淺談施工單位強(qiáng)化工程檔案的重要性

陳有玉

(貴州橋梁建設(shè)集團(tuán)有限責(zé)任公司)

1 工程檔案的基本內(nèi)涵

檔案是組織或個(gè)人在以往的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息，具有歷史再現(xiàn)性、知識(shí)性、信息性、政治性、文化性、社會(huì)性、教育性、價(jià)值性等特點(diǎn)，從表現(xiàn)方式來看，有文字、圖表、聲像等。而工程檔案是指在整個(gè)建設(shè)工程項(xiàng)目從醞釀、決策到建成投產(chǎn)使用的全過程形成的應(yīng)歸檔保存的文件。它是工程管理的重要組成部分，其中主要包括的是基本建設(shè)項(xiàng)目在提出、評(píng)估、可行性調(diào)研、決策、施工、勘測設(shè)計(jì)、調(diào)試及生產(chǎn)準(zhǔn)備、竣工使用等相關(guān)的文字、圖紙、圖表及聲像等資料。換句話來講，工程檔案資料是真實(shí)記錄施工過程，綜合反映施工過程和施工質(zhì)量情況的原始材料。工程檔案具有的一般特點(diǎn)有三。其一是來源分散，內(nèi)容繁雜涉及的領(lǐng)域較廣;其二是其數(shù)量龐大，記錄的形式也是多種多樣。其三，是工程檔案以建設(shè)某項(xiàng)目的過程為系統(tǒng)，是一個(gè)完整的整體。最后，工程工程檔案還具有單一性、真實(shí)性和實(shí)用性等特點(diǎn)。檔案的重要性要求對(duì)工程檔案的管理要做到完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)歸檔。工程檔案要完整就是要全面收集工程檔案資料，做到齊全無缺;準(zhǔn)確性就是指工程檔案中的文件記載必須是展示可靠，與實(shí)物和真實(shí)活動(dòng)沒有違背的地方;最后是系統(tǒng)性就是對(duì)工程檔案的歸檔必須是條理有序，只有對(duì)工程檔案的管理做到準(zhǔn)確、真實(shí)和系統(tǒng)，它才能得以被有效安全地利用。

2 施工單位的工程檔案的重要意義

2.1 直接關(guān)系施工單位的經(jīng)濟(jì)效益

工程建設(shè)產(chǎn)品與其他產(chǎn)品一樣，只有質(zhì)量合格后才能實(shí)現(xiàn)使用價(jià)值，也有一個(gè)優(yōu)良優(yōu)價(jià)的問題。而與工程建設(shè)產(chǎn)品評(píng)定質(zhì)量等級(jí)的前提基礎(chǔ)就是齊全的工程竣工檔案。按照工程結(jié)算的的有關(guān)文件規(guī)定，如果想要所承建的工程得到一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，都是在工程交付使用一兩年后再評(píng)定，而評(píng)定的主要依據(jù)就是工程竣工資料檔案。評(píng)上這樣的獎(jiǎng)勵(lì)，不僅給施工單位帶來直接的經(jīng)濟(jì)效益，還有更重要是大大提升施工單位的企業(yè)形象和社會(huì)效益。此外，為了保證竣工資料的歸檔，現(xiàn)在的建設(shè)單位都實(shí)行扣押部分工程款的方式，施工單位的工程資料是竣工檔案的主要組成部分，因此，假如施工單位的工程竣工的資料不能依照規(guī)定歸檔，就不能得到扣押那部分的資金。

2.2 檢驗(yàn)和衡量施工單位信譽(yù)和資質(zhì)等級(jí)的重要依據(jù)

每年資審時(shí)衡量判斷建筑施工企業(yè)的等級(jí)的依據(jù)除了看施工單位的技術(shù)人員和設(shè)備外，更重要的是看施工單位已經(jīng)承建了哪些與其資格等級(jí)相關(guān)的建設(shè)工程和這些工程完成后取得的質(zhì)量等級(jí)怎么樣。而這就要依據(jù)工程的竣工檔案來做出判斷，因?yàn)樗哂袘?yīng)有的資料信息。

2.3 工程質(zhì)量評(píng)定和工程產(chǎn)品出現(xiàn)質(zhì)量問題處理與判決的依據(jù)

施工單位完成的某項(xiàng)工程是否合格，判斷的方式除了在竣工時(shí)進(jìn)行實(shí)測之外，最關(guān)鍵和最重要的就是依靠施工平時(shí)過程中，有觀質(zhì)量保證與分項(xiàng)分部工程中形成的檢驗(yàn)評(píng)定等級(jí)的材料，及相關(guān)監(jiān)理人員和監(jiān)督部門人員測評(píng)的原始記錄的資料。對(duì)這些資料的逐項(xiàng)評(píng)定的等級(jí)都是過關(guān)的，那相關(guān)部門就能對(duì)這項(xiàng)工程驗(yàn)收和交付使用，當(dāng)時(shí)前提是平時(shí)對(duì)這些資料的收集都是齊全準(zhǔn)確的。另外，建筑工程在完成后交給付建企業(yè)使用后，假如出現(xiàn)了什么問題引起雙方的糾紛時(shí)，就必須借助竣工檔案資料來解決。有的是屬于使用過程中正常的難免會(huì)出現(xiàn)的現(xiàn)象，而有的是質(zhì)量的問題，要對(duì)這些問題進(jìn)行檢測時(shí)候，不可能把建成的工程拔掉，因?yàn)檫@不僅涉及到施工單位的經(jīng)濟(jì)利益，同時(shí)還直接影響該企業(yè)的法律責(zé)任與名譽(yù)責(zé)任。所以，施工單位必須保存齊全的原始的工程檔案來作為以后工程產(chǎn)品出現(xiàn)質(zhì)量等問題來作為事實(shí)的依據(jù)。

2.4 城市建設(shè)檔案的基礎(chǔ)資料

城市建設(shè)的檔案的主要來源就是每個(gè)施工單位在建設(shè)城市項(xiàng)目中積累起來的原始資料，即施工單位的工程竣工檔案。整個(gè)城市的檔案建設(shè)的說準(zhǔn)就直接受到工程竣工檔案資料的收集形成和編制管理的質(zhì)量層次。可見，為了確保整個(gè)城市城市檔案的完整性、準(zhǔn)確性和有效及時(shí)性，充分讓城市建設(shè)檔案在整個(gè)國民經(jīng)濟(jì)建設(shè)和水水主義事業(yè)中發(fā)揮重要的作用，就必須首先要對(duì)基層工程的檔案資料進(jìn)行完整、準(zhǔn)確及系統(tǒng)有效的管理。

3 強(qiáng)化施工單位工程檔案管理的措施

3.1 加強(qiáng)對(duì)工程檔案管理的意識(shí)

工程建設(shè)中普遍存在著對(duì)工程檔案管理工作不太重視的情況，到工程完工即將交工驗(yàn)收時(shí)，才開始應(yīng)付整理，這就給檔案整理帶來很大的難度。施工單位對(duì)工程檔案的重要作用有的還是沒有得到充分的認(rèn)識(shí)，所以，就導(dǎo)致在工程建設(shè)管理的過程中沒有重視對(duì)工程檔案的管理。而在施工過程的現(xiàn)場中施工人員普遍都是非常繁忙的，所以一般都是被動(dòng)地應(yīng)付一些資料的整理。所以，對(duì)于設(shè)計(jì)檔案資料收集管理的人必須提高他們的重視的意識(shí)，相關(guān)的監(jiān)督人員也要實(shí)行定時(shí)或不定期的督導(dǎo)檢查。必要的時(shí)候，還可以采取一些實(shí)際的措施，讓檔案管理工作與計(jì)量支付掛鉤，真正保證做好檔案管理工作。

3.2 提高對(duì)工程檔案管理的資金和人才技術(shù)的投入

施工單位的領(lǐng)導(dǎo)要提高人、才、物在工程檔案管理方面的投入。首先是，要把檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)例如到辦公自動(dòng)化的建設(shè)固話，同時(shí)建設(shè)，同步發(fā)展，不能滯后與辦公自動(dòng)化，以避免造成不應(yīng)有的損失。其次，要加大對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的投入。隨著科技的不斷發(fā)展，檔案管理也逐漸開始采用一些技術(shù)含量高的方式，需要的投資的經(jīng)費(fèi)也較多，為此，企業(yè)也把這項(xiàng)經(jīng)費(fèi)列為專項(xiàng)的投入。最后是要為檔案部門配置齊全的先進(jìn)設(shè)備，像計(jì)算機(jī)、掃描儀、傳真機(jī)及攝像機(jī)等等，同時(shí)也要引進(jìn)先進(jìn)的人才，加快研制開發(fā)檔案管理的應(yīng)用軟件，為現(xiàn)代化的檔案管理準(zhǔn)備充足的物質(zhì)基礎(chǔ)。

3.3 做好檔案收集形成過程中的各項(xiàng)工作

在檔案資料逐漸形成的過程中，需要在各個(gè)環(huán)節(jié)上都要做好。首先是對(duì)施工單位的工程檔案的歸檔范圍要明確，嚴(yán)格依照歸檔的范圍來全面收集整理相關(guān)的材料，才能保證工程檔案的完整性，為檔案的進(jìn)一步優(yōu)化管理奠定良好的基礎(chǔ)。其次，在工程項(xiàng)目施工過程中性成的文件材料，必須保證其真實(shí)性和有效性。為此，在有關(guān)需要責(zé)任人簽字的地方必須保證石油其本人親自簽字，需要代簽的要有責(zé)任人的授權(quán)委托書，這份委托書在最后也要一并歸檔保存，以確保檔案資料的法律效力。最后，要重視審核竣工檔案的工作。在工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后，要把施工過程形成的各種文件材料，交給企業(yè)有關(guān)部門審核。具有審核職能部門的要嚴(yán)格認(rèn)真按照檔案歸檔的內(nèi)容范圍進(jìn)行一項(xiàng)一項(xiàng)的對(duì)照，確保檔案的完整性和真實(shí)性。

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