略論我國高校檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展

羅春雨

【摘 要】伴隨著知識(shí)化經(jīng)濟(jì)體制的不斷深化，我國的高等教育事業(yè)進(jìn)入了一個(gè)全新的發(fā)展時(shí)期。在這個(gè)時(shí)期，高校檔案在高校教育事業(yè)中扮演著越來越重要的角色，其管理工作也迎來了前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。本文就實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展的策略進(jìn)行了探索。

【關(guān)鍵詞】高校；檔案管理；可持續(xù)發(fā)展；策略

在教育改革思潮的時(shí)代背景影響下，如何抓住機(jī)遇應(yīng)對(duì)新的挑戰(zhàn)以實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，是現(xiàn)階段提高高校教學(xué)質(zhì)量、促進(jìn)高校教學(xué)事業(yè)發(fā)展的重要研究方向之一。筆者就實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展的策略提出以下幾點(diǎn)看法以供參考。

一、提高相關(guān)人員的檔案管理意識(shí)

一切行為的形成必以其認(rèn)知為先導(dǎo)，提高相關(guān)人員的檔案管理意識(shí)是實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展的必要基礎(chǔ)。

1.普及高校檔案的重要性

高校檔案蘊(yùn)含著豐富的信息資源，是對(duì)高等學(xué)校各類教學(xué)事務(wù)的一種記載形式。因設(shè)定作用的不同，高校檔案的種類多樣包含了教學(xué)檔案、校建檔案、學(xué)生檔案、黨政檔案等，它們?cè)谛@建設(shè)當(dāng)中具有無可替代的作用。如教學(xué)檔案記載了教師的日常教學(xué)工作，為總結(jié)教學(xué)經(jīng)驗(yàn)、評(píng)估教學(xué)質(zhì)量提供了重要的信息憑證。普及高校檔案的重要性，使相關(guān)人員發(fā)自內(nèi)心的將精力投注到管理工作當(dāng)中去。

2.樹立各方人員的檔案意識(shí)

依據(jù)檔案管理相關(guān)人員所處層面的不同，樹立各方人員的檔案意識(shí)主要以兩類群體為主即：

（1）樹立各級(jí)校方領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)

領(lǐng)導(dǎo)作為高校各項(xiàng)事務(wù)的決策者，其檔案意識(shí)的厚薄對(duì)搞好高校檔案管理工作與否具有關(guān)鍵性的作用。只有正確樹立各級(jí)校方領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)，得到應(yīng)有的重視，才能促進(jìn)檔案事業(yè)的蓬勃發(fā)展。一個(gè)檔案意識(shí)強(qiáng)烈的領(lǐng)導(dǎo)群體，會(huì)以跟進(jìn)時(shí)代步伐為出發(fā)點(diǎn)，完善各項(xiàng)管理工作，從而實(shí)現(xiàn)高校的發(fā)展與進(jìn)步。

（2）樹立高校檔案管理人員的檔案意識(shí)

高校檔案管理人員在整個(gè)檔案事業(yè)當(dāng)中占有無可替代的主體地位。樹立高校檔案管理人員的檔案意識(shí)，使其充分認(rèn)識(shí)到檔案對(duì)于校園建設(shè)的信息資源功能、激勵(lì)功能、證明功能，明確檔案管理在整個(gè)管理系統(tǒng)中的基礎(chǔ)地位，借以促進(jìn)形成管理人員的主動(dòng)服務(wù)、與時(shí)俱進(jìn)、積極創(chuàng)新意識(shí)，繼而實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

3.與時(shí)俱進(jìn)，及時(shí)更新人員理念

現(xiàn)如今是一個(gè)知識(shí)變革的時(shí)代，新的管理體系逐步形成。檔案管理工作作為高校基礎(chǔ)工作之一，只有不斷的更新人員理念，才能契合高校教育改革，從而實(shí)現(xiàn)高校各項(xiàng)工作的全面發(fā)展。

（1）資源共享理念

隨著檔案種類的增多，大部分檔案資源具有可查、可視性，為應(yīng)對(duì)開放社會(huì)對(duì)高校發(fā)展的需求，檔案管理模式上由封閉式轉(zhuǎn)為開放式，促進(jìn)形成一種資源共享，服務(wù)模式也由被動(dòng)轉(zhuǎn)為主動(dòng)，針對(duì)高校教研、管理、建設(shè)等各方面的檔案需求，及時(shí)予以信息資源共享，為利用者提供良好的檔案使用環(huán)境。

（2）強(qiáng)化人員法制觀念

自我國的法制體系逐步完善以來，國家也頒發(fā)、制定了一系列的高校檔案管理法律、法規(guī)，如《中華人民共和國檔案法》、《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》、《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》等，以確保高校檔案管理工作的有效開展。強(qiáng)化工作人員有法必依、違法必究的法制觀念，并組織工作人員學(xué)習(xí)相關(guān)法律規(guī)定，切實(shí)做到懂法、知法，不受任何利益的誘惑，堅(jiān)持自己的原則，依法辦事。

（3）樹立人員服務(wù)理念

高校檔案管理工作的最終目標(biāo)是服務(wù)于所需人群，樹立人員服務(wù)理念是現(xiàn)階段促進(jìn)高校檔案管理工作發(fā)展的重要議題。檔案作為一種信息資源，其利用程度與檔案管理人員的服務(wù)理念有直接的關(guān)系。提高工作人員的服務(wù)意識(shí)，以利用者的需求為出發(fā)點(diǎn)，宣傳檔案的使用作用，提供必要的主動(dòng)服務(wù)，切實(shí)將服務(wù)工作落實(shí)到實(shí)處。同時(shí)，還應(yīng)注重服務(wù)態(tài)度的培養(yǎng)。因各類人群對(duì)檔案的需求不同，可能會(huì)造成查閱量大、人員范圍廣的問題。只有培養(yǎng)自身良好的服務(wù)態(tài)度，始終以積極、熱情的態(tài)度面對(duì)工作，才能提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

二、創(chuàng)新檔案管理體制

21世紀(jì)是一個(gè)信息網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代，創(chuàng)建以網(wǎng)絡(luò)管理為主的高校檔案管理新體制，是順應(yīng)社會(huì)變革潮流，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展的必經(jīng)途徑。

1.強(qiáng)化檔案信息收集工作

高校檔案是對(duì)各時(shí)期校園建設(shè)的一種記載，具有可變性。強(qiáng)化高校檔案信息的收集工作，及時(shí)檢驗(yàn)、更新檔案信息的內(nèi)容，以時(shí)時(shí)確保檔案內(nèi)容的真實(shí)、完整性。校方制定相應(yīng)的檔案信息收集管理章程，針對(duì)收集方式、時(shí)間、內(nèi)容等做好規(guī)劃，并開展不定期審查工作，以確保檔案信息收集工作的有效開展。

2.制定檔案文本，做好檔案分類管理工作

將可編制的檔案信息制作為文本，以文字、圖像、聲音、視頻等形式予以保存。并對(duì)這些文本進(jìn)行分類，如可依據(jù)使用功能的不同劃分為教學(xué)檔案、校園建設(shè)檔案、規(guī)章制度檔案等，并標(biāo)注以相應(yīng)的作用名稱，以準(zhǔn)確、方便、快捷的做好檔案管理工作。對(duì)于不可進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)編制的檔案，歸類后放置于特定地點(diǎn)，并在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行標(biāo)注，避免亂擺亂放的現(xiàn)象出現(xiàn)。當(dāng)工作變動(dòng)時(shí)，做好相關(guān)的交接工作，確保檔案管理工作始終有條不紊的開展。學(xué)校方面制定相應(yīng)的管理規(guī)章制度，為每一項(xiàng)行為的開展制定一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，并做好日常的監(jiān)督工作，獎(jiǎng)罰分明，從而為高校的檔案管理創(chuàng)造一個(gè)公平、公正工作環(huán)境。

3.檔案管理信息化，建造檔案管理網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)

在校園網(wǎng)站上劃分出檔案管理板塊，將可公示性檔案信息展示于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)之上，并做好信息內(nèi)容的更新工作。信息內(nèi)容的查閱可以關(guān)鍵詞鍵入等形式進(jìn)行，減少管理工作人員工作量的同時(shí)為利用者提供更方便、快捷的服務(wù)。在此過程中，還應(yīng)注意檔案信息的網(wǎng)絡(luò)安全性，可采取注冊(cè)登錄等形式確保其安全，定期做好網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)工作如病毒查殺、防火墻設(shè)定等。

三、全方面提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

人在任何一項(xiàng)工作當(dāng)中的主導(dǎo)地位毋庸置疑。一切發(fā)展的起始離不開人才的推動(dòng)，全面提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)是實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵，具體可以從兩個(gè)方面著手：

1.提高檔案管理人員的職業(yè)道德素質(zhì)

檔案管理人員的道德素質(zhì)包含了愛崗敬業(yè)、吃苦耐勞、無私奉獻(xiàn)、作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)榷喾N品質(zhì)，優(yōu)良的品質(zhì)是提高人員綜合素質(zhì)的先決條件。在實(shí)際工作過程中，要加強(qiáng)管理工作人員的自我修養(yǎng)，提高自身的認(rèn)知度，樹立自身的責(zé)任感、誠信感等。同時(shí)，校方應(yīng)對(duì)檔案管理建設(shè)予以相應(yīng)的重視，并納入到學(xué)校的基建項(xiàng)目當(dāng)中去。在學(xué)校資源允許的調(diào)節(jié)下，適當(dāng)優(yōu)化檔案管理人員的物質(zhì)環(huán)境，以為管理工作人員提供更好的工作、生活環(huán)境，使其在愉悅中工作。針對(duì)惡意涂改檔案信息、使用偽造文憑、故意泄露檔案內(nèi)容等不良行為堅(jiān)決予以打擊，從而為檔案管理創(chuàng)造一個(gè)潔凈的精神文明環(huán)境。

2.提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識(shí)素質(zhì)

良好的業(yè)務(wù)知識(shí)素質(zhì)是做好高校檔案管理工作的基礎(chǔ)，提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)與道德素質(zhì)并重。首先，管理人員自身要加強(qiáng)對(duì)專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)素質(zhì)的培養(yǎng)。全面掌握《檔案學(xué)概論》、《科技檔案管理學(xué)》、《檔案保護(hù)學(xué)》等理論知識(shí)，以用于指導(dǎo)自己的檔案管理工作，并做好日常的總結(jié)工作，活化自己的工作思維，從而完善自己的工作內(nèi)容。在此過程中，還應(yīng)注意及時(shí)的更新自己的知識(shí)體系，以確保自己始終處在檔案管理的最前端。其次，校方組織檔案管理人員積極參加相關(guān)培訓(xùn)、科研等活動(dòng)。定期或不定期的開展校際交流活動(dòng)，通過同行之間的交流、切磋提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識(shí)素質(zhì)，組織做好活動(dòng)后分析、總結(jié)工作并確保應(yīng)用到實(shí)際工作當(dāng)中去，以保證高校的檔案管理團(tuán)隊(duì)始終保持著先進(jìn)的態(tài)勢(shì)，從而實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

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