試談關(guān)閉企業(yè)檔案管理工作

文/廣州廣悅資產(chǎn)管理有限公司 羅演萍

檔案是指公司自籌建以來(lái)及屬下各企業(yè)在其職能范圍和各種活動(dòng)中形成的具有保存和利用價(jià)值的各種門(mén)類和載體的歷史記錄；檔案是歷史的真實(shí)記錄，是公司的寶貴財(cái)富。廣悅公司成立于2001年2月，其主要職責(zé)是管理廣汽工業(yè)集團(tuán)屬下非正常營(yíng)運(yùn)企業(yè)，主要工作任務(wù)是資產(chǎn)處置、清理債權(quán)債務(wù)，解決企業(yè)歷史遺留問(wèn)題，最終注銷關(guān)停企業(yè)的工商登記或?qū)崿F(xiàn)國(guó)有股權(quán)轉(zhuǎn)讓退出。成立以來(lái)共接管120多家非正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的企業(yè)的檔案資料，由于接管的都是關(guān)停企業(yè)，要解決的都是原企業(yè)正常期間積累的無(wú)法及時(shí)解決的歷史問(wèn)題，因此必須建立在大量的歷史檔案基礎(chǔ)上，可以說(shuō)缺少歷史檔案，工作寸步難行。

隨著經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深化，部分國(guó)有企業(yè)由于無(wú)法繼續(xù)經(jīng)營(yíng)，相繼關(guān)停，企業(yè)的關(guān)停帶來(lái)了檔案的歸屬和如何保證完整安全等一系列問(wèn)題，而且，往往這類關(guān)停企業(yè)的檔案資料保存最成問(wèn)題。一方面，這些關(guān)停企業(yè)大都?xì)v史悠久，投資關(guān)系、資產(chǎn)關(guān)系、債權(quán)債務(wù)關(guān)系、勞動(dòng)人事關(guān)系相當(dāng)復(fù)雜；另一方面，隨著企業(yè)經(jīng)濟(jì)下坡，工作人員對(duì)檔案資料收集整理不再重視，致使大量檔案資料出現(xiàn)散、亂、破損、蟲(chóng)蝕等現(xiàn)象。

一、近年來(lái)從我司接管關(guān)停企業(yè)的檔案資料中，普遍存在著以下問(wèn)題

（一）機(jī)構(gòu)不健全，檔案管理混亂

企業(yè)成立以來(lái)，沒(méi)有設(shè)置專門(mén)的檔案機(jī)構(gòu)和專職人員，各類檔案處于部門(mén)分散管理，保管部門(mén)每年未按要求進(jìn)行規(guī)范歸檔、立卷整理工作，隨著企業(yè)效益逐年下滑，大部分企業(yè)在關(guān)停過(guò)程中沒(méi)有把檔案管理納入破產(chǎn)清算工作程序中，致使這些企業(yè)的檔案既沒(méi)經(jīng)過(guò)系統(tǒng)整理和必要的鑒定，更未編制必要的檢索工具和列出清冊(cè)，不同價(jià)值的檔案混雜在一起；有的企業(yè)只是將檔案按照不同的類別裝入編織袋或紙箱中存放，基本上處于無(wú)人管理狀態(tài)，更可怕的是有部分關(guān)停企業(yè)的檔案已遭受火災(zāi)、水浸、蟲(chóng)蝕現(xiàn)象，場(chǎng)面一片狼籍。由于管理不善，部分企業(yè)的個(gè)人檔案丟失現(xiàn)象屢有發(fā)生，因此引發(fā)一系列的遺留問(wèn)題。

（二）保管條件差，安全隱患大

由于大部分關(guān)停企業(yè)已處于多年的停產(chǎn)狀態(tài)，領(lǐng)導(dǎo)不再重視檔案工作，多年沒(méi)有投入相應(yīng)的資金改善檔案室，造成檔案保管條件差，有的企業(yè)沒(méi)有設(shè)立專門(mén)的檔案室，檔案與其它雜物堆放在一起；有的企業(yè)雖設(shè)立了檔案室，但由于無(wú)專人管理，室內(nèi)布滿灰塵，且沒(méi)有配備防火、防盜、防光、防有害氣體、防塵、防潮、防蟲(chóng)鼠等設(shè)施，存在著很多檔案發(fā)生損壞、蟲(chóng)害、霉變、褪變乃至失盜等安全隱患。由于這些檔案沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)鑒定、整理，保管條件又比較差，嚴(yán)重影響了檔案資料的安全保管和有效利用。

（三）人員變動(dòng)大，檔案不規(guī)范

在檔案接收中發(fā)現(xiàn)，部分關(guān)停企業(yè)的檔案從沒(méi)有進(jìn)行規(guī)范分類、整理、排序、編目等工作，各類檔案一捆一捆地堆放在鐵柜或紙箱中，也沒(méi)有標(biāo)識(shí)清楚，造成查找困難。在接收檔案時(shí)，留守人員對(duì)檔案情況毫不知情，只是負(fù)責(zé)保管鎖匙，在辦理檔案移交接收時(shí)，企業(yè)留守人員無(wú)法提供移交清冊(cè)，因此造成接收十分困難。

綜述以上情況，建議企業(yè)不管是處于正常經(jīng)營(yíng)或關(guān)停狀態(tài)都必須重視檔案管理工作，領(lǐng)導(dǎo)帶頭做好檔案工作，只有做好檔案管理工作，才能確保各項(xiàng)工作順利開(kāi)展，通過(guò)有效、準(zhǔn)確的了解企業(yè)歷史，發(fā)展過(guò)程，才可以提供有力的依據(jù)，解決歷史遺留問(wèn)題，從而真正發(fā)揮檔案的作用。

二、如何做好檔案管理工作

（一）領(lǐng)導(dǎo)帶頭重視檔案工作

每個(gè)企業(yè)應(yīng)該從籌備成立開(kāi)始就要重視檔案管理工作，由公司領(lǐng)導(dǎo)親自抓好檔案管理，成立檔案管理機(jī)構(gòu)和配備專職人員，負(fù)責(zé)日常收集、整理企業(yè)發(fā)展全過(guò)程的檔案資料，并按規(guī)定做好年度各類檔案的歸檔、立卷、整理、編目等工作。

（二）加強(qiáng)檔案庫(kù)房建設(shè)

參照省、市檔案局制訂的標(biāo)準(zhǔn)，建立專門(mén)的檔案庫(kù)房，購(gòu)置相應(yīng)的防潮、防濕、防霉、恒溫、防盜、鐵柜等檔案專用設(shè)備，配備消防器材，每年投入資金改善和更新庫(kù)房設(shè)施，只有做好檔案庫(kù)房的基礎(chǔ)建設(shè)，檔案資料的保管質(zhì)量才能得到有效保障。

（三）注重培訓(xùn)，穩(wěn)定檔案隊(duì)伍

由于關(guān)停企業(yè)和留守人員的特殊性，企業(yè)停止運(yùn)作或工商銷號(hào)都會(huì)帶來(lái)檔案管理人員的大幅變動(dòng)，為了確保檔案管理的服務(wù)水平，但凡檔案管理崗位的人員變動(dòng)，必定在第一時(shí)間安排其他人員進(jìn)行崗位培訓(xùn)，并在最短的時(shí)間內(nèi)做好檔案的交接手續(xù)，同時(shí)，檔案人員最好有一定的穩(wěn)定性，在企業(yè)關(guān)停期間做好檔案交接的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，確保檔案資料安全、順利地向上級(jí)單位移交。