改進(jìn)基層單位辦公室檔案管理的思考

文/常文娟

作為辦公室工作內(nèi)容之一的檔案管理，因?yàn)閵A在眾多繁復(fù)的工作之中，往往被邊緣化。只有做好檔案管理工作，才能充分發(fā)揮檔案作用，有效促進(jìn)各項(xiàng)工作順利開展。如何改善基層辦公室檔案管理工作，對(duì)提高單位工作效能，甚至推動(dòng)一個(gè)行業(yè)提高效能都有重要意義。

一、基層單位辦公室檔案管理現(xiàn)狀

（一）人員少，承擔(dān)工作冗雜。大多數(shù)基層辦公室都存在人員少、工作多的情況。像報(bào)紙分發(fā)、車輛油耗統(tǒng)計(jì)、會(huì)務(wù)接待、職工戶籍管理、計(jì)生情況管理、水電維修等等，一件件看起來都是不起眼的小事，但是小事多了也耗人力耗時(shí)間。一般情況下，基層單位辦公室作為后勤保障部門，卻沒有充足的人員安排，因此呈現(xiàn)出人員少、工作冗雜的情況?；鶎訖n案管理工作更是如此，只要兼職，很少專職。

（二）基層辦公室檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施相對(duì)落后?，F(xiàn)實(shí)狀況是很多基層單位或由于資金困境、或由于檔案管理受不到應(yīng)有重視、或由于管理人員專業(yè)水平受限，沒有普及計(jì)算機(jī)技術(shù)，尤其是有些辦公室短期留存部分材料，配備相應(yīng)的設(shè)備也跟不上步伐。

（三）對(duì)辦公室檔案管理工作重視程度不夠。基層單位辦公室的臨時(shí)檔案管理通常是由文書或者其他人員兼職，并沒有專業(yè)人員負(fù)責(zé)。檔案管理工作對(duì)技術(shù)性要求相對(duì)較高，但是辦公室兼職人員缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案管理工作的程序、分類和意義了解不夠，導(dǎo)致很多基層單位辦公室對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)主要停留在最基本的檔案信息收集、整理、保管等層面，有的還存在分類混亂的情況，更少注意到以后檔案資源的綜合利用，所以不能有效地推動(dòng)檔案管理工作的深入開展。

二、如何有效改善基層單位辦公室檔案管理工作

（一）建章立制，讓事務(wù)簍子的工作實(shí)現(xiàn)有條不紊。 “無規(guī)矩不成方圓”，基層單位辦公室的工作再多，只要建立和完善科學(xué)合理的管理制度并落實(shí)到位，便能實(shí)現(xiàn)人少事多情況下的有條不紊。檔案管理作為辦公室工作內(nèi)容之一，也要具備科學(xué)的管理制度。制度的制定務(wù)必責(zé)任到人，對(duì)檔案材料和準(zhǔn)檔案材料的分類、保密等都形成細(xì)化的制度，不斷規(guī)范辦公室檔案管理，才能保證檔案材料的及時(shí)歸檔與檔案的真實(shí)有效性。

（二）加大投入，不斷完善基層單位辦公室檔案管理工作環(huán)境。信息化時(shí)代，逐步建立和應(yīng)用電子信息化進(jìn)行辦公室檔案管理勢(shì)在必行。利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備對(duì)文件進(jìn)行歸類、保存，建立電子信息檢索等，可以提高檔案材料管理效率，同時(shí)輔以必要的保護(hù)措施，可以使檔案的保密和安全系數(shù)更高。因此，建議各單位提高對(duì)辦公室檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，盡量加大資金支持，完善辦公室檔案管理設(shè)備，促進(jìn)辦公室檔案管理工作環(huán)境信息化。

（三）有效提高辦公室人員檔案管理技能水平和工作認(rèn)知度。辦公室工作人員既要完成事務(wù)簍子的一大堆零七八碎，還要以負(fù)責(zé)的態(tài)度對(duì)待檔案管理的一系列工作。各單位要鼓勵(lì)職工或組織職工參加多種形式的檔案管理專業(yè)培訓(xùn)，參加檔案管理部門組織的業(yè)務(wù)交流，及時(shí)更新檔案管理工作人員的專業(yè)知識(shí)，提高技能水平，以更好地促進(jìn)檔案管理工作的開展。提高工作人員對(duì)檔案管理工作意義的認(rèn)識(shí)，使工作人員正確認(rèn)識(shí)到自身的工作范疇與工作責(zé)任，提高檔案管理意識(shí)。

綜上所述，基層單位辦公室的檔案管理工作雖然可能僅是檔案管理工作的一部分，但是不可缺少的，也是不容忽視的。做好這一環(huán)節(jié)的檔案材料管理工作，是整個(gè)單位檔案管理完整、有序、高效的前提。通過完善建章立制、加大投入、提高人員素質(zhì)、強(qiáng)化意識(shí)等措施，基層單位的辦公室檔案管理工作自然會(huì)得到改進(jìn)，從而推動(dòng)單位各項(xiàng)工作實(shí)現(xiàn)有序發(fā)展。