財(cái)務(wù)共享服務(wù)的實(shí)施要點(diǎn)淺析

（山東教育出版社有限公司 山東濟(jì)南250001中央民族大學(xué) 北京100081）

財(cái)務(wù)共享服務(wù)（Finance Shared Service）是20世紀(jì)90年代國(guó)際化跨國(guó)公司推崇和實(shí)施的一種財(cái)務(wù)共享服務(wù)管理模式，就是以先進(jìn)的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為支撐，將企業(yè)集團(tuán)在不同國(guó)家或地區(qū)不同業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)中的財(cái)務(wù)工作進(jìn)行梳理后，建立專門的共享服務(wù)中心，將能夠且易于標(biāo)準(zhǔn)化的相關(guān)業(yè)務(wù)內(nèi)容集中在此統(tǒng)一處理。建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，能促進(jìn)企業(yè)財(cái)務(wù)工作的流程再造，提升工作效率，為企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展帶來深遠(yuǎn)的影響。

一、財(cái)務(wù)共享服務(wù)的實(shí)施流程

財(cái)務(wù)共享服務(wù)的實(shí)施是一個(gè)非常龐大和復(fù)雜的項(xiàng)目，從最初的建立到最后穩(wěn)步運(yùn)行，需要經(jīng)過大量的準(zhǔn)備工作，整個(gè)流程也十分復(fù)雜。財(cái)務(wù)共享中心的建立和實(shí)施流程大致分為準(zhǔn)備期、建設(shè)期、穩(wěn)定期和發(fā)展期。

準(zhǔn)備期是企業(yè)就實(shí)施財(cái)務(wù)共享中心的決定達(dá)成共識(shí)之后，確立目標(biāo)和愿景。建設(shè)期主要是在確定方案的基礎(chǔ)上，按照流程規(guī)劃，按部就班地建立基礎(chǔ)設(shè)施，配備齊全的軟硬件設(shè)施，逐步招聘或內(nèi)部轉(zhuǎn)崗財(cái)務(wù)人員，為共享中心的建立提供人才資源支撐，同時(shí)將確定的業(yè)務(wù)范圍逐漸轉(zhuǎn)移到財(cái)務(wù)共享中心，為共享中心業(yè)務(wù)的全面展開做好準(zhǔn)備。穩(wěn)定期則是在財(cái)務(wù)共享中心全面建成并正式投入運(yùn)營(yíng)之后，針對(duì)實(shí)際操作中出現(xiàn)的問題，及時(shí)調(diào)整業(yè)務(wù)范圍和處理流程，與分公司、子公司逐步統(tǒng)一相應(yīng)的業(yè)務(wù)處理標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享中心的穩(wěn)定運(yùn)行。發(fā)展期是尋求財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的工作優(yōu)化和運(yùn)營(yíng)績(jī)效的持續(xù)提升。在實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)的過程中，需要抓住各個(gè)環(huán)節(jié)的關(guān)鍵點(diǎn)，才能有效降低損失，確保業(yè)務(wù)的正常開展。

二、財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的實(shí)施要點(diǎn)

（一）準(zhǔn)備期

1.明確目標(biāo)，清晰定位。在正式建立財(cái)務(wù)共享中心之前，企業(yè)應(yīng)明確思考建立的目標(biāo)和愿景，有一個(gè)清晰的戰(zhàn)略定位。實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)，是為了有效降低成本，使企業(yè)集團(tuán)的資源實(shí)現(xiàn)優(yōu)化配置，提高系統(tǒng)效率并強(qiáng)化核心能力，成為企業(yè)規(guī)模及業(yè)務(wù)擴(kuò)張的戰(zhàn)略支撐。為了減少實(shí)施阻力，企業(yè)應(yīng)對(duì)項(xiàng)目做出可行性及必要性的全面分析，讓管理層及相關(guān)人員認(rèn)識(shí)到實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)能夠?yàn)槠髽I(yè)發(fā)展帶來的各種優(yōu)勢(shì)，認(rèn)同新的理念。

2.合理規(guī)劃，制定方案。建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，并不是由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)所有的事情，而是要從企業(yè)集團(tuán)整體戰(zhàn)略角度出發(fā)，相關(guān)部門互相配合，確保項(xiàng)目建立和實(shí)施所需的各項(xiàng)人、財(cái)、物等資源能夠及時(shí)有效地滿足要求。從最初的建立到最后成功運(yùn)營(yíng)，各個(gè)流程都有一些關(guān)鍵控制點(diǎn)需要把握，比如財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的選址過程，需要考慮合格員工的可獲得性、勞動(dòng)力成本、辦公場(chǎng)所的可得性與成本、當(dāng)?shù)卣恼叻ㄒ?guī)等各種因素。而在實(shí)際運(yùn)營(yíng)中，如何確定實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享服務(wù)的業(yè)務(wù)范圍、怎樣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)也是要慎重考慮的。最初計(jì)劃必須結(jié)合整體考慮，有完整的、分階段的計(jì)劃，獲得管理層的理解和支持來獲得成功。

（二）建設(shè)期

1.試點(diǎn)先行，持續(xù)改進(jìn)。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建立之后，在實(shí)際運(yùn)營(yíng)時(shí)，首先要確定財(cái)務(wù)共享的業(yè)務(wù)范圍，然后確定在哪些分支機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)工作可以初步納入財(cái)務(wù)共享范圍。在試行初期，立即實(shí)現(xiàn)企業(yè)集團(tuán)全部分支機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)共享是不太現(xiàn)實(shí)也是風(fēng)險(xiǎn)極高的做法。企業(yè)可以根據(jù)分支機(jī)構(gòu)的地區(qū)分布或業(yè)務(wù)分類，進(jìn)行試點(diǎn)運(yùn)行，這樣可以發(fā)現(xiàn)原來方案中的不足，出現(xiàn)問題也易于及時(shí)調(diào)整和解決。在持續(xù)改進(jìn)過程中，財(cái)務(wù)處理流程不斷優(yōu)化和完善，進(jìn)而可以不斷擴(kuò)大業(yè)務(wù)內(nèi)容和機(jī)構(gòu)的涵蓋范圍，逐步實(shí)現(xiàn)集團(tuán)層面的財(cái)務(wù)共享服務(wù)。

2.完善系統(tǒng)，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。完善的信息技術(shù)支撐是財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心持續(xù)且高效運(yùn)行的重要條件，在實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享服務(wù)的過程中，需要保證被納入同一個(gè)財(cái)務(wù)共享中心的業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)使用統(tǒng)一的ERP服務(wù)系統(tǒng)為基礎(chǔ)。統(tǒng)一的ERP系統(tǒng)是財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺(tái)搭建成功的必要條件，其作用是將所有財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)以相同的標(biāo)準(zhǔn)儲(chǔ)存在數(shù)據(jù)庫中，在企業(yè)集團(tuán)進(jìn)行財(cái)務(wù)流程整合和優(yōu)化的過程中降低成本和風(fēng)險(xiǎn)。此外，系統(tǒng)的優(yōu)化改進(jìn)及相關(guān)業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)的制定，還需要和前端業(yè)務(wù)部門實(shí)際的運(yùn)營(yíng)情況相匹配，留下升級(jí)空間，使得信息技術(shù)與實(shí)際業(yè)務(wù)處理實(shí)現(xiàn)真正有效融合。

（三）穩(wěn)定期

1.流程梳理，提升績(jī)效。在此階段的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心已經(jīng)完成了一定范圍內(nèi)機(jī)構(gòu)的全面推廣，一個(gè)比較完善的架構(gòu)已經(jīng)形成，能夠較為獨(dú)立地運(yùn)營(yíng)和自行成長(zhǎng)。在這期間，企業(yè)更多要注意的是工作流程的優(yōu)化、團(tuán)隊(duì)能力和運(yùn)營(yíng)績(jī)效的提升。此時(shí)全面業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)移已經(jīng)初步完成，接下來就需要進(jìn)行較為系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程梳理。在支撐大量業(yè)務(wù)運(yùn)行的過程中，很多沒有預(yù)期到的問題也會(huì)逐漸顯現(xiàn)，這就需要團(tuán)隊(duì)人員緊密配合，不斷優(yōu)化解決方案，提升運(yùn)營(yíng)績(jī)效。

2.相互配合，實(shí)時(shí)溝通。盡管財(cái)務(wù)共享中心的服務(wù)對(duì)象是企業(yè)集團(tuán)內(nèi)部的分支機(jī)構(gòu)，但這并不意味著在實(shí)施過程中消極情緒和抵觸行為就不會(huì)出現(xiàn)。面對(duì)被服務(wù)方的問題，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心應(yīng)當(dāng)及時(shí)就相關(guān)疑問及時(shí)溝通，確保雙方信息溝通渠道的暢通，避免由于信息不對(duì)稱導(dǎo)致更大的損失。財(cái)務(wù)共享中心存在的意義是為整個(gè)企業(yè)的發(fā)展提供戰(zhàn)略支撐，所以在處理問題時(shí)不僅要從財(cái)務(wù)管理角度，更要以全面的戰(zhàn)略性眼光去看待解決。

（四）發(fā)展期

1.轉(zhuǎn)變職能，適度拓展。當(dāng)財(cái)務(wù)共享中心的工作步入穩(wěn)步運(yùn)營(yíng)的軌道之后，很多人就認(rèn)為這就是整個(gè)項(xiàng)目的終點(diǎn)了。其實(shí)如果從另一個(gè)積極的角度思考，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的職能也是可以轉(zhuǎn)變的，共享服務(wù)的理念不僅適用于財(cái)務(wù)管理，IT和人力資源的管理也可以實(shí)現(xiàn)相關(guān)業(yè)務(wù)的共享，在相關(guān)基礎(chǔ)條件具備和時(shí)機(jī)成熟的情況下，企業(yè)可以將財(cái)務(wù)共享中心的職能擴(kuò)大，共享服務(wù)中心的應(yīng)用范圍將擴(kuò)至包含從客戶端到供應(yīng)商的整個(gè)流程，甚至演變成為全業(yè)務(wù)共享中心，但前提是不能影響財(cái)務(wù)共享中心原來的正常運(yùn)營(yíng)和績(jī)效水平。

2.準(zhǔn)確定位，適度內(nèi)控。如果企業(yè)決定要將財(cái)務(wù)共享中心的職能進(jìn)行擴(kuò)展，則相應(yīng)的業(yè)務(wù)處理范圍也會(huì)隨之?dāng)U大，業(yè)務(wù)內(nèi)容也就更為復(fù)雜，與此同時(shí)，相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)也會(huì)增加，這就要求企業(yè)的管控能力也要不斷增強(qiáng)。企業(yè)集團(tuán)在轉(zhuǎn)變財(cái)務(wù)共享中心的職能時(shí)，應(yīng)當(dāng)清楚地為長(zhǎng)遠(yuǎn)的戰(zhàn)略發(fā)展進(jìn)行準(zhǔn)確定位，而不能簡(jiǎn)單地認(rèn)為財(cái)務(wù)共享模式能夠成功，那么其他職能也一定能實(shí)現(xiàn)該模式的轉(zhuǎn)變。更多業(yè)務(wù)內(nèi)容的共享意味著更多工作流程的變革和重組，企業(yè)對(duì)此一定要謹(jǐn)慎為之。

三、小結(jié)

財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式能為企業(yè)集團(tuán)有效降低財(cái)務(wù)運(yùn)營(yíng)成本，促進(jìn)組織變革和流程優(yōu)化，所以越來越多地被大型跨國(guó)企業(yè)所采用。但在實(shí)際應(yīng)用中，管理者也應(yīng)清楚認(rèn)識(shí)到，建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心所面臨的各種風(fēng)險(xiǎn)，如時(shí)機(jī)選擇錯(cuò)誤，最初的方案評(píng)估不充分，共享業(yè)務(wù)的范圍劃分不合理，相關(guān)的軟硬件及人才支撐無法滿足項(xiàng)目需求等等。所以在整個(gè)實(shí)施流程中，管理者應(yīng)當(dāng)梳理各個(gè)環(huán)節(jié)的關(guān)鍵實(shí)施要點(diǎn)，進(jìn)行合理的方案設(shè)定和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，才能最大限度地確保項(xiàng)目的順利實(shí)施。