籍管理及管理人員素質(zhì)【J】，科技信息，2008（11），219-224

[3]王玉敏，新形勢下高職院學(xué)籍管理工作的問題與思考【j】南京工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報2007（4），58-60