關(guān)于檔案管理現(xiàn)代化中幾個(gè)問題的探討

馬雪梅

計(jì)劃生育檔案是國家檔案的重要組成部分，計(jì)生檔案管理也是黨和國家事業(yè)發(fā)展一個(gè)不可缺少的方面。但受基礎(chǔ)條件、觀念、體制、人力和經(jīng)費(fèi)等因素的制約和影響，鄉(xiāng)鎮(zhèn)人口計(jì)生檔案管理仍存在諸多問題和薄弱環(huán)節(jié)。主要表現(xiàn)在以下三個(gè)方面：

一是檔案管理不到位。受客觀條件制約，鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)生辦無專職檔案管理人員，沒有專用的檔案室，許多檔案、文件混放在一起；有檔案室的設(shè)施簡陋，無保護(hù)措施，不符合檔案存放條件；“各自為政”，分散存放、分散管理，存在著材料不全，應(yīng)歸未歸，甚至隨意銷毀等不良現(xiàn)象；特別是村級(jí)計(jì)生檔案受村干部更迭頻繁等因素影響，管理混亂、殘缺不全。

二是案卷材料不齊全。鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)生檔案管理雖然總體水平上有了很大的提高，絕大多數(shù)案卷都能做到事實(shí)清楚、證據(jù)確鑿，主體合法，依據(jù)充分，適用法律準(zhǔn)確，征收標(biāo)準(zhǔn)適當(dāng)，告知權(quán)利，交待救濟(jì)途徑和期限準(zhǔn)確，送達(dá)和執(zhí)行合法，但也有部分卷宗存在取證事實(shí)認(rèn)定不清，佐證材料不齊全，有執(zhí)法人代替被調(diào)查人簽名的現(xiàn)象；時(shí)間順序混亂，筆錄時(shí)間在立案時(shí)間之前，未達(dá)到陳述申辯期限就已下達(dá)決定書，送達(dá)時(shí)間在決定書時(shí)間之前；有適用法律條款錯(cuò)誤；社會(huì)撫養(yǎng)費(fèi)未足額征繳，結(jié)案報(bào)告卻已結(jié)案等現(xiàn)象。

三是文書裝訂不規(guī)范。檔案與文書標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，檔案內(nèi)容與文書目錄填寫不全，文書填寫字跡潦草、涂改較多，墨跡不一致，裝訂不規(guī)范。檔案材料的收集制度不完善、可操作性不強(qiáng)、缺乏監(jiān)督制約辦法等，也是造成文書裝訂不規(guī)范的重要原因之一。

鑒于以上問題，筆者認(rèn)為，進(jìn)一步規(guī)范鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)生檔案管理，利用檔案資源為育齡群眾和新農(nóng)村建設(shè)服務(wù)，對(duì)促進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)人口計(jì)生工作必將起到重要的推動(dòng)作用。

1.加強(qiáng)教育培訓(xùn)，提高思想認(rèn)識(shí)

要采取多種形式，通過開展廣泛持久的檔案管理法規(guī)的宣傳教育，讓《檔案法》等法律法規(guī)不斷深入人心，全面提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)生干部特別是鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)干部的思想認(rèn)識(shí)和檔案法治意識(shí)，增強(qiáng)對(duì)計(jì)生檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，依法把計(jì)生檔案管理工作列入社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)發(fā)展規(guī)劃，列入黨委政府的重要議事日程，在人、財(cái)、物等方面給予充分的支持和保證。上級(jí)人口計(jì)生部門要經(jīng)常舉辦計(jì)生檔案管理人員培訓(xùn)班，特別是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)干部，至少要開展一次系統(tǒng)培訓(xùn)，使領(lǐng)導(dǎo)干部和計(jì)生檔案管理人員準(zhǔn)確把握檔案法的條款規(guī)定，掌握計(jì)生檔案管理的基本知識(shí)，提高對(duì)計(jì)生檔案管理的認(rèn)知程度和接受程度，避免在工作中不作為和亂作為。

2.建立長效機(jī)制，規(guī)范檔案管理

檔案管理歷來屬于行政管理的范疇。目前執(zhí)行的檔案管理制度，絕大多數(shù)是針對(duì)檔案管理機(jī)構(gòu)和人員的，檔案管理工作在直觀的人力、物力、精力上投入多收獲少，效益逆差不免讓人產(chǎn)生得不償失的感覺。長期以來，鄉(xiāng)鎮(zhèn)人口計(jì)生部門在工作中習(xí)慣側(cè)重于業(yè)務(wù)指導(dǎo)，疏于用制度管檔，從而影響了鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)生檔案管理事業(yè)的健康發(fā)展。因此，鄉(xiāng)鎮(zhèn)人口計(jì)生部門要充分認(rèn)清自身地位和所擔(dān)負(fù)的責(zé)任，積極主動(dòng)地適應(yīng)新的要求，依據(jù)檔案法等法律法規(guī)，盡快建立健全適合基層計(jì)生檔案管理特點(diǎn)的管理制度，讓計(jì)生檔案管理工作有章可循；要把檔案管理工作列入基層計(jì)生干部任期目標(biāo)責(zé)任制，同人口和計(jì)劃生育工作一起檢查、一起考核、一起獎(jiǎng)懲，促進(jìn)基層計(jì)生檔案管理規(guī)范化、制度化建設(shè)。要加大督查力度，促進(jìn)計(jì)生檔案管理長效機(jī)制建設(shè)。形成一系列完備、相互配套并具有內(nèi)在統(tǒng)一性的規(guī)章制度和政策。

3.適應(yīng)形勢(shì)需要，創(chuàng)新管理模式

當(dāng)前，計(jì)生檔案管理也要適應(yīng)新農(nóng)村建設(shè)形勢(shì)發(fā)展的需要，面對(duì)面廣量大、高度分散的計(jì)生工作，必須與時(shí)俱進(jìn)，用創(chuàng)新的思維看待計(jì)生檔案管理工作，逐步樹立起大檔案思想，即以鄉(xiāng)鎮(zhèn)為單位建立計(jì)生檔案室，在配齊人員和設(shè)施的基礎(chǔ)上，一是將鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)所有單位計(jì)生檔案納入統(tǒng)一管理，二是結(jié)合當(dāng)前農(nóng)村推行的村財(cái)鄉(xiāng)管工作，把村級(jí)計(jì)生檔案也收到鄉(xiāng)鎮(zhèn)統(tǒng)一管理，并在上級(jí)計(jì)生檔案管理部門的指導(dǎo)幫助下，不斷提高管理水平和檔次。

4.強(qiáng)化服務(wù)理念，拓寬服務(wù)領(lǐng)域

鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)生檔案管理人員要樹立“有為才有位”的理念，積極應(yīng)對(duì)農(nóng)村改革發(fā)展穩(wěn)定工作對(duì)計(jì)生檔案管理的新要求，緊跟時(shí)代步伐，堅(jiān)持用發(fā)展的眼光、市場(chǎng)的手段解決計(jì)生檔案管理中出現(xiàn)的矛盾和問題，積極拓寬服務(wù)領(lǐng)域和范圍，靠優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)，爭(zhēng)得理解和支持，求得發(fā)展的空間。當(dāng)前，重點(diǎn)要做好育齡婦女和單位個(gè)人計(jì)生檔案建檔工作。首先應(yīng)建立健全計(jì)生干部檔案，主要是建立計(jì)生“七簿、一卡”。“七簿”是：干部職工初婚、離婚、復(fù)婚、再婚情況登記簿；未婚青年登記簿；干部職工歷年辦理生育計(jì)劃、獨(dú)生子女證登記簿；已婚育婦查環(huán)、查孕人員登記簿；非在職人員、職工家屬已婚育婦年度查環(huán)、查孕情況登記簿；歷年違反計(jì)劃生育人員處理情況登記簿；干部職工變動(dòng)情況登記簿。“一卡”是：計(jì)劃生育登記卡?！捌卟?、一卡”檔案反映了整個(gè)單位計(jì)劃生育的各種基本情況。此外，還有一些計(jì)生的文件、照片等材料，也要收集歸檔。同時(shí)，要健全育齡婦女檔案，計(jì)生情況也是不斷發(fā)展變化，有的結(jié)婚，有的離婚，有的復(fù)婚，有的計(jì)生節(jié)育，有的超生違法，有的獲獎(jiǎng)，有的受罰，有的調(diào)進(jìn)，有的調(diào)出。因此，要對(duì)計(jì)生檔案實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，計(jì)生材料及時(shí)收集歸檔。建立完整準(zhǔn)確的計(jì)生檔案，這就為計(jì)生檔案的信息化管理打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)?？梢哉f，計(jì)生檔案管理是前人栽樹后人乘涼的工程，沒有當(dāng)前的積累便沒有日后的查考，今天的方便有賴于以往的努力。計(jì)生檔案涉及計(jì)劃生育工作的方方面面，每個(gè)計(jì)生干部、每件案件形成的文件材料，都有可能在某一方面某一時(shí)段顯示其不可替代的事實(shí)再現(xiàn)功能。由于計(jì)生檔案在行政管理及執(zhí)法活動(dòng)中，發(fā)揮的作用是隱性的、間接的、延時(shí)的和微量的，作為行政執(zhí)法主體之一的人口計(jì)生機(jī)關(guān)，不但要做到有法必依，執(zhí)法必嚴(yán)，還應(yīng)該重視計(jì)生檔案在執(zhí)法活動(dòng)中的記錄作用和證據(jù)作用，注意積累和收集各種文件材料，善于利用檔案材料為本職工作服務(wù)，通過檔案材料總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，考察工作業(yè)績，分析規(guī)律指導(dǎo)實(shí)踐。

5.加大經(jīng)費(fèi)投入，確保人員穩(wěn)定

隨著辦公自動(dòng)化和現(xiàn)代科技的普及，計(jì)生檔案材料的收集也較過去發(fā)生了許多變化，象紙質(zhì)材料復(fù)制、聲像材料歸檔、電子文件制作和實(shí)物檔案收繳等，都需要一定的資金支持，足額保證計(jì)生檔案管理經(jīng)費(fèi)便成了公認(rèn)的難題。因此，政府在財(cái)力上給予大力支持，把鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)生檔案管理經(jīng)費(fèi)作為人口和計(jì)劃生育事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)性投入列入財(cái)政預(yù)算，強(qiáng)化使用管理。同時(shí)，配足配強(qiáng)專兼職計(jì)生檔案管理人員。鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)生部門任務(wù)繁重與人員不足之間的矛盾，促使許多地方都把“好鋼用在刀刃上”，舍不得讓德才兼?zhèn)涞挠?jì)生干部從事檔案管理工作，再加上計(jì)生檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)渠道不暢，人員更換頻繁等限制條件的影響，目前鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)生檔案管理嚴(yán)重缺乏人才，檔案管理隊(duì)伍普遍存在著專業(yè)知識(shí)偏少，操作技能較差的現(xiàn)象，對(duì)檔案管理工作的連續(xù)性造成了負(fù)面影響，這種局面需要盡快扭轉(zhuǎn)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)生檔案管理好壞是確保人口計(jì)生工作健康發(fā)展的關(guān)鍵，是人口計(jì)生工作的基石。鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)生部門要以檔案管理促進(jìn)計(jì)生業(yè)務(wù)的開展當(dāng)屬明智之舉，在保持隊(duì)伍相對(duì)穩(wěn)定的基礎(chǔ)上，采取培訓(xùn)與自學(xué)相結(jié)合等方式，努力提高計(jì)生檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和操作技能，全天候指導(dǎo)和監(jiān)督其他計(jì)生干部積極做好檔案材料的收集，進(jìn)而推動(dòng)其他業(yè)務(wù)工作的開展，使檔案管理與計(jì)生業(yè)務(wù)良性互動(dòng)，達(dá)到雙贏。同時(shí)，加大用人制度改革力度，建立責(zé)權(quán)利明確的用人機(jī)制，努力打破計(jì)生檔案管理人員“超穩(wěn)定”的狀態(tài)。