現(xiàn)代化信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用探析

霍瑾玫

摘 要：當下，我國已步入高新技術(shù)時代，現(xiàn)代化信息技術(shù)的蓬勃發(fā)展和日益普及，無疑為企業(yè)檔案管理效率和質(zhì)量的改善創(chuàng)造了契機，既利于檔案資源利用率的提高，更有助于增加企業(yè)效益，可見信息技術(shù)的應(yīng)用對其檔案管理意義重大。對此，本文闡述了企業(yè)檔案管理引入現(xiàn)代化信息技術(shù)的必要性，并就信息技術(shù)的實踐應(yīng)用和應(yīng)用策略進行了探析。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代化信息技術(shù)；企業(yè)檔案管理；檔案信息化

信息時代背景之下，現(xiàn)代化信息技術(shù)已滲透于生活生產(chǎn)的角角落落，極大的推動了社會進步。其中企業(yè)檔案管理工作更是在信息技術(shù)的有力支持下逐漸走向信息化，不僅大大提高了管理效率，也促進了檔案信息的深入開發(fā)和廣泛利用，從而為企業(yè)競爭力的提高提供了重要保障，足以見得，在檔案管理中應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)不失為企業(yè)健康發(fā)展的重要手段。

1 企業(yè)在檔案管理中引入信息技術(shù)的必要性

就當下而言，信息資源在市場競爭中的作用日益凸顯，而檔案信息作為企業(yè)資源的重要構(gòu)成，其重要性自然不言而喻，加之傳統(tǒng)的檔案管理模式明顯滯后，難以滿足對檔案信息的實際要求，而將現(xiàn)代化信息技術(shù)滲透于企業(yè)檔案管理工作中，可因其便于存儲、方便查找、成本較低、可靠性高、檢索迅速、有效性長等優(yōu)勢而提高工作效率，改善管理質(zhì)量，進而安全而完整的保存企業(yè)活動信息，并為企業(yè)信息咨詢、經(jīng)營決策等提供重要依據(jù)，顯然與時代發(fā)展要求相吻合，且利于企業(yè)競爭力的提高，故應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)是企業(yè)檔案管理工作的必然選擇和現(xiàn)實需求。

2 現(xiàn)代化信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用分析

企業(yè)檔案管理所涉及的現(xiàn)代化信息技術(shù)其實是基于現(xiàn)代化辦公、網(wǎng)絡(luò)通信、計算機硬件、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、檔案管理軟件等設(shè)備和系統(tǒng)平臺，將檔案資源轉(zhuǎn)化為電子文檔，以便于檔案信息的快速收集、整合、處理、分析和高效查詢、利用、輸出等[1]。

2.1 實踐應(yīng)用

如企業(yè)在檔案管理工作中應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)等信息技術(shù)產(chǎn)物，可實現(xiàn)諸多功能，像支持檔案統(tǒng)計、檢索、借閱、原件批量掃描和掛接等需求，支持掃描儀、打印機、通訊等設(shè)備連接用于信息存儲、傳輸和共享，支持檔案分類管理、設(shè)置用戶權(quán)限、快速增、刪、改信息以及系統(tǒng)自動升級等功能，如此一來，電子文件逐漸成為了企業(yè)檔案的主要載體，實現(xiàn)了便捷管理、高效辦公；打破了文書、產(chǎn)品、人事、會計、基建等傳統(tǒng)的檔案分類，而是轉(zhuǎn)變?yōu)楦鼮榭茖W(xué)、規(guī)范、詳盡的類目，更符合企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等對檔案的需求[2]；同時檔案的接收、校對、歸檔、保存等也變得更為快捷和安全，且可經(jīng)深度挖掘及時獲取價值信息。故現(xiàn)代化信息技術(shù)為企業(yè)檔案管理創(chuàng)造了可觀的效益。

2.2 應(yīng)用現(xiàn)狀

可是電子商務(wù)的不斷深化，對電子文件的收集、處理、保管和利用提出了更高的要求，此時需要檔案人員不斷擴大服務(wù)要求，構(gòu)建一套科學(xué)、高效、靈活、多功能的檔案信息管理體系。但目前企業(yè)檔案信息化建設(shè)還存在諸多不足，如相應(yīng)的規(guī)范標準尚未統(tǒng)一，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)有待完善，信息共享和開發(fā)程度不夠，檔案信息安全性亟待提高等，這些都不利于信息技術(shù)優(yōu)勢的發(fā)揮和檔案信息價值的提高，故下面就現(xiàn)代化信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用策略加以探討。

3 現(xiàn)代化信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用策略探討

3.1 以統(tǒng)籌規(guī)劃為前提

企業(yè)檔案是其生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動的重要記憶，是最為可靠、最有價值、最為系統(tǒng)的信息資源，在企業(yè)獲取信息服務(wù)、作出經(jīng)營決策、打造核心競爭力中的作用不容小覷，故基于信息技術(shù)以實現(xiàn)檔案信息化管理是一項十分重要的系統(tǒng)工程，只有予以科學(xué)分析，統(tǒng)籌規(guī)劃，方可順利實現(xiàn)目標。這就要求企業(yè)認真調(diào)查館藏數(shù)量、檔案類型、存儲狀態(tài)、利用情況等實際信息，然后權(quán)衡長遠發(fā)展和實力條件作出科學(xué)規(guī)劃，如分清主次，優(yōu)先、重點建設(shè)重要、高利用率的檔案，優(yōu)先配備具有支撐作用和擴展能力的硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)，以滿足目前工作需求，然后循序漸進、逐步完善。

3.2 以標準規(guī)范為指導(dǎo)

現(xiàn)代化信息技術(shù)若想在企業(yè)檔案管理中順利應(yīng)用和有序發(fā)展，就必須以相應(yīng)的標準規(guī)范為指導(dǎo)和約束，以免因盲目應(yīng)用和管理而影響其實際效用。具體而言，應(yīng)以前瞻性、系統(tǒng)性、開放性、兼容性、經(jīng)濟性等為基本原則，對硬件設(shè)施、軟件系統(tǒng)、數(shù)字水印、存儲格式、加密算法等技術(shù)類規(guī)范加以統(tǒng)一；對電子檔案定義、整理、著錄、存儲、鑒定、移交、檢索、利用、原始文件處理和安全維護等管理類規(guī)范加以統(tǒng)一[3]；對電子檔案術(shù)語、描述、元數(shù)據(jù)、文件格式、對象數(shù)據(jù)格式等業(yè)務(wù)類規(guī)范加以統(tǒng)一，以此構(gòu)建標準、完善、實用的檔案信息化體系，從而為檔案管理工作高效、有序開展提供重要指導(dǎo)。

3.3 以資源建設(shè)為基礎(chǔ)

一要確保所選用的服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等硬件設(shè)施成熟可靠、經(jīng)濟實用，且具有良好的通用性，檔案系統(tǒng)、管理軟件等軟件設(shè)施則要性能穩(wěn)定，具備一定的開放性、包容性、可擴展性，同時專設(shè)檔案室，優(yōu)化技術(shù)設(shè)備運行環(huán)境和完善設(shè)施保護措施，以保證信息技術(shù)能夠正常發(fā)揮效用；二要嚴格遵循檔案管理規(guī)范，盡量確保檔案資源收集的真實性、完整性、連續(xù)性與安全性，以此為檔案分析質(zhì)量和利用價值的提高奠定有力基礎(chǔ)；三要著力打造優(yōu)質(zhì)、專業(yè)的檔案人員，可通過宣傳教育和實踐培訓(xùn)，強化其責(zé)任感，提高其技術(shù)操作水準，增強其檔案信息整合和開發(fā)能力，以及主動服務(wù)和創(chuàng)新意識等，以此更好的勝任檔案信息化管理工作、

3.4 以信息技術(shù)為支撐

企業(yè)在建設(shè)檔案信息化時，必然會運用諸多現(xiàn)代化信息技術(shù)，如目前最先進、最具潛力的海量數(shù)據(jù)存儲、圖像分類、并發(fā)大量查詢、智能檢索等信息技術(shù)，可顯著提高檔案管理的技術(shù)含量和工作水平，因此企業(yè)應(yīng)立足實際，充分認識信息技術(shù)強大的功能，并將其合理的融入于具體工作中。其中基于信息技術(shù)的數(shù)據(jù)庫作為管理數(shù)據(jù)的新技術(shù)和新方法，不僅存儲容量大、查找方便、檢索迅速，而且可靠性高、保密性好、經(jīng)濟合理，提高企業(yè)檔案信息管理效率不說，更利于推動其走向正規(guī)化和科學(xué)化，最為關(guān)鍵的是可明顯提高檔案信息的利用效率，建議企業(yè)根據(jù)實際情況構(gòu)建與自身生產(chǎn)活動和經(jīng)營管理相適應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫。

3.5 以安全手段為保障

企業(yè)檔案管理在應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)的同時，也帶來了一定的負面影響，那就是安全風(fēng)險的上升，因此要求企業(yè)不定期對檔案室的硬件設(shè)備和線路加以巡檢和維護，以免因設(shè)備故障造成數(shù)據(jù)丟失或損壞；針對病毒入侵、垃圾郵件、木馬程序等威脅，要時常檢測掃描檔案文件，不斷提高防火墻性能和功能，配以360安全衛(wèi)士、金山毒霸、卡巴斯基等殺毒軟件，以提高網(wǎng)絡(luò)安全防護水平；同時針對檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)，應(yīng)以檔案管理軟件為平臺，盡快完善用戶訪問權(quán)限，或者設(shè)置并定期更改密碼，以此抵御系統(tǒng)非正常訪問，并建立涵蓋用戶訪問、數(shù)據(jù)庫更新、管理軟件更新等在內(nèi)的日志文檔中心，以便及時追蹤異安全時間，降低風(fēng)險隱患，確保檔案信息安全。

4 結(jié)束語

總之，現(xiàn)代化信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用已是大勢所趨，企業(yè)當下的重點是如何將信息技術(shù)良好的融入于具體工作中，以切實提高檔案管理的高效性和安全性。這就要求企業(yè)立足實際，結(jié)合信息技術(shù)和有效措施，逐步推動檔案信息化管理走向規(guī)范化、標準化、安全化和多元化，進而不斷強化檔案信息的使用價值，促進檔案管理工作持續(xù)發(fā)展。

參考文獻

[1] 黃修立.信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用[J].科技傳播，2012（09）.

[2] 王惠楨.基于電子信息技術(shù)的企業(yè)檔案管理研究[J].科技風(fēng)，2010（05）.

[3] 白淑琴.論信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的作用[J].科技信息，2012（15）.

[4] 鄭麗.淺談信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用[J].中國新技術(shù)新產(chǎn)品，2012（23）.