如何加強(qiáng)基層醫(yī)院檔案管理工作

文/東莞市虎門醫(yī)院 呂圣飛

一、基層醫(yī)院檔案管理的必要性

基層醫(yī)院的檔案管理記載了基層醫(yī)院的發(fā)展歷程，反映了基層醫(yī)院不同發(fā)展階段的重大事件和重要工作。因此，檔案管理對(duì)基層醫(yī)院的發(fā)展有非常重要的作用，表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）能夠提高醫(yī)院管理層的重視程度

基層醫(yī)院的中心工作是為社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)醫(yī)療服務(wù)，檔案管理部門則應(yīng)服務(wù)于該項(xiàng)中心工作，為醫(yī)院發(fā)展和改革做好準(zhǔn)備。檔案管理工作能夠?yàn)榛鶎俞t(yī)院的管理者提供信息決策的依據(jù)，發(fā)揮出檔案管理工作的作用，提高醫(yī)院管理層的重視程度。

（二）信息技術(shù)的發(fā)展提高了基層醫(yī)院檔案管理工作的作用

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在基層醫(yī)院管理中的應(yīng)用也逐漸增多，基層醫(yī)院管理制度也更加規(guī)范化，各種文件的數(shù)量不斷增加，基層醫(yī)院檔案管理工作的內(nèi)容也相應(yīng)的增加，檔案管理工作的作用也日益突出。

（三）檔案管理的利用范圍不斷擴(kuò)展

檔案記載了基層醫(yī)院不同發(fā)展的情況，能夠?yàn)榛鶎俞t(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者提供決策的依據(jù)，還能對(duì)全體醫(yī)務(wù)人員在進(jìn)行醫(yī)療、教學(xué)、科研、行政管理中提供服務(wù)。科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，使基層醫(yī)院檔案的利用范圍將不斷擴(kuò)展。

二、基層醫(yī)院檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理的條件落后

檔案管理部門由于經(jīng)費(fèi)有限，基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)比較落后，因而導(dǎo)致檔案管理工作難以順利開展。同時(shí)，檔案保管室與日常辦公區(qū)域沒有隔開，對(duì)檔案管理的封存性和完整性都產(chǎn)生了較大影響。同時(shí)，在檔案保管室內(nèi)沒有配備消防設(shè)備和清潔設(shè)備，如滅火器和吸塵器等，對(duì)檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)沒有采取必要的預(yù)防手段。

（二）檔案管理人員的素質(zhì)較低

從目前來(lái)看，由于檔案管理制度不健全，歸檔意識(shí)和建檔意識(shí)不高，管理部門對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠，檔案管理人員的素質(zhì)較低，大量兼職管理人員的存在，造成檔案管理工作的混亂。以某基層醫(yī)院為例，檔案管理總共有5人，但僅有1人是檔案管理專業(yè)畢業(yè)，且受過(guò)專門的醫(yī)院檔案管理培訓(xùn)，有2人是其他科室的醫(yī)生，有1人是兼職人員，對(duì)檔案管理工作并不十分熟悉。

（三）檔案資料落后，沒能及時(shí)更新

檔案管理工作是對(duì)使用部門的經(jīng)營(yíng)情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)整理的過(guò)程。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及體制改革進(jìn)程的加快，社會(huì)生產(chǎn)生活的內(nèi)容也相應(yīng)地發(fā)生變化，檔案資料的內(nèi)容也會(huì)隨之變化。這就要求更新檔案資料的數(shù)據(jù)。從檔案資料的實(shí)際情況來(lái)看，由于檔案管理經(jīng)費(fèi)有限，加之管理人員素質(zhì)不高，影響了檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。

（四）利用率比較低

從檔案利用情況來(lái)看，由于缺乏科學(xué)有效的信息檢索系統(tǒng)，加之用戶不熟悉檔案信息利用方式，影響了檔案資料的利用率。同時(shí)，由于檔案資料的開放程度較低，保管的成分居多，檔案用戶能查閱的檔案資料有限。根據(jù)我市2010年度對(duì)轄區(qū)內(nèi)各基層醫(yī)院的調(diào)查研究資料來(lái)看，醫(yī)院檔案資料的利用率一般僅在20%，且85%以上的是傳統(tǒng)的文書資料利用，對(duì)電子檔案的利用效率還比較低。

三、基層醫(yī)院檔案管理的措施分析

（一）管理理念與管理制度的創(chuàng)新

目前，基層醫(yī)院檔案管理還存在著“重管輕用”的現(xiàn)象，管理的被動(dòng)性和封閉性較強(qiáng)，檔案管理仍然存在著“等、靠、要”的管理模式，影響了檔案管理的工作效率。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作的挑戰(zhàn)也日益嚴(yán)峻。檔案管理中的電子光盤和縮微膠片的應(yīng)用也不斷增加，這些都需要改變傳統(tǒng)的檔案管理理念，以多層次、多角度的工作方法來(lái)指導(dǎo)檔案管理工作。例如，我市某鎮(zhèn)街醫(yī)院就通過(guò)將數(shù)字化管理理念引入檔案管理工作的方式，實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案管理立卷制度及操作流程的簡(jiǎn)單化。通過(guò)此種方式，在數(shù)字化檔案管理立卷制度實(shí)踐1年之后，該醫(yī)院的檔案管理利用效率實(shí)現(xiàn)了20%比例的提升，效果顯著。

（二）突出檔案管理的服務(wù)特色

檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，檔案管理工作是為醫(yī)院的中心工作服務(wù)的，因此，在檔案管理工作中，應(yīng)突出其服務(wù)的性質(zhì)和特色。檔案管理是對(duì)醫(yī)院經(jīng)營(yíng)情況的全面而真實(shí)的記載，需要醫(yī)院各個(gè)部門的相互配合和相互聯(lián)系。因此，檔案管理工作不能閉門造車，而應(yīng)該積極主動(dòng)的與各個(gè)部門進(jìn)行聯(lián)系與交流，在信息服務(wù)上應(yīng)努力改變被動(dòng)服務(wù)的現(xiàn)象，充分利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息的共享。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，信息的傳播更加快速，檔案管理工作應(yīng)適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展的信息需求，建立檔案機(jī)構(gòu)的聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，拓展服務(wù)的范圍和層次。如我市的基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)，可以按照社區(qū)衛(wèi)生站→衛(wèi)生服務(wù)中心→鎮(zhèn)街醫(yī)院三級(jí)層次的方式，構(gòu)建基于檔案管理機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)連接系統(tǒng)，在整個(gè)網(wǎng)絡(luò)連接系統(tǒng)當(dāng)中，不單單能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)各層級(jí)醫(yī)療單位檔案的編研工作，同時(shí)還能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)上述醫(yī)療單位檔案管理工作成果的交流共享，以及相關(guān)問題的咨詢與解決。借助于上述方式，使得基層醫(yī)院檔案管理工作的社會(huì)影響力得到了極為顯著的發(fā)展與提升，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息的共享。

（三）檔案管理人員應(yīng)樹立創(chuàng)新意識(shí)，不斷提高管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員的綜合素質(zhì)對(duì)檔案管理工作的質(zhì)量和效率都有重要影響。目前，檔案管理人員專業(yè)性不強(qiáng)，專職檔案管理人員數(shù)量有限，管理人員對(duì)檔案管理工作并不熟悉。管理人員素質(zhì)參差不齊，在業(yè)務(wù)水平、理論水平、文化程度等方面也有很大差異，加之管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理、現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識(shí)貧乏、專業(yè)知識(shí)老化，檔案管理工作不能適應(yīng)當(dāng)前形勢(shì)的變化。因此，在檔案管理工作中，應(yīng)重視檔案管理人員的綜合素質(zhì)，加強(qiáng)管理人員的培訓(xùn)和教育，提高管理人員的專業(yè)水平。檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性的業(yè)務(wù)工作和管理工作，需要綜合素質(zhì)高的管理人員才能勝任。隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理信息化不斷增強(qiáng)，檔案管理人員應(yīng)改變過(guò)去的工作方法和工作理念，學(xué)習(xí)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，拓寬工作思路，積極創(chuàng)新，以適應(yīng)我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，信息共享成為全球經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新形勢(shì)和新特點(diǎn)，社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展對(duì)復(fù)合型人才的需求不斷增加，檔案管理工作的服務(wù)范圍和服務(wù)水平也有了新的拓展，檔案管理人員不僅應(yīng)具備較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，還應(yīng)該不斷充電，拓展自己的視野，把握社會(huì)變化的現(xiàn)狀和未來(lái)的發(fā)展情況，充分利用檔案學(xué)科的新理論和新技術(shù)來(lái)創(chuàng)新檔案管理工作，提高檔案管理工作的利用效率。

（四）推進(jìn)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)

現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用，不僅能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息共享，還能極大提高檔案管理工作的效率，保證檔案管理的質(zhì)量。目前，醫(yī)院的信息化建設(shè)為檔案管理工作提供了便利，檔案管理工作能夠通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來(lái)實(shí)現(xiàn)信息的實(shí)時(shí)更新和維護(hù)。在檔案管理工作中，以檔案管理軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)文件的形成、報(bào)送、編目、整理、利用等，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，以掃描錄入的方法將醫(yī)院的檔案和文件進(jìn)行統(tǒng)一管理，為全體醫(yī)務(wù)人員的查找提供便利。同時(shí)，將醫(yī)院的圖書、文檔、聲音、圖片等信息資源錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，以醫(yī)院局域網(wǎng)實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息的共享。

四、結(jié)束語(yǔ)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，基層醫(yī)院檔案管理發(fā)生了很大的變化。從我國(guó)基層醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀來(lái)看，雖然取得了較好的成績(jī)，但也存在很多問題，主要是因?yàn)闄n案管理意識(shí)不強(qiáng)，檔案管理的信息化水平較低，影響了檔案的利用率。

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