提高醫(yī)院檔案管理工作，促進(jìn)醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展

崔玲玲?王超群?張璇

摘 要：醫(yī)院的檔案作為一種特殊的文化載體，記載了醫(yī)院在長期的探索與發(fā)展過程中的形成的寶貴的信息資源，為醫(yī)院將來的發(fā)展方向以及科技創(chuàng)新等提供了最直觀有效的資料。隨著社會的不斷進(jìn)步，醫(yī)療技術(shù)的提高，醫(yī)院的管理逐漸趨向現(xiàn)代化，檔案的管理也應(yīng)該緊跟時代的步伐，推陳出新，逐步實現(xiàn)制度化專業(yè)化系統(tǒng)化，適應(yīng)現(xiàn)代化的醫(yī)院管理要求為醫(yī)院的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。下面我將針對當(dāng)前醫(yī)院檔案管理存在的弊病，探索如何提高提高醫(yī)院檔案管理工作，促進(jìn)醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案；管理；發(fā)展

一、醫(yī)院檔案管理的重要性分析

隨著黨和國家對醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的高度關(guān)注，醫(yī)院信息化在醫(yī)院創(chuàng)新與發(fā)展中占據(jù)著舉足輕重的地位。醫(yī)院信息化的同時，醫(yī)院檔案整理工作業(yè)逐步趨于電子化，專業(yè)化，制度化。而檔案本身作為一種特殊的文化載體，是一種潛在的社會資源。伴隨著人們生活水平的提高，關(guān)系到社會每一個人的醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)也將迎來新的發(fā)展階段。結(jié)合我國正在實施的醫(yī)療衛(wèi)生改革體制及社會醫(yī)療保險制度，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理工作也將受到巨大的沖擊。這是挑戰(zhàn)也是機遇，要求醫(yī)院的管理者與時俱進(jìn)，及時調(diào)整管理思路，制定新的管理方案，適應(yīng)當(dāng)前社會形勢下對醫(yī)院檔案管理工作的需求，為提高醫(yī)院醫(yī)療水平，使得醫(yī)院能夠更好得服務(wù)人民群眾，進(jìn)一步推動建設(shè)中國特色社會主義現(xiàn)代化醫(yī)療管理事業(yè)的步伐。

二、目前的檔案管理存在的問題

1.忽略檔案重要性，利用率相對較低。檔案記載了醫(yī)院有關(guān)醫(yī)療、財務(wù)、技術(shù)、基礎(chǔ)設(shè)施、日常管理等各方面的情況，是開展其他各項工作的基礎(chǔ)。但是就目前看來，相當(dāng)一部分醫(yī)院尤其是鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)對檔案的了解認(rèn)識還不夠深刻，意識不到檔案巨大的潛在價值。在檔案的記錄、管理和開發(fā)利用等方面沒有給予足夠的重視，這就必然會導(dǎo)致檔案的資料價值得不到充分的開發(fā)與利用，進(jìn)而加深醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對其的錯誤認(rèn)識。惡性循環(huán)的后果必然是檔案的管理工作停滯不前，成為醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程中隱形的攔路虎。

2.管理制度不成體系。檔案的管理必須依托一個完善的制度。但是各醫(yī)院涉及檔案管理的制度卻處于起步階段，相對于其他的制度還有很大的發(fā)展空間。即使有相對完善的制度，依然沒有形成一個專業(yè)的體系，獨立于醫(yī)院的其他工作之外， 不能為醫(yī)院的科研、教學(xué)、臨床醫(yī)療提供幫助。這就僅僅實現(xiàn)了檔案本身存在的記錄價值。而檔案管理的最終目標(biāo)是開發(fā)其潛在的價值，充分發(fā)揮其不同于其他文化載體的特殊性，提高醫(yī)療水平服務(wù)，滿足高速發(fā)展的社會對于管理的

需要。

3.管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提高。除去以上的內(nèi)在因素，制約醫(yī)院檔案管理工作發(fā)展的瓶頸在于管理人員的素質(zhì)。醫(yī)院的教學(xué)要求提高醫(yī)護(hù)人員的醫(yī)療知識和專業(yè)技能，卻忽視了檔案管理人員專業(yè)知識的培養(yǎng)和素質(zhì)的提升。目前醫(yī)院的檔案管理人員一般都是由醫(yī)護(hù)人員兼職，并沒有聘請專業(yè)的管理人員。正是由于他們管理知識的匱乏，缺乏系統(tǒng)的專業(yè)的培訓(xùn)，使得他們的管理水平跟不上時代發(fā)展的需求，僅僅停留在經(jīng)驗的基礎(chǔ)上。因循守舊的管理方法缺乏創(chuàng)新與活力，無法實現(xiàn)現(xiàn)代化管理。

三、如何解決管理工作中的弊病，實現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展

1.首要任務(wù)——引起領(lǐng)導(dǎo)及醫(yī)院各醫(yī)護(hù)人員對檔案的高度重視。要加強檔案的管理，就必須把檔案工作放在合適的高度上，真正把檔案管理工作視為醫(yī)院日常工作中不可或缺的一部分，從根本上杜絕檔案可有可無的錯誤思想。為使檔案整理工作深入人心，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)利用現(xiàn)有的各種載體及資源，大力宣傳檔案工作的重要性，普及黨和國家對于檔案工作的相關(guān)制度，強化醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及職工的檔案意識，在他們當(dāng)中建立起“檔案管理，人人有責(zé)”的信念，鼓勵大家積極得參與到這一項工作中去，全員參與，共同提高管理的效率。領(lǐng)導(dǎo)要強化責(zé)任管理制度，把各科室的管理工作細(xì)化到個人，同時檔案部門要有意識地進(jìn)行各種形式活潑的檔案知識講座，利用工作簡報、宣傳欄、內(nèi)部報紙等等介紹檔案工作的相關(guān)進(jìn)度，建立獎懲制度，以此來激發(fā)管理人員的進(jìn)取心及責(zé)任心，高度重視這項工作，強化干部職工之間的合作意識。

2.建立完善的管理體系。沒有規(guī)矩，不成方圓。要想使檔案管理工作順利展開，一套完善的管理體系是必不可少的保障。實踐證明，檔案管理并不是一個人，一個部門單打獨斗就能完成的，只有醫(yī)院的各個職能部門相互配合才能最大限度地提高工作效率。如果個個部門的檔案管理工作都只按照自己的標(biāo)準(zhǔn)各自為戰(zhàn)，罔顧其他部門，整個醫(yī)院的工作就不能統(tǒng)一成整體，最終成為一盤散沙。既耗費了醫(yī)院的資源又不能達(dá)到最初的目的。因此，必須制定一個統(tǒng)一的方針，將各個部門的工作緊密聯(lián)系起來，從最初的檔案記錄，整理，分類到最后的保管都必須有明確的制度保證其實施。醫(yī)院檔案必須嚴(yán)格依照國家制定的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合醫(yī)院的自身情況，因地制宜 ，制定一套適合自己的管理體系。同時要不斷調(diào)整不斷改進(jìn)，在學(xué)習(xí)與工作中逐漸完善，最終形成一套完整的體系。

3.加強管理人員業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)。隨著醫(yī)院管理逐步實現(xiàn)數(shù)字化，現(xiàn)代化和標(biāo)準(zhǔn)化，檔案管理工作人員全面負(fù)責(zé)醫(yī)院檔案管理的工作，擔(dān)任著參與者，決策者，監(jiān)督者等重要的角色。因此，建立一支具備現(xiàn)代知識科技知識和專業(yè)技能，敢于創(chuàng)新，忠于職守的高素質(zhì)的管理隊伍勢在必行。一方面現(xiàn)在的管理人員大都是非專業(yè)的，在檔案管理的知識和技能方面存在很大缺陷，不具備管理專業(yè)所要求的基礎(chǔ)知識及一定的計算能力和相關(guān)軟件的使用能力，缺乏一定的創(chuàng)新精神。這種非專業(yè)的管理人員資源結(jié)構(gòu)在一定程度上會給檔案管理工作帶來負(fù)面影響。另一方面，信息時代管理趨向于數(shù)字化，電子檔案的出現(xiàn)使得管理人員必須掌握一定的計算機知識才能適應(yīng)新的管理形式的需要。所以必須要加強管理人員專業(yè)知識和技能的學(xué)習(xí)。盡可能多的為他們創(chuàng)造學(xué)習(xí)交流的機會，開拓他們的眼界，吸收他人成功的管理經(jīng)驗，結(jié)合自身工作中總結(jié)的經(jīng)驗形成合理的知識結(jié)構(gòu)為自己所用，通過這種方式保障檔案管理隊伍整體具有較高的素質(zhì)。同時，為了適應(yīng)管理形式的電子化，醫(yī)院檔案管理工作的硬件設(shè)施也應(yīng)當(dāng)同步提高，傳統(tǒng)的手工整理分類方式已不能適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的需要。

4.提高檔案的利用率。提高檔案管理效率的最終目的是有效利用這些醫(yī)學(xué)檔案，為醫(yī)院的現(xiàn)代化發(fā)展做出貢獻(xiàn)。因此，醫(yī)院的檔案部門將檔案記錄整理分類之后不能將之束之高閣，要大力開發(fā)利用這些資源，樹立為人服務(wù)的意識，滿足醫(yī)院臨床醫(yī)療、教學(xué)、科技創(chuàng)新等對檔案的需求。在服務(wù)他人的同時定期收集各職能部門對檔案的反饋，以便于及時調(diào)整管理方案，既可以提高自己的管理能力又方便了他人，實現(xiàn)雙贏。檔案部門不能滿足于僅對檔案的整理，要對檔案進(jìn)行合理的轉(zhuǎn)化包裝，使其潛在的文化價值得到更好的開發(fā)利用。積極開展各種形式的編輯工作，將分類后的信息整理成相關(guān)的專題刊物，為科研工作者提供直觀有效的指導(dǎo)。同時廣為宣傳，提高醫(yī)院知名度，建立自己的特色。職能部門要以開發(fā)利用為目的，逐步從“封閉型”走向“開放型”，從“單一型”過渡到“兼容型”，實現(xiàn)信息資源的一體化。

隨著社會的不斷進(jìn)步，醫(yī)院的管理也要及時的跟上時代，醫(yī)院的資料在醫(yī)院管理中有著十分重要的作用，直接關(guān)系到醫(yī)院的整體工作，我們要從各個方面完善資料的管理，使得醫(yī)院的管理更上一個

臺階。

參考文獻(xiàn)

[1] 韓雪；淺談如何加強醫(yī)院檔案管理工作；黑河學(xué)刊；2013（3）

[2] 燕華；加強檔案管理促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展； 中國醫(yī)學(xué)創(chuàng)新 ；2008年33期