淺談加強檔案利用體系建設(shè)

張紅梅

【摘 要】概述了檔案利用體系建設(shè)的政策保障、制度規(guī)范以及措施方法，建議檔案部門加強檔案資源建設(shè)、優(yōu)化檢索工具、重視檔案研編、強化宣傳工作，開發(fā)檔案信息與利用系統(tǒng)，提高檔案的利用率，實現(xiàn)檔案管理的價值。

【關(guān)鍵詞】檔案；利用；建設(shè)

檔案利用是檔案業(yè)務(wù)工作的中心環(huán)節(jié)，主要是通過檔案資料的閱覽、復(fù)制和摘錄，最大限度滿足社會各方面對檔案信息的需求。要真正做到檔案服務(wù)于社會的職責，就要有強力的政策保障、嚴格的制度規(guī)范，還要有相應(yīng)的措施和方法。

一、建立檔案利用體系的政策保障機制

（一）加強組織領(lǐng)導(dǎo)，為檔案利用體系建設(shè)提供堅強的組織保證。要配齊配強檔案工作領(lǐng)導(dǎo)班子，配備檔案工作管事、議事機構(gòu)，切實把檔案工作納入當?shù)匚幕聵I(yè)發(fā)展規(guī)劃。要理順檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)機制，行政一把手領(lǐng)導(dǎo)都是專職，而作為檔案工作是是“兩辦”工作不可分割的一部分，檔案部門歸口黨委，但主要業(yè)務(wù)針對政府部門，應(yīng)在“兩辦”都設(shè)有檔案的領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)，行政一把手領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)兼任“兩辦”副主任，切實提高檔案工作位置。作為基層檔案部門，人才和經(jīng)費是制約檔案事業(yè)發(fā)展的最大“瓶頸”，各級檔案部門領(lǐng)導(dǎo)要積極主動向主要領(lǐng)導(dǎo)匯報，積極爭取領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和支持，在政策、人才和經(jīng)費方面予以傾斜，為檔案利用體系建設(shè)提供政策、人才和經(jīng)費方面的保證。

（二）完善法規(guī)體系，為檔案利用體系建設(shè)提供有力的法制保障。作為檔案立法部門應(yīng)對《檔案法》、《檔案法實施辦法》等法律規(guī)章進行相應(yīng)的修改和完善，制定新的法規(guī)體系，增強檔案法的現(xiàn)實性和可操作性。各級檔案行政主管部門根據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)，加強檔案工作的執(zhí)法力度，聯(lián)系相關(guān)執(zhí)法部門，對檔案的違法案件做出強力的制裁。檔案部門在管好當?shù)攸h委政府各部門的檔案外，還要主動配合相關(guān)部門，對關(guān)系民生的社區(qū)建設(shè)、移民開發(fā)、城鄉(xiāng)低保、社會福利、優(yōu)扶救濟、三農(nóng)扶貧、林地房地權(quán)屬、婚姻登記、民事訴訟等重要的專門檔案制定規(guī)范的科學(xué)管理制度。為確保檔案利用體系的建立，必須在工作思路、工作內(nèi)容、工作手段上進行大膽創(chuàng)新。要在實踐中不斷探索和建立領(lǐng)導(dǎo)保障機制、法制保障機制、政策保障機制、考核評估機制、人才保障機制、經(jīng)費保障機制、設(shè)施保障機制、宣傳教育機制等一系列新機制，使檔案利用體系建立得以順利推進。

（三）突出以人為本，為檔案利用體系建設(shè)夯實深厚的群眾基礎(chǔ)。建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系，是檔案資源建設(shè)指導(dǎo)思想的重大轉(zhuǎn)變和重大突破。新的檔案資源體系，要體現(xiàn)鮮明的時代特征，那就是突出以人為本，一切為了人民群眾。就目前而言，各級檔案部門要加強對檔案資源體系建設(shè)的調(diào)查研究、科學(xué)論證、業(yè)務(wù)指導(dǎo)；加快民企建檔、社區(qū)建檔、村級建檔、家庭建檔的步伐；要整合各類檔案資源，將各類涉及民生的檔案實行統(tǒng)一的規(guī)范化管理；要優(yōu)化館藏資源結(jié)構(gòu)，充實涉及個人檔案儲備。新的檔案利用體系，既包括檔案查閱室、檔案公開欄、檔案展覽、咨詢業(yè)務(wù)、書信查閱、編史修志、撰文著書等傳統(tǒng)形式和方式，還應(yīng)包含報刊登載、網(wǎng)絡(luò)公開、新聞發(fā)布、電話熱線、主動上門服務(wù)、遠程服務(wù)、免費開放、現(xiàn)行文件利用中心、電子政務(wù)信息公開平臺、愛國主義教育基地等多種新載體新形勢。新的檔案利用體系，應(yīng)具有時代性、公開性、主動性、時效性、多樣性、廣泛性、便利性、服務(wù)性。一切方便人民，應(yīng)當成為新型檔案利用體系的本質(zhì)和靈魂。

二、建立健全檔案利用體系的制度規(guī)范

檔案是是黨和國家的寶貴財富，本著既要確保國家機密和文件的安全，又要簡化手續(xù)，方便借閱者的原則，建立健全檔案利用制度規(guī)范。

（一）利用范圍

本行政區(qū)內(nèi)部單位及個人都可利用館藏或室藏檔案以及公開的現(xiàn)行文件，不屬于開放范圍檔案，一般不對外提供利用。

（二）利用手續(xù)

1.館藏檔案外單位來人查閱，須憑單位介紹信，個人查閱要有相關(guān)的證件，經(jīng)檔案有關(guān)部門批準后，方可查閱，檔案資料限于在借閱室查閱。室藏檔案原則上不借出，特殊情況下需要借出，須辦理借出審批手續(xù)，方可借閱；涉及本單位重大事項的有關(guān)文件材料，一律不得借出檔案室，并且只能與本單位工作人員一同查閱。

2.檔案利用者，需要復(fù)印檔案資料，須由檔案工作人員辦理，摘抄的有關(guān)檔案材料，必須經(jīng)檔案工作人員校閱并加蓋辦公室印章。

3.按照檔案密級規(guī)定，各部門產(chǎn)生的密級資料，在草擬審簽過程中要同時確定密級和保管期限。密級檔案只限有關(guān)部門負責人查閱，且須上級或檔案部門主管領(lǐng)導(dǎo)批準，并注明利用目的。

（三）利用要求

1.借閱檔案人員必須嚴守國家機密和單位秘密，不允許私自將檔案轉(zhuǎn)借他人，不得擅自轉(zhuǎn)抄或復(fù)印、拍照、否則一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將視情節(jié)輕重給予紀律處分和罰款。

2.利用者要自覺愛護檔案，不得隨意折疊、拆卷、抽頁、不準在檔案上圈點、劃線、涂改，違者視情節(jié)的輕重給予行政和經(jīng)濟處罰。

3.檔案查閱過程如果摘抄應(yīng)通過檔案管理人員同意，如需復(fù)制應(yīng)經(jīng)本部門負責人批準，不得抄錄或復(fù)制與查檔目的無關(guān)的檔案。復(fù)制件要編號并蓋上檔案室印章，再次復(fù)制要重新報批。

4.檔案查閱完畢，要及時歸還，檔案人員應(yīng)當面查對驗收。丟失檔案資料必須及時報告主管領(lǐng)導(dǎo)組織追查，對嚴重危害國家、單位利益者，應(yīng)向上級有關(guān)部門報告，根據(jù)有關(guān)規(guī)定將追究當事人法律責任。

三、建立檔案利用體系的措施方法

檔案利用是直接或間接通過獲取檔案信息來完成，檔案是人類社會的真實記錄，是綜合信息資源的重要組成部分，最大限度在開發(fā)利用檔案信息資源，創(chuàng)造經(jīng)濟效益和社會效益，成為檔案利用的最終目的，檔案信息資源的開發(fā)是一項系統(tǒng)工程，需要社會各界的高度重視和大力支持，要切實加強檔案的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，注重檔案的收集，不斷豐富室藏。在檔案利用的廣度、深度及提供良好服務(wù)方面加大力度，實行多渠道、全方位、多層次開發(fā)利用檔案信息資源。

1.加強檔案資源建設(shè)，為檔案信息資源的開發(fā)利用打好基礎(chǔ)。開發(fā)利用檔案信息資源，擁有檔案是基礎(chǔ)，最大限度地收集是最大限度利用檔案的前提和保證，所以說檔案資料的收集是檔案資源開發(fā)的基礎(chǔ)，是首要工作，要擴大征集和接收檔案的范圍和標準，以國家檔案局9號令《各級各類檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》為依據(jù)，認真制定并切實落實檔案接收計劃，確保到期檔案及時、規(guī)范進館。要做到接收和征集并重。紙質(zhì)檔案與其他載體檔案并重，檔案與資料并重。不但接收到期檔案，還要征集本行政區(qū)內(nèi)重大活動、重要事件形成的檔案、涉及民生的專業(yè)檔案，還可以通過接收捐贈、購買等形式對本行政區(qū)內(nèi)社會組織、基層組織、家庭和個人形成對國家和社會有利用價值的檔案。檔案管理部門充分發(fā)揮監(jiān)督職能及業(yè)務(wù)指導(dǎo)，在檔案資源形成后做到應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸，最大限度在做好檔案資源的原始積累。

2.優(yōu)化檢索工具，是從浩瀚檔案中迅速提取檔案的有效手段，是開發(fā)檔案信息資源的一項基礎(chǔ)工作。從傳統(tǒng)的手工檢索到計算機現(xiàn)代化檢索，目的都是方便、迅速、準確地提取檔案原始資料，為廣大利用者提供信息資源。檔案管理基本“四號”（全宗號、目錄號、年代號、案卷號）的填寫、排列以及案卷目錄、全引目錄編制，是檔案檢索最基本最重要的工作，這項工作做不好，其他工作都是錯誤的進展。通過原始檔案的全文掃描、檔案目錄的著錄鏈接，建立原始檔案數(shù)據(jù)庫，是計算機現(xiàn)代化檢索的基本途徑。對檔案工作而言，這是一項基礎(chǔ)性而又繁重的任務(wù)，一定要認真細致，建立高質(zhì)量的檔案數(shù)據(jù)庫，利用者才能準確迅速檢索檔案，滿足廣大利用者對檔案信息資源的需求。

3.重視檔案編研工作，是檔案信息資源開發(fā)利用的間接途徑。檔案編研工作可以把檔案承載的信息從靜態(tài)轉(zhuǎn)化為動態(tài)，由傳統(tǒng)的服務(wù)轉(zhuǎn)為提供綜合檔案信息的高層次服務(wù)，通過檔案信息的采集、分析、加工整理，綜合制成信息半成品，向社會提供服務(wù)，使利用者直接獲得信息，縮短收集信息的時間，提高利用效率。檔案編研質(zhì)量對深層次開發(fā)利用檔案信息有著重要影響，搞好編研工作，檔案工作者必須參與社會活動，了解用戶的檔案要求，從中確定帶有普遍性的需求，下功夫潛心編寫一些時效性、特色性、專業(yè)性、實用性較強的檔案信息資源編研成果，最大限度地滿足各級領(lǐng)導(dǎo)決策以及廣大檔案利用者的信息需求。

4.強化輿論宣傳工作，為檔案利用體系建設(shè)提供可靠的思想保證。要通過多種途徑、借助各類媒體，大張旗鼓地抓好檔案宣傳工作，為檔案事業(yè)的發(fā)展提供強有力的輿論支撐。既要充分利用自身業(yè)務(wù)部門的報刊網(wǎng)絡(luò)，更要主動與大眾傳媒加強合作，建立檔案工作尤其是建立檔案利用體系相關(guān)信息的定期通報機制，讓全社會了解檔案事業(yè)、認同檔案事業(yè)、支持檔案事業(yè)。要采取各種有效教育方式，增強全員服務(wù)群眾意識，增強全民檔案主體意識。通過卓有成效的宣傳教育，統(tǒng)一思想，深化認識，營造氛圍，鼓舞斗志。

檔案資源來自于生活、來自于實踐、來自于人民大眾，是基礎(chǔ)；檔案利用即服務(wù)于生活、服務(wù)于實踐、服務(wù)于人民大眾，是目的。檔案資料的收集，堅持機關(guān)團體和民間個人相結(jié)合，重視民間個人資料，重視民生檔案收集；檔案管理，堅持傳統(tǒng)方式和現(xiàn)代手段相結(jié)合，重視現(xiàn)代手段管理；檔案服務(wù)，堅持領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)和基層群眾相結(jié)合，重視基層群眾的服務(wù)。為檔案創(chuàng)造更多的社會效益和經(jīng)濟效益而建立完整全面的檔案利用體系。