高?；n案數(shù)字化資源共享初探

耿 麗 張振玲 李 燕 張波萍

(山東農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館，山東 泰安， 271000)

高?；n案是高?；üこ淘诹㈨?xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收及工程結(jié)算全過程活動(dòng)的真實(shí)記錄?；n案不僅對鑒定基建工程質(zhì)量、投資效益有重要的憑證作用，而且對工程項(xiàng)目建成后的維修、改擴(kuò)建、管理、法律糾紛等具有重要的依據(jù)作用。

現(xiàn)實(shí)中，由于對高校建筑物的維護(hù)、修繕、改造等方面的活動(dòng)，基建檔案原件頻繁使用，破損嚴(yán)重。雖經(jīng)多次粘貼、修補(bǔ)，仍然急需采用相應(yīng)補(bǔ)救措施保護(hù)原件，高?；n案數(shù)字化迫在眉睫?，F(xiàn)有主要問題如下:

(1)檔案歸檔不及時(shí)，質(zhì)量不高，嚴(yán)重影響基建檔案的數(shù)字化。在實(shí)際工作中經(jīng)常發(fā)現(xiàn)基建工程某些材料丟失現(xiàn)象，其中設(shè)計(jì)變更、施工記錄等的遺失最為常見?；n案來源的廣泛性特點(diǎn)，工程各參建部門缺乏相互溝通交流，決定了基建檔案收集和歸檔的不及時(shí)、不規(guī)范。

(2)資金嚴(yán)重不足?；n案數(shù)字化是高新技術(shù)支撐起來的，需要大量資金的支持?；n案中的竣工圖紙，是利用率最高、查考價(jià)值最大的核心部分。由于長期原件提供利用，許多圖紙破損嚴(yán)重，且已無其他備份可供復(fù)制，所以掃描質(zhì)量要求高;基建圖紙型號(hào)齊全，所以要求具備掃描大規(guī)格圖紙的掃描儀。我校2000年以前基建圖紙共有4132 張，無法取得電子版，尤其是成為文物的建筑物圖紙老化、破損嚴(yán)重;2000年以后基建圖紙4209 張，有的也無法取得電子版。所以優(yōu)先使竣工圖紙數(shù)字化就需要大量資金。

(3)基建檔案開發(fā)利用滯后于網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。特別是二十一世紀(jì)以來，尤其是高校網(wǎng)絡(luò)建設(shè)飛速發(fā)展，信息傳輸渠道日益暢通，但在網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施不斷完善的同時(shí)，基建檔案資源的數(shù)字化卻成效不大，明顯滯后于網(wǎng)絡(luò)建設(shè)?，F(xiàn)在，基本是按照傳統(tǒng)手工方式提供利用，即使有數(shù)字化，也只能提供案卷級信息檢索。

(4)專業(yè)人才缺乏。基建檔案的特點(diǎn)決定了它的專業(yè)性?；n案數(shù)字化需要即懂檔案知識(shí)又懂基建知識(shí)還懂信息技術(shù)的復(fù)合型人才。我國檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于實(shí)際需要，檔案專業(yè)人才極其有限。特別是高校檔案館(室)檔案管理人員大部分不是專業(yè)人才，而且年齡偏大，缺乏系統(tǒng)的專業(yè)教育和專業(yè)技能訓(xùn)練，尤其欠缺信息技術(shù)。仍習(xí)慣于傳統(tǒng)收集、檢索。所以基建檔案數(shù)字化的發(fā)展非常緩慢，還有很長的一段路需要走。

有效整合各個(gè)部門的力量，共同建設(shè)開發(fā)基建檔案，做到信息資源共享，是實(shí)現(xiàn)基建檔案數(shù)字化的有效途徑。具體對策建議如下:

(1)加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，為基建檔案資源共享提供組織保障。成立基建檔案領(lǐng)導(dǎo)小組，一位分管校領(lǐng)導(dǎo)為組長，設(shè)計(jì)院、基建部門、后勤處、財(cái)務(wù)處、檔案館等為小組成員。從工程項(xiàng)目的立項(xiàng)、勘察、測繪、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收，到基建檔案紙質(zhì)、電子版全部歸檔，細(xì)化各項(xiàng)制度并責(zé)任到人。只有領(lǐng)導(dǎo)重視，才能從源頭抓起。我校已有基建檔案數(shù)量龐大，僅竣工圖紙一項(xiàng)，就是一筆不小的開支，數(shù)字檔案的維護(hù)費(fèi)、日常使用費(fèi)都是不小的數(shù)目。

(2)基建檔案數(shù)字化資源共享是為了提供及時(shí)有效的服務(wù)，減少檔案原件的使用并減緩老化。高效建筑物的維護(hù)、修繕、改造等，施工周期較長，對基建檔案的利用時(shí)間較長，檔案一般需要長時(shí)間借出，檔案的安全得不到保證，時(shí)有檔案丟失現(xiàn)象，同時(shí)影響其他單位使用?；n案數(shù)字化，每個(gè)有關(guān)單位預(yù)設(shè)登錄戶名密碼，直接登錄校園網(wǎng)查看使用，可以幾個(gè)單位同時(shí)使用，最大限度地提高檔案的利用率，減少檔案原件的使用次數(shù)，使檔案的安全性得到保障。

(3)加強(qiáng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，打造基建檔案資源共享高素質(zhì)的管理隊(duì)伍。檔案工作的最終目的就是利用服務(wù)，由于高校所服務(wù)的對象是素質(zhì)較高的人員，所以對檔案管理者的素質(zhì)要求較高。基建檔案資源共享可以使基建檔案信息更好的得到利用，更快捷準(zhǔn)確地為高校決策機(jī)構(gòu)提供依據(jù)?；n案資源共享是一項(xiàng)新工作，技術(shù)性、專業(yè)性比較強(qiáng)，需要專門的知識(shí)和人才?；n案資源共享可以大大提高管理員的工作效率，節(jié)約大量的手工工作時(shí)間，有充足的時(shí)間鉆研業(yè)務(wù)，開拓創(chuàng)新，不斷提高管理水平。