我國中小企業(yè)會計信息化面臨的問題和對策

沈佳藝

摘 要：進入互聯(lián)網(wǎng)新時代，大數(shù)據(jù)是如今鮮明的時代特征，“互聯(lián)網(wǎng)+”以及最新的區(qū)塊鏈技術(shù)的迅猛發(fā)展，成為推動企業(yè)管理模式的重大轉(zhuǎn)變的推動力，會計信息化建設(shè)是企業(yè)管理模式創(chuàng)新的重要組成部分。本文以某民營企業(yè)MJ公司為例，通過分析其公司管理層認(rèn)知的不足、企業(yè)管理模式的局限以及相關(guān)技術(shù)的欠缺，以問題為導(dǎo)向，提出通過實現(xiàn)管理觀念的更新與變革、注重云平臺開發(fā)、提升技術(shù)水平和安全保障性能等辦法，構(gòu)建適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的新型會計信息化系統(tǒng)。

關(guān)鍵詞：中小企業(yè)? 會計信息化? 云平臺開發(fā)

中圖分類號：F275 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：2096-0298（2020）04（b）--03

1 中小企業(yè)會計信息化的戰(zhàn)略意義

1.1 會計信息化建設(shè)有利于加強中小企業(yè)風(fēng)險控制

在我國的經(jīng)濟體系中，中小企業(yè)是一個不可或缺的部分，對我國的經(jīng)濟發(fā)展起著重要的促進作用。隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的飛速發(fā)展，企業(yè)的管理模式正發(fā)生著重大的改變，信息系統(tǒng)成為現(xiàn)今企業(yè)管理的基石，它是支持中小企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營與管理發(fā)展不可或缺的系統(tǒng)。一個完整的ERP系統(tǒng)不單純是財務(wù)軟件，它存在于整個企業(yè)經(jīng)營管理過程中。系統(tǒng)中的每個子系統(tǒng)之間相互聯(lián)系，密不可分，為迅速、高效地處理好企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營，并為企業(yè)在稍縱即逝的商機把握上提供重要的支撐作用。面對市場競爭環(huán)境的急速變化，通過一整套契合企業(yè)發(fā)展的信息化系統(tǒng)完善中小企業(yè)內(nèi)部控制體系，更好地為企業(yè)控制風(fēng)險提供相應(yīng)地保障。

1.2 會計信息化建設(shè)有利于建立健全中小企業(yè)的誠信體系

在全球經(jīng)濟的浪潮中，企業(yè)想要更快更好地發(fā)展提升，良好的信用等級評價是不可或缺的部分。強化企業(yè)誠信管理，采取先進的、科學(xué)的文化管理方式和制度，積極宣傳誠信從業(yè)的良好風(fēng)尚，全面提高中小企業(yè)的誠信能力，是當(dāng)下中小企業(yè)在發(fā)展中必不可少的一步。誠信文化不會自然地形成，需要培養(yǎng)塑造，這就意味著中小企業(yè)需要通過建立一整套ERP系統(tǒng)，從源頭和制度方面打造企業(yè)內(nèi)部管控機制，從而提升企業(yè)打造完善的企業(yè)誠信體系的能力。

1.3 會計信息化建設(shè)有利于提升中小企業(yè)的核心競爭力

目前我國正在加速國際化進程，企業(yè)面臨的市場不僅局限于國內(nèi)，企業(yè)間的競爭將變得更加多變而且劇烈，故而通過運用“互聯(lián)網(wǎng)+”以及云平臺等相關(guān)技術(shù)提升企業(yè)的核心競爭力變得尤為關(guān)鍵。它使得企業(yè)對于財務(wù)數(shù)據(jù)的收集、加工、處理都可以隨時隨地進行，財務(wù)信息的及時性得到極大地提高。在如今大數(shù)據(jù)時代，高效、迅捷是企業(yè)更好發(fā)展壯大的必要手段，作為新時代浪潮下的企業(yè)，只有通過加快自身的會計信息化建設(shè)，才能加強企業(yè)的核心競爭能力，更好地勇立潮頭，做時代的弄潮兒。

2 中小企業(yè)完善會計信息化建設(shè)面臨的問題——以MJ公司為例

2.1 對于會計信息化建設(shè)的認(rèn)知不足，概念混淆

MJ公司雖然意識到在企業(yè)發(fā)展中信息化的重要性和改變的緊迫性，但是由于對此的認(rèn)知不足，概念混淆，使得企業(yè)的信息化變革進程緩慢而且邏輯思路混亂。MJ公司的管理層對于云平臺技術(shù)認(rèn)識不深，覺得開發(fā)一套全面完整的信息化系統(tǒng)只要有一些懂開發(fā)技術(shù)的專業(yè)人士，依據(jù)現(xiàn)有的其他企業(yè)已經(jīng)開發(fā)完成的ERP系統(tǒng)中選取部分功能，想當(dāng)然的照搬來縮短開發(fā)過程，并且從開發(fā)伊始就想著一步到位，直接開發(fā)一套具備完整產(chǎn)業(yè)鏈模式的企業(yè)云平臺，滿足企業(yè)目前發(fā)展以及將來變革的所有需要。而且在開發(fā)過程中，各部門員工大多對此并不熱衷，仍然滿足于目前的半手工狀態(tài)，在整個開發(fā)階段以及試運行階段都是消極地完成，導(dǎo)致這個新開發(fā)的云平臺無法滿足日常運營需要，以至于造成惡性循環(huán)，使得員工更不愿意去維護并且使用此系統(tǒng)。

2.2 MJ公司會計信息化建設(shè)方案落后于業(yè)務(wù)流程的更新

MJ公司是一家成立于二十世紀(jì)初的純民營中小企業(yè)，開設(shè)之初正處于公司所在的城市經(jīng)濟騰飛的大好時機。公司主營為房產(chǎn)開發(fā)及銷售，在當(dāng)時的房價瘋漲的歷史背景下，MJ公司很快有了一定的資本積累。在此期間MJ公司和大多數(shù)企業(yè)一樣購買了一套財務(wù)軟件用于財務(wù)記賬，在企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的過程中逐漸新增了“應(yīng)收管理模塊”“合同管理模塊”等一系列業(yè)務(wù)部門和財務(wù)部門共同使用的模塊。隨著城市更新以及房產(chǎn)市場的穩(wěn)定，規(guī)模不大的中小企業(yè)逐步退出房產(chǎn)開發(fā)這塊領(lǐng)域，MJ公司的領(lǐng)導(dǎo)者也在這個階段轉(zhuǎn)型進入了另一個房產(chǎn)領(lǐng)域——房屋租賃以及物業(yè)管理，直至最近幾年MJ公司又打算以輕資產(chǎn)模式打造園區(qū)后續(xù)運營為主旨，大力發(fā)展新型園區(qū)的招商以及后續(xù)園區(qū)運營。

在這一系列的轉(zhuǎn)型發(fā)展中，MJ公司的經(jīng)營管理模式、理念以及業(yè)務(wù)的開展都在順利的改變和發(fā)展，但是由于MJ公司的企業(yè)信息化的建設(shè)未能跟上業(yè)務(wù)的發(fā)展和轉(zhuǎn)變，仍然沿用了原來的財務(wù)管理信息系統(tǒng)，導(dǎo)致了很多數(shù)據(jù)在完整性和及時性上存在著很大的問題，無法匹配現(xiàn)有業(yè)務(wù)所需要的數(shù)據(jù)支持，減緩了企業(yè)迅猛發(fā)展的勢頭。

2.3 企業(yè)自建云平臺的技術(shù)欠缺

MJ公司在最近一年開始大力建設(shè)企業(yè)信息化系統(tǒng)，自行開發(fā)打造了一款適合于企業(yè)自身發(fā)展的云平臺技術(shù)——“***矩陣”，并且希望能在不久的將來可以讓園區(qū)的企業(yè)能夠通過這個平臺的服務(wù)，找到企業(yè)發(fā)展新方向和降低自身的運營成本的效果。基于此目的，從2018年起MJ公司招聘了在相關(guān)領(lǐng)域有著豐富經(jīng)驗的從業(yè)者，進入企業(yè)內(nèi)部進行調(diào)查研究和后續(xù)系統(tǒng)的開發(fā)。通過將近一年的調(diào)研和開發(fā)，云平臺于2019年年中正式上線運行。但是在實際運行過程中發(fā)現(xiàn)了不少問題，有很大一部分是技術(shù)層面的問題。由于招聘的人員數(shù)量有限并且MJ公司之前從未有過軟件開發(fā)的經(jīng)驗，對于開發(fā)一個云平臺技術(shù)方面的預(yù)估不足，造成了系統(tǒng)技術(shù)方面無法滿足多人同時多點登錄操作、管理者抓取所需要的經(jīng)營信息和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的復(fù)雜程度、系統(tǒng)運行時的穩(wěn)定、安全以及備份數(shù)據(jù)庫等的問題。

3 完善企業(yè)會計信息化的對策

3.1 加強對會計信息化建設(shè)的重視程度，鼓勵全員參與

對于MJ公司在開發(fā)以及后續(xù)運行云平臺所遭遇的瓶頸來說，首先要做的是希望公司全員參與，做好相關(guān)知識普及以及相關(guān)培訓(xùn)等工作，使得員工能以積極的心態(tài)面對公司的新變革，不抵觸新開發(fā)的云平臺。現(xiàn)代化的ERP管理系統(tǒng)完全不同于傳統(tǒng)的財務(wù)思維方式和管理理念，民營中小企業(yè)要想實現(xiàn)長遠發(fā)展，必須從上層管理者到下面員工都實現(xiàn)管理觀念的更新和變革。

對于MJ公司來說，公司的管理層雖然已經(jīng)開始認(rèn)識到企業(yè)信息化的重要性和緊迫性，但是管理層的想法卻是希望一蹴而就，但是在一家信息化基礎(chǔ)較為薄弱、員工還處于半手工處理業(yè)務(wù)的民營中小企業(yè)里這種想法是不切實際的。在這樣的情況下，MJ公司的管理層應(yīng)當(dāng)首先端正自己急于求成的心態(tài)，從調(diào)整內(nèi)部政策開始著手，在制定企業(yè)人員組織結(jié)構(gòu)以及企業(yè)財務(wù)考核程序標(biāo)準(zhǔn)方面應(yīng)該符合現(xiàn)代化企業(yè)財務(wù)管理的經(jīng)營模式。接下來，通過各類信息化項目培訓(xùn)和宣傳，使得員工都能發(fā)揮各自優(yōu)勢對企業(yè)云平臺項目的研發(fā)設(shè)計以及業(yè)務(wù)流程的規(guī)范出謀劃策，讓員工能夠從使用云技術(shù)中體會到減輕工作量、提升工作效能的好處。

3.2 梳理企業(yè)發(fā)展規(guī)劃，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程設(shè)計

想要很好地使用云平臺來達到管控公司業(yè)務(wù)，要做的是對公司的戰(zhàn)略規(guī)劃進行梳理，重新優(yōu)化業(yè)務(wù)相關(guān)流程設(shè)計，使得公司各相關(guān)使用人員都可以在平臺中簡便的找到所需要的數(shù)據(jù)信息，以及為了規(guī)避企業(yè)運營風(fēng)險的發(fā)生，建立起產(chǎn)權(quán)清晰、權(quán)責(zé)明確的企業(yè)管理結(jié)構(gòu)，完善法人治理結(jié)構(gòu)，形成防范風(fēng)險的一整套完善的系統(tǒng)。

第一，梳理企業(yè)未來發(fā)展規(guī)劃。MJ公司需要管理層明確企業(yè)目前及將來企業(yè)發(fā)展方向及具體規(guī)劃，在云平臺上實現(xiàn)更加科學(xué)化的管理方式，降低決策的風(fēng)險。穩(wěn)定高效的企業(yè)管理模式，日益先進的科學(xué)管理理念，實時提供的財務(wù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息能夠為企業(yè)管理層決策提供有力支持。通過財務(wù)端和業(yè)務(wù)端的數(shù)據(jù)整合，可以及時有效地發(fā)現(xiàn)企業(yè)運營中存在的問題，幫助企業(yè)管理層準(zhǔn)確掌握公司運營發(fā)展，降低公司面臨的決策風(fēng)險。通過云平臺技術(shù)——“***矩陣”實時監(jiān)控公司的各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，公司的管理層能夠更好的、及時的了解企業(yè)的危機并及時處理，從而可以增強MJ公司在市場中的競爭力，為打造一流的企業(yè)打下堅實的基礎(chǔ)。

第二，制定相應(yīng)地管理計劃，確定業(yè)務(wù)模式，從而可以進一步優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，使得云平臺能夠更好地滿足業(yè)務(wù)發(fā)展的需要。MJ公司目前最大的業(yè)務(wù)是辦公樓的租賃和物業(yè)、園區(qū)的招商和后續(xù)運營，這些都屬于商業(yè)地產(chǎn)范疇。這類業(yè)務(wù)模式有著早期成本開發(fā)費用的支出多收入少，后期成本開發(fā)費用少收入穩(wěn)定的特點，想要開發(fā)的云平臺技術(shù)——“***矩陣”能夠滿足業(yè)務(wù)需求，就需要分幾個不同的“模塊”進行設(shè)計，分別是“合同模塊”“成本開發(fā)模塊”“收款模塊”以及“客商模塊”。

“合同模塊”主要功能在于分項目、分種類將合同從簽訂到到期的整個過程進行記錄，保證公司日常運營過程中每一份合同都有記錄痕跡;“成本開發(fā)模塊”主要在項目前期開發(fā)、日常維護以及日后大修時使用，記錄的是所有和成本相關(guān)的支出、用途、決算等事項;“收款模塊”是使用次數(shù)最多的一個模塊，是記錄每個項目中每份合同從開始到結(jié)束所有和應(yīng)收、實收、發(fā)票以及記賬等各個環(huán)節(jié)的一個模塊;“客商模塊”則分兩個部分：一部分是記錄每個客戶的基本信息、信息的變更等內(nèi)容的模塊，是企業(yè)維護客戶、滿足客戶需求的依據(jù)和出發(fā)點。另一部分是和“成本開發(fā)模塊”相關(guān)的供應(yīng)商的信息。這幾個模塊相互關(guān)聯(lián)、相互制約，完整的將公司業(yè)務(wù)模式規(guī)范在整個云平臺——“***矩陣”中。

3.3 提升技術(shù)水平和安全保障性能

在現(xiàn)代化信息技術(shù)日益普及的當(dāng)下，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境并不能保障數(shù)據(jù)系統(tǒng)的安全性，同時，由于企業(yè)在網(wǎng)絡(luò)管理和維護方面的局限性，導(dǎo)致了信息化系統(tǒng)在安全信息方面疏于監(jiān)控，這些都迫使中小企業(yè)必須建立完善的財務(wù)信息管理安全保障系統(tǒng)，一方面需要在制度上保證財務(wù)管理信息系統(tǒng)的安全運行;另一方面從軟件開發(fā)到硬件管理，都需要加大保障力度，完善保障體系。

首先還是需要提高企業(yè)管理層和員工的安全防范意識，養(yǎng)成在不同介質(zhì)、不同地方數(shù)據(jù)備份的習(xí)慣，以最大限度保證數(shù)據(jù)的完整性和安全性。另外還要避免隨意轉(zhuǎn)移已經(jīng)保存的數(shù)據(jù)，以防數(shù)據(jù)在轉(zhuǎn)移過程中的遺漏;其次，要設(shè)置不兼容崗位，避免某一領(lǐng)導(dǎo)或者員工權(quán)限過大給公司帶來的風(fēng)險，要分別對系統(tǒng)操作使用人員以及后臺數(shù)據(jù)維護人員的權(quán)限做出不同設(shè)置;最后企業(yè)還需要保證企業(yè)核心數(shù)據(jù)的保密性，對于自行開發(fā)的云平臺更要做到能夠防范信息攔截偵聽、身份假冒、竊取和黑客攻擊等。

參考文獻

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