秘書對信息時代的適應(yīng)性分析

文/李紅蘭

在當(dāng)今這個發(fā)展迅速的信息時代，從市場需求來看秘書人員并不是只具備傳統(tǒng)的文字能力和事務(wù)能力，而更要有較高的辦公自動化能力。秘書只有提高素養(yǎng)，提升能力，將所需要的各種能力融合到現(xiàn)代的信息時代中才是其成才的必經(jīng)之路。

一、秘書人員需在時代中成長

秘書是在實踐與研究和探索中成長的。在文秘專業(yè)頂崗實習(xí)中，經(jīng)常會出現(xiàn)不能勝任崗位工作的問題，在無從適應(yīng)中需要重新認(rèn)識學(xué)習(xí)，重新適應(yīng)。不同的企業(yè)中對文秘人員會有不同的要求，當(dāng)前社會文秘人才的需求狀況正在發(fā)生改變?，F(xiàn)在，文秘人員的就業(yè)渠道由行政事業(yè)單位轉(zhuǎn)向企業(yè)單位，尤其是各類發(fā)展的中小企業(yè)。這類企業(yè)規(guī)模小，秘書的工作雜，對文秘人員的綜合素質(zhì)有更高的要求。在這些企業(yè)，文秘人員身兼數(shù)職，集文秘工作、財務(wù)、統(tǒng)計、人事、檔案管理等工作于一身，這就要求具有較高的工作能力和較強(qiáng)的社會活動能力：（1）掌握文秘專業(yè)知識、能力和其他非文秘專業(yè)的基礎(chǔ)知識。（2）具備辦文辦事、熟悉掌握現(xiàn)代辦公設(shè)備的能力。（3）熟練駕馭語言、有較強(qiáng)的自我意識、超前意識、公關(guān)意識，智商高、情商高，熟悉各種計算機(jī)軟件。

二、利用網(wǎng)絡(luò)做好辦公室日常工作

現(xiàn)代社會進(jìn)入了一個全新的“信息時代”。網(wǎng)絡(luò)為我們提供了各種各樣的信息。我們足不出戶便可以充分地了解世界各地的經(jīng)濟(jì)發(fā)展?fàn)顩r。對于傳統(tǒng)的只是利用網(wǎng)絡(luò)發(fā)郵件、制作表格或幻燈片，以及統(tǒng)計各類數(shù)據(jù)的工作要求，已不能滿足企業(yè)的需要。因此我們應(yīng)該學(xué)會利用網(wǎng)上傳播的各種知識為我們的管理和企業(yè)服務(wù)。

（一）提高秘書的信息能力。秘書的信息能力是指秘書人員在從事秘書工作中所應(yīng)具備的對于秘書工作信息的搜集、理解、分析、處理能力。學(xué)會建立內(nèi)部信息網(wǎng)絡(luò)并掌握自己所熟悉的常規(guī)信息渠道，探索新的秘書工作信息資源，獲取所需的信息。例如，秘書人員要收集網(wǎng)絡(luò)上有關(guān)秘書工作方面的網(wǎng)頁、站點、欄目，尋找能快速查找與瀏覽信息的渠道和方法；下載和保存搜集到的信息并靈活運用。

（二）信息選擇的能力。每天在接收信息和處理信息這個問題上，信息垃圾、信息干擾和信息焦慮這些問題在所難免。經(jīng)驗和實踐證明選擇信息的方法有:（1）學(xué)會篩選信息。對信息進(jìn)行去粗取精、去偽存真、靈活運用；（2）學(xué)會理解、識別信息的含義。對收集到的信息進(jìn)行判斷，全面掌握所收集到的信息資料對領(lǐng)導(dǎo)決策和秘書工作產(chǎn)生的影響。

（三）預(yù)測信息的能力。預(yù)測信息的能力屬于高層次的能力。它是指秘書人員對現(xiàn)有的信息進(jìn)行預(yù)見及推斷。信息預(yù)測能力是對理解信息的能動反映，是在所獲取的信息上，對事物的理性判斷，它對于秘書輔助領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策是非常重要的。

（四）信息處理的能力。信息處理的程序：加工、開發(fā)、傳輸、存貯、調(diào)閱和吸收。處理信息一是對信息進(jìn)行綜合性的分析、整理排序及歸類處理，來充實數(shù)據(jù)庫；二是認(rèn)識信息，有針對性地給領(lǐng)導(dǎo)提出建議和對策，提供有參考價值的方法。

（五）信息運用的能力。信息運用能力是其他信息能力的綜合，是指秘書人員同時把自己的思想與見解充分融入到獲取和處理的信息中，用正當(dāng)?shù)氖侄螌⑿畔鬟f、分享給他人并交流的能力。對于信息的運用能力來說，集中表現(xiàn)在及時、準(zhǔn)確、完整，有針對性地為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有效的信息。

信息技術(shù)的發(fā)展對人學(xué)習(xí)知識、掌握知識、運用知識提出了新的挑戰(zhàn)。由于計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，人們的學(xué)習(xí)速度不斷變快，同時說明了從數(shù)字處理時代到微機(jī)時代，再到現(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)化時代，學(xué)習(xí)速度急速地改變，這就要求我們在日常工作中要適應(yīng)新的模式和新的特點。因此，我們要更好地利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行工作和學(xué)習(xí)。

三、對文秘專業(yè)實踐教學(xué)體系的探索

只有在學(xué)生在校期間進(jìn)行更好更獨特的教育，才能科學(xué)地培養(yǎng)適應(yīng)社會需要的文秘人員。文秘專業(yè)教學(xué)應(yīng)實行三個階梯：初級階梯——課堂模擬訓(xùn)練；中級階段——實訓(xùn)操作訓(xùn)練以及秘書國家職業(yè)資格考證培訓(xùn)；高級階段——依托校企合作的秘書專業(yè)與實踐。

（一）初級階梯——課堂模擬訓(xùn)練。此階段在各專業(yè)課程的教學(xué)過程中建立，通過互動進(jìn)行實踐讓學(xué)生在潛移默化的訓(xùn)練中將理論與生活中的實踐結(jié)合起來，其具體形式有情景模擬訓(xùn)練和紙上模擬訓(xùn)練，訓(xùn)練學(xué)生對日常事務(wù)的應(yīng)變能力與處理能力，使其更加熟悉并且適應(yīng)秘書的角色。

（二）中級階段——實訓(xùn)操作訓(xùn)練以及秘書國家職業(yè)資格考證培訓(xùn)。為了讓文秘專業(yè)的學(xué)生較為系統(tǒng)地學(xué)習(xí)綜合的職業(yè)技能需通過連續(xù)的、有固定場所設(shè)施及時間保證的操作訓(xùn)練下進(jìn)行。例如，設(shè)有專門的實訓(xùn)中心：辦公自動化實訓(xùn)室，接待模擬室訓(xùn)練室、文檔整理實訓(xùn)室、模擬會議室、專業(yè)的機(jī)房，讓文秘專業(yè)的學(xué)生進(jìn)行相關(guān)內(nèi)容的實訓(xùn)。相關(guān)的實訓(xùn)項目包括：秘書實務(wù)實訓(xùn)、辦公自動化實訓(xùn)、檔案計算機(jī)輔助管理知識實訓(xùn)、專業(yè)知識實訓(xùn)。此外，在專業(yè)機(jī)房讓學(xué)生進(jìn)行常用的辦公軟件和檔案管理的操作、使用及測試。對于秘書專業(yè)的學(xué)生而言，職業(yè)資格是進(jìn)入行業(yè)的重要依據(jù)，參加秘書資格考試，并安排學(xué)生進(jìn)行考試培訓(xùn)，采用秘書工作情況分析、重點知識與技能點的講解與回顧性練習(xí)等對學(xué)生進(jìn)行強(qiáng)化培訓(xùn)，在離校后可以讓同學(xué)們多一個獲得職位、獲得成功的優(yōu)勢條件。

（三）高級階段——依托校企合作的秘書專業(yè)與實踐。所謂的高級階段就是在社會這樣一個大課堂中，充分利用外界的資源促進(jìn)自身的成長。培養(yǎng)學(xué)生對專業(yè)的認(rèn)同感；有目的有計劃地進(jìn)行實崗鍛煉，在秘書崗位上探索出屬于自己的真諦，從而不斷更新知識、不斷進(jìn)步，進(jìn)而成為對企業(yè)有用的高級秘書人才，為企業(yè)作出自己的貢獻(xiàn)。

近年來，隨著社會的信息化，秘書人員地位有了進(jìn)一步的提升，在個人思想上成熟而有能力地輔助領(lǐng)導(dǎo)，讓企業(yè)更有利地向著繁榮富強(qiáng)的方向發(fā)展。本文對于文秘人員對信息時代適應(yīng)性的研究與探索提供了一定的借鑒作用，具體的實施過程還需要根據(jù)企業(yè)的秘書人員的實際情況具體情況具體分析，再進(jìn)行進(jìn)一步的完善和改進(jìn)，從而一層一層地向成功邁進(jìn)。