“定制化管理工作法”的構(gòu)建與運(yùn)作

□ 省物資公司 夏寒劍 張 華

超市化采購(gòu)與協(xié)議庫(kù)存采購(gòu)工作作為國(guó)網(wǎng)公司推出的一種新型采購(gòu)供應(yīng)模式，是一項(xiàng)基于電子商務(wù)平臺(tái)應(yīng)用的全新工作。做好協(xié)議庫(kù)存匹配執(zhí)行與超市化采購(gòu)應(yīng)用工作，對(duì)于持續(xù)拓展集中采購(gòu)范圍，推動(dòng)省公司信息化管理水平再上新臺(tái)階具有深刻意義。

為落實(shí)國(guó)網(wǎng)公司的戰(zhàn)略部署，省物資公司物資采購(gòu)部在省公司物資部的指導(dǎo)下，在工作中另辟蹊徑，摸索出了一套“定制化管理工作法”，收到了良好效果。

“定制化管理工作法”產(chǎn)生的背景

為全面深化物資集約化管理，實(shí)行更集中、高效、規(guī)范的一體化集團(tuán)采購(gòu)，國(guó)網(wǎng)總部決定擴(kuò)大“總部直接組織實(shí)施”集中招標(biāo)采購(gòu)范圍，將部分省公司集中采購(gòu)的物資，按品類(lèi)有計(jì)劃地納入“總部直接組織實(shí)施”模式，在國(guó)網(wǎng)公司電子商務(wù)平臺(tái)上直接組織采購(gòu)。

根據(jù)工作分工，物資公司物資采購(gòu)部為協(xié)議庫(kù)存采購(gòu)的協(xié)議匹配及價(jià)格聯(lián)動(dòng)的執(zhí)行部門(mén)和超市化采購(gòu)的執(zhí)行監(jiān)督部門(mén)。在實(shí)際執(zhí)行過(guò)程中，物資采購(gòu)部遇到了不少問(wèn)題，如：協(xié)議庫(kù)存與超市化采購(gòu)工作為全新的工作領(lǐng)域，部門(mén)員工沒(méi)有協(xié)議匹配的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)；電子商務(wù)平臺(tái)流程繁鎖，從省公司到縣公司尚未形成統(tǒng)一的工作規(guī)范，導(dǎo)致信息難于及時(shí)集成，信息透明度不高；線上操作過(guò)程監(jiān)督剛性不足，各環(huán)節(jié)管理水平參差不齊，協(xié)調(diào)控制難度大；即便是電子商務(wù)平臺(tái)系統(tǒng)也存在不完善的地方，部分流程在運(yùn)轉(zhuǎn)時(shí)發(fā)生故障，無(wú)法執(zhí)行到位。

“定制化管理”就是通過(guò)管理，把工作中多余的管理環(huán)節(jié)清除，不斷改善客觀工作條件，向時(shí)間、空間要效益，從而實(shí)現(xiàn)物資采購(gòu)管理工作的規(guī)范化與科學(xué)發(fā)展。物資采購(gòu)部開(kāi)展“定制化管理工作法”就是為了從信息化應(yīng)用角度出發(fā)，滿足電網(wǎng)建設(shè)需要與項(xiàng)目單位的需求，提供低成本、高效率、高質(zhì)量的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

“定制化管理工作法”的主要做法

物資公司作為深化江西電網(wǎng)物資集約化管理工作的主力軍，被省公司物資部視為推動(dòng)協(xié)議庫(kù)存與超市化采購(gòu)工作的重要力量。作為物資公司協(xié)議庫(kù)存與超市化采購(gòu)工作的牽頭部門(mén)，物資采購(gòu)部承擔(dān)著四項(xiàng)重要任務(wù)。

一是制定協(xié)議庫(kù)存、超市化采購(gòu)啟動(dòng)計(jì)劃，探討新型物資采購(gòu)服務(wù)的主要內(nèi)容。物資采購(gòu)部對(duì)公司的電子商務(wù)平臺(tái)應(yīng)用水平、采購(gòu)現(xiàn)狀以及要實(shí)現(xiàn)的工作目標(biāo)進(jìn)行了分析，制作了項(xiàng)目需求方聯(lián)系人清單，包含電子商務(wù)平臺(tái)項(xiàng)目組、運(yùn)維人員以及負(fù)責(zé)運(yùn)行人員的聯(lián)系方式。二是編制資料手冊(cè)。為了保證協(xié)議庫(kù)存和超市化采購(gòu)職能的正常運(yùn)行，物資采購(gòu)部部門(mén)認(rèn)真搜集協(xié)議庫(kù)存與超市化采購(gòu)工作流程的資料，了解合同簽訂情況，明確協(xié)議庫(kù)存與超市化采購(gòu)的內(nèi)涵，采購(gòu)流程的運(yùn)行方式、程序、采購(gòu)中標(biāo)結(jié)果、計(jì)劃申報(bào)數(shù)量，作為今后協(xié)議匹配執(zhí)行階段的依據(jù)。三是制定內(nèi)審工作流程。與招標(biāo)工作部、合同部交接的資料制定《協(xié)議庫(kù)存資料手冊(cè)》和《超市化采購(gòu)資料手冊(cè)》。兩本手冊(cè)既可以作為協(xié)議庫(kù)存自動(dòng)匹配校驗(yàn)和手動(dòng)匹配查找的便捷工具書(shū)，還可以作為物資公司協(xié)議庫(kù)存與超市化采購(gòu)工作的全流程檔案，應(yīng)對(duì)今后的各種檢查。四是管理實(shí)現(xiàn)4R服務(wù)，即在正確的時(shí)間，以正確的方式，將正確的訂單，送達(dá)正確的項(xiàng)目方。

物資采購(gòu)部牢牢把握四項(xiàng)根本任務(wù)，充分吃透國(guó)網(wǎng)總部頒布的工作規(guī)范有關(guān)精神，發(fā)揮物資公司的自身優(yōu)勢(shì)，保障了總部直接組織實(shí)施集中招標(biāo)采購(gòu)范圍的不斷擴(kuò)大和健康發(fā)展。

優(yōu)化服務(wù)資源配置。物資采購(gòu)部將優(yōu)質(zhì)服務(wù)的內(nèi)涵扎根于物資采購(gòu)專(zhuān)責(zé)的心中，成為日常服務(wù)行為的指南，并培養(yǎng)其實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)服務(wù)的能力。主要工作方法有：

自主意識(shí)培訓(xùn)

引導(dǎo)從業(yè)人員樹(shù)立個(gè)人工作目標(biāo)，建立使命感和責(zé)任感，激發(fā)工作的動(dòng)力源泉。

業(yè)務(wù)實(shí)踐培訓(xùn)

部門(mén)負(fù)責(zé)人言傳身教，通過(guò)與專(zhuān)責(zé)的交流和討論，傳授業(yè)務(wù)知識(shí)、工作經(jīng)驗(yàn)和工作方法，為員工架設(shè)了一座人才成長(zhǎng)的階梯，有效解決了部門(mén)存在的人才斷層、青黃不接的問(wèn)題。

定制化培訓(xùn)

物資采購(gòu)部管理人員選擇了部分靈活服務(wù)的案例對(duì)專(zhuān)責(zé)進(jìn)行培訓(xùn)，重在舉一反三，指出專(zhuān)責(zé)在服務(wù)過(guò)程中正確與不當(dāng)?shù)男袨椋瑖L試提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的方法，并作為樣板教學(xué)傳授給所有人員。此舉有效激發(fā)了人才活力，調(diào)動(dòng)了人才積極性，形成了對(duì)其他員工的輻射帶動(dòng)作用，促發(fā)員工你追我趕、積極向上的氛圍，帶動(dòng)了物資采購(gòu)專(zhuān)責(zé)全員積極性的提升。

優(yōu)化服務(wù)體系管理系統(tǒng)

完備前端操作體系

首先根據(jù)物資招標(biāo)〔2012〕76號(hào)文《關(guān)于下發(fā)總部統(tǒng)一組織監(jiān)控、省公司具體實(shí)施有關(guān)工作規(guī)范的通知》精神，按照國(guó)網(wǎng)公司服務(wù)流程和規(guī)范規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)操作細(xì)節(jié)，按規(guī)范施行現(xiàn)場(chǎng)管理，協(xié)助物資部引導(dǎo)項(xiàng)目單位參與協(xié)議庫(kù)存和超市化采購(gòu)工作，通過(guò)繪制流程圖幫助項(xiàng)目單位掌握必要的協(xié)議庫(kù)存和超市化采購(gòu)工作知識(shí)。其次，對(duì)于在提供服務(wù)過(guò)程中存在的問(wèn)題，盡快采取補(bǔ)救措施，糾正服務(wù)差錯(cuò)，并及時(shí)通知前端部門(mén)。再次，時(shí)時(shí)處處從項(xiàng)目單位著想，理解他們的需要和期望，關(guān)心和尊重項(xiàng)目單位，為項(xiàng)目單位提供熱情而周到的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

構(gòu)建輔助支撐體系

輔助支撐體系主要為前端操作體系提供支持。包括管理人員的支持和創(chuàng)新服務(wù)流程。

物資采購(gòu)部本著為項(xiàng)目單位提供更多方便的宗旨，減少計(jì)劃退回?cái)?shù)量，物資采購(gòu)部建議省公司物資部下發(fā)通知給各地市、縣公司：對(duì)于在協(xié)議庫(kù)存采購(gòu)中標(biāo)結(jié)果中“一包兩中”的地區(qū)，當(dāng)計(jì)劃需求超過(guò)區(qū)域總量的60%時(shí)，項(xiàng)目單位應(yīng)把物資申報(bào)數(shù)量按60%和40%的比例分拆，以兩條計(jì)劃的形式申報(bào)。物資采購(gòu)部還設(shè)計(jì)了《江西省電力公司協(xié)議庫(kù)存采購(gòu)審批表》用于申報(bào)無(wú)法在線上進(jìn)行自動(dòng)審批的內(nèi)容，《協(xié)議匹配線下審批單》用于內(nèi)部審核，《江西省電力公司2012年協(xié)議庫(kù)存采購(gòu)中標(biāo)結(jié)果通知單》用于移交招標(biāo)工作部開(kāi)具中標(biāo)通知書(shū)，《2012年ZB05-181257批次招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目記錄表》以利于省公司物資部即時(shí)動(dòng)態(tài)查詢超市化采購(gòu)與協(xié)議庫(kù)存匹配執(zhí)行結(jié)果。

“定制化管理工作法”取得的成效

“定制化管理工作法”使協(xié)議庫(kù)存與超市化采購(gòu)工作的執(zhí)行環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)了標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù)，每個(gè)環(huán)節(jié)均實(shí)現(xiàn)了審核，每個(gè)流程都有人監(jiān)督，減少了人為誤差，避免了系統(tǒng)操作風(fēng)險(xiǎn)?！岸ㄖ苹芾砉ぷ鞣ā边€為省公司同業(yè)對(duì)標(biāo)指標(biāo)數(shù)據(jù)的快速查找提供了保障。

自“定制化管理工作法”開(kāi)展以來(lái)，省物資公司的協(xié)議庫(kù)存與超市化采購(gòu)工作從無(wú)到有，從摸索到成熟，逐步形成了一套與國(guó)網(wǎng)公司操作規(guī)范接軌又符合江西電網(wǎng)實(shí)際情況的運(yùn)作模式，為實(shí)現(xiàn)2013年國(guó)網(wǎng)總部協(xié)議庫(kù)存招標(biāo)的全面應(yīng)用奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。