信息化背景下的高校檔案管理建設(shè)

林世鳳

摘要：信息化背景下高校檔案管理是一項科技含量較高的工作，相比于傳統(tǒng)的檔案管理顯示出更多優(yōu)勢，如效率更高，管理更便捷等。本文就現(xiàn)階段高效檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，思考信息化背景下高校檔案管理工作中存在的存在的一些問題，并有針對性地提出提升高校檔案管理水平的若干措施，從而實(shí)現(xiàn)檔案的信息化、數(shù)字化。

關(guān)鍵詞：信息化；高校檔案；現(xiàn)狀分析；管理措施

現(xiàn)階段，全世界的高等教育早已經(jīng)進(jìn)入了一個信息化的時代，高新信息技術(shù)在高等教育管理中扮演著重要的角色。在信息化的背景下，高校檔案管理與新技術(shù)的相互融合，使得檔案管理效率大為提升，進(jìn)一步也使得高校的管理工作邁進(jìn)了一個嶄新的階段。

高校檔案管理現(xiàn)狀分析

1.相關(guān)人員思想觀念滯后

在高校的各項管理工作中，檔案管理一直是重要的組成部分；而在信息時代，高校檔案工作更是作為校園信息資源實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的重要基礎(chǔ)。高校檔案管理工作伴隨著技術(shù)的發(fā)展，其工作形式與內(nèi)容也在不斷變化。面對不斷發(fā)展的檔案工作，相關(guān)管理人員對其的重視程度不高，沒有充分認(rèn)識到工作的必要性及其對整個學(xué)校發(fā)展中扮演的重要角色，單純地將檔案工作視為一個附帶性質(zhì)的工作，認(rèn)為此類工作對學(xué)校的管理工作無關(guān)緊要。因此，在實(shí)際的工作中，思想意識上忽視檔案管理的作用，實(shí)際行動上對檔案管理的支持不夠，檔案事業(yè)發(fā)展缺乏規(guī)劃與總結(jié)。此外，在固有思想及不合理體制的約束下，高校檔案管理部分通常只重視檔案的基礎(chǔ)性管理工作比如整理、編目及查閱等，對于檔案社會服務(wù)功能等方面的工作建設(shè)卻無實(shí)質(zhì)性的操作措施。高校檔案管理中，還存在相關(guān)管理人員專業(yè)素質(zhì)不高，以至于無法勝任檔案管理的現(xiàn)象，管理人員缺乏培訓(xùn)。

2.檔案管理工作效率低，缺乏相關(guān)基礎(chǔ)性設(shè)施

高校檔案管理工作一項較為復(fù)雜的工程，目前高校中大多數(shù)檔案為紙質(zhì)檔案，在進(jìn)行檔案分類、校訂中通常需要大量人員協(xié)同合作才能完成，而且工作的質(zhì)量無法得到可靠保障，嚴(yán)重耗費(fèi)人力資源，工作效率低下。高校檔案管理中，因為相關(guān)投入資金的缺失，導(dǎo)致檔案管理部門無法配齊信息化設(shè)備，基礎(chǔ)設(shè)施的滯后造成了我國現(xiàn)階段大多數(shù)高校的檔案管理仍處于一個高度依賴人力操作的階段，這種現(xiàn)象使得高校檔案管理的發(fā)展陷入停滯。此外盡管一些高校在硬件建設(shè)上配備了大量的計算機(jī)，但實(shí)際的管理工作還依靠人工，大量的信息設(shè)備成了擺設(shè)。另外由于相關(guān)檔案管理計算機(jī)軟件在編制過程中，計算機(jī)編程人員對檔案管理工作缺乏認(rèn)識，導(dǎo)致開放出的管理軟件實(shí)用性不強(qiáng)，無法勝任高校檔案管理工作。

3.資源共享存在弊端，高校合并帶來新問題

目前高校的檔案管理分工較細(xì)，人事檔案管理及學(xué)生檔案管理隸屬不同管理部門，導(dǎo)致在對信息收集與統(tǒng)計過程中存在信息重復(fù)收集，資源無法實(shí)現(xiàn)共享，浪費(fèi)人力物力。此外今年來隨著高等教育體制的改革，許多高校是由一些學(xué)校經(jīng)過合并重組而成，這就使得檔案管理工作面臨了很大挑戰(zhàn)，一些新問題也隨之出現(xiàn)。比如學(xué)校檔案流失、檔案整理歸類困難及檔案交接困難等。

提高高校檔案管理水平的若干措施

1.優(yōu)化高校檔案管理模式

納入管理模式、非納入管理模式是高校檔案管理主要的兩種模式。納入模式指的是高校本校檔案館管理高校各個部門所用的檔案，實(shí)行檔案業(yè)務(wù)管理；非納入管理模式是相對于納入管理模式而言的，其表現(xiàn)形式多變，不同部門的檔案管理模式不一致。舉個例子，一些高校中人事部門專門管理人事檔案，而學(xué)生檔案則由學(xué)校教務(wù)處等部門進(jìn)行綜合管理，更細(xì)化的分，非納入模式也可以分為按歸口部門分散管理模式即相對集中的管理模式。針對納入與非納入兩種管理模式，非納入管理模式能夠充分發(fā)揮現(xiàn)有設(shè)施功能，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的可靠共享，需要投入的人力也較少；而納入管理模式更利于對資料收集過程中存在的問題，通過大類檔案查找的方式加以補(bǔ)充，較為方便。

2.高校檔案信息的數(shù)字化

高校檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)，依賴信息的數(shù)字化。針對高校檔案的具體特點(diǎn)，管理人員要通過轉(zhuǎn)變思路，運(yùn)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，推動檔案信息數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)，最終為高校發(fā)展提供更好的服務(wù)。高校檔案的數(shù)字化建設(shè)需要大量人力、物力及財力的支持，需要多方的高效合作，在具體的數(shù)字化建設(shè)過程中考慮到學(xué)校檔案資料量的巨大，也沒有必要對所用的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，只需要針對其中價值較高的檔案進(jìn)行處理，此類檔案資料能夠在社會生產(chǎn)中產(chǎn)生較大的經(jīng)濟(jì)效益及社會效益；而其他類別的檔案資料則暫時不考慮實(shí)施數(shù)字化處理，使得檔案信息資源的數(shù)字化效率大為提升。在整個檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)的過程中，要做好檔案資料的調(diào)研工作，依據(jù)前期的調(diào)研結(jié)果制定高效的數(shù)字化方案，嚴(yán)格把握檔案資料數(shù)字化處理的具體程度，嚴(yán)格控制處理的成本，提高資源的利用率，減少浪費(fèi)，降低后續(xù)的檔案管理成本?？偠灾?，高校檔案的數(shù)字化建設(shè)，要重視成本控制，講究效益。

3.依照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行高校檔案信息化管理建設(shè)

在高校檔案信息化建設(shè)過程中，要按照相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行電子資源歸檔、標(biāo)識、描述、查詢及傳輸管理等。檔案信息化建設(shè)中的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范好比公路的交通規(guī)則，各種信息資源的管理要嚴(yán)格遵守規(guī)則，以保障檔案管理信息內(nèi)容及運(yùn)行的暢通無阻。檔案管理中統(tǒng)一輸入格式、代碼符號及轉(zhuǎn)換規(guī)則的制定，是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的前提，各類標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。高校檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化管理主要包括三個方面的內(nèi)容：（1）管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范；（2）業(yè)務(wù)性管理規(guī)范；（3）技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。檔案管理計算機(jī)使用的相關(guān)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)、信息資源合法性判斷規(guī)則是管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的主要構(gòu)成部分；業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范包括了檔案處理規(guī)范、檔案術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)、信息資源標(biāo)識標(biāo)準(zhǔn)及數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)等；而數(shù)據(jù)加密、數(shù)據(jù)存儲壓縮格式規(guī)范及水印技術(shù)規(guī)范等則組成了技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。

4.提升檔案管理隊伍素質(zhì)

信息化背景下的高校檔案管理建設(shè)歸根結(jié)底還得依靠人來完成，提高高校檔案管理隊伍的專業(yè)素質(zhì)有利于實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。高校檔案管理信息化管理要求管理人員具備較強(qiáng)的檔案專業(yè)素質(zhì)，要具備一定的信息技術(shù)知識。具體而言，高效檔案管理隊伍應(yīng)該具備以下素質(zhì)：（1）較好的政策解讀能力，較高的思想政治素質(zhì)；（2）信息化的管理理念，團(tuán)隊合作的精神；（3）掌握現(xiàn)代化的管理手段與方法。較高的政策水平及思想政治素質(zhì)是管理人員做好檔案管理工作的重要前提，檔案管理是一項較為繁瑣的工作，需要管理人員具備足夠強(qiáng)的責(zé)任心，良好的職業(yè)素養(yǎng)及思想政治素質(zhì)有利于管理人員提升事業(yè)的榮譽(yù)感，在工作中實(shí)現(xiàn)自我價值；信息化管理理念及團(tuán)隊合作的精神是實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化的關(guān)鍵所在，通過樹立信息服務(wù)理念，加強(qiáng)管理隊伍間的相互協(xié)作，為檔案管理工作的順利完成提供重要保障；而通過運(yùn)用先進(jìn)的管理手段，能夠有效地提升高校檔案管理工作的水平，適應(yīng)信息化檔案的管理建設(shè)，提高檔案管理的工作效率，以有效的資源投入獲取較大的成效。

21世紀(jì)是一個信息化的時代，高校檔案管理向信息化轉(zhuǎn)變是必然的趨勢。通過合理運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)資源，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，有助于高校提升管理水平，為社會提供高質(zhì)量的服務(wù)。檔案作為一個極為重要的信息源，其管理工作的重要性不言而喻，伴隨著檔案管理信息化水平的逐步提升，其管理將邁上一個嶄新的臺階。高效的檔案管理系統(tǒng)就為社會生活提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，也在為高校檔案社會化的實(shí)現(xiàn)奠定了扎實(shí)的基礎(chǔ)，使得高校檔案管理更加適應(yīng)于社會發(fā)展的需要。

參考文獻(xiàn)

[1]管中慧.信息化背景下高校電子文件歸檔的若干問題與對策[J].徐州教育學(xué)院學(xué)報，2008， 23（1）：52-53.

[2]楊菊洪.數(shù)字化校園建設(shè)背景下高校檔案信息的優(yōu)化管理策略探析[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2011，21（27）：85-86.

[3]李麗，周丹.信息化背景下高校檔案管理的思考[J].考試周刊，2009，02（32）：16-18.

（作者單位：川北醫(yī)學(xué)院檔案室）