信息資源采訪質(zhì)量控制的策略與成效探析——以武漢理工大學圖書館為例

(武漢理工大學圖書館 湖北武漢 430070)

高校圖書館是學校的文獻信息中心，是為教學和科研服務(wù)的學術(shù)性機構(gòu)，是學生課外學習的第二課堂，肩負著為學校教學和科研提供信息資源服務(wù)的重任。近年來，隨著科學技術(shù)的不斷發(fā)展，各種學科的相互交叉和相互滲透日趨明顯，學校的教學和科研工作對圖書館的要求越來越高，要求圖書館所收藏的文獻資源既要朝縱深方面推進，又要向多學科、多層次及多元化的方向發(fā)展，從而能夠為學校教學和科研水平的提高提供強有力的信息資源支撐和保障?！?〕圖書館要達到提供信息資源保障的目的，必須在信息資源建設(shè)的過程中，加強對信息資源的采訪實施質(zhì)量控制。

1 印本資源采訪質(zhì)量控制的策略與成效

1．1 印本資源采訪質(zhì)量控制的策略

印本資源的采訪工作是圖書館的基礎(chǔ)性工作和龍頭性工作，采訪人員在采訪印本資源時應(yīng)以讀者的需要為導(dǎo)向，確保采購的印本資源是對讀者最有用和最有價值的，并滿足讀者對信息新穎性、時效性的要求;同時還要縮短信息資源與讀者之間的距離。為達成這個目標，需要對印本資源的采訪實施質(zhì)量控制。

1．1．1 實施“組合采訪”模式

其主要思路是:印本資源的采訪不再是某個部門或某個人的單獨工作，而是成立專門的學院分館管理辦公室，由學院分館管理辦公室出面，組織各學院專業(yè)教師，參與印本資源的采訪工作，從而采購符合讀者需求的最新信息資源。

比如筆者所在館的具體做法是:采訪人員每月將新到的《科技新書目》和《社科新書目》以及書商提供的地方版書目和電子訂購數(shù)據(jù)，按學科(專業(yè))分門別類后交給學院分館管理辦公室，學院分館管理辦公室就分發(fā)給各學院分館或資料室，各學院分館或資料室的負責人再組織本學院的師生在書目上圈選自己所需要的圖書文獻。經(jīng)過師生圈選后的書目訂單又回到采訪人員手中，采訪人員再對師生選定的書目進行查重、審核、確定復(fù)本，形成最終訂單發(fā)至書商。

這種“組合采訪”模式不改變原來的組織結(jié)構(gòu)，也不改變每個采訪人員的隸屬關(guān)系，只是一種分散型的協(xié)作，由負責采購的采編部和負責資料室的學院分館管理辦公室統(tǒng)一協(xié)調(diào)。這種“組合采訪”模式將有效改變“少數(shù)人選擇，全校師生享用”以及“有書沒人讀，要讀沒有書”的尷尬局面。我館此項工作的開展對優(yōu)化館藏圖書資源質(zhì)量、提高圖書資源適用性都起到了積極的促進作用，受到了學校廣大師生讀者的普遍歡迎和好評。

1．1．2 向讀者推行資源薦購制度

為了嚴格把好印本資源進校質(zhì)量關(guān)，使有限的圖書經(jīng)費所購買的印本資源能更好地為學校的教學和科研服務(wù)，也為了使圖書館所購買的印本資源更具有專業(yè)性和針對性，圖書館要專門建立文獻資源薦購系統(tǒng)，向全校師生員工征求書刊薦購意見。一般可以采取直接薦購、書本式書目薦購、網(wǎng)上書目薦購等多種方式向讀者全面征集購書意見。

如筆者所在館就面向全校師生讀者積極推廣薦購制度，2010年收到讀者薦購書目3742條，采納并訂購書刊3119種，讀者薦購意見的采納率為83．35%;2011年又收到讀者薦購書目2966條，通過查重后，聯(lián)系訂購2675種，讀者薦購意見的采納率達90．19%。我們每年都通過提高圖書訂購中讀者薦購的比例，來加強印本資源訂購的針對性，較好地滿足了讀者的實際需求。

通過讀者薦購制度的推行，不僅使圖書館在短時間內(nèi)采集到較大數(shù)量的高品質(zhì)書刊，也為采訪人員與讀者提供了交流與溝通的平臺，采訪人員既能加深對學科領(lǐng)域所需文獻的認識，又能了解到教學中的學科新動向，在讀者與圖書館之間建立了一種良好的互動關(guān)系。

1．1．3 制定印本資源采訪質(zhì)量控制的程序文件

筆者所在館作為學校人員教育與培訓(xùn)質(zhì)量體系的受控單位之一，多年來一直堅持在各項業(yè)務(wù)工作中貫徹質(zhì)量體系管理的理念，積極探索運用質(zhì)量體系的理念來提高圖書館的管理水平和工作水平，使圖書館的管理不斷規(guī)范化、科學化。在圖書館的日常業(yè)務(wù)工作中，嚴格按照質(zhì)量體系的程序文件辦事，從印本資源建設(shè)到印本資源服務(wù)工作，每一項工作都有嚴格的工作程序?qū)ζ溥M行控制。每一項工作都要求有工作記錄，重要記錄還要求整理保存，對新上崗的工作人員也要求經(jīng)過崗前培訓(xùn)。

為了保證印本資源采訪的質(zhì)量，筆者所在館將印本資源采訪的業(yè)務(wù)流程和工作程序明確下來，寫成程序文件予以公布。形成印本資源采訪質(zhì)量控制的程序文件，能使資源采訪的業(yè)務(wù)流程和工作程序處于受控狀態(tài)，減少采訪中容易出現(xiàn)的問題，當問題出現(xiàn)之后，可以盡快采取補救措施。〔2〕

1．1．4 實施層層審查的全方位質(zhì)量控制過程

為確保印本資源采訪的質(zhì)量，還可以采取責任到人，層層審查的全方位質(zhì)量控制措施。

筆者所在館的做法是:由采訪人員首先收集和處理圖書信息源，做好書目的初選工作，接著將初選好的電子書目數(shù)據(jù)發(fā)送到選書教師的郵箱，再將選書教師反饋回來的書目數(shù)據(jù)進行匯總，形成復(fù)選的書目數(shù)據(jù)，采編部主任則對復(fù)選的書目數(shù)據(jù)再行審核，最后由主管印本資源建設(shè)的館長進行終審。

其中，采訪人員書目數(shù)據(jù)初審、部門主任復(fù)審、館長終審的三重把關(guān)程序是館藏圖書質(zhì)量控制的重要環(huán)節(jié)，必須嚴格執(zhí)行。

1．2 印本資源采訪實施質(zhì)量控制策略后的成效

通過對圖書館的印本資源采訪實施上述質(zhì)量控制的策略，既能獲知讀者對文獻信息的需求并真正達到滿足，又能提高圖書館館藏文獻的利用率。下面以筆者所在館近幾年印本資源的新書利用統(tǒng)計表和讀者進館入庫人數(shù)統(tǒng)計表為例，展示經(jīng)過對印本資源的采訪實施質(zhì)量控制后讀者利用的實際成效。

1．2．1 印本圖書的新書借閱率明顯提升

由于數(shù)字資源的利用與影響，高校圖書館近年來印本資源的整體借閱量呈現(xiàn)下降態(tài)勢。但是筆者所在館經(jīng)過采訪人員對印本資源采訪質(zhì)量的嚴格控制，本館印本資源中的新書借閱率不降反升。以本館2008年、2009年和2010年到館新書借閱量的對比統(tǒng)計和分析為例，證實了實施印本資源采訪質(zhì)量控制策略后讀者利用的實際成效。

表1 2008－2010年到館新書借閱統(tǒng)計比較表

從表1中2008年、2009年和2010年到館新書的借閱統(tǒng)計比較分析可以看出，借閱7次以上的圖書比例，由2008年的4．1%上升到2009年的11%再上升到2010年的17．2%;借閱4－6次以上的比例由2008年的16．7%上升到2009年的22．3%再上升到2010年的24．6%。新到館的印本圖書中，沒有借還記錄的零借閱圖書比例則在逐年降低，由2008年的24．3%降到2009年的16．1%再降到2010年的14．6%。

經(jīng)過對印本資源采訪質(zhì)量的嚴格控制，一方面廣泛收集讀者的薦購意見，另一方面積極采納讀者的薦購意見并實施訂購，使得進館新書的針對性和目的性大大加強，讀者的新書借閱率就有了明顯提高。

1．2．2 讀者入庫人次和閱覽人數(shù)有所增加

盡管目前使用印本資源的讀者80%以上是本科生，其次是碩士研究生，博士生和教職工使用很少，但由于圖書館對每年新進館的印本資源實施了采訪質(zhì)量控制的策略，新書越來越符合師生的需求，所以近年來到館閱覽印本資源和學習的讀者人數(shù)也有所增加。

表2 2010－2011年到館讀者人數(shù)統(tǒng)計比較表

表2顯示，讀者到圖書館書庫瀏覽印本資源的人數(shù)2011年比2010年增加了2．8萬余人(不含學院分館/資料室)，進館閱覽和學習人數(shù)2011年比2010年增加了6．3萬余人。

因此，加強對印本資源的采訪進行質(zhì)量控制，既能提高印本資源的利用率，又能降低印本資源零借閱的風險，還能增加到館閱覽印本資源的讀者人數(shù)。

2 數(shù)字資源采訪質(zhì)量控制的措施與效率

2．1 數(shù)字資源采訪質(zhì)量控制的措施

隨著信息技術(shù)、出版技術(shù)、存儲技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，圖書館的館藏體系結(jié)構(gòu)發(fā)生了明顯而深刻的變化，數(shù)字資源已經(jīng)成為圖書館信息資源建設(shè)的重要組成部分，〔3〕并以其容量大、更新頻率快、易操作性等絕對優(yōu)勢領(lǐng)先于印本資源，〔4〕要想采購到實用的數(shù)字資源，就必須對數(shù)字資源的采購進行科學的質(zhì)量控制。但是，數(shù)字資源的采購是一項較為復(fù)雜的工作，必須通過質(zhì)量控制的措施，才能確保訂購的數(shù)字資源符合本校讀者的需求。

2．1．1 成立數(shù)字資源建設(shè)小組

數(shù)字資源的采購是圖書館信息資源建設(shè)的另一個重要方面，筆者所在館的館領(lǐng)導(dǎo)十分重視該項工作，將數(shù)字資源的采購擺在謀求館藏資源結(jié)構(gòu)長遠發(fā)展的戰(zhàn)略位置，并建立起長效機制，為此專門成立了數(shù)字資源建設(shè)小組，由館長親自擔任數(shù)字資源建設(shè)小組組長，嚴把數(shù)字資源建設(shè)的質(zhì)量關(guān)口，為數(shù)字資源的采購、審批、實施、使用、宣傳、評價等過程的控制提供了制度和組織上的保障。

2．1．2 制定數(shù)字資源的采購與管理辦法

為了加強數(shù)字資源與印本資源的相互協(xié)調(diào)與補充，避免數(shù)字資源之間的重復(fù)，合理調(diào)整一次文獻和二次文獻的關(guān)系，按照數(shù)字圖書館建設(shè)的標準和規(guī)范，筆者所在館專門制定了《武漢理工大學圖書館數(shù)字資源的采購與管理辦法》。負責數(shù)字資源采購的人員堅持以該辦法為準則，并依據(jù)學校學科建設(shè)和發(fā)展需要、讀者對數(shù)字資源使用情況的統(tǒng)計分析、新增數(shù)字資源的試用情況以及學科館員和讀者的推薦等因素，對數(shù)字資源的采購和引進實施優(yōu)化決策和質(zhì)量控制。2．1．3 對數(shù)字資源的使用進行評估

數(shù)字資源的使用評估是數(shù)字資源采購前評估工作的驗證、延續(xù)和深入，也是決定是否續(xù)訂數(shù)據(jù)庫或改變購買服務(wù)方式的重要依據(jù)。沒有客觀的評估就沒有持續(xù)有效的采購。

數(shù)字資源的使用評估主要包括:(1)資源的內(nèi)容，包括數(shù)據(jù)庫收錄是否全面、準確、權(quán)威、時效性強，是否符合本館需求。(2)檢索系統(tǒng)及功能，包括檢索功能、檢索技術(shù)、檢索結(jié)果、用戶服務(wù)等是否合理，是否容易使用。(3)使用情況統(tǒng)計，一般由出版商或數(shù)據(jù)庫商提供使用報告，再據(jù)此進行各類分析。(4)價值與成本核算，包括數(shù)據(jù)庫價格、數(shù)據(jù)庫價格上漲幅度、檢索成本、全文下載成本、登錄成本等。(5)出版商∕數(shù)據(jù)庫商的服務(wù)。(6)存檔?！?〕

對數(shù)字資源的使用評估可以真實地發(fā)現(xiàn)讀者需求，有效鑒別數(shù)字資源的質(zhì)量和提供商的服務(wù)質(zhì)量，客觀地為數(shù)字資源建設(shè)小組提供數(shù)字資源采購的方向和依據(jù)。

2．2 數(shù)字資源采訪實施質(zhì)量控制措施后的效果

通過成立數(shù)字資源建設(shè)小組、制定數(shù)字資源的采購與管理辦法以及對數(shù)字資源的使用進行評估等多種質(zhì)量控制措施與手段，從而形成規(guī)范科學的數(shù)字資源采購模式，增加了數(shù)字資源采購的科學性，最大限度地降低了數(shù)字資源采購的隨意性和不確定性，使圖書館有限的經(jīng)費發(fā)揮出最佳的效果，確保了所購買的數(shù)字資源能充分地為學校的教學和科研提供服務(wù)。

2．2．1 中文數(shù)字資源的利用率大幅提升

通過對數(shù)字資源采購與建設(shè)的層層審批和把關(guān)，以及對數(shù)字資源的使用進行有效評估，杜絕了數(shù)字資源采購的隨意性，近年來筆者所在館讀者對中文數(shù)字資源的利用率大幅提升。

表3 2009－2010年中文全文數(shù)據(jù)庫使用比較

從表3可以看出:讀者對中文數(shù)字資源的使用比率近兩年有了大幅提高，中文全文數(shù)據(jù)庫2010年總的檢索次數(shù)達到1178萬次，比2009年增加了184萬次，增長率為1．6%;2010年中文全文數(shù)據(jù)庫的總下載篇數(shù)達到494萬篇以上，比2009年增加了30萬篇，增長率為6．5%。2．2．2 外文數(shù)字資源的利用率大幅提高

表4 2009－2010年外文全文數(shù)據(jù)庫使用比較

與此同時，通過嚴把數(shù)字資源建設(shè)的質(zhì)量關(guān)口，筆者所在館讀者對外文數(shù)字資源的檢索次數(shù)和全文下載量增長。如上表4。表4顯示:除個別外文數(shù)據(jù)庫的檢索次數(shù)和全文下載量有所減少外，外文全文數(shù)據(jù)庫2010年總的檢索次數(shù)比2009年增加了2．39萬次，增長率為6．1%;總的下載篇數(shù)較2009年增加了11．5萬篇，增長率為4%。其中ASME數(shù)據(jù)庫2010年的檢索次數(shù)比2009年增長了119%;IEL數(shù)據(jù)庫2010年的下載量比2009年的下載量增長高達464%。這充分說明了讀者認為國外的文獻資源更有借鑒意義，國外的科研成果一般領(lǐng)先于國內(nèi)的科研水平，所以外文全文數(shù)據(jù)庫的需求量增長很快。

由此可見，經(jīng)過對數(shù)字資源的采購實施質(zhì)量控制措施，形成規(guī)范科學的數(shù)字資源采購模式后，無論是中文還是外文數(shù)字資源的利用，都得到了明顯提升。尤其是外文數(shù)字資源的采購如果能真正適合讀者的需求，就會產(chǎn)生跨越式的增長。

3 結(jié)語

高校圖書館信息資源建設(shè)質(zhì)量的高低是圖書館信息服務(wù)職能與讀者利用功能能否得到充分發(fā)揮的重要體現(xiàn)。不斷提高館藏信息資源建設(shè)的質(zhì)量，充分滿足讀者對信息資源的需求，是高校圖書館共同追求的目標，也是一項長期而艱巨的任務(wù)。而印本資源和數(shù)字資源館藏質(zhì)量控制是一個長期的不斷完善的過程，貫穿于館藏建設(shè)和圖書館發(fā)展的整個過程，〔6〕只有不斷提升印本資源和數(shù)字資源采訪人員的綜合素質(zhì)，全面、詳細、準確地收集和分析采訪信息，嚴格控制采訪過程，采取科學的、切實可行的采訪質(zhì)量控制手段，高校圖書館的信息資源采訪工作才能夠順利完成，信息資源的采訪質(zhì)量才能提高。只有確保信息資源采訪工作的高質(zhì)量完成，才能夠更好地為學校的教學和科研服務(wù)。

1．李瑩．搞好藏書建設(shè)為教學科研服務(wù)．山東省青年管理干部學院學報，2000(4):95

2．施雁冰．文獻采訪質(zhì)量控制探究．江蘇教育學院學報(社會科學版)，2009(4):102－104

3．代文鋒．高校圖書館數(shù)字資源采購評價方法研究．高校圖書館工作，2011(3):14－15

4．肖景．大學圖書館數(shù)據(jù)庫使用的讀者調(diào)查與分析．四川圖書館學報，2010(6):53－56

5．肖瓏，張宇紅．電子資源評價指標體系的建立初探．大學圖書館學報，2002(3):35－42

6．尚新麗．數(shù)字館藏質(zhì)量控制．內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟，2009(16):132－133