會計電算化在事業(yè)單位中的應(yīng)用

湖南省郴州市永興縣疾病預(yù)防控制中心 譚慧君

所謂會計電算化，是指將當代電子和信息技術(shù)應(yīng)用于會計工作，以計算機代替手工對經(jīng)濟業(yè)務(wù)中會計信息進行整理、加工和分析，從而為單位經(jīng)營決策提供依據(jù)。

一、認知，事業(yè)單位會計電算化實施的必要性

會計電算化不僅大大減輕了財務(wù)人員的勞動強度和提高了財會信息的處理和傳遞速度，更重要的是財會工作發(fā)生了質(zhì)的變化。在事業(yè)單位實現(xiàn)會計電算化后，會計信息的處理能力不斷提高，使會計對經(jīng)濟活動的反映能力更及時和準確，反映的信息更加細致、全面和深入，信息查詢對領(lǐng)導掌握財務(wù)運行提供了方便，保證了財務(wù)在管理中的核心地位。

事業(yè)單位實現(xiàn)會計電算化后，可以輕松的實現(xiàn)對財務(wù)數(shù)據(jù)處理和業(yè)務(wù)流程的規(guī)范，避免了傳統(tǒng)會計方式因人為因素在數(shù)據(jù)處理方面的不統(tǒng)一和不對應(yīng)，減少了實際工作中標準的模糊性以及主觀人為地不確定性，增強了會計工作客觀性和會計信息可比性，便于對財務(wù)及業(yè)務(wù)流程進行控制。由于基于網(wǎng)絡(luò)化處理，不僅可以做到在財務(wù)各崗位間的資源共享，保證財務(wù)數(shù)據(jù)一體化，而且對生成的財務(wù)信息，在設(shè)置權(quán)限的情況下可以在同一時間內(nèi)任意查詢。而傳統(tǒng)會計，由于分工傳遞和手工操作，不僅財務(wù)以外無法獲得所需信息，即使在各財務(wù)各崗位間也無法實現(xiàn)資源共享。實現(xiàn)會計電算化后，一方面最大可能地細化和明確了會計工作全過程中每個環(huán)節(jié)的參照依據(jù)和考核標準，可以對會計人員和工作進行嚴格控制，另一方面實現(xiàn)了有效實時監(jiān)控，所有數(shù)據(jù)及操作情況均記入系統(tǒng)日志，各分支機構(gòu)弄虛作假的可能性減少。

二、事業(yè)單位會計電算化項目實施

(一)明確單位會計電算化建設(shè)的總體規(guī)劃要求

1、明確會計電算化工作的目標

會計電算化工作的目標一般可以分為兩類:一類是近期所要達到的目標;一類是遠期所要達到的目標。目前單位會計電算化的建立和開展一般是以實現(xiàn)模塊的數(shù)量來進行的，例如本單位已經(jīng)有財政統(tǒng)一的賬務(wù)核算和報表、固定資產(chǎn)核算三個模塊，當前只希望建立進銷存核算模塊和門診收費核算模塊，處理日常收費、發(fā)票打印及生物制品和藥品的進銷存核算。近期的目標建立以后，單位還應(yīng)該制定長遠目標，因為伴隨著會計電算化的發(fā)展，單位會計電算化的開展是一項長期工作，目前，我國會計電算化正以核算為主向管理信息化的方向發(fā)展，以發(fā)揮管理和決策支持作用。因此應(yīng)從單位長期發(fā)展計劃入手，據(jù)此確定會計電算化系統(tǒng)的目標。

2、明確會計電算化系統(tǒng)建立的途徑

建立會計電算化系統(tǒng)有許多種途徑，兩種基本的途徑是開發(fā)和購買商品化會計軟件。每種方式各有自己的優(yōu)缺點。具體采用何種途徑主要是根據(jù)單位管理的需要和經(jīng)濟、技術(shù)、組織上的可行性及是否有同類單位成功地運用某種軟件來進行選擇。例如：本單位需建立進銷存核算模塊和門診收費核算模塊，結(jié)合通用會計核算軟件的特點，通用性強，成本相對較低，維護量小、且維護有保障，軟件開發(fā)水平較高，系統(tǒng)的擴充與修改快速，則選擇購買商品化會計軟件。

3、明確會計電算化系統(tǒng)的總體結(jié)構(gòu)

總體結(jié)構(gòu)指的是系統(tǒng)的總體規(guī)模、業(yè)務(wù)核算的范圍，以及系統(tǒng)由哪些子系統(tǒng)構(gòu)成，這些子系統(tǒng)間的聯(lián)系和系統(tǒng)間的界面劃分。系統(tǒng)結(jié)構(gòu)應(yīng)從分析現(xiàn)有手工會計的實際情況入手，了解會計電算化系統(tǒng)的任務(wù)，業(yè)務(wù)處理的內(nèi)容和范圍，再結(jié)合會計電算化系統(tǒng)的目標來確定。

4、明確會計電算化建設(shè)工作的管理體制和組織機構(gòu)

一方面，單位會計電算化工作的開展需要涉及到人、財、物多個方面及供、產(chǎn)、銷多個環(huán)節(jié)，所以需要明確管理體制，統(tǒng)一協(xié)調(diào)。因此應(yīng)在規(guī)劃中明確規(guī)定建設(shè)過程中的管理體制和組織機構(gòu)，以利于統(tǒng)一領(lǐng)導、專人負責、高效率地完成系統(tǒng)的建設(shè)工作。另一方面，會計電算化系統(tǒng)的建立不僅改變了會計工作的操作方式，而且引發(fā)會計業(yè)務(wù)工作流程、人員的組織方式等多方面的一系列變革。因此在建立會計電算化管理體制和組織機構(gòu)時，還應(yīng)組織專門人員根據(jù)本單位的實際情況制定一套新的工作流程、工作管理制度和組織形式以及各類人員上崗標準等，以便系統(tǒng)投入運行后平穩(wěn)、安全而有序。

此外還要明確工作步驟、明確會計電算化系統(tǒng)的硬件體系結(jié)構(gòu)和資源配置、制定專業(yè)人員的培訓與分工計劃、明確資金的來源及預(yù)算，只有這樣才能做好會計電算化系統(tǒng)的規(guī)劃分工。

5、明確會計電算化法規(guī)制度要求

按照《會計法》的規(guī)定，財政部還先后制定發(fā)布了《會計電算化管理辦法》、《會計核算軟件基本功能規(guī)范》、《會計電算化工作規(guī)范》等一系列有關(guān)會計電算化的專門制度，對單位使用會計核算軟件、軟件生成的會計資料、采用電子計算機替代手工記賬、電算化會計檔案保管等會計電算化工作作出了具體規(guī)范。使用電子計算機進行會計核算的，其軟件及生成的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告和其他會計資料必須符合國家統(tǒng)一的會計制度規(guī)定;會計賬簿的登記、更正應(yīng)當符合國家統(tǒng)一的會計制度規(guī)定。

(二)單位會計電算化實施

實施方法的四個主要內(nèi)容實際上是四個循環(huán)漸進的實施階段,在各個階段中要分別完成、達到不同的工作任務(wù),來開展實施工作,以達到預(yù)期的效果。

1、準備階段

以我單位為例,先項目分析,收集單位資料,包括:合同與相關(guān)文件、項目調(diào)研報告、項目解決方案、單位年度目標管理等,做到心中有數(shù);建立雙方項目組織(包括項目實施小組、業(yè)務(wù)職能實施小組等);項目現(xiàn)場實施調(diào)研;明確和具體化項目實施需求后,確定實施方案;確定項目實施整體計劃。

2、調(diào)試操作培訓階段

針對商品化會計軟件，以本單位為例，先組織以單位負責人、中層管理干部、業(yè)務(wù)骨干等熟知業(yè)務(wù)的人員為隊伍,在商家代表的指導下準備業(yè)務(wù)仿真系統(tǒng)的靜態(tài)數(shù)據(jù),并按業(yè)務(wù)流程解決方案進行業(yè)務(wù)流程的原型測試。在每一個步驟中都要由測試人員進行原型測試和確認,不符合的流程要及時進行調(diào)整,修改業(yè)務(wù)解決方案。

建立起新系統(tǒng)業(yè)務(wù)規(guī)程、制定系統(tǒng)數(shù)據(jù)準備方案、系統(tǒng)上線方案。同時,就系統(tǒng)的實際應(yīng)用制定最終用戶培訓方案,對培訓內(nèi)容、方式、范圍、人員以及培訓結(jié)果的考核等都做出相關(guān)的指定。

3、系統(tǒng)實現(xiàn)階段

依據(jù)單位內(nèi)的應(yīng)用范圍及涉及的部門,讓單位內(nèi)相應(yīng)的人員參與進來,共同討論并協(xié)商解決靜態(tài)數(shù)據(jù)編碼一致性或名稱等在理解上存在差異的情況;最終確定單位靜態(tài)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的編碼規(guī)則;指導單位組織安排相關(guān)人員進行基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的收集準備工作。

對擔任不同級別的人員進行分別合適培訓。對管理層的培訓必須選擇熟悉業(yè)務(wù)和管理的顧問;對操作員的培訓則必須由熟悉產(chǎn)品的顧問來做,系統(tǒng)管理員的培訓教師則必須熟悉系統(tǒng)配置方法。但最終用戶的操作培訓一定要由單位項目組成員來完成，最終用戶培訓后,應(yīng)組織嚴格的考試,確保讓合格的應(yīng)用人員操作電算化系統(tǒng)。

按計劃正確、及時完成系統(tǒng)相關(guān)的設(shè)置工作,指導系統(tǒng)上線。

4、驗收交付階段

項目總結(jié),完成項目總結(jié)報告。報告包括幾個方面:項目實施背景、項目實施的主要目標、系統(tǒng)應(yīng)用的產(chǎn)品和模塊、項目實施應(yīng)用范圍和項目實施成果概述。

三、事業(yè)單位會計電算化應(yīng)用中常見的問題，管理與日?？刂?/h2>

事業(yè)單位會計電算化工作中的關(guān)鍵因素是軟硬件設(shè)施和會計人員，良好的硬件環(huán)境和軟件環(huán)境是會計電算化的基礎(chǔ)。硬件環(huán)境已是十分成熟的產(chǎn)品，其可靠性和安全性都勿庸質(zhì)疑。軟件環(huán)境是會計電算化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，財務(wù)軟件是核心。哪個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都會影響工作，在實際工作中提高會計人員綜合素質(zhì)是會計電算化的根本保障。一般情況下，有相當一部分會計人員雖然接受過計算機基本知識的培訓學習，但對計算機的應(yīng)用和維護知識還是知之甚少，在平時的工作中容易疏忽對數(shù)據(jù)資料的及時備份，一旦計算機出現(xiàn)故障，所記賬目便難以恢復(fù)，給工作造成極大的損失。有時雖然用U盤做了備份，但U盤的性能也不是那么可靠，依然存在著隱患。采用優(yōu)質(zhì)的移動硬盤則會可靠得多。重要的財務(wù)軟件和其他應(yīng)用軟件最好安裝在除C盤以外的其他分區(qū)最為可靠，以免所有資料丟失。計算機聯(lián)網(wǎng)后病毒的入侵，輕則使計算機速度變慢，重則系統(tǒng)癱瘓，要引起足夠的重視才行。其他移動存儲設(shè)備也是傳播病毒的途徑，同樣要引起重視。對于財務(wù)軟件的深入學習同樣重要，由于種種原因，會計人員只是簡單地學習了財務(wù)軟件的基本知識，操作時不夠熟練，時不時還要請軟件售后服務(wù)人員幫助，邊摸索邊應(yīng)用，發(fā)揮不出電算化的高效率。為了搞好財務(wù)工作，建議各級領(lǐng)導加強對現(xiàn)有會計人員的學習培訓，定期或不定期安排會計人員進修專業(yè)財務(wù)軟件和計算機綜合技能知識，不斷提高他們的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)，以適應(yīng)當今信息時代工作的需要。

(一)將思想認識深度以及系統(tǒng)控制制度進行提升和規(guī)范

我們必須要對事業(yè)單位會計電算化的會計數(shù)據(jù)領(lǐng)域、數(shù)據(jù)處理程序、數(shù)據(jù)存儲形式以及會計核算方式進行了改變，并且將會計信息質(zhì)量進行了提升，同時也對事業(yè)單位會計電算化內(nèi)部控制制度改革進行了促進，只有我們在思想方面認識到位，才能夠?qū)⑹聵I(yè)單位會計電算化的完善、發(fā)展以及推進。

對事業(yè)單位日常的操作管理控制工作進行完善，操作規(guī)程控制以及操作權(quán)限控制已經(jīng)成為了系統(tǒng)操作控制的主要表現(xiàn)。其中，操作規(guī)程控制就是指在系統(tǒng)的操作過程中，我們必須要對一些標準操作的規(guī)程進行嚴格的遵循，將注意事項、操作程序以及職責進行明確，從而能夠很好的形成一套事業(yè)單位自身會計電算化系統(tǒng)的文件。所謂的操作權(quán)限控制就是指每一個崗位人員僅僅能夠按照所授予權(quán)限來對系統(tǒng)進行自己的作業(yè)，崗位人員不能夠?qū)?quán)限進行超越從而接觸系統(tǒng)。

(二)建立健全事業(yè)單位內(nèi)部人員崗位的安全控制制度

事業(yè)單位想要建立健全適合的職責分工制度和組織機構(gòu)就必須要對相應(yīng)崗位職責制度、權(quán)限劃分、人員分工以及部門設(shè)置等方面進行完善，最為基本的目標就是進行制度的建立，從而形成一種相互制約、相互牽制的制度，這樣能夠減少和防止舞弊事件發(fā)生的幾率。在事業(yè)單位中，基本的會計崗位主要包括：會計檔案管理、稽核、會計核算、出納以及會計主管等等工作崗位，而電算化會計的崗位主要包括：電算主管、會計軟件系統(tǒng)操作、審核記賬、電算維護等崗位。基本會計崗位和電算會計崗位可在保證會計數(shù)據(jù)安全的前提下交叉設(shè)置，在進行機構(gòu)的調(diào)整過程中，我們必須要將其與組織控制相互結(jié)合，從而實現(xiàn)了職權(quán)的分離，及時、有效的發(fā)現(xiàn)違法行為和錯誤，與此同時，在保持各崗位人員相對穩(wěn)定情況下，我們還必須要建立健全職務(wù)輪崗制度。

(三)建立健全事業(yè)單位會計電算化系統(tǒng)安全控制的制度

自從事業(yè)單位進行會計電算化以后，要求事業(yè)單位必須要建立起計算機機房，為計算機的設(shè)備創(chuàng)造一個優(yōu)秀、良好的運行環(huán)境，對機器設(shè)備進行保護，能夠有效的防止其他的人員進入到計算機房，對數(shù)據(jù)和程序的安全進行保護。其中，系統(tǒng)維護工作主要包括軟件維護以及硬件維護，系統(tǒng)硬件維護內(nèi)容包括：對計算機進行定期殺毒、查毒；專機專用，財務(wù)操作的工作人員不能夠在財務(wù)專用的計算機上面插入外來的光盤、軟盤以及上網(wǎng)；及時的進行計算機故障分析，并且做好相應(yīng)的記錄；定期進行計算機的檢查工作，并且做好相應(yīng)的記錄等等[4]。還要對正在使用的計算機財務(wù)軟件進行不定期或者定期的維護工作，這樣能夠防患于未然，能夠確保計算機財務(wù)軟件進行高效、平穩(wěn)、安全的運行，并且對計算機財務(wù)軟件所存在的不足不間斷的進行修正，更加要對其所選用的計算基礎(chǔ)財務(wù)軟件進行及時的更新和升級。

事業(yè)單位只有建立起與會計電算化系統(tǒng)相互適應(yīng)的事業(yè)單位內(nèi)部會計控制制度，才能夠?qū)嬰娝慊到y(tǒng)的內(nèi)部控制過程中不斷出現(xiàn)的那些問題進行很好的解決，并且對事業(yè)單位的會計電算化工作向更加深入的層次進行發(fā)展。

[1]李建忠.淺談醫(yī)院會計電算化存在的問題及對策.內(nèi)蒙古統(tǒng)計，2008，(6)

[2]王振東.會計信息化條件下提高會計人員素質(zhì)問題的探討[J].山東經(jīng)濟，2006（5）： 112-115

[3]付楠楠,孟楓平,吳曉燕,李良慧.淺談會計電算化對內(nèi)部控制的新要求及應(yīng)對措施[J].華章，2009，（19）

[4]王廣東.對行政事業(yè)單位會計集中核算的思考.財務(wù)會計.2008.（8）