加強(qiáng)企業(yè)現(xiàn)代檔案管理創(chuàng)新的對(duì)策

馬紅宇

【摘 要】創(chuàng)新是21世紀(jì)人類活動(dòng)的主題，檔案管理工作也必須進(jìn)行創(chuàng)新，檔案管理推陳出新的前提是思想觀念的創(chuàng)新，理論知識(shí)創(chuàng)新是檔案管理活力的源泉，技術(shù)管理創(chuàng)新則是檔案管理全面發(fā)展的強(qiáng)勁動(dòng)力。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；創(chuàng)新；內(nèi)容；存在問(wèn)題；對(duì)策

當(dāng)前檔案工作者的重要使命就是開(kāi)發(fā)和利用檔案信息資源，不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制，積極主動(dòng)地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)主戰(zhàn)場(chǎng)服務(wù)，為全面建設(shè)小康社會(huì)服務(wù)，要通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為用戶提供服務(wù)，并加強(qiáng)各項(xiàng)事務(wù)管理，促使檔案管理現(xiàn)代化。

1.檔案管理現(xiàn)代化的創(chuàng)新必要性

檔案管理現(xiàn)代化是要用科學(xué)的思想，組織方法和手段，對(duì)檔案工作進(jìn)行有效的管理，使之獲得最佳的工作效率，經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。檔案管理現(xiàn)代化包括三個(gè)要素（1）檔案管理中運(yùn)用了現(xiàn)代技術(shù)，即計(jì)算機(jī)信息技術(shù)。（2）檔案管理者掌握了現(xiàn)代科技知識(shí)。（3）建立起了科學(xué)的管理機(jī)制。

檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)質(zhì)是檔案管理領(lǐng)域中的技術(shù)革命，或技術(shù)變革。這種變革將會(huì)在檔案管理中突出技術(shù)的作用，但是這種技術(shù)又必然受著同時(shí)代所提供的信息處理技術(shù)及相關(guān)技術(shù)的制約和影響，以計(jì)算機(jī)技術(shù)為核心的現(xiàn)代信息處理技術(shù)，正在深入到檔案管理中，在我國(guó)，檔案管理以手工為主的傳統(tǒng)手段正在發(fā)生變化，逐漸向采用現(xiàn)代化先進(jìn)技術(shù)管理手段過(guò)渡。

2.企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的內(nèi)容

2.1思想創(chuàng)新

思想創(chuàng)新是檔案管理創(chuàng)新成功的前提，檔案管理工作，甚至是檔案工作，能夠適應(yīng)時(shí)代前進(jìn)的步伐，能否為社會(huì)主義事業(yè)提供更多的服務(wù)，關(guān)鍵在于思想觀念的不斷創(chuàng)新，不斷發(fā)展。為此，我們要解放思想，真正樹(shù)立市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)意識(shí)，樹(shù)立為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)的意識(shí)，明確新形勢(shì)下檔案管理工作的作用，任務(wù)和職責(zé)，以知識(shí)為基礎(chǔ)，以市場(chǎng)為導(dǎo)向，以服務(wù)為支點(diǎn)，把實(shí)現(xiàn)科學(xué)發(fā)展觀貫徹落實(shí)到檔案管理工作的各個(gè)方面，把改革創(chuàng)新精神貫穿到檔案管理工作的發(fā)展之中，改變檔案工作只是簡(jiǎn)單的收集，整理，保管的觀念，以創(chuàng)新思維指導(dǎo)檔案工作實(shí)踐，增強(qiáng)工作的預(yù)見(jiàn)性，主動(dòng)性和創(chuàng)新性，變動(dòng)被服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，變等待為出擊，拓寬檔案的社會(huì)功能，使其更好地適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要。

2.2機(jī)制創(chuàng)新

（1）管理內(nèi)容創(chuàng)新。新形勢(shì)，新時(shí)期的檔案管理工作，要一改以往檔案資料單一，結(jié)構(gòu)不合理的狀況，應(yīng)充分利用一切社會(huì)活動(dòng)中的檔案信息的組織和個(gè)人，不斷增加檔案資料信息的詳細(xì)度及豐富度，使檔案的信息單一需求轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案，文件，圖書(shū)，情報(bào)檢索資料的綜合需求。（2）管理功能創(chuàng)新。隨著現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用，檔案載體實(shí)現(xiàn)了多樣化，檔案資源利用的范圍擴(kuò)大，檔案保管工作得不到完善，為更好地為社會(huì)和廣大人民群眾服務(wù)，為使人們可以隨時(shí)查閱資料齊全，信息準(zhǔn)確的檔案信息，檔案部門應(yīng)將檔案館建設(shè)成檔案儲(chǔ)存，應(yīng)用管理和信息加工的基地，更加強(qiáng)調(diào)其教育，咨詢，交流功能，并創(chuàng)新中介服務(wù)，信息服務(wù)和文化休閑功能。（3）管理技術(shù)創(chuàng)新。計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，通信技術(shù)的應(yīng)用，辦公自動(dòng)化的推廣，給這些行業(yè)帶來(lái)了極大的便利，同樣也更快，更好地促進(jìn)了檔案事業(yè)的發(fā)展，使得檔案已由傳統(tǒng)手寫(xiě)文件過(guò)渡到手寫(xiě)文件與電子文檔并行使用的書(shū)面，然而，電子文檔固然先進(jìn)，但也有其一定的弊端，只有有效的，可靠的技術(shù)保障才能保證檔案信息高質(zhì)量，高速度的存儲(chǔ)與轉(zhuǎn)換，利用。

3.形式創(chuàng)新

（1）開(kāi)發(fā)利用現(xiàn)有檔案信息資源。檔案管理部門應(yīng)加經(jīng)與企事業(yè)單位信息管理部門的配合，建立統(tǒng)一的檔案存儲(chǔ)規(guī)劃，采用標(biāo)準(zhǔn)分類，編制統(tǒng)一，通用的檔案管理軟件。（2）設(shè)立檔案服務(wù)中心。確保檔案資源的準(zhǔn)確與安全，保證檔案資源能夠得到及時(shí)的修復(fù)，應(yīng)建立包括檔案數(shù)據(jù)管理中心和檔案恢復(fù)保護(hù)中心的檔案服務(wù)中心。（3）積極開(kāi)展在線服務(wù)。在信息時(shí)代，檔案管理部門應(yīng)充分利用網(wǎng)絡(luò)的便捷，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，健全目錄搜索中心，匯集檔案全系統(tǒng)信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索。

4.企業(yè)檔案創(chuàng)新工作中存在的問(wèn)題

（1）企業(yè)管理者的檔案管理意識(shí)模糊。我們的一些企業(yè)管理者注重的是直觀的經(jīng)濟(jì)效益，看重的是與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)直接相關(guān)的部門或機(jī)構(gòu)的工作，而對(duì)檔案管理方面的意識(shí)十分模糊，不懂得把檔案管理擺在何種位置，不知道應(yīng)該如何管理檔案工作，經(jīng)常對(duì)檔案工作瞎指揮，亂決策，造成了企業(yè)上下檔案觀念嚴(yán)重缺乏，不歸檔，不建檔，亂建檔，亂歸檔，亂借出，亂散布等現(xiàn)象屢見(jiàn)不鮮，致使許多重要的，寶貴的檔案資料流失，甚至被他人利用。

（2）企業(yè)管理者對(duì)檔案管理工作不支持。有些企業(yè)管理者，雖然知識(shí)檔案是有用的，但是認(rèn)為檔案工作是只會(huì)花錢不會(huì)賺錢的事情，所以覺(jué)得沒(méi)有必要投入太多的資金和精力，由此，造成了檔案管理的不完善，不規(guī)范，檔案人員的積極性不能得到提高，使企業(yè)的檔案工作形同虛設(shè)。

（3）企業(yè)檔案的“主體”錯(cuò)位。當(dāng)前不少企業(yè)的檔案主體觀念存在偏差，影響了企業(yè)檔案工作水平，不少企業(yè)幾乎把企業(yè)的人事檔案當(dāng)成了企業(yè)檔案的全部，即主體，而忽略了企業(yè)自身發(fā)展所形成的真正確定企業(yè)命運(yùn)的頗有價(jià)值的“主體”檔案，直接影響企業(yè)檔案的開(kāi)發(fā)利用和企業(yè)的發(fā)展。

5.加快檔案管理現(xiàn)狀創(chuàng)新

（1）要培養(yǎng)一批高層次的檔案信息專業(yè)人才和新型化高層次管理人才入手，要盡快培養(yǎng)既懂專業(yè)知識(shí)，又懂信息技術(shù)，具有綜合工作能力的信息專業(yè)人才和新型的高層次管理人才，為迎接知識(shí)經(jīng)濟(jì)的到來(lái)做好充分準(zhǔn)備。

（2）要加強(qiáng)檔案信息素質(zhì)教育。加快建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)，要注意加強(qiáng)檔案主體意識(shí)和獲取意識(shí)教育，利用檔案信息守法意識(shí)，加強(qiáng)檔案工作者的檔案信息保密意識(shí)，傳播意識(shí)和更新轉(zhuǎn)換意識(shí)，提高運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備，獲取檔案信息技術(shù)和設(shè)施武裝檔案信息網(wǎng)絡(luò)，不斷提高檔案信息的效益功能。

（3）要科學(xué)地制定，貫徹和修訂各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)。使檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用是檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化的中心，而電子計(jì)算機(jī)的高效率是以檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化為基礎(chǔ)的，因此要適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求，加快檔案現(xiàn)代化管理就必須實(shí)現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化。

（4）要強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，拓寬服務(wù)領(lǐng)域。要從重管理，輕利用的傳統(tǒng)模式中解脫出來(lái)，主動(dòng)面向知識(shí)經(jīng)濟(jì)主戰(zhàn)場(chǎng)，把檔案工作的重心轉(zhuǎn)到為知識(shí)經(jīng)濟(jì)和各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的軌道上來(lái)。

（5）實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，以科學(xué)管理為保證。1）要有思想和組織的保證。領(lǐng)域和工作人員應(yīng)從思想上提高對(duì)現(xiàn)代化的認(rèn)識(shí)，即對(duì)檔案工作現(xiàn)代化和實(shí)現(xiàn)檔案計(jì)算機(jī)管理的重要性，迫切性有充分了解，對(duì)如何實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化有知識(shí)和方法的準(zhǔn)備。因?yàn)椴扇∪魏涡碌募夹g(shù)，設(shè)備都會(huì)對(duì)原來(lái)工作方式產(chǎn)生影響，如不改變?cè)泄ぷ鞣绞街羞M(jìn)行簡(jiǎn)單的大巴用往往達(dá)不到預(yù)期效果。2）要統(tǒng)籌做好各種準(zhǔn)備工作。檔案管理使用了計(jì)算機(jī)，其原有工作方式必然要有所改變，二者的有機(jī)結(jié)合不是一次能夠完成的，往往需要一個(gè)反復(fù)實(shí)踐不斷改進(jìn)，逐步協(xié)調(diào)的過(guò)程。

6.結(jié)束語(yǔ)

檔案管理現(xiàn)代化是我國(guó)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的組成部分，是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，檔案管理的現(xiàn)代化就是應(yīng)用現(xiàn)代管理的理論，方法，對(duì)檔案和檔案工作實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理，提高工作效率和效益，以滿足社會(huì)政治，經(jīng)濟(jì)，文化發(fā)展對(duì)檔案管理工作的要求，這就需要廣大廣大的檔案工作者積極開(kāi)拓，以先進(jìn)的管理技術(shù)和現(xiàn)代化的手段科學(xué)管理檔案，迅速準(zhǔn)確而有效地為社會(huì)現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。 [科]

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