英文商務書信教學重點及學生操作難點分析*

王國念，張艷明

(中國地質大學 外國語學院，湖北 武漢 430074)

商務書信，或稱商務公函，是企業(yè)對企業(yè)、企業(yè)對客戶或客戶對企業(yè)發(fā)出的正式信函。英文商務書信有其固定的格式、結構和用語，與中文書信的傳統(tǒng)寫法相差較大。高校教師和學生在商務書信寫作教學環(huán)節(jié)中，通常容易混淆兩種語言書信的格式和用語，學生在操練英文書信時更愛隨意套用中式表達、生成格式、結構和語言不倫不類的文本。

一、3C 原則

通常正式的英文書信強調5C原則，即寫好英文書信必須遵守的五字方針：Correct(格式、慣用語正確)、Clear(表意清楚)、Complete(信息完整)、Concise(行文簡練)、Courteous(謙虛禮貌)。但對學生來說，由于近期不太可能撰寫真實的商務公函，其可操作性和實效性較難把握。因此，我們稍微降低書信篇章層面的要求，僅在細節(jié)和局部要求學生遵守3C原則：Correct、Clear和Concise即可。

Correct要求學生的書信在文法、格式和常用語上不能出錯;Clear和Concise分別考察書信的選詞造句、上下連貫、邏輯語義，用盡可能洗練的文字表達盡可能完備的信息，是稍高層面的要求。對寫作教師來說，這“三字原則”便于貫徹;對學生而言，也可隨時查驗，便于及時修訂。

我們從真實的教學案例中總結發(fā)現(xiàn)，在這簡化的3C原則指導下，學生出錯最多的是違反第一點原則，即英文書信的格式和慣用語出錯;而英語文法和行文洗練程度多與學生自身的語言功底成正相關，并且個體之間差異不大。下文中就學生格式和慣用語偏誤的幾個方面加以分析。

二、格式錯誤分析

商務書信通常由信頭(Heading)、日期(Date)、信內地址(Inside Address)、稱謂(Salutation)、主題(Subject)、正文(Body)、結尾詞(Closing/Ending)、簽名(Signature)及附件(Enclosure)等要素組成。部分書信可以省去“主題”和“附件”，但其它要件是必須的。

英文正式信函的格式幾乎一成不變，但學生在這方面的錯誤層出不窮。

(一)兩個地址錯誤

“信頭地址”和“信內地址”的位置通常讓學生一頭霧水，難辨雄雌。其實在教學中強調兩點，即可讓學生一勞永逸地解決兩個地址混淆的問題。

第一，信頭(Heading)即通常成批印刷的信紙題頭上的單位、企業(yè)或公司的名稱、郵政地址及其它電訊聯(lián)系方式。之所以稱為“信頭”，是因為這個地址處于一封信(或信紙)的最頂端，并且通常是提前印制的。如果該信紙被信頭單位的下屬部門用于公函，則只需要在信紙第一行打印部門地址(信箱號)、電話或電郵即可。信頭地址的作用在于為收信人回信提供查詢便利。因此，“信頭”的位置決定了商務書信的第一個地址只能是發(fā)信人的地址。

第二，信內地址(Inside Address)即寫信人在開始稱呼對方之前插入的收信人地址，該地址的第一行通常為收信人的職位或頭銜，還包含收件人單位名稱、郵政地址和(或)電話、電郵。按照一般的理解，這個地址可有可無，畢竟，信內地址在信封上必須寫明，否則無法投遞。那么，這個原本稱作“信外(信封)地址”的部分為何要“畫蛇添足”，植入信中?這是商務書信的特點所致。單位、企業(yè)、公司發(fā)生業(yè)務往來的對象可能不計其數(shù)，與同一對象發(fā)生的往來信函可能也有多封，并且這些公函都要存檔備案。公司可以在未來需要的時候調取某封信件，通過信內地址可以快速得知對方的稱謂、地址和其它聯(lián)系方式，大大提高公務處理的時效性和準確性;同時，將收信人的地址置于信中，與發(fā)信人地址(Heading)呼應，也體現(xiàn)了平等和尊重的原則(Courteous)。

簡言之，在教學中強調信頭地址的固定性(提前印刷)和信內地址的便捷性，即可解決兩個地址混淆不清的問題。

(二)日期錯誤

學生在撰寫英文商務書信時的第二類顯著錯誤是日期的位置和格式。

首先，英文書信的日期(Date)位于信頭地址下方。如果Heading中已經打印了詳細地址，則Date應該出現(xiàn)在信紙的第一行，這與中文書信出現(xiàn)在最后一行恰恰相反。歐美人強調時效性，對他們來說，沒有比守時和準時更重要的效率指標了。所以，無論如何，把日期擺在最顯眼的位置，也讓日后查詢通訊卷宗變得輕松省時。日期下方就是上述的“信內地址”了。

其次，英文書信的日期書寫格式也與中文大不相同。中文正式書信的日期要么全部采用漢字(特別正式，比如“二零一二年十月一日”)，要么“年、月、日”三個漢字與對應的具體阿拉伯數(shù)字混合出現(xiàn)(一般通行，比如“2012年10月1日”)。而在英文書信的一般格式中，有兩點差異：第一是“年、月、日”的擺放順序，第二是阿拉伯數(shù)字和英語單詞混合使用。

就“年、月、日”在日期中出現(xiàn)的順序而言，典型的歐式和美式寫法也有出入。歐式多采用與中文完全相反的“日、月、年”的順序，美式大多青睞“月、日、年”的寫法。在教學中可以強調：如果與英聯(lián)邦人士通訊，最好采用諸如“1 October 2012”的格式;如果與北美人士往來，則最好使用“October 1，2012”的寫法。這其中還有三點要注意：(1)“日”可以附帶序數(shù)詞頭標;(2)“月”可以采用通行的縮寫法并添加縮寫點號;(3)美式的“日”與“年”由于采用了兩個純阿拉伯數(shù)字，為了便于計算機和人眼識別，應該使用逗號隔開。因此變通的寫法為“1st Oct．2012”(英)或“Oct．1st，2012”(美)。對學生而言，困難在于1到31日的序數(shù)詞頭標容易出錯，比如錯寫成11st或12nd等;12個月份的單詞縮寫也可能出現(xiàn)差池，比如May、June和July三個單詞并無縮寫的必要。

為了減少學生的記憶負擔，提高操作的準確性，可以規(guī)定只采用歐美慣用的不加序數(shù)頭標、不縮寫月份的兩種格式。

(三)稱呼與結尾詞對應錯誤

對學生而言，這是一個非常復雜的問題，因為變通的稱呼和結尾詞種類繁多，無法準確對應。更嚴重的錯誤在于，學生亂點“鴛鴦譜”，不同的稱呼和結尾詞混亂搭配，造成整封書信看起來不倫不類。

由于書信的整體風格為正式、公函、商務，因此有必要在書信中統(tǒng)一口徑(文體風格)，并把兩者對應的問題簡化。依據(jù)寫信人與收信人的生疏程度，可以分為以下三種情況：

第一，收信人姓名或性別不詳。

這種情況下，也必須有合適的稱謂，通常采用“Dear Sir”(性別已知，姓名未知)、“Dear Madam，”(性別已知，姓名未知)或“Dear Sir or Madam，”(姓名、性別均未知)。在公對公的商務或公務信函中，也有采用“To Whom It May Concern”作為稱呼的。在美式英語中，稱謂后面也可采用冒號。

與之對應，結尾詞通常采用“Yours faithfully”或“Yours truly”。前者一般認為屬于典型英式措詞，并且稍顯過時。

第二，收信人姓名和性別可知，但為首次或偶爾通信。

通過姓名一般可以推知對方性別，這為合適的稱謂提供了便利。就商務公函而言，通常不應涉及到對方婚姻狀態(tài)等個人隱私，所以Miss(單身女性)、Mrs(已婚女性)的頭銜應避免使用。對姓名已知的男士，使用“Mr(X)Y，”，對姓名已知的女士，采用“Ms(X)Y，”(X均為名，Y均為姓)，可以省略名X。

與此對應，結尾詞通常采用“Yours sincerely，”的單一表達法。為了方便對方回信時正確稱謂，發(fā)信人在打印的簽名后最好注明“(Mr)”或“(Ms)”字樣。

第三，發(fā)信人與收信人較為熟悉。

如果兩家負責人或經辦人的商務信件往來較為頻繁，已經建立較熟悉的行業(yè)甚至私人關系，則稱謂與上述第二點相同，結尾詞可以稍加變通，采用下面的任何一種均可，視個人的喜好而定：“Best regards/Bestwishes”。

以上三種情況的結尾詞因稱謂的不同而有所差異，稱謂則根據(jù)收信人與發(fā)信人的親疏程度加以確定。如果學生仍感覺結尾詞太多而難以合理對應不同的稱謂，那么不妨采用萬能適用的“Yours sincerely”作為結尾詞，而無論稱謂如何變化。

三、慣用語錯誤分析

商務書信的幾條慣用語通常可以直接套用，但學生受母語習慣的影響，頻頻出錯。

(一)寫信意圖

過于禮貌謙恭是中文書信的一大特點，但也帶來了溝通效率不高的弊病。英文公函在商言商，直來直去，不必拐彎抹角。幾乎所有的商務書信都可以在第一段(甚至第一句)用明確的字眼表明寫信的意圖，并且可以套用固定的句式，比如：

Iam writing to apply for…/We acknowledge your letter dated Oct．1 complaining…。

前者直接表明“打算申請……”，后者直接感謝對方某日來信，并提及該信中主要意圖(“投訴”)。

學生在模擬寫作中喜歡拐彎抹角，并翻譯中文的表達法，難以滿足3C要求，比如：

Ihave seen…，so Iwrite this letter to… /Your letter has arrived today…

(二)期待回信

要么直接表達此意，要么使用“如蒙賜復，不勝感激”之類的套話：

I/We look forward to your early reply/hearing from you soon．或 We would be grateful/appreciate it if you could…

學生的錯誤仍然表現(xiàn)在生造另類表達，比如：

I/We hope to receive your letter ASAP．不但句式套用錯誤，而且ASAP(盡快)不能用來催促對方，只能用來表明自己馬上采取行動。

(三)提示附件

如果信封中除了書信正文還有其它文本、文書、樣品等附件，則可在書信結尾之前加以說明：

Enclosed please find our offer sheet/product sample．

也可以采用非完整句的縮略形式，比如：

Encl：Offer Sheet或Enclosure：Product Sample

由于這里的套用語將賓語的補語enclosed提前到句首(目的是引起收信人特別注意)，許多學生難以接受，便對照常規(guī)語法加以“改進”，結果生成下面的句子：

Please find our offer sheet/product sample，which is enclosed(in the letter)，這顯然違反了“簡練”原則。

四、結 語

如前所述，英文商務書信主要考慮格式的嚴謹和用語的規(guī)范，選詞造句的多樣化則屬多余之舉，稍有不慎便會弄巧成拙。

文中建議的3C原則對初學商務書信寫作的學生來說，簡明扼要，容易理解和參照;提出的教學重點和學生容易出錯的難點值得寫作課教師重視。學生通過模擬不同的收信對象和涉信內容，應能熟練掌握商務書信的格式和寫法，為日后的職業(yè)生涯奠定寫作基礎。

［1］馬英．禮貌原則指導下的商務信函寫作［J］．現(xiàn)代語文(教學研究版)，2007，(3)：108 ～110．

［2］王佐良，丁往道．英語文體學引論［M］．北京：外語教學與研究出版社，2004．

［3］張雪鋒．求職英語［M］．上海：華東理工大學出版社，2010．