檔案數(shù)字化建設(shè)中的資源優(yōu)化配置探析

加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)與優(yōu)化，是管理工作的重要組成部分之一，也是有序推進(jìn)各項(xiàng)工作和活動的有效載體之一。隨著的全面快速發(fā)展，檔案工作必然客觀、真實(shí)、準(zhǔn)確地記錄著在各個發(fā)展時期的軌跡，對于加強(qiáng)日常管理具很大的參考價值和利用價值。筆者結(jié)合檔案數(shù)字化建設(shè)的實(shí)際，認(rèn)真分析檔案數(shù)字化建設(shè)的重要意義及存在的問題，并提出了檔案數(shù)字化建設(shè)和資源優(yōu)化配置的對策措施。

1 當(dāng)前檔案數(shù)字化建設(shè)的重要意義

1.1 宣傳教育的重要載體

檔案管理資料，主要來源于教學(xué)、科研、管理及服務(wù)等工作，人們可以通過這些檔案資料及信息，進(jìn)而了解整個的發(fā)展情況，是全面展示教育教學(xué)成果的第一手資料，也是向開展各種宣傳教育活動的重要載體和內(nèi)容。

1.2 領(lǐng)導(dǎo)決策的參考依據(jù)

我們清楚，完整的檔案資料，可以為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考。一是在檔案數(shù)字化建設(shè)實(shí)踐中，由于領(lǐng)導(dǎo)在工作中往往需要了解掌握的具體情況，而檔案數(shù)字化建設(shè)則可以提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)信息。二是如果領(lǐng)導(dǎo)需要了解學(xué)生的學(xué)習(xí)情況、學(xué)習(xí)動態(tài)等，也可通過參考檔案資料來獲取相應(yīng)的信息。三是新上任的領(lǐng)導(dǎo)則都可通過查閱檔案資料，很快熟悉的基本情況，進(jìn)而為工作的開展奠定基礎(chǔ)。此外，還可以針對管理制度存在的問題與不足，提出相應(yīng)的對策建議，不斷優(yōu)化檔案數(shù)字化建設(shè)與資源配置。

1.3 文化建設(shè)的客觀要求

檔案作為文化建設(shè)的歷史和記憶，必然成為了傳承歷史文化的重要載體之一。作為日常管理的重要組成部分，檔案數(shù)字化建設(shè)不僅是展示文化建設(shè)的重要窗口，而且也是知識、信息和技術(shù)的集散中樞。所以，檔案數(shù)字化建設(shè)和資源配置的優(yōu)化，對于建設(shè)文化具有重要的意義和價值。

2 檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問題

2.1 管理意識較為淡薄

由于在思想認(rèn)識方面，一些領(lǐng)導(dǎo)對檔案數(shù)字化建設(shè)與資源配置工作不夠重視，檔案數(shù)字化建設(shè)人員也沒有認(rèn)識到它的重要意義。他們總認(rèn)為，檔案數(shù)字化建設(shè)工作不夠重要，普遍缺乏整理、搜集和研究檔案工作的積極性，更不重視檔案數(shù)字化建設(shè)的優(yōu)化工作。這種觀念是非常錯誤的。這是因?yàn)?，檔案數(shù)字化建設(shè)作為其內(nèi)部的管理機(jī)構(gòu)之一，也是完整保存有關(guān)資料的重要載體，更是各項(xiàng)工作及成果的全面體現(xiàn)，故我們必須切實(shí)提高思想認(rèn)識，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)與資源配置的優(yōu)化。

2.2 體制、機(jī)制不夠健全

一直以來，由于受過去傳統(tǒng)落后體制機(jī)制的影響制約，一些檔案數(shù)字化建設(shè)的思想、觀念意識較為薄弱，因而體制機(jī)制相對不夠健全、完善。當(dāng)前，很多還沒有把檔案數(shù)字化建設(shè)工作作為基礎(chǔ)性工作來抓，相應(yīng)的收集、管理等制度也不夠健全完善，必然導(dǎo)致了出現(xiàn)檔案資料殘缺不全、管理較為混亂的不良局面。比如，在一些重要檔案存在斷檔、缺檔，甚至沒有等現(xiàn)象，而且檔案資料存放混亂，根本談不上系統(tǒng)性、完整性和準(zhǔn)確性了，大大降低了檔案資料的利用率。

2.3 管理人員素質(zhì)不高

當(dāng)前，一些的檔案數(shù)字化建設(shè)人員多為兼職，加之整體素質(zhì)不高，不僅沒有系統(tǒng)、專業(yè)的檔案數(shù)字化建設(shè)知識，也沒有計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)和信息等方面的知識。一般情況下，他們往往只是做好檔案資料的登記、搜集、整理、歸檔和保管等基礎(chǔ)性的日常工作。但卻不能很好地適應(yīng)需要一定技術(shù)要求和水平的檔案信息化管理工作。所以，檔案數(shù)字化建設(shè)人員的整體素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平已越來越不能滿足檔案現(xiàn)代化、信息化管理的根本要求了。

2.4檔案結(jié)構(gòu)不盡合理

從很多的實(shí)際來看，其檔案數(shù)字化建設(shè)的結(jié)構(gòu)不盡合理。諸如文書檔案資料所占的比重比較大，而一些以教育教學(xué)業(yè)務(wù)為主的特色檔案資料相對比較少，有待進(jìn)一步完善。而以檔案數(shù)字化建設(shè)的載體而言，紙質(zhì)檔案資料比較多，其他形式如電子檔案資料的種類、數(shù)量相對很少。目前，從檔案數(shù)字化建設(shè)信息化發(fā)展的趨勢來看，檔案數(shù)字化建設(shè)的結(jié)構(gòu)已經(jīng)不能很好地適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要。

3 檔案數(shù)字化建設(shè)中資源優(yōu)化與配置的探討

3.1 健全檔案管理制度

我們必須進(jìn)一步健全完善優(yōu)化檔案數(shù)字化建設(shè)與資源配置的體制機(jī)制。通常情況下，檔案數(shù)字化建設(shè)的具體工作主要包括檔案資料的收集、整理、鑒定、分類、保管、檢索、研究、統(tǒng)計以及利用等方面。面對如此眾多的流程和環(huán)節(jié)，如果不研究制定出科學(xué)合理的規(guī)章制度來進(jìn)行管理與規(guī)范，那么就會不利于檔案數(shù)字化建設(shè)工作開展?？梢姡瑸橛行蜷_展檔案數(shù)字化建設(shè)工作，我們就必須健全完善一整套科學(xué)有效的管理體制機(jī)制，這是做好新形勢下檔案數(shù)字化建設(shè)工作的前提和基礎(chǔ)。

3.2 優(yōu)化檔案管理結(jié)構(gòu)

一方面要求應(yīng)高度重視收集、整理與歸檔那些具有歷史意義的檔案資料。因?yàn)檫@些檔案資料本身就是以文字的形式，直接記錄著的重要活動、重大事件的，故對于優(yōu)化檔案數(shù)字化建設(shè)的結(jié)構(gòu)具有十分重要的意義和作用。然而，這些資料往往較為分散、零碎，很難收集、整理和歸檔，因而比較容易被人們忽視。

3.3 開發(fā)利用檔案資源

只有讓檔案信息和資源得到充分開發(fā)與利用，檔案數(shù)字化建設(shè)與優(yōu)化才有其存在的意義和價值，加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)工作才具有其意義與作用。在開發(fā)利用檔案資料時，有關(guān)人員應(yīng)當(dāng)做到以下幾個方面：一是檔案數(shù)字化建設(shè)人員要積極服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)的決策，并結(jié)合工作的需要提供及時、準(zhǔn)確和完整的檔案資料，為發(fā)展服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)的價值。二是扎實(shí)做好宣傳工作，大力提高檔案資料的利用率。三是更新檔案數(shù)字化建設(shè)理念，讓更多的人們正確認(rèn)識檔案數(shù)字化建設(shè)與優(yōu)化的意義和價值，不斷提高利用檔案資料的機(jī)率。

4 結(jié)語

總之，優(yōu)化的檔案數(shù)字化建設(shè)和資源配置，具有極為重要的現(xiàn)實(shí)意義。因此，我們必須結(jié)合實(shí)際，積極采取有效的對策措施，全面優(yōu)化檔案數(shù)字化建設(shè)與資源配置，促進(jìn)全面快速健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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[2]張志行，陳艷.高校人事檔案信息化管理研究與探索[J].江蘇教育學(xué)院學(xué)報：社會科學(xué)，2010，3.

作者簡介

楊婷婷（1984—），籍貫：山西臨汾， 學(xué)歷：本科，職稱：助理工程師，工作單位：河南省第一地質(zhì)勘查院 。