離退休人員紙質(zhì)檔案與電子檔案之間保護(hù)技術(shù)的聯(lián)系

鄧靜波

摘 要：離退休人員檔案管理是整個(gè)檔案體系中的重要組成部分。面對辦公自動(dòng)化的沖擊和影響，檔案管理的方式也在不斷發(fā)生變化。紙質(zhì)檔案與電子檔案間的保護(hù)技術(shù)到底存在什么樣的區(qū)別和聯(lián)系，是本文探討的重點(diǎn)，也是檔案管理模式創(chuàng)新發(fā)展的關(guān)鍵。

關(guān)鍵詞：離退休人員；紙質(zhì)檔案；電子檔案；保護(hù)技術(shù)；聯(lián)系

計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向縱深深處的發(fā)展，辦公自動(dòng)化正在普及應(yīng)用，檔案管理也不例外。傳統(tǒng)檔案管理的弊端不斷顯現(xiàn)，如管理效率低、差錯(cuò)率高、管理成本大等特點(diǎn)，不利于檔案管理的規(guī)?；?、高層次發(fā)展。辦公自動(dòng)化向檔案管理領(lǐng)域的滲透和發(fā)展，為檔案管理的可持續(xù)發(fā)展提供了機(jī)遇，但檔案管理的信息化也面臨著不少的挑戰(zhàn)，如信息化投入成本高、信息安全難以保證。離退體人員檔案管理面臨著復(fù)雜化的情況，面臨著新情況、新問題，如何破解檔案管理難題，引導(dǎo)檔案管理合理發(fā)展，是一個(gè)值得深思的問題。

1 離退休人員檔案管理面臨的形勢和基本情況

離退體人員檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜的工程。由于離退體人員的檔案多是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案。紙質(zhì)檔案對檔案工作環(huán)境，如溫度、濕度、條件等要求比較高，外界環(huán)境容易對檔案的材料等產(chǎn)生影響。此外，由于紙質(zhì)檔案在保存過程中也容易發(fā)生變質(zhì)、損壞的現(xiàn)象。這些都對檔案管理提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的深入發(fā)展，檔案管理信息化進(jìn)行在不斷加強(qiáng)。信息化的檔案管理系統(tǒng)作為一種信息管理系統(tǒng)，為檔案管理的信息化、自動(dòng)化和系統(tǒng)化提供了有效的措施和手段，同時(shí)電子檔案能夠克服紙質(zhì)檔案保存過程中存在的問題和缺陷。因此，不少地區(qū)的檔案管理機(jī)構(gòu)都開展了檔案管理信息化，從而提高效率節(jié)省成本。但由于離退休人員檔案管理的特殊性，檔案信息化中面臨著不少的困難。如信息量大、信息化成本高等特點(diǎn)，但作為未來發(fā)展主流，電子檔案在檔案管理中有著廣闊的發(fā)展前景。

2 離退休人員紙質(zhì)檔案與電子檔案之間保護(hù)技術(shù)的區(qū)別

電子檔案與紙質(zhì)檔案從實(shí)質(zhì)上來看，它們之間還是有差異的。紙質(zhì)檔案實(shí)質(zhì)上是對檔案載體的保護(hù)，通過不斷的完善、優(yōu)化措施、修復(fù)等物理環(huán)境或物理實(shí)體的保護(hù)從而確保檔案信息的安全。紙質(zhì)檔案的管理并不需要特別的技術(shù)手段和措施，檔案的保護(hù)主要是對外圍環(huán)境的控制、調(diào)整，確保檔案室的外圍環(huán)境能夠滿足檔案實(shí)體的基本要求。在紙質(zhì)檔案的保護(hù)過程中，注重對檔案信息的完整性、安全性的保護(hù)。相對來說，紙質(zhì)檔案的管理成本比較高，人工管理費(fèi)、檔案紙質(zhì)、外圍環(huán)境控制設(shè)備等都占用了大量的費(fèi)用。而電子檔案由于管理信息方式的不同，它主要是對計(jì)算機(jī)及軟件技術(shù)的依賴性較強(qiáng)。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理信息系統(tǒng)的功能不斷增強(qiáng)，可以實(shí)現(xiàn)對紙質(zhì)檔案管理的真實(shí)模擬，通過對信息系統(tǒng)的完善，功能設(shè)計(jì)增加、界面設(shè)計(jì)的優(yōu)化等從而促進(jìn)檔案管理的技術(shù)水平的提升。與紙質(zhì)檔案最大的不同在于對技術(shù)的依賴較強(qiáng)，在投入成本方面，雖然一次性投入成本大，如信息系統(tǒng)的購買、計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的購置等這些都需要較大的投入，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的革新和進(jìn)步，信息化的成本在不斷降低，信息系統(tǒng)的功能也在不斷完善，信息安全措施也在不斷提升，這些都為電子檔案的發(fā)展提供了巨大的機(jī)會(huì)。此外，電子檔案管理節(jié)省了大量的人工成本，有利于檔案管理的長遠(yuǎn)發(fā)展。

3 離退休人員紙質(zhì)檔案與電子檔案之間保護(hù)技術(shù)的聯(lián)系

紙質(zhì)檔案與電子檔案是檔案管理中的主要形式，也是未來檔案發(fā)展的兩種主流趨勢。從檔案管理的原則、方法和技術(shù)情況來看，紙質(zhì)檔案與電子檔案有著顯著的關(guān)聯(lián)性。它們的目的是一樣的，都是確保檔案的完整和安全。紙質(zhì)檔案能夠克服電子檔案在管理中存在的信息脆弱現(xiàn)象，也能夠保證檔案信息的安全；而電子檔案由于信息的高效性、便捷性、方便性等特點(diǎn)，電子檔案能夠?yàn)榧堎|(zhì)檔案的管理提供支持和借鑒，紙質(zhì)檔案管理方式和手段的創(chuàng)新，有助于為電子檔案的管理和開展提供支持，電子檔案是紙質(zhì)檔案管理的模擬和再現(xiàn)。紙質(zhì)檔案管理方式的創(chuàng)新有助于電子檔案管理的優(yōu)化和發(fā)展。從歷史進(jìn)程來看，紙質(zhì)檔案的管理具有悠久的歷史，在管理經(jīng)驗(yàn)、管理方式、管理措施等方面具有很強(qiáng)的優(yōu)勢，并形成了一整套完整的管理體系，技術(shù)措施等都比較成熟。而電子檔案管理技術(shù)在一定程度上必須依賴和借鑒紙質(zhì)檔案的管理措施和技術(shù)。紙質(zhì)檔案能夠彌補(bǔ)電子檔案在管理中存在的不足，提升檔案管理的效率和水平，為檔案的科學(xué)化和合理化提供了幫助。紙質(zhì)檔案與電子檔案間的關(guān)聯(lián)性將會(huì)改進(jìn)檔案管理的模式，為檔案信息的權(quán)威性、真實(shí)性、安全性提供巨大的支持和幫助。所以，電子檔案與紙質(zhì)檔案是相互聯(lián)系的，不存在一種方式對另一種方式的替代。正是電子檔案與紙質(zhì)檔案在管理上的相互作用、相互依存，才能夠有效保證離退休人員檔案的安全性和客觀真實(shí)性。

4 結(jié)束語

總之，離退體人員紙質(zhì)檔案與電子檔案保護(hù)技術(shù)是相互聯(lián)系，相互作用的。本文在對檔案保護(hù)技術(shù)的兩種形式的分析中，認(rèn)識到檔案管理一個(gè)復(fù)雜的過程，紙質(zhì)檔案與電子檔案的并存將會(huì)對完善檔案管理，優(yōu)化檔案管理措施和手段提供支持和幫助。同時(shí)，紙質(zhì)檔案與電子檔案是有區(qū)別的，紙質(zhì)檔案是電子檔案管理中的良好補(bǔ)充。而電子檔案的存在和發(fā)展，也大大提高了檔案管理和檢索的效率和水平。因此，合理調(diào)整和平衡電子檔案與紙質(zhì)檔案的比例，加大離退體人員檔案管理力度，促進(jìn)檔案管理水平的提升。

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